物業綠化物資采購管理辦法

　　1.目的

　　為了加強綠化工程部物資采購的管理和監控，確保綠化工程的順利開展。

　　2.范圍

　　適用于公司綠化工程部

　　3.職責

　　部門/崗位工作內容

　　總經理/分管領導負責權限內的物資審核、審批

　　相關職能部門負責權限內的物資審核、審批，采購行為監控。

　　參與現場議價。

　　部門經理負責權限內的物資審核、審批

　　負責對部門物資采購的監控

　　工程主管負責對工程用物資采購的審核　　養護項目負責人負責對綠化養護類物資采購的申請、審核

　　工程項目負責人負責對工程用物資的申請、驗收、領用控制與監督

　　部門采購員負責物資的采(訂)購

　　苗木(物資)驗收人負責部門工程(苗木)物資的驗收，獨立于采購員。

　　4.方法與過程控制

　　4.1中標工程的物資采購申請

　　項 目操 作 辦 法

　　合同評審評審時，須附《綠化苗木采購申請單》。

　　物資申請根據《綠化苗木采購申請單》費用按審批權限分批借款采購，每張《綠化苗木采購申請單》對應一家供應商。

　　報銷時附填寫完整的《綠化苗木采購申請單》按權限審批后進行報銷。

　　合同簽訂按地產公司的合同文本簽訂工程合同

　　4.2 地產公司指定的零星工程物資或甲供物資采購申請

　　項 目操 作 辦 法

　　物資申請根據《綠化苗木采購申請單》費用按審批權限分批借款，每張《綠化苗木采購申請單》對應一家供應商。

　　報銷時附填寫完整的《綠化苗木采購申請單》按權限審批后報銷。

　　甲供物資附發票、按地產相關部門要求到地產報銷

　　合同如地產公司事后要求補簽合同時，按合同管理程序進行

　　資料部門保存簽證單、業務指令單等記錄

　　4.3物業服務中心補苗及部門工具用品的采購申請

　　項 目操 作 辦 法

　　苗木類申請人填寫《綠化苗木采購申請單》，每張《綠化苗木采購申請單》對應一家供應商。 非苗木類填寫物資申請，按權限審批后采購。

　　4.4采購行為、資金的管理辦法

　　項 目操 作 辦 法

　　常用綠化苗木采購應建立部門供應商名錄(填寫《合格物資供方(品牌)一覽表》)及價格清單，并掛部門內部網頁，長期合作的應每年簽訂框架協議，每次采購時可不簽訂采購協議。

　　市外苗木采購市外采購要求有兩人同時在場，并選擇在有正規發票的供應商購買。

　　單宗采購金額在50000元以上及單宗人工服務外包額在10000元以上的須有公司職能部門人員參與現場議價，填寫《供方現場(約見)評審記錄表》(人工外包的單獨簽訂施工協議)。

　　結賬應以轉賬方式進行。特殊情況下需使用現金付款超過5000(含)元以上，必須事前經分管領導審批，支付時，金額在10000元以上的必須兩人以上前往結賬;金額在30000元以上的必須由公司財務人員陪同結賬。

　　不簽訂采購協議的，須提供供應商的電話、姓名、地址等相關資料。

　　甲供物資在地產相關部門參與及授權下進行，并由參與人員及授權人簽字確認。

　　市內苗木采購在價格、質量同等條件下，應選擇在合格供應商采購。

　　結賬以轉賬方式，可采取月、季等期限定期付款。

　　合格供應商無需要的苗木或價格不合理時，經部門經理同意后可以在其它苗場采購。

　　如不能進行支票交易，按市外采購規定執行或供應商直接到財務管理部結賬。

　　不簽訂采購協議的，須提供供應商的電話、姓名、地址等相關資料。

　　其他物資采購按《采購管理程序》要求執行

　　4.5驗收入庫及報銷辦法

　　項 目操 作 辦 法

　　養護綠化苗木項目負責人負責驗收，核對實數，并在供應商送貨單收貨人處簽名、填寫《綠化部苗木(物資)采購驗收單》?，F場領用物資。不再填寫《進倉單》和《物資領(借)用單》。

　　憑送貨單、發票、《綠化苗木采購申請單》、《綠化部苗木(物資)采購驗收單》等資料報銷。

　　工程綠化苗木　　設備工具、藥品、肥料等備用品由專人驗收入庫，倉管員填寫《進倉單》、入賬。

　　物資領借用按《物資存儲及管理程序》執行。

　　憑《進倉單》、發票等報銷。

　　土方、陶粒、一次性消耗品工程項目負責人負責驗收，核對實數，并在《物資申請單》"備注"欄中簽名，現場領用。不再填寫《進倉單》和《物資領(借)用單》。

　　采購憑送貨單、發票、《物資申請單》復印件等資料報銷。

　　4.6 本辦法中未明確規定的內容，按公司《采購管理程序》執行。

　　5.相關文件

　　VKWY7.4-Z01 《采購管理程序》　　VKWY7.5.5-Z01 《物資存儲及管理程序》

　　6.記錄

篇2：物業公司物資采購管理程序

　　物業公司物資采購管理程序

　　1.0目的

　　對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產品符合規定要求，價格達到成本控制的目的。

　　2.0適用范圍

　　適用于麗江花園物業管理公司對服務所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。

　　3.0職責

　　3.1行政部負責物資采購（各相關部門協助），負責按要求組織對供應采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務業績定期進行評價，建立供方檔案，執行采購作業。

　　3.2各部門或機構負責提供國家標準和行業標準、采購物品驗收依據、準則或標準。技術部或使用部門、機構負責采購物品的檢驗或驗證，協助核定分類物品及有關費用支出的價格。行政組織各使用部門的質量信息反饋，對分類物品供應的評價。

　　3.3財務部負責從資金上保證審批后項目的實施。

　　3.4管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經理批準。

　　3.5使用物品的相關部門人員負責對采購物資的質量進行檢測。

　　4.0定義

　　4.1采購物資分類，根據對服務質量影響程度分為：

　　4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。

　　4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。

　　4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。

　　4.1.4D類：緊急物品采購。

　　4.1.5E類:所有經常性采購的物品。

　　4.2供方：提供產品的組織或個人。

　　示例：制造商、批發商、產品的零售商或商販、服務或信息的提供方。

　　注1：供方可以是組織內部的或外部的。

　　注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物資采購的審批

　　5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經理確認，財務總監審核后，報總經理批準。

　　5.1.2E類物品采購需專題報財務總監、總經理批準；D類物品由行政部組織，各相關部門協助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執行；C類物品采購由需求部門根據年度費用預算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務總監、總經理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結果報財務總監、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。

　　5.1.3《用款/采購計劃》應清楚寫明物資名稱、規格、數量、價格、申請購買時間、用途、質量要求等。

　　5.2采購實施

　　5.2.1行政部負責實施采購，各相關部門協助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。

　　5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應確保規定的采購要求是充分的。

　　5.3采購物資的驗證方式

　　5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：

　　a)由行政部組織相關部門進行進貨驗證；

　　b)由本公司在供方現場實施驗證；

　　5.3.2行政部應在采購文件中規定驗證的安排和產品放行的方法。

　　5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據《采購物資分類明細表》，在相應的檢驗規程中規定不同的驗證方式。

　　5.4采購信息

　　采購信息表達擬采購的產品，適當時包括：

　　5.4.1產品采購批準的要求。

　　5.4.2對產品的驗收要求。

　　5.4.3適用的質量管理體系要求。

　　5.4.4其他要求，如價格、數量、交付、人員等。

　　5.5公司的采購文件

　　文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應確認采購要求是，應由相應的發放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。

　　5.6對采購物資供方的評價

　　5.6.1合格供應商的條件

　　a)有營業執照和相應的經營資格，具備持續穩定的合格產品供貨渠道；

　　b)具有良好的供應物資業績；

　　c)具有質量保證能力的證明（必要時）；

　　d)價格合理；

　　e)服務良好。

　　5.6.2行政部根據采購物資要求，組織有關人員對物資的質量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責建立并保存合格供方的質量記錄。根據供方物資的類別及其質量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。

　　5.6.3對有多年業務往來的重要物資供方，應提供其質量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質量保證能力，適當時包括以下內容：

　　a)質量管理體系認證證書；

　　b)本公司對供方質量管理體系進行審核的結果；

　　c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調查；

　　d)供方產品的質量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄；

　　e)供方的財務狀況及服務和支持能力等。

　　5.6.4對第一次供應重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應經樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：

　　a)新供方根據提供的技術要求提供少量樣品；

　　b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；

　　c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；

　　d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。

　　e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經行政部審核，總經理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；

　　5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。

　　5.6.7對連續兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。

　　5.7對合格供方的定期復評

　　行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，填寫《物資供方業績評定表》，評價時按百分制，質量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60（或質量評分低于42），應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證，連續第二次評分仍不合格，應取消其供貨資格。

　　6.0相關文件

　　6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0質量記錄

　　7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物資供方調查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物資供方業績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08

篇3：學校后勤管理處物資采購及領用規定

　　學校后勤管理處物資采購及領用管理規定

　　為進一步提高后勤處管理水平，規范工作流程，建設數字化后勤，根據當前后勤處工作實際，經處委會研究，制定本規定。

　　一、物資采購

　　1、采購：

　?、藕笄谔幐骺剖倚栀徺I的物資由各科室提出書面采購計劃(一式兩份)，經科長簽字處室負責人批準后，提前兩天交綜合科采購員詢價或招標后實施采購。

　?、莆飿I需用物資由物業維修主管或后勤處倉庫管理員提出書面采購計劃經分管處長(或處室負責人)批準后，提前兩天報綜合科采購員詢價或招標后實施采購。

　?、菍W校其他處室(院系)需購買的物資，由購買人寫出申請經本處室及后勤處負責人簽字后，提前兩天報綜合科采購員詢價或招標后實施采購。

　　2、驗收：所購物資應嚴格履行三方驗收制度(即需用人、倉庫管理員、購買人對物資驗收無誤后采購計劃上簽字后方可入庫)和入庫發放制度。(購買的物資必須經過倉庫入庫后執行領用手續，特殊情況除外)

　　二、物資領用及管理

　　1、物業維修需用物資必須由物業維修主管到學校倉庫統一領取，其他人員未經批準不得隨意領用。物業領用的物資必須在一周內對物資使用情況進行說明，(到倉庫管理員處交回“物資使用說明表”)。物業對物資使用情況填寫“物資使用情況說明表”，經學校使用單位證明人簽字蓋章后交倉庫管理員)如未按規定時間進行情況說明，倉庫管理員可拒絕物資的再領用，出現不良后果由物業承擔全部責任并根據物業管理辦法進行相應經濟的處罰。

　　2、后勤處各科室需用物資的領用必須持“物資領用單”經科室負責人簽字分管處長審核后，倉庫管理員方可進行物資發放，手續不全的不得發放物資。

　　三、低值易耗品的管理

　　為加強對后勤處內各類物品的管理，各科室應安排專人根據學校固定資產管理辦法，對本科室內的低值易耗品進行登記造冊，登記后由處資產管理員進行匯總。各科在工作過程中應及時對各種設備或工具進行維護和保養，確保設施設備的正常使用，保證工作的正常開展。對使用過程中出現的物品損耗、報廢等其他原因，應及時報告資產管理員及時銷賬。

　　本規定自下發之日起施行。

　　后勤管理處

　　20**年1月1日

　　物資采購計劃表

　　序號

　　物資名稱

　　規格

　　型號

　　數量

　　進場日期

　　預算資金或

　　特殊說明

　　申報人： 日期： 審核： 日期：

　　物資使用情況說明表

　　物資名稱

　　使用數量

　　使用部位

　　使用情況說明：

　　維修人： 日期： 證明人： 單位：(章)

　　物資領用單

　　序號

　　物資名稱

　　規格型號

　　數量

　　備注

　　領用人： 日期： 科室負責人：