物業管理手冊：采購控制程序

　　1、目的

　　對采購過程和供方進行控制，確保所采購的產品和供方提供的服務符合規定要求。

　　2、適用范圍

　　適用于對服務所需的物資采購和對供方的選擇、評價和控制。

　　3、職責

　　3.1各部門負責本部門所需采購計劃的編制及對供方提供的產品進行監督、反饋。

　　3.2管理部負責采購計劃的審核、落實，采購物資的驗證、管理及供方的評價,建立供方檔案。

　　3.3工程部負責服務設施、設備采購計劃的審核工作。

　　3.4總經理負責采購計劃的審批工作。

　　4、程序

　　4.1評價范圍

　　4.1.1對價值高、用量多、對服務質量影響大的維修配件、物資的供方需進行評價。

　　4.1.2對服務質量有較大影響的零星維修配件、物資，如：水暖管件、衛生潔具、電料等的供方需進行評價。

　　4.1.3對服務質量影響極小的零星維修配件、物資，如：掃帚、拖把等的供方可進行現場、簡單的驗證。

　　4.1.4對公司分包出去的綠化服務供方需進行評價。

　　4.2評價方式

　　4.2.1對產品資料的獲取

　　4.2.1.1生產廠家不在本地的，由管理部采取信函的方式或到本地的批發商店、專賣店，調查物資的生產廠家、營業執照、規格型號、合格證、質量標準及認證情況等。

　　4.2.1.2生產廠家在本地的，可直接到廠家所在地收集資料，內容同上。

　　4.2.1.3對分包出去的綠化服務供方的質量按合同要求進行控制。

　　4.2.2對供方的評價方法

　　4.2.2.1對服務質量有較大影響的零星維修配件、物資，由管理部調查供方的營業執照、

　　產品認證、供貨能力、產品規格型號等，對其供方進行評價，填寫《供方質量、環境保證能力調查記錄》。

　　4.2.2.2對分包出去的“服務產品”的供方由管理部調查其營業執照、企業簡介、信譽等級及質量保證能力等進行評價。

　　4.2.3對服務質量影響極小的零星維修配件、物資，可由使用部門、采購人員在采購現場對質量、價格進行目測、比較等方法進行評價。

　　4.2.4對評價合格的產品和供方，報總經理審批同意后，可列入《采購物資一覽表》、《合格供方名錄》。

　　4.3對于屬4.1.1、4.1.2范圍，而又未列入《采購物資一覽表》的維修配料、物資由管理部根據使用情況進行評審。

　　4.3.1此類物資的采購應根據實際使用量進行最小采購，發生質量問題隨時退貨、退款。

　　4.3.2管理部根據此類物資的使用特性確定其試用期(1-3個月)，試用期內各使用部門根據使用批次填寫《物資質量使用情況反饋單》報管理部。

　　4.3.3試用期結束后，管理部依據《物資質量使用情況反饋單》，對符合使用要求的物資按4.2中的有關規定進行評審。評審合格，由總經理簽署意見，列入《采購物資一覽表》。

　　4.4管理部負責合格供方的業績考核，其依據為雙方的供貨協議及國家有關技術標準?？己朔椒椋何镔Y使用部門，對物資質量情況隨時填寫《物資質量使用情況反饋單》報管理部，管理部對其匯總評價?？己藰藴蕿椋簩ν活愇镔Y連續兩次發生質量問題的，由管理部報總經理審批取消供方資格。

　　4.5采購計劃的編制、審批與落實

　　4.5.1各部門于每月26日前編制下月采購計劃，通過辦公平臺以公文形式上報給管理部。

　　4.5.2管理部依據《合格供方名錄》和《采購物資一覽表》及上月的《倉庫盤點表》在三天內分別完成對辦公用品、電料、水暖、工具及其他類的數量和價格審核，報總經理審批。

　　4.5.3審批完畢，管理部根據總經理批示，通過辦公平臺以公文形式發至財務部。

　　4.5.4管理部負責在每月7日之前完成對采購計劃的落實工作，并通報采購情況。

　　4.6管理部應保存有關采購產品的規格、型號、等級及相應的國家標準、行業標準或企

　　業標準等資料。各部門在編制采購計劃時，應列出采購產品的規格、型號、技術參數。管理部負責有關資料的收集，對采購中發生的合同，在采購結束后，由管理部統一保存。

　　4.7采購產品的驗證

　　4.7.1零星維修配件的采購由采購人員按照管理部指定的品牌、廠家、型號等要求購買，在購買時目測質量情況。

　　4.7.2對需要在貨源處驗證的，則由采購人員在現場進行驗證;如不需要，則在產品使用過程中由使用部門進行驗證。

　　4.7.3分包出去的綠化、垃圾清運工作，品質部、物業服務中心按照委托合同的約定進行監督、考核。

　　5、相關文件

　　5.1《相關記錄控制程序》

　　5.2《綠化服務委托合同》

　　5.3《垃圾清運服務合同》

　　6、相關記錄

　　6.1《合格供方名錄》JW/JL-7.4-001

　　6.2《采購物資一覽表》JW/JL-7.4-002

　　6.3《采購計劃》JW/JL-7.4-003

　　6.4《供方質量、環境保證能力調查記錄》JW/JL-7.4-004

　　6.5《物資質量使用情況反饋單》JW/JL-7.4-005

　　6.6《倉庫盤點表》JW/JL-7.4-006

篇2：房地產公司質量手冊:采購

　　房地產公司質量手冊：采購

　　7.4.1總則

　　7.4.1.1通過對采購過程的控制，確保能夠選用合格的供方和采購的材料、設備質量滿足項目開發建設的要求。

　　7.4.1.2職責

　　a)工程部負責公司的工程招標工作，對設計、施工、監理等供方進行評價、選擇和驗證；

　　b)、物資采購中心負責物資采購工作，對材料設備的供方進行評價、選擇和驗證；

　　c)、策劃營銷中心負責營銷策劃代理單位和物業管理單位的招標工作，并對其進行評價、選擇和驗證；

　　d)、項目部參與對供方的評價、選擇和驗證，并對采購材料設備的質量進行檢驗控制；

　　7.4.1.3采購控制的主要活動包括：規劃設計招標、工程施工招標、工程監理招標、營銷策劃代理招標、前期物業管理招標以及設備材料的招標和采購等。

　　7.4.2供方的評價

　　對其提供的產品影響到工程關鍵質量的供方，如：工程施工、監理、設計、策劃等單位以及大型設備的供方，公司將按以下方式進行評價和控制。

　　7.4.2.1工程部、物資采購中心和策劃營銷中心根據職責范圍，負責結合工程招標，收集各種供方的有關信息資料，組織有關部門進行評價，評價的準則參照以下原則：

　　a）供方的企業規模、資質和經營狀況應與其所投標的或提供的產品（服務）的要求相適應；

　　b）供方在其所在的專業領域內，具備一定的社會聲譽，并有著一定的成功業績；

　　c）供方具備持續提供合格產品的能力，能夠提供其質量保證體系有效運行的證據；

　　d）與公司有過歷史合作的供方，應具備良好的歷史合作經歷。

　　關于對供方具體的評價準則，在每次招標的招標文件和評標辦法中予以詳細規定，執行Q/TZH-WI-044《工程招投標管理制度》。

　　7.4.2.2對供方的評價要填寫“供方評價表”，由參與評價的有關人員填寫評價意見并簽字。供方經評價合格后，由各分管部門負責編制合格供方的名冊，包括供方的名稱、主要業務范圍、資質等級以及聯系方式等。名冊由管理者代表審核，總經理批準。同時，各分管部門負責對名冊中的合格供方建立合格供方檔案，內容包括：

　　a)供方的名稱和企業概況；

　　b)主要工作業績證明資料；

　　c)相應的資質等級證書復印件；

　　d)質量管理體系運行情況的證明資料；

　　e)與公司以往的合作情況等。

　　7.4.2.3各分管部門在適當的時機，要組織對供方進行重新評價，并根據評價的結果，確定對供方控制的程度和方式。

　　7.4.2.4重新評價的準則主要包括：

　　a)供方應保持良好的社會聲譽、企業信譽、經營狀況和規定的企業資質；

　　b)供方提供的產品或服務能夠持續滿足規定的要求；

　　c)供方的質量管理體系保持良好的運行；

　　d)不發生重大的質量事故和其它責任事故。

　　7.4.2.5對供方的重新評價一般每季進行一次，由分管部門組織有關部門填寫“供方考評表”進行考評。根據評價的結果，確定對供方控制的程度和方式，對持續保持評價合格的供方，可放寬至每半年評價一次，供方在全部完成其外包任務后進行最終評價。

　　7.4.2.6對在重新評價中不合格的供方，公司將責令其進行整改，并按照評價準則進行中心評價，整改后仍不能滿足評價準則的，報經公司分管領導批準后，根據合同規定，終止其外包合同，并在合格供方名冊中刪除。

　　7.4.3采購過程

　　7.4.3.1嚴格執行《招投標法》的規定，堅持公開、公平、公正和誠實信用的原則。采用公開招標和邀請招標的方式進行。

　　7.4.3.2各分管部門負責組織有關部門編制招標文件，確定投標單位，依法成立評標委員會，組織召開評標會，確定中標單位。

　　7.4.4.4在確定中標單位后規定的期限內，由分管部門辦理合同簽定前的巡簽審批工作，與中標單位簽定書面分合同。

　　7.4.4.5工程招標的具體管理方式執行Q/TZH-WI-044《工程招投標管理制度》。

　　7.4.4.6物資采購的具體規定執行Q/TZH-WI-049《物資采購管理辦法》。

　　7.4.4采購文件

　　7.4.4.1采購文件包括采購合同、招標文件、招標合同以及所涉及和運用的技術驗收標準和圖紙等。在實施采購前，要對采購文件的適宜性進行評價，對招標文件的審批和辦理合同巡簽等都作為評價的方式。

　　7.4.4.2采購合同和招標合同按照公司《合同管理制度》的規定進行簽定，合同中應明確采購產品有關質量要求及驗收的條款，必要時，對供方的過程、設備及程序、人員資格和質量管理體系的要求予以規定。

　　7.4.4.3采購文件由各分管部門負責管理，各使用部門按相關規定使用和保存。

　　7.4.4.4招標文件和采購合同的具體規定，執行Q/TZH-WI-044《工

程招投標管理制度》和Q/TZH-WI-049《物資采購管理辦法》。

　　7.4.5采購的驗證

　　7.4.5.1各分管部門按照職責分工負責組織對供方提供的服務或產品的質量情況進行檢驗和驗證。

　　7.4.5.2項目部負責材料設備的進場驗收，執行Q/TZH-WI-015《材料設備管理制度》，對關鍵設備和物資，應在采購合同中規定監造和驗證的要求，由物資采購中心派員到供方現場進行監造和驗證。

　　7.4.5.3對外包單位（設計、監理、施工等單位）提供服務的情況，由項目部負責日常的監督檢查，并定期進行評價。

　　7.4.5.4合同有要求時，顧客或其代表有權在現場對供方的服務和產品質量進行驗證。顧客的驗證不能免除公司的質量責任，也不能排除其后顧客的拒收。

　　7.4.5.5對供方提供的服務或產品質量經驗證，不能滿足合同規定時，公司將依據法律規定終止合同，造成損失的依法進行索賠，并重新進行招標或采購。

　　7.4.5.6個分管部門根據各類供方驗證的結果，對合格供方名冊進行調整。

篇3：酒店質量手冊:采購

　　酒店質量手冊--采購

　　1．目的

　　對酒店所需物品的采購進行控制，保證所購物品符合規定要求。

　　2．適用范圍

　　適用于酒店所需物品的采購。

　　3．引用標準

　　3.1ISO9001：20007.4 采購

　　4．職責

　　4.1總經理負責審批有關采購控制的文件資料。

　　4.2財務部負責對酒店所有采購計劃進行審核。

　　4.3各部門負責制定本部門采購計劃。

　　4.4財務部成本組與采購部負責對物品價格、質量的控制。

　　5．標準要素要求

　　5.1 各部門根據生產服務需要制定采購計劃，提出采購標準，填寫申購單，送集團采購部。

　　5.2集團采購部根據申購單，對物品進行詢價，并提供供貨商及報價。

　　5.3采購部落實采購計劃，并與選定的供貨商簽定合同，合同由財務部保管。

　　5.5當采購專業性較強的物品時，應由使用部門組織專業人員隨同采購人員到供貨商處進行采購物品驗證，并事先在報給供貨商的采購文件中予以說明。

　　5.6采購物資到酒店后，由驗收組按驗收規程驗收。

　　5.7財務部成本組定期對價格進行市場調查，確定鮮活食品的進價。

　　6．相關文件

　　《采購控制程序》YZ/IH-QB010/20**