會議管理辦法
1.目的
為進一步規范公司會議管理，本著精減、有效、節儉原則，使會議務實，溝通迅速，確保會議內容及議定事項落實到位，節約會議成本，提升公司運營效率，特擬定本規范。
2.范圍
本辦法適用于公司規定的定期會議以及組織的各種臨時性會議。
3.職責
3.1會議發起人和主持人
3.1.1
確定會議目的;
3.1.2
確定會議議程及參加人員，審核會議通知;
3.1.3
控制會議節奏與進度，把握會議重點不偏離主題;
3.1.4
掌握會議時間;
3.1.5
確保會議不受干擾，主動處理解決“干擾性”行為，例如：竊竊私語、故意刁難、逃避責任、急于了事等;
3.1.6
平衡發言，發揮群體力量，確保每位與會人員都發表意見;
3.1.7
善用群體專長，增加每位與會人員對會議結論的支持;
3.1.8
確保會議結束時提出未完成事項，同時責任明晰，完成期限明確具體;
3.1.9
會議不能準時召開等其他變故要在會前協調;
3.1.10會議紀律的監督執行;
3.1.11會議記錄的簽核;
3.1.12
會議決議或對策實施效果跟蹤驗證。
3.2
通知人
3.2.1制作會議通知(內含會議議程);
3.2.2確保通知到位，每位參會人員要在會議通知上簽名;
3.2.3異常情況及時通知會議主持人;
3.2.4會議因故取消或延遲，至少提前半小時通知相關人員。
3.3記錄人
3.3.1組織會議簽到;
3.3.2現場記錄會議內容(文字記錄和會議決議事項追蹤表);
3.3.3會議記錄的發放;
3.3.4檢查、協調和跟進會議執行狀況;
3.3.5向主持人匯報執行狀況。
3.4參加人員
3.4.1
事前準備相關會議資料;
3.4.2
遵守會議紀律;
3.4.3
會后傳達會議精神并進行工作安排、付諸行動;
3.4.4
臨時突發事件導致不能準時參加或缺席，至少提前半小時，通知會議主持人，并委任職務代理人參加。
4.會議分類
序號
會議名稱
頻次
召開時間
會議時間
主持人
與會人員(部門)
1總裁辦公會
一次/月
每月初
2小時
總裁
公司高管層、各相關部門負責人
晨會
一次/天
每天早晨
0.5小時
培訓師
總部全體員工
工作例會
一次/周
每周一上午
1小時
總裁
公司高管層、各相關部門負責人
職能中心例會
一次/周
每周六下午
1小時
職能中心總監
分管部門負責人
5部門例會
一次/天
每天早晨
10分鐘
部門負責人
部門員工
6專題會議
不定
臨時確定
1小時
相關負責人
相關部門人員
7年度總結表彰大會
一次/年
春節后
2小時
總裁
總部全體員工
5.會議內容
5.1總裁辦公會(月度經營分析會)
5.1.1會議時間
每月召開一次(即每月2日)。
5.1.2會議人員
主持人：總裁
參加人員：總監、稽核組長、公司所有部門主管
5.1.3會議內容
5.1.3.1匯報分析工作計劃執行情況和經營活動成果，評價各方面的工作情況，肯定成績、揭露矛盾，提出改進措施，不斷提高公司經濟效益。
5.1.3.2研究決定公司日常工作中的有關事項，通報、交流重要工作情況。
5.1.3.3研究分析公司整體運營狀況，制定工作方針、工作計劃、目標、措施、策略。
5.1.3.4討論決定公司制定和發布的綜合性文件及公司管理規章、規定。
5.1.3.5需要總裁辦公會集體研究解決的其它重大事項。
5.1.4各部門具體匯報內容：
部門
匯報內容
存在問題
改進建議
備注
市場部
1、市場調研報告(次數、分析、建議);
2、市場開發規劃完成情況(市場開拓、推廣、促銷等活動的量化結果);
3、營銷策略方案實施結果;
4、策劃案例及數量;
5、市場督導結果;
銷售部
銷售部做銷售分析匯報：按不同商品品類進行銷售比較，內容包括與環比、同比數據相比較，以及計劃完成情況;
1、銷售計劃(銷量)完成率;
2、銷售收入(營業額);
3、銷售分析;
4、店面開發數量;
5、新增代理商數量;
6、各區域業績考核結果與評估。
7、客戶投訴數量;
8、銷售費用;
客服部
1、工作計劃完成率;
2、客戶(代理商)檔案完善程度;
3、客戶(代理商)滿意度;
4、客戶投訴次數;
5、退換貨率;
6、客戶回訪率;
7、部門費用完成率(實際費用/費用預算)。
聯動部
1、工作計劃完成率;
2、新開發聯動商家業務數;
3、銷售計劃(銷量)完成率;
4、銷售收入(營業額);
5、業務增長率(同比、環比);
6、部門費用完成率(實際費用/費用預算)。
營業部
1、工作計劃完成率;
2、銷售計劃(銷量)完成率;
3、銷售收入(營業額);
4、銷售分析;
5、倉庫帳物卡相符率;
6、部門費用完成率(實際費用/費用預算)。
培訓部
1、工作計劃完成率;
2、各類培訓完成人次數;
3、培訓開發(場)數量;
4、培訓費用率(培訓費用與收入占比)
財務部
1、工作計劃完成率;
2、公司預算目標完成情況;
3、各部門預算目標完成情況;
4、成本控制下降率;
5、公司及部門費用控制率;
6、工資增長率及發放及時率;
7、資產管理水平狀況;
8、財務風險管控狀況。
采購部
1、工作計劃完成率;
2、產品規劃方案執行結果;
3、新增供應商數量;
4、供應商檔案健全完善情況;
5、采購計劃完成率;
6、退、換貨率;
7、供應商評估報告;
8、供應商下架率。
質檢部
1、工作計劃完成率;
2、商品檢驗合格率;
3、分類產品抽檢合格率;
4、質量狀況分析表(圖);
5、質量問題處理及時率;
6、供應商資格審查通過率;
倉儲部
1、工作計劃完成率;
2、帳物卡相符率;
3、盤點及時率;
4、缺貨率(缺貨次數/訂單總數);
5、配發貨差錯次數;
6、部門費用完成率(實際費用/費用預算)。7、部門員工流失率。
物流部
1、工作計劃完成率;
2、物流配送完成次數;
3、物流單據、臺賬記錄完整性;
4、物流理賠次數及金額;
5、物流費用率控制;
6、物流公司評估情況。
技術部
1、工作計劃完成率;
2、新產品研發完成項數;
3、技術服務及時率。
咨詢部
1、管理提升計劃進度完成率;
2、提交咨詢成果項數;
3、培訓人次數;
4、效果評估。
稽核部
1、稽核任務完成率;
2、稽核部門數量;
3、稽核次數;
4、稽核結果通報;
人資部
1、工作計劃完成率;
2、員工流失率;
3、招聘人數;
4、員工工資增減率;
5、員工培訓次數及效果分析;
6、績效考核結果;
7、員工出勤率。
行政部
1、工作計劃完成率;
2、制度文件起草數量;
3、會議組織標準化程度;
4、行政資產變動情況;
5、本部門日常工作情況匯報;
6、費用預算執行情況;
7、后勤管理滿意度;
8、外事活動情況匯報。
5.1.5總裁依據會議中提供的各類數據信息及情況做出具體工作安排，布置月度工作任務，并
落實到人。
5.1.6由會議記錄人宣讀本次會議產生的各項決議和任務，以及執行人員，如無異議可結
束會議。
5.1.4會議結束后，由會議記錄人形成會議紀要，并在當日發至與會人員，以便參照執行。
5.2周工作例會
5.2.1會議時間
每周召開一次(即每周一上午9：30至10：30)。
5.2.2會議人員
主持人：行政部經理
參加人員：總裁、總監、稽核組長、稽核專員、公司所有部門主管
5.2.3會議內容
5.2.3.
1各部門報告本部門一周工作情況(匯報標準按照周工作計劃內容)，下周計劃、存在的問題、解決方法。
5.2.3.
2逐條逐項檢查落實完成情況，指導重點工作開展，并實行問責制。
5.2.3.
3聽取各部門提交的議題，解決需要公司協調的問題，執行會議的各項決議及具體實施措施。
5.2.3.
4布置公司日常工作，平衡計劃進度。
5.2.3.
5總結工作經驗和教訓。
5.2.3.
6總裁對各部門工作進行總結講評，布置工作。
5.3職能中心例會
5.3.1會議時間
每周一次(每周六下午17：30-18：00)。
5.3.2會議人員
主持人：總監
參加人員：分管部門主管
5.3.3會議內容
5.3.3.
1總裁辦公會等各種會議精神、公司各類管理制度、流程、標準、公司文件及公司重大經營活動等信息的學習和傳達。
5.3.3.
2本中心各部門上周工作總結、下周工作安排及部門間的工作協調。
5.4晨會
對前一天工作進行講評，布置當日工作任務和注意事項。員工要經常加強敬業精神的教育，所以在每天的早上必須以10分鐘以上的時間做員工教育及重點工作報告。同時還可以利用早會表揚優良員工以提高士氣。
5.4.1會議時間
每天一次(每天早晨8：30-8：50)。
5.4.2會議人員
主持人：管理人員輪流擔當
參加人員：全體總部員工
5.4.3會議內容
按照《晨會流程》標準執行
5.5部門例會
每天一次，進行工作檢查與安排，為短會。
5.5.1會議時間
每天一次(每天早晨8：50-9：00)。
5.5.2會議人員
主持人：部門經理(或委托代理人)
參加人員：部門員工
5.5.3會議內容
5.5.3.1本部門當日工作安排及工作完成情況檢查。
5.5.3.2
進行公司文件、會議精神的傳達。
5.6專題會議
公司或各職能部門解決工作中臨時出現的問題及公司運營方面等緊急情況而召集的臨時會議。專題會議不受時間、次數的約束，只要對公司有利的重大議題均可由發起人經上級同意而召集有關人員開會商討。專題會議為不定期性的臨時性會議，一個專題如果需要多次的研討才能定案時，可以互相約定次數與日期，要以一案一會為原則。
5.6.1會議時間
不定期
5.6.2會議人員
主持人：專題會議發起人
參加人員：相關人員
5.6.3會議內容
一案一議
5.7年度總結表彰會
5.7.1會議時間
每年召開一次(即每年12月31日)。
5.7.1會議人員
主持人：總裁
參加人員：總監、公司所有部門主管、全體員工
5.7.1會議內容
5.7.1.1對一年來的工作進行回顧和分析。
5.7.1.2總結一年來的公司所取得工作成績和缺點。
5.7.1.3總結一年來的成功的經驗與教訓，對以往工作的經驗和教訓進行分析、研究、概括、
集中,并上升到管理的高度來認識。
5.7.1.4
根據今后的工作任務和要求,吸取前一年工作的經驗和教訓,明確努力方向,提出改進措施等。
5.7.1.5
總結全年工作情況，部署新年度工作任務，表彰獎勵先進集體、個人。
6、會議準備和要求
6.1議題準備。各類型會議，召開前會議主持人均要擬定會議議題,通知與會人員，對于公司會議重要的議案報總裁辦公室備案。各部門要圍繞議題做好充分準備，需要通過會議向領導匯報和請示的問題，要有明確具體方案或意見，避免會議時間過長。
6.2會前協商。會議議題，凡涉及其它多個部門的，事先要進行會商，取得一致意見，避免會議限于爭執不休局面。
6.3資料準備。各部門需提交會議討論通過的問題，都要有簡要的書面匯報提綱，并在會前提前半天以上送至與會者，便于與會人員閱讀并準備意見。
6.4擬好會議議程。會議舉辦方就會議的內容，擬定出會議議程，并按照會議議程展開會議。
6.5發言要點。參加會議人員匯報工作、討論問題，其發言要圍繞會議議程和主要議題，簡明扼要，條理清楚，發言時間一般控制在3-5分鐘。
6.6通知與會人。根據會議通知，參加會議人員一般為相關部門的主要負責人。與會人員要準時到會，不得無故缺席或中途退場，如確因特殊情況不能參加的，要提前向會議主持人請假并派其代理人參加，同時通知行政部。
6.7會議紀要與催辦。會議議定事項，由總裁辦公室或會議主辦單位及時整理出會議紀要，會議紀要必須經主管領導簽發。對會議議定事項和決議，辦公室要及時進行催辦，保證決議落到實處。
7.0會議效果評估與督查
7.1當天由記錄人負責編寫會議紀要經主持人當天或次日中午12點前簽發，負責送交與會人員。
7.會議決議執行人在收到會議紀要后，必須嚴格執行決議
7.3稽核小組負責對會議紀要執行督查，根據會議紀要，檢查相關人員和部門落實會議決議的情況。
7.4會議主持人必須主動了解會議決議的落實情況，有責任督促執行人落實會議決議。
8.0會議紀律規定
8.1紀律規定
8.1.1應準時到會，并在《會議簽到表》上簽到，否則按缺席處理。
8.1.2會議發言應言簡意賅，緊扣議題。
8.1.3遵循會議主持人對議程控制的要求，會議準時開始，會議時間按議程控制;
8.1.4屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發言。
8.1.5保證會議不受干擾;參會人員必須嚴格遵守會議紀律，不得隨意走動、交頭接耳。
8.1.6會議期間禁止吸煙;
8.1.7與會人員遇突發事件急須處理時，應知會主持人;
8.1.8需要提問時，首先征得主持人同意方可發言或在主持人的安排下發言;
8.1.9已知會應參會人員，因突發事件不能準時參加或缺席時，需委托職務代理人參加，并至少提前半小時通知會議主持人;
8.1.10與會人員會議期間手機關機或將手機調為振動;會議期間禁止接聽電話，如有緊急事情處理，需征得主持人同意后到會場以外的地方接聽。
8.1.11會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄;其調閱應嚴格按公司保密制度的有關規定執行。
9.0處罰規定
9.1會議遲到15分鐘以內的，處1元/分鐘罰款;超過15分鐘的，按缺席處理，處罰10元/次(有事耽擱或不能參加時，須提前跟會議主持人請假并另行指派代理人參加);
9.2未經會議主持人同意私自早退會議的，處以10元/罰款;
9.3逾期未完成會議決議事項且無正當理由的，每逾期一天處罰10元，若因此給公司造成損失的，按照相關管理規定追究責任;
9.4未在一個工作日內整理完成會議記錄并分發至相關部門的，處會議主持人10元/次罰款，
會議記錄人5元/次罰款;
9.5會議期間手機鈴聲響，處以責任人5元/次罰款。
10.O相關表單
10.1《會議通知表》
10.2《會議簽到表》
10.3《會議記錄表》
10.4《工作匯報表》
11.0本管理辦法解釋權歸行政部，本辦法執行自總裁批準之日起施行。
篇2：公司會議管理辦法
會議管理辦法
1.職責/權限：
行政人事部：公司會議室的日常管理，會議室的統一安排。會議的接待工作。會議室的日常清潔。
行政人事文員：公司例會的接待與會后的臺面整理工作。
部門文員：部門會議的接待與會后的臺面整理工作。
2.會議的組織：
2.1公司例會由行政人事部負責組織，行政人事文員負責茶水接待與會后的臺面整理工作。
2.2部門會議由各部門自行組織，部門文員負責茶水接待與會后的臺面整理工作。
2.3會議準備：會議都必須有目的、有計劃和有組織地進行，對會議應做出事先安排與準備，是實現會議目的的首要條件。
2.4擬定會議內容：決定會議目的，歸納會議事項與要點。
2.5確定參會者。
2.6決定會議方式。
2.7選擇開會時間、地點。
2.8擬定議事日程。
2.9會場布置：會議空間安排、會議座位安排、會議用品及設備調配工作。
2.10會議通知：通知內容包括：會議地點、時間、出席人員、主持、會議內容、議程、注意事項等等。
2.11會前審核：會議的一切準備工作就緒后，必須做好最后審核，以免出現重大的疏漏。
2.12會場準備：擴音設備、投影、桌椅、資料、照明、溫度、空氣及噪音等問題、茶水。
2.13會中事務：簽到、會場服務、分發會議文件的資料、內外聯系、傳遞信息、會場秩序。
2.14會議記錄。
2.15會后工作：撰寫會議記錄或紀要、議定事項的檢查催辦。
3.會議室使用：
會議室使用須向m.airporthotelslisboa.com行政人事部統一提出申請，由行政人事部統一安排。
4.會議紀律：
4.1實行會議簽到制，不得無故缺席，有事不能出席者必須事先向召集人請假。
4.2按時到會，不準遲到和早退。
4.3會議期間不得接聽電話和接待客人，關掉或消音所有個人通訊工具。
4.4會議室內嚴禁大聲喧嘩與來回走動。
4.5會議室禁止吸煙。
5.會議要領：
要嚴格遵守會議的開始時間。要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明。要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者。
6.注意事項：
6.1發言內容不得偏離議題。
6.2發言內容不能出于個人的利害或進行人身攻擊。
6.3個人發言時不可長篇大論，滔滔不絕或過于冗長。
6.4不可取用不正確的資料。
6.5不要盡談些期待性的預測。
6.6發言不可不懂裝懂，胡言亂語。
6.7盡量不要談到抽象論或觀念論。
6.8發言的內容應該朝著結論推進。
6.9主持人應當引導在預定時間內做出結論。
6.10討論會議發言者不可過于集中于某些人。
6.11小組討論會議不可從頭到尾沉默到底。
6.12全體會議人員都應專心聆聽發言。
6.13不可打斷他人的發言。
6.14不可對發言者吹毛求疵。
6.15在必須延長會議時間時，應取得大家的同意，并決定延長的時間。
6.16應當把整理出來的結論交給全體人員表決確認。
6.17應當把決議付諸實行的程序理出，加以確認。
7.其他：
主持會議須知：注意開會時間。了解會議目的。善于引導參與討論、避免混亂與偏離主題、自由地表述意見、注意整理歸納、應付和表決、應獲得結論。
參加會議須知：研究會議的目的、宗旨、議題及有關資料、準時出席、發言力求簡要明確、要有利于企業整體利益、避免無關的話題、反駁應注意態度和語氣、不能爭吵不休喋喋不休、應服從多數人的決定。
會議中提問方法：間接提問、直接提問、反問、用正確的語言、語氣要親切、提問的順序、促人思考、重點說明、應說明所提問題的重點。
8.附公司會議名錄：略。
篇3：創業園會議室使用管理辦法
> 科技創業園會議室使用管理辦法為滿足企業人員培訓、宣傳推廣等需求，保證創業園各部門正常辦公秩序，特制定會議室使用管理辦法：
1、會議室的配套服務由創業辦提供，企業使用會議室須提前兩天向創業板提出申請，并填寫《會議室使用申請表》，如有變更需及時通知創業辦，以便統一安排協調;
2、會議室實施統一管理、有償服務，適當收費。會議橫幅、會標、鮮花或圖象資料、錄像設備、放映設備、電腦筆記本等由使用單位自行準備或向園區辦租用，園區辦協助安裝與調試;
3、企業應保持會議室清潔衛生，會議室內嚴禁吸煙，嚴禁任意張貼、嚴禁自帶多汁水果(如西瓜)及其他易污染環境物品，如需自帶物品，需經過園區辦同意;
4、企業應注意安全，合理使用電器設備，禁止帶入易燃、易爆等危險物品，清除火災隱患，并做好防盜工作，確保會議安全;
5、企業愛護室內設施、物品，會議室內的茶杯、桌椅等物品，不得帶出室外。凡在使用中損壞室內物品的，應照價賠償;
6、使用完畢后，企業應及時告知園區辦，以便打掃清理，并立即歸還所借儀器、設備等;
7、當企業使用會議室發生矛盾時，應服從創業辦安排，原則上先預定先使用，先上級部門后下級部門。