物資與服務采購過程管理程序

　　1.　目的

　　有效控制物資/服務采購過程，確保所購物資/服務質量、采購價格、采購行為符合公司要求。

　　2.　適用范圍

　　適用于公司各部門、管理處采購過程的管理

　　3.　定義

　　A類：對服務質量影響較大、技術性能高和價值高的物資及設備等。

　　B類：指各管理處/部門備用物品計劃中的經常性消耗品及管理處/部門自行控制的采購物資。

　　服務項目外包類：各管理處/部門將有關設備設施新(改)建工程、維修養護、清潔綠化等服務項目委托專業機構提供服務的行為。

　　4、職責

　　4.1工作職責

　　責任部門/崗位工作職責頻次/數量

　　品質管理部負責服務供方的選擇評估與管理;A類物資中物業管理專業設備物資

　　按權限審核各管理處/部門報批的物資/服務采購申請

　　選擇評估CI產品合格供方每年集中評估一次

　　及時

　　辦公室負責對A、B類物資供方的選擇評估與管理

　　審核《備用物品計劃表》

　　監督管理處/部門對B類物資采購

　　按權限審核報批的物資采購申請及時

　　管理處上報后2天內及時

　　財務管理部按權限審核物資/服務采購價格，必要時須審算

　　審核《經營資金月度計劃申報表》

　　采購行為、價格的抽查、監控及時

　　管理處上報后2天內

　　每季度

　　管理處負責管理范圍內B類物資/服務供方的選擇評估與管理

　　按權限審核/審批報批的物資/服務采購申請

　　物資采購行為、價格的抽查回訪

　　負責所有采購物資/服務的檢查驗收和使用過程的跟蹤。

　　清潔、綠化、設備設施供方的考核評估。每年集中評估一次

　　及時

　　每月

　　及時

　　每月

　　4.2采購審批權限權限

　　單宗采購額

　　經理職能部門分管負責人財務負責人總經理

　　2000元以下

　　審批////

　　2000-10000元審核審核審核審核/

　　10000元以上及所有固定資產采購審核審核審核審核審批

　　20000元(含20000元)以上

　　由公司品質管理部統一組織招投標,按《招投標管理辦法》執行。

　　5. 方法及過程控制

　　5.1供方的選擇評估與管理

　　5.1.1 評估時須具備的資料(包括但不限于以下內容)

　　5.1.1.1供方的營業執照復印件(本年度已年審)、稅務登記證明

　　5.1.1.2特種產品/服務的生產/經營許可證(如：安防器材)和特種產品的檢驗報告

　　5.1.1.3代理商代理授權證書，代理產品合格證書，必要時應有工程安裝資質證書或維修資質證書

　　5.1.1.4采購物資/服務的報價單

　　5.1.1.5合同樣本

　　5.1.1.6證明供方品質保障能力的其它相關文件

　　5.1.2評估方法

　　5.1.2.1可通過電話咨詢被評估供方的現有客戶、到其現有客戶的生產/服務現場或到被評估供方的經營現場進行考察、查詢了解其它供方同種物資/服務價格等，了解供方的資信、物資/服務質量、價格、服務的及時性、品質保障能力等。

　　5.1.2.2評價供方提供的合同條款的合理性，必要時提出修改意見并與供方溝通，直至雙方達成一致。

　　5.1.2.3每年對A類、B類物資供方及合格服務供方進行年度評估時，須檢查5.1.1所列資料的有效性和完整性，對已失效、未年審或有變更的資料須更改完善。

　　5.1.2.4年采購額累計達10萬以上的A類物資，須與供方簽訂采購框架協議。

　　5.1.2.5外包項目須制訂報價清單和檢查/工藝流程標準，按《物業管理業務外包管理辦法》評估。

　　5.1.3 合格供方一覽表的編制

　　5.1.3.1 A類物資、合格服務供方由品質管理部組織相關部門分別編制《合格物資供方一覽表》(A類)和《合格服務供方一覽表》，下達通知至公司全體。

　　5.1.3.2 B類物資由各管理處/部門負責編制《合格物資供方一覽表》(B類)，并報辦公室、品質管理部備案，由辦公室下達通知公司全體。

　　5.1.4 對物資/服務供方的定期評估

　　5.1.4.1財務管理部每半年對物資采購回訪中的問題進行總結，提交分析報告。

　　5.1.4.2 每年5月，各管理處須對上年5月至本年4月的B類物資采購情況進行全面評估，并編寫《工作評估報告》，報辦公室、財務管理部、品質管理部備案。

　　5.1.4.3每年末公司應組織對A類物資供方和服務供方的年度評審，品質管理部負責組織對服務供方的年度評估，辦公室負責組織對A類物資供方的年度評估，填寫《供方年終評估表》并編寫評估報告，由品質管理部統一匯總。

　　5.1.4.4 管理處對服務供方的定期評估按《服務項目外包監控辦法》進行。

　　5.1.5清潔類服務供方的選擇過程

　　5.1.5.1 非招投標形式選擇服務供方

　　5.1.5.1.1由管理處負責人組織相關人員優選三家以上專業機構參與報價并進行調查，對公司已評估合格的服務供方資料可直接引用。

　　5.1.5.1.2 管理處負責人負責準備以下資料：

　　序號資料內容責任部門協助部門協助部門責任

　　1日常服務成本數據統計(含人員配置、日常服務用品、工具費用等)本管理處財務管理部

　　辦公室

　　品質管理部

　　2外包后的成本預算本管理處財務管理部

　　品質管理部負責相關財務統計數據、合同報價等簽署意見。

　　3服務供方資信、技術能力證明以及品質保證能力本管理處品質管理部

　　辦公室審核服務供方資信、品質保證能力、相關合同內容、控制程序并簽署意見。

　　4合同草案包括：雙方的責權、合同金額、付款方式、違約責任及服務范圍、人員配置、材料、用具配置，每月耗材計劃、作業計劃，對服務供方的檢查標準、辦法等內容。本管理處辦公室負責合同樣本的審核，及簽訂前合同內容的確認。

　　5外包后保留的人員配置及原有人員分流計劃本管理處辦公室負責審核人員安排、配置及相關計劃，并簽署意見。

　　5.1.5.1.3管理處負責提供上述資料，填寫《物資/服務項目申請報告》(附合同草案)按程序報批。

　　5.1.5.2采用招投標方式選擇服務供方時，同樣需準備上述資料，按《招投標管理辦法》執行。

　　5.1.5.3綠化、消殺、家政服務、工程外包參照以上程序進行。

　　5.1.5.4對尚未成立管理處的新接物業的服務項目外包，由品質管理部、籌備組負責組織評估、選擇服務供方。

　　5.1.6物資/服務供方的增加及變更

　　5.1.6.1因服務需要或供方無法滿足公司服務質量要求、破產倒閉或發生搬遷、更名，需增加或變更A類、B類物資合格供方或服務合格供方時，應根據該項物資/服務對服務質量的影響程度進行評價，填寫《物資/服務供方申請表》，A類物資經辦公室主任審批后，A類物資中物業管理專業設備物資經品質管理部經理審批后，服務供方經品質管理部經理審批后，加入《合格物資供方一覽表》(A類)，B類物資經本管理處經理審批后，加入《合格物資供方一覽表》(B類)中。

　　5.1.6.2采購過程中,發現偽劣商品或價格異常，驗收人員須在三個工作日內上報辦公室(A類)或管理處經理(B類)。發現同一供方一個月內有兩次以上或半年內有四次以上偽劣商品時，應取消其合格供方資格。

　　5.1.6.3 品質管理部及各采購部門在年度評估時，如發現某指定供方超過一年時間公司各管理處/部門均未向其采購，經辦公室主任(A類物資)或品質管理部經理(A類物資中物業管理專業設備物資及外包服務)或管理處經理(B類物資)批準后可取消其合格供方資格。

　　5.1.6.5取消A類物資/合格服務供方資格后，品質管理部應在一個工作日內通知到公司全體，并適時選擇新的合格供方。

　　5.1.6.6各管理處/部門以定期結算方式采購的B類物資，須與供方簽訂物資采購協議，明確質量保證條款及付款方式等。合同期滿前需重新評估。

　　5.2采購過程

　　5.2.1資產管理員每月進行盤點，作出下月補充物資采購計劃，填入《備用物品計劃表》中，各管理處/部門負責人審核后于當月25日前將下月計劃發送辦公室、財務管理部審核備案 。

　　5.2.2如價值在貳千元以上的物品或設備，除填寫《備用物品計劃表》外還需要填寫《固定資產購置申請表》，并根據集團相關制度執行《公司資產購置、領用登記卡》、《資產轉交審批明細表》、《公司資產報損、報廢申請表》，并由辦公室歸口管理。

　　5.2.3采購手續的辦理

　　5.2.3.1所有物資/服務采購均須事先做好采購前的準備工作，辦理相應審批手續，待手續完善后方可采購。

　　5.2.3.2 非招投標的采購

　　5.2.3.2.1A類、B類物資及服務必須在指定的合格供方中采購，特殊情況無法在合格供方中采購時，須經辦公室主任(A類物資)或品質管理部經理(A類物資中物業管理專業設備物資及服務)或本管理處經理(B類物資)書面同意后方可采購，保存審批記錄。

　　5.2.3.2.2在指定的合格供方中采購物資及服務時不需評估，但須取得至少兩家以上報價，某些特殊物資不能取得兩家以上報價時，須在評估記錄中說明。采購完成后按財務制度報銷。

　　5.2.3.2.3管理處/部門負責人審批權限內的物資采購：各管理處/部門根據月工作計劃，結合倉庫庫存情況或服務需要，填寫《月度備用物品計劃表》，經管理處/部門負責人批準后在指定供方中采購。

　　5.2.3.2.4超過管理處/部門負責人審批權限的物資/服務采購：采購部門填寫《物資/服務項目申請報告》(須簽訂合同時附合同草案)，按權限報批。

　　5.2.3.2.5各管理處/部門已評估合格的B類物資供方，其他管理處/部門如需向其采購，無須評估，只須取得兩家以上報價，按權限報批后即可采購。

　　5.2.3.3采用招投標形式采購時，按《招投標管理辦法》執行。

　　5.2.4采購合同的簽訂

　　5.2.4.1簽訂所有物資/服務采購合同均須按《合同(協議)管理程序》執行。

　　5.2.4.2以下幾種情況的物資/服務采購必須簽訂合同：

　　5.2.4.2.1采購的物資對服務質量影響較大，但沒有獨立的保修單(卡)，必須以合同形式約定保修或質量保證條款。

　　5.2.4.2.2采購金額在2千元以上的物資，必須以合同約定付款方式。

　　5.2.4.2.3所有服務項目均須簽訂合同。

　　5.2.4.3公司有合同范本的均須采用公司合同范本。

　　5.2.5物資的驗收

　　5.2.5.1物資采購完成后，由專項檢驗人員驗收入庫，填寫《入庫單》，并注明對應的供應商名稱。

　　5.2.5.2對于電腦和打印機零配件、辦公用品等直接使用的物品，可不填《入庫單》，未使用的須填寫《入庫單》。

　　5.2.5.3專項檢驗人員驗收時須檢查物資質量、數量及是否在指定供方中采購，發現未在指定供方中采購，應及時報管理處經理處理。

　　5.2.5.4驗收時須檢查物資有無破損、受潮、水跡、油污等異樣，備品配件、說明書、合格證、保修卡等是否齊全;對設備、儀器儀表的驗收須進行試驗;安防工程器材試驗可在工程竣工驗收時進行。

　　5.2.5.5檢驗出現不合格物資時作退貨處理，由倉庫管理員填寫《不合格物資處理單》跟蹤處理，《不合格物資處理單》上每種物資必須注明供應商名稱，并在季度評估報告中體現。

　　5.2.5.6采購完成后，有關產品說明書、合格證、保修卡等由資料管理員收集、保管。

　　5.2.5.7對服務質量的檢查驗收按《服務項目外包監控辦法》進行。

　　5.2.5.8在指定供方處采購的物資/服務如發現批量/嚴重的質量問題，A類物資由辦公室主任牽頭、服務由品質管理部牽頭、B類物資由管理處牽頭聯系供方處理。

　　5.2.6CI產品及宣傳品的采購

　　5.2.6.1 CI產品的采購參見《標識管理程序》執行。

　　5.2.6.2各管理處、部門宣傳品如需委托外界設計、制作，必須由辦公室統一安排制作。

　　5.3采購行為及采購價格監督

　　5.3.1各管理處須指定專人每月對本管理處各類物資采購進行抽查回訪，了解采購人員的職務行為及各類物資價格的變動情況，發現異常及時上報本管理處負責人及公司相關職能部門。

　　5.3.2財務管理部每季度對各管理處/部門物資采購進行抽查回訪，每半年對回訪的情況進行總結分析。

　　5.3.3采購回訪樣本的選取

　　5.3.3.1 對采購單價超過2000元的資產須全部進行回訪。

　　5.3.3.2 對其他采購的物資，根據其成本控制重要性確定選取種類的數量。保證每次回訪涵蓋當月所有采購的種類，一年內的回訪須履蓋所有發生采購的供應商。

　　5.3.3.3辦公室根據財務管理部回訪結果，應每季度公布一次常用物資參考價格。各管理處/部門應參考辦公室公布的常用物資參考價格，對物資進行采購。

　　5.3.4回訪方法

　　5.3.4.1回訪前了解待回訪商品的品牌、規格、質量、價格等市場行情。

　　5.3.4.2回訪人以顧客身份通過電話、現場、索取報價單或函證等方式詢價、還價。

　　5.3.5回訪結果的處理

　　5.3.5.1回訪后應及時填寫《物資供方回訪表》，發現疑問時與采購人員溝通，要求其做出解釋，簽署回訪結論。

　　5.3.5.2如采購人員不能做出合理解釋，將回訪結果提交管理處/部門經理處理，情況嚴重時及時上報公司。

　　6.支持性文件

　　TJVKWY7.4-Z01-01《物業管理業務外包管理辦法》

　　TJVKWY7.4-Z01-02《招投標管理辦法》

　　TJVKWY7.4-Z01-03《服務項目外包監控辦法》

　　TJVKWY7.2.2-Z01《合同(協議)管理程序》

　　TJVKWY7.5.3-Z01《標識管理程序》

　　7.質量記錄表格

篇2：物業公司物資采購管理程序

　　物業公司物資采購管理程序

　　1.0目的

　　對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產品符合規定要求，價格達到成本控制的目的。

　　2.0適用范圍

　　適用于麗江花園物業管理公司對服務所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。

　　3.0職責

　　3.1行政部負責物資采購（各相關部門協助），負責按要求組織對供應采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務業績定期進行評價，建立供方檔案，執行采購作業。

　　3.2各部門或機構負責提供國家標準和行業標準、采購物品驗收依據、準則或標準。技術部或使用部門、機構負責采購物品的檢驗或驗證，協助核定分類物品及有關費用支出的價格。行政組織各使用部門的質量信息反饋，對分類物品供應的評價。

　　3.3財務部負責從資金上保證審批后項目的實施。

　　3.4管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經理批準。

　　3.5使用物品的相關部門人員負責對采購物資的質量進行檢測。

　　4.0定義

　　4.1采購物資分類，根據對服務質量影響程度分為：

　　4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。

　　4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。

　　4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。

　　4.1.4D類：緊急物品采購。

　　4.1.5E類:所有經常性采購的物品。

　　4.2供方：提供產品的組織或個人。

　　示例：制造商、批發商、產品的零售商或商販、服務或信息的提供方。

　　注1：供方可以是組織內部的或外部的。

　　注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物資采購的審批

　　5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經理確認，財務總監審核后，報總經理批準。

　　5.1.2E類物品采購需專題報財務總監、總經理批準；D類物品由行政部組織，各相關部門協助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執行；C類物品采購由需求部門根據年度費用預算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務總監、總經理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結果報財務總監、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。

　　5.1.3《用款/采購計劃》應清楚寫明物資名稱、規格、數量、價格、申請購買時間、用途、質量要求等。

　　5.2采購實施

　　5.2.1行政部負責實施采購，各相關部門協助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。

　　5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應確保規定的采購要求是充分的。

　　5.3采購物資的驗證方式

　　5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：

　　a)由行政部組織相關部門進行進貨驗證；

　　b)由本公司在供方現場實施驗證；

　　5.3.2行政部應在采購文件中規定驗證的安排和產品放行的方法。

　　5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據《采購物資分類明細表》，在相應的檢驗規程中規定不同的驗證方式。

　　5.4采購信息

　　采購信息表達擬采購的產品，適當時包括：

　　5.4.1產品采購批準的要求。

　　5.4.2對產品的驗收要求。

　　5.4.3適用的質量管理體系要求。

　　5.4.4其他要求，如價格、數量、交付、人員等。

　　5.5公司的采購文件

　　文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應確認采購要求是，應由相應的發放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。

　　5.6對采購物資供方的評價

　　5.6.1合格供應商的條件

　　a)有營業執照和相應的經營資格，具備持續穩定的合格產品供貨渠道；

　　b)具有良好的供應物資業績；

　　c)具有質量保證能力的證明（必要時）；

　　d)價格合理；

　　e)服務良好。

　　5.6.2行政部根據采購物資要求，組織有關人員對物資的質量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責建立并保存合格供方的質量記錄。根據供方物資的類別及其質量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。

　　5.6.3對有多年業務往來的重要物資供方，應提供其質量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質量保證能力，適當時包括以下內容：

　　a)質量管理體系認證證書；

　　b)本公司對供方質量管理體系進行審核的結果；

　　c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調查；

　　d)供方產品的質量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄；

　　e)供方的財務狀況及服務和支持能力等。

　　5.6.4對第一次供應重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應經樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：

　　a)新供方根據提供的技術要求提供少量樣品；

　　b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；

　　c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；

　　d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。

　　e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經行政部審核，總經理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；

　　5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。

　　5.6.7對連續兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。

　　5.7對合格供方的定期復評

　　行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，填寫《物資供方業績評定表》，評價時按百分制，質量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60（或質量評分低于42），應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證，連續第二次評分仍不合格，應取消其供貨資格。

　　6.0相關文件

　　6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0質量記錄

　　7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物資供方調查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物資供方業績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08

篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序

　　酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序

　　現各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據的傳遞效率，特規定以下程序：

　　備忘錄的傳遞：

　　各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經理的簽字，交總經辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經辦，由總經辦遞交總經理批閱后，總經辦負責向各部門下發、專遞，如有修改，總經辦應及時通知其超備忘錄的部門，按照總經理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。

　　采購單的傳遞：

　　各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負責向財務部傳遞，財務部審批后送總經理審批，審批后的采購單由總經辦負責傳采購部。

　　文件的傳遞：

　　各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經理批閱，辦公室按照總經理批閱的內容進行落實，相關部門落實完畢后，在文件上注明完成的時間和內容交辦公室，由辦公室向總經理匯報并保存。

　　周會紀要的傳遞：

　　每周的周會紀要，由總經辦整理打印后，按以下部門經理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財務部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經辦。

　　EOD檢查整改：

　　每天的EOD檢查記錄，由總經辦分類電話通知相關部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經辦整改結果，總經辦要認真記錄部門的反饋；如果當時不能整改或需要其他部門協助的，必須書面反饋總經辦，并且在第二天的早回上匯報和協調；

　　緊急文件和單據的傳遞：

　　當有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經理，按照總經理的意見處理。

　　自行傳遞的內容：

　　各部門的單據需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。