質量記錄可以作為以下幾方面的證據：

　　1、對工作記錄中的數據進行統計分析，掌握公司內部薄弱環節。

　　2、內部管理的追溯。

　　3、工作證明。

　　4、有效的法律證據。

　　下面，筆者就分別從這四個方面來談談質量記錄的作用。

　　對工作記錄中的數據進行統計分析，掌握公司內部薄弱環節

　　這一作用與后面要談的“內部管理的追溯”有些類似，但兩者證明的方向不一致。前者主要是通過對各種工作記錄中的數據進行統計分析，了解數據的發展趨勢，從而根據發展趨勢，掌握公司管理中隱藏的深層次問題。曾有某物業公司通過對維修單的維修記錄進行統計后發現，樓內公用通道的燈反復維修、更換，而且同一地點的燈泡才換上幾天就又壞了，導致維修材料成本處于一個比較高的水平。緊跟著這條線索進一步追下去，向維修人員和采購人員了解情況發現，由于公司實施采購成本核算后，采購人員一味追求價格低廉的維修材料，卻忽略了維修材料的產品質量問題。因為維修材料質量太差，才更換的燈泡用不了幾天就又壞了，從而導致維修成本過高;而維修人員礙于同事情面，又不對質量問題提出異議，只是抱著壞了就換的態度，于是樓道內的燈泡就陷入“壞了又換，換了又壞”的惡性循環，還經常因此而招來業主的投訴，最終對物業公司的服務信譽產生了一定的不良影響。該物業公司通過數據統計分析發現了這一異常情況，并向相關人員了解維修材料的質量問題后，及時采取應對措施，從根本上有效降低了企業的成本，并因此而提升了公共維修服務質量。物業公司通過不斷地對工作記錄中的各種數據進行統計和分析，掌握了公司內部的各個薄弱環節，并對這些薄弱環節進行改進，從而能從根本上解決同一個問題重復犯的問題。

　　內部管理的追溯

　　ISO9000質量管理體系中最主要的要求“記我所做”，即把工作中的一些最原始的狀態記錄下來。質量管理部門通過對記錄的檢查，并結合現場工作的檢查(這點非常重要)就可以發現工作原始狀態的真實情況：記錄是否是偽造的、記錄是否是后來補記的、記錄是否是隨意的等等。筆者在對物業公司進行顧問服務時就常發現此類問題，而且在各類巡查記錄中尤為突出。如某物業公司的工程部文件中就要求，工程人員每日必須對水泵房巡查一次，并將巡查結果按要求填寫當日的巡查記錄。筆者帶領質管人員對水泵房管理工作進行抽查時，就發現記錄有偽造痕跡。抽查當日為3月28日，但巡查記錄上卻顯示已巡查到4月1日，不過令人奇怪的是，提前記錄的內容卻又被劃除了。很顯然，當巡查人員從某種途徑得知將對其工作進行抽查時，趕緊將提前做的記錄劃除了。筆者立即叫人通知工程部主管及當事人，一詢問果然印證了筆者的猜測。巡查人員嫌每天都要到水泵房檢查太麻煩，而當他發現對他的工作監督不到位時，他就索性在記錄上一次多填幾天，少跑幾趟水泵房。這類事情看起來只是簡單提前做記錄的問題，但卻暗藏巨大的危機。筆者對另一物業公司進行顧問服務時就曾發生過這樣的事，某辦公樓由于設計不合理，水泵房和配電室在同一層樓且在兩隔壁，某日由于水泵房內突然溢水，已經溢到走廊上，差點就要淹進配電室了，幸好當時保安巡邏人員及時發現，才避免了事態的進一步擴大。要知道樓內有全省24小時聯網的網絡，一旦配電室停電將造成此政府部門的全省網絡中斷，后果不堪設想。

　　工作證明

　　物業公司的工作繁雜而瑣碎，而且很多工作做了，但業主看不見。不像產品制造企業，一個產品生產出來，產品的外觀、功能等都是可見的。由于物業公司產品的這一特殊性，使得很多業主對物業公司的工作不太了解，進而不理解。經常會有業主問，物業公司不就是掃地、澆澆花、站站崗，憑什么收我們這么高的物業管理費?做物業管理的人都知道，物業公司的工作繁瑣而復雜，但光憑一張嘴解釋怎么能讓業主心服口服呢?這時物業公司的各種工作記錄，就成了我們各項工作開展的有力證據和收取費用的有力支持。當我們面對業主的質問時，把工作記錄擺出來，比如公共維修記錄，在工作中曾對多處公共區域進行維修，耗費多少人力及更換了多少材料。再比如綠化用水記錄，說明轄區內綠化面積多少，本地的旱季和雨季分別是什么時間，全年平均綠化用水多少噸，而現水價是多少，全年綠化用水就花去了多少錢。拿出數據來，一項項和業主算帳，讓業主心服口服，也讓業主了解物業服務費到底花在什么地方，明明白白消費。

　　有效的法律依據

　　物業公司在服務的過程中，面臨各種各樣的風險，如管理區域內的自行車丟失，業主家中被盜等等。很多物業公司因此而成為法庭上的被告，那么法院判決的依據是什么呢?首先，要看物業服務合同中有無約定此類事項的處理方法，有約定的按約定處理。其次，在無約定的情況下，則看物業公司在服務的過程中有無“重大過失”。那么，如何認定物業公司在服務的過程中有無過失呢?這時物業公司的工作記錄就派上了用場。如果物業公司的各種記錄能清晰、完整地表明物業公司已經嚴格按服務合同的要求提供服務，例如：巡邏記錄、門崗人員出入登記、監控錄像記錄等，那么法庭將作出對物業公司有利的判決，最大程度地避免物業公司的經濟損失和名譽的損害。

　　由以上可以看出，從ISO9000質量管理體系的角度來看，完整、清晰、有效的工作記錄，不僅僅能提供“符合要求和質量管理體系有效運行的證據”，還可以進一步拓展其功能，向業主、向法庭、向社會證明自己已提供了良好的服務和有提供良好服務的能力。

篇2：質量記錄控制序程

　　1.目的

　　通過對質量記錄的控制和管理,為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。

　　2.范圍

　　適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。

　　3.職責

　　3.1 工程部負責質量記錄的設置,編制質量記錄清單,監督檢查各部門的執行情況。

　　3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理,并按規定進行有關記錄的移交。

　　3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1 質量記錄的設置

　　4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總,編制質量記錄清單和表格樣式,具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。

　　4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時,由使用部門提出申請,填寫"質量記錄變更申請單",闡明理由,屬表格形式的要提供表樣,報工程部審批后開始啟用。

　　4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號,并將其列入質量記錄清單。

　　4.2 質量記錄的編號

　　質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成:

　　4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方,其結構為:QRSS-**

　　其中:QR-表示質量記錄

　　SS-**該記錄順序號

　　4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方,其結構為:

　　MMM-SS-***

　　其中:MMM-填報部門代號,各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》;

　　SS-填報年號

　　***-填報的順序號

　　4.3 質量記錄的填寫要求做到:

　　a.字跡清楚,表達明確;

　　b.真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果;

　　c.具備記錄人的簽字和填寫的日期;

　　4.4 質量記錄的傳遞

　　4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線,進行質量記錄的傳遞。

　　4.4.2質量記錄的傳遞,以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄,必要時,可登記"質量記錄發放登記臺帳"和"質量記錄接收登記臺帳"。

　　4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔

　　4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄,在專門位置存放,進行保管和維護,以備查閱。

　　4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求,由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。

　　4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理,保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。

　　4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年,逾期可自行銷毀處理。

　　4.6 質量記錄的查閱

　　查閱人員需查閱質量記錄時,應征得部門負責人同意后,方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時,由接待部門征得工程部的同意后,為顧客提供有關的質量記錄。

　　5.質量記錄

　　5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單

　　5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳

　　5.3 QR19-03質量記錄接收登記臺帳

　　6.支持性文件

　　6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》

篇3：房地產公司質量手冊:質量記錄控制工作程序

　　房地產公司質量手冊：質量記錄控制程序

　　1.目的

　　通過對質量記錄的控制和管理，為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。

　　2.范圍

　　適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。

　　3．職責

　　3.1 工程部負責質量記錄的設置，編制質量記錄清單，監督檢查各部門的執行情況。

　　3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理，并按規定進行有關記錄的移交。

　　3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。

　　4．控制程序

　　4.1 質量記錄的設置

　　4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總，編制質量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。

　　4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫“質量記錄變更申請單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。

　　4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號，并將其列入質量記錄清單。

　　4.2 質量記錄的編號

　　質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成：

　　4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方，其結構為：QRSS-**

　　其中：QR-表示質量記錄

　　SS-**該記錄順序號

　　4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結構為：

　　MMM-SS-***

　　其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》；

　　SS-填報年號

　　***-填報的順序號

　　4.3 質量記錄的填寫要求做到：

　　字跡清楚，表達明確；

　　真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果；

　　具備記錄人的簽字和填寫的日期；

　　4.4 質量記錄的傳遞

　　4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線，進行質量記錄的傳遞。

　　4.4.2質量記錄的傳遞，以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記“質量記錄發放登記臺帳”和“質量記錄接收登記臺帳”。

　　4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔

　　4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。

　　4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。

　　4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。

　　4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。

　　4.6 質量記錄的查閱

　　查閱人員需查閱質量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關的質量記錄。

　　5.質量記錄

　　5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單

　　5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳

　　5.3 QR19-03 質量記錄接收登記臺帳

　　6.支持性文件

　　6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》