QMS質量手冊：采購控制程序

　　1.目的

　　對采購過程及供方進行控制，確保所采購與外包加工的產品符合規定要求。

　　2.適用范圍

　　適用于對安裝所需的關鍵元器件及原材料采購、生產安裝外包加工及供方提供服務的控制；對供方進行選擇、評價和控制。

　　3.職責

　　3.1技術生產部

　　A.負責按公司的要求組織對供方進行評價，選擇與管理，編制《合格供方名錄》，并對供方的供貨業績定期進行評價，填寫《供方評定記錄表》，建立供方檔案；

　　B.負責制定采購計劃，執行采購作業；

　　3.2技術生產部負責編制采購物資技術要求及《采購物資分類明細表》。

　　3.3副經理批準《供方評定記錄表》；

　　3.4技術生產部負責按要求對外包協作方進行評估和考核；

　　3.5副經理批準《采購計劃》及《合格供方名錄》。

　　4.程序

　　4.1物資分類

　　技術生產部負責制定采購物資技術要求，根據其對隨后的產品實現及最終產品的影響，決定對供方及采購產品控制的類型和程序。

　　4.2對供方的評價

　　4.2.1技術生產部根據采購物資技術要求和安裝需要，通過對物資技術要求和安裝需要及物資的質量、價格、供貨期等進行比較，選擇合格的供方，填寫《供方評定記錄表》。對同類物資，應同時選擇幾家合格的供方。技術生產部負責建立并保存合格供方的質量記錄。

　　4.2.2對合作供方，應要求提供充分的質量證明文件，適當時包括以下內容，以證實其質量保證能力：

　　A.供方產品質量狀況或來自有關方面的信息（如供方其他用戶對其產品質量的反饋）；

　　B.供方質量管理體系對按要求如期提供穩定質量產品的保證能力，供方顧客滿意程序；

　　4.2.3對新合作供方如有必要，可以經過樣品驗證和小批量試用合格，各相關部門提供評價意見，副經理批準，列入《合格供方名錄》。

　　4.2.4對于批量供應輔助物資的供方，也應提供質量證明文件，技術生產部在進貨時對其進行驗證，并保存驗證記錄，合格者由副經理批準后，即可列入《合格供方名錄》。對零星采購的輔助物資，其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。

　　4.2.5供方產品如出現嚴重質量問題，技術生產部應向供方發出《糾正和預防措施處理單》，如兩次發出處理單而質量沒有明顯改進的，應取消其供貨資格。

　　4.2.6技術生產部每年對合格供方進行一次跟蹤復評，填寫《供方業績評定表》，評定不合格的，應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報總經理批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證。連續第二次評分仍不及格，應取消其供貨資格。

　　4.2.8對外包加工的供方控制，也應執行上述條款規定。本公司生產安裝由外包方加工的，技術生產部應有書面的評定記錄與結果，必要時到供方現場對其產品實現過程及相關的監視和測量進行檢查。

　　4.2.9對服務供方的控制

　　為公司提供服務的供方，如運輸公司、檢測、培訓機構等，也應經評價合格后方可向公司提供服務。對國家授權的計量試驗室，可不再做服務質量評價。

　　4.3采購

　　4.3.1采購計劃

　　技術生產部根據市場部提供的顧客要求、技術資料及庫存情況編制《采購計劃》，報副經理批準，交技術生產部實施。

　　4.3.2采購的實施

　　A.技術生產部根據批準的《采購計劃》，按照采購物資技術標準在《合格供方名錄》中選擇供方進行采購；

　　B.第一次向合格供方采購重要和一般物資時，應簽定《采購合同》，以后每次采購可以發《采購單》明確品名規格、數量、質量要求、技術標準、驗收條件、違約責任及供貨期限等；

　　C.技術生產部根據需要將相應的技術要求作為合同附件提供給供方；

　　D.采購前由采購人員核實提供給供方技術要求是否有效。

　　4.4采購信息

　　4.4.1采購信息應表述擬采購的產品：

　　A.對產品型號、規格及質量要求（可直接引用各類標準或提供規范、圖樣等技術文件）；

　　B.對產品的驗收要求；

　　C.其他要求，如價格、數量、交付等。

　　4.4.2若有必要，適當時還應要求供方提供以下資料：

　　A.產品的批準要求：采購產品的驗收依據、準則或標準；

　　B.程序的批準要求：涉及采購雙方應遵守的程序或協議；

　　C.過程的批準要求：采購的產品的實現過程確認的有關要求；

　　D.設備的批準要求：用于制造所采購產品的特定設備能力的要求，如維護保養規定等；

　　E.供方人員的資格要求：如對安裝、檢測人員的要求；

　　F.供方與采購產品有關的質量管理體系要求：如要求供方通過質量管理體系認證或第二方審核。

　　4.4.3在將上述要求向供方進行溝通或說明前，應由技術生產部門負責人對其要求是否適當進行審批，以確保有關的采購要求是適宜的（即適合組織的產品需要）和充分的（即所提出的采購要求是全面的）。

　　4.4.4本公司表述采購信息的文件包括：《供方評定記錄表》、《合格供方名錄》、《采購計劃》、《采購單》、《采購合同》及附件，外包加工合同及外包方的《供方評定記錄表》、《合格供方名錄

》由技術生產部保管。

　　4.5采購產品的驗證

　　組織應確定并實施檢驗或其它必要的活動，以確保采購的產品滿足規定的采購要求。

　　4.5.1對采購的產品可以采用如下幾種驗證方式：

　　A.由技術生產部進行進貨驗證；

　　B.由顧客在本公司現場實施驗證；

　　C.由本公司在安裝現場實施驗證；

　　D.由顧客在現場實施驗證。

　　4.5.2驗證活動可包括：檢驗、測量、觀察、工藝驗證、提供合格證明文件等方式。

　　4.5.3對本公司通過3C認證產品的關鍵元器件，在每批進行驗證的基礎之上，每季度還需進行確認檢驗，確認檢驗的項目應包括關鍵元器件相應標準的全部內容。

　　4.5.4顧客的驗證不能免除本公司提供合格產品的責任，也不能排除其后顧客拒收的可能。

　　4.6、各部門內部采購及對外協方選擇遵循本程序執行。

　　5.相關文件

　　5.1《改進控制程序》8.5

　　5.2《監視與測量控制程序》8.2.3

　　6.記錄

　　6.1《供方評定記錄表》

　　6.2《合格供方名錄》

　　6.3《供方業績評定表》

　　6.4《糾正和預防措施處理單》

　　6.5《采購計劃》

　　6.6《采購單》

　　6.7《采購合同》

篇2：物業公司物資采購管理程序

　　物業公司物資采購管理程序

　　1.0目的

　　對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產品符合規定要求，價格達到成本控制的目的。

　　2.0適用范圍

　　適用于麗江花園物業管理公司對服務所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。

　　3.0職責

　　3.1行政部負責物資采購（各相關部門協助），負責按要求組織對供應采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務業績定期進行評價，建立供方檔案，執行采購作業。

　　3.2各部門或機構負責提供國家標準和行業標準、采購物品驗收依據、準則或標準。技術部或使用部門、機構負責采購物品的檢驗或驗證，協助核定分類物品及有關費用支出的價格。行政組織各使用部門的質量信息反饋，對分類物品供應的評價。

　　3.3財務部負責從資金上保證審批后項目的實施。

　　3.4管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經理批準。

　　3.5使用物品的相關部門人員負責對采購物資的質量進行檢測。

　　4.0定義

　　4.1采購物資分類，根據對服務質量影響程度分為：

　　4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。

　　4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。

　　4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。

　　4.1.4D類：緊急物品采購。

　　4.1.5E類:所有經常性采購的物品。

　　4.2供方：提供產品的組織或個人。

　　示例：制造商、批發商、產品的零售商或商販、服務或信息的提供方。

　　注1：供方可以是組織內部的或外部的。

　　注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物資采購的審批

　　5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經理確認，財務總監審核后，報總經理批準。

　　5.1.2E類物品采購需專題報財務總監、總經理批準；D類物品由行政部組織，各相關部門協助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執行；C類物品采購由需求部門根據年度費用預算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務總監、總經理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結果報財務總監、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。

　　5.1.3《用款/采購計劃》應清楚寫明物資名稱、規格、數量、價格、申請購買時間、用途、質量要求等。

　　5.2采購實施

　　5.2.1行政部負責實施采購，各相關部門協助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。

　　5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應確保規定的采購要求是充分的。

　　5.3采購物資的驗證方式

　　5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：

　　a)由行政部組織相關部門進行進貨驗證；

　　b)由本公司在供方現場實施驗證；

　　5.3.2行政部應在采購文件中規定驗證的安排和產品放行的方法。

　　5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據《采購物資分類明細表》，在相應的檢驗規程中規定不同的驗證方式。

　　5.4采購信息

　　采購信息表達擬采購的產品，適當時包括：

　　5.4.1產品采購批準的要求。

　　5.4.2對產品的驗收要求。

　　5.4.3適用的質量管理體系要求。

　　5.4.4其他要求，如價格、數量、交付、人員等。

　　5.5公司的采購文件

　　文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應確認采購要求是，應由相應的發放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。

　　5.6對采購物資供方的評價

　　5.6.1合格供應商的條件

　　a)有營業執照和相應的經營資格，具備持續穩定的合格產品供貨渠道；

　　b)具有良好的供應物資業績；

　　c)具有質量保證能力的證明（必要時）；

　　d)價格合理；

　　e)服務良好。

　　5.6.2行政部根據采購物資要求，組織有關人員對物資的質量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責建立并保存合格供方的質量記錄。根據供方物資的類別及其質量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。

　　5.6.3對有多年業務往來的重要物資供方，應提供其質量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質量保證能力，適當時包括以下內容：

　　a)質量管理體系認證證書；

　　b)本公司對供方質量管理體系進行審核的結果；

　　c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調查；

　　d)供方產品的質量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄；

　　e)供方的財務狀況及服務和支持能力等。

　　5.6.4對第一次供應重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應經樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：

　　a)新供方根據提供的技術要求提供少量樣品；

　　b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；

　　c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；

　　d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。

　　e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經行政部審核，總經理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；

　　5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。

　　5.6.7對連續兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。

　　5.7對合格供方的定期復評

　　行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，填寫《物資供方業績評定表》，評價時按百分制，質量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60（或質量評分低于42），應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證，連續第二次評分仍不合格，應取消其供貨資格。

　　6.0相關文件

　　6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0質量記錄

　　7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物資供方調查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物資供方業績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08

篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序

　　酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序

　　現各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據的傳遞效率，特規定以下程序：

　　備忘錄的傳遞：

　　各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經理的簽字，交總經辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經辦，由總經辦遞交總經理批閱后，總經辦負責向各部門下發、專遞，如有修改，總經辦應及時通知其超備忘錄的部門，按照總經理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。

　　采購單的傳遞：

　　各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負責向財務部傳遞，財務部審批后送總經理審批，審批后的采購單由總經辦負責傳采購部。

　　文件的傳遞：

　　各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經理批閱，辦公室按照總經理批閱的內容進行落實，相關部門落實完畢后，在文件上注明完成的時間和內容交辦公室，由辦公室向總經理匯報并保存。

　　周會紀要的傳遞：

　　每周的周會紀要，由總經辦整理打印后，按以下部門經理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財務部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經辦。

　　EOD檢查整改：

　　每天的EOD檢查記錄，由總經辦分類電話通知相關部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經辦整改結果，總經辦要認真記錄部門的反饋；如果當時不能整改或需要其他部門協助的，必須書面反饋總經辦，并且在第二天的早回上匯報和協調；

　　緊急文件和單據的傳遞：

　　當有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經理，按照總經理的意見處理。

　　自行傳遞的內容：

　　各部門的單據需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。