HS 文件類別 **粘合劑實業有限公司

　　文件資料及質量記錄控制 文件編號 HS1-HR-01

　　質量手冊 版本A.0

　　1、目的

　　對與質量體系有關的文件資料及質量記錄進行控制，確保各相關場所使用文件的有效版本。

　　2、適用范圍

　　適用于與質量管理體系相關的文件資料及各階段檢驗記錄、內部品質稽核報告、生產報表等。

　　3、職責

　　3.1各部門負責編制與本部門有關的文件及質量記錄。

　　3.2管理者代表負責組織相關部門主管編制質量手冊及審核。

　　3.3董事長批準質量手冊。

　　3.4人資部負責對文件和資料進行控制。

　　3.5各部門負責各自的質量記錄保管維護及控制。

　　4、定義及分類

　　4.1文件: 規范工作要求(標準)或規范工作進行時的職責與步驟的書面材料。

　　4.2公司文件分為三級:

　?、儋|量手冊及控制程序(一級文件): 敘述公司方針與品質政策、及與ISO9001系列條款相關之所需程序、管理辦法。

　?、谥笇晕募?二級文件): 作業標準、QC工程表、檢驗規范等。

　?、郾韱?、表格(三級文件)：與本公司的質量體系運行相關的表單、表格、質量記錄等。

　　4.3外部文件: 凡公司以外的相關文件均屬外部文件。

　　5、作業程序

　　5.1文件的編號：

　　文件的編號由4個英文字母和3個阿拉伯數字組成，如HS1-*S-01，各字母含義為:

　　口 □ □ - □ □ - □ □

　　文件的順序號

　　表示部門

　　表示文件級別

　　表示公司

　?、?HS：表示丁氏公司 1：表示一級文件 2：表示二級文件 3：表示三級文件

　　E：表示外部文件

　?、?MT：管理層 SH：審核組 RD：產品開發部 MS：市場營銷部 W*：維修部

　　PU：采購部 PD：生產部 FD：財務部 HR：人資部 QM：質量管理部

　　例: 如果是公司人資部第11份指導性文件則編號為HS2-HR-11。

　　5.2文件的版本規定：

　?、傥募陌姹居肁、B、C、D...Z表示。

　?、谖募陌娲斡?、1、2、3...9表示。

　?、郯姹九c版次的使用規定：文件進行了小修改后，必須更改文件的版次，如A.0→A.1或A.5→A.6;當文件進行了較大的改動后，須進行換版處理，A.0→B.0或A.8→B.0等。

　　5.3文件的格式:

　?、傥募倪吙蚓嚯x規定:

　　A 裝訂線一側留空白距離2cm。

　　B 其它三邊留空白距離1.5cm。

　　C 本規定適用于本公司所有文件、資料。

　?、谫|量手冊的文件格式：

　　A 封面格式(附件一) B 正文格式由表頭、正文組成。

　　• 表頭格式

　　• 正文的格式為(1、目的 2、范圍 3、職責 4、定義 5、作業程序 6、相關文件

　　7、相關表單 8、附件)

　?、壑笇晕募袷?

　　A 文字類有封面格式;表格性文件直接在表頭上設置制定、審批、會簽等相關欄目。

　　B正文格式由表頭、正文組成;各部門指導性文件視具體情況而定。

　?、鼙韱蝄表格格式: 各種表單和表格的格式視具體情況而定。

　　5.4文件編制、審核、批準和控制規定：

　　文件的名稱 文件級別 編制人 審核人 批準人 控制部門

　　質量手冊 一級 相關部門主管 管理者代表 董 事 長 人資部

　　指導性文件 二級 相關部門主管 管理者代表

　　或審核組 廠 長 人資部

　　表單、表格 三級 相 關 部 門 相關部門主管 管理者代表

　　或審核組 人資部

　　5.5文件的歸檔：

　?、俟疚募臍w檔：經批準的公司各級文件原稿均須歸檔到人資部進行統一管理并由文件管理員填寫“文件/資料歸檔登記表”。

　?、谕獠课募臍w檔：與質量管理體系相關的所有外部文件均須歸檔到人資部進行統一管理，并填寫“外部文件/資料歸檔登記表”。

　?、鄞嫒胲洷P的文件由文件管理員進行歸檔登記，為防止文件的丟失，所有存入軟盤的文件均應有書面備份。

　?、茉趁婕幼ⅰ霸币允緟^別。

　　5.6文件的發放：

　?、傥募l放前的審批：由人資部文件管理員視各部門需要而填寫“文件/資料發放領用回收審批登記表”，經廠長審批后，做好發放的準備。

　?、谖募l放：所發放文件必須加蓋 “受控文件”印章，且需填寫“文件/資料發給部門及份數審批一覽表”經管理者代表審批后，方可填寫“文件/資料發放領用審批表”，以確保文件/資料的有效性發放及運行。(表單發放不須加蓋印章，但須填寫相應控制表單)

　?、蹖λl放的一級和二級文件必須加蓋藍色受控印章進行管理，禁止使用無受控印章及自行復印的文件。對于三級文件發放雖不必加蓋受控印章，但必須確保是現行有效版本。

　?、苌w受控印章原則：作為指導性文件而發放的需蓋受控印章，不做指導性文件發放的，則蓋非受控印章，如對外發放圖紙或指導性文件時。(向供應商及認證機構發放的文件屬于非受控文件。

　?、菀暻闆r需要把文件原件發放給使用部門，由使用部門保管。

　?、薹职l號的規定：

　　董事長：HS-01 廠長：HS-02 管理者代表：HS-03 人資部：HS-04 財務部：HS-05

　　采購部：HS-06 市場營銷部：HS-07 產品開發部：HS-08 質量管理部：HS-09

　　生產部：HS-10 維修部：HS-11 其它：HS-12

　　5.7在用文件有效性確認：

　　為確保各相關部門所使用的文件均為有效文件，人資部負責人每月必須對各相關部門所用的文件進行有效性確認，防止使用失效文件，并把確認情況記錄于“在用文件資料有效性檢查記錄表”中。

　　5.8文件更改換版的管理:

　?、傥募母?/p>

　　A 當需要對文件更改時,更改單位應發出聯絡單給審核組，報管理者代表同意，向人資部提出更改文件的要求,人資部將所需更改的文件利用再用紙復印一份并加注”文件更改”后,交給更改文件部門主管進行文件更改;

　　B 文件更改完成后,須得到原審核人以及原批準人的同意,并在”文件/資料更改申請表”上簽名同意;人資部將更改好的文件進行打印、換版、歸檔、回收、發放，前一版文件進行作廢保留控制。

　?、谖募膿Q版管理

　　A 當文件的改動較小時，只做更換版次的處理;

　　B 當文件的改動較大時，須做更換版本的處理;

　　C 版本和版次的更換權利由人資部負責人決定。

　?、鄹奈募陌l放

　　A 文件更改完成后，人資部文件管理員在發放文件同時向相關部門繳回更改前的文件，并在“文件/資料繳回/再發登記表”中登記，該文件的原稿要加注“作廢文件保留”，其余文件要銷毀，并記錄在“文件/資料作廢/保留/銷毀登記表”中。

　?、茏鲝U文件的保留期限，原則上定為三年，個別文件視具體情況而定。須在“文件資料作廢/保留/銷毀登記表”中相應欄目記錄保留期限。

　　5.9文件損壞、遺失和補發

　?、傥募p壞

　　當文件使用者不小心把所發的文件損壞時，須填寫“補發文件申請單”，人資部負責人同意后辦理文件補發手續，并上繳損壞文件，由文件管理員進行銷毀并記錄表中;

　?、谖募a發

　　文件使用者不小心把文件遺失時，根據遺失文件的輕重對責任人進行批評或適當的處罰，補發時須填寫書面申請，經人資部負責人同意后辦理文件補辦手續。

　　5.10文件的借閱

　　需臨時借閱文件的人員,填寫”文件/資料借閱申請單”, 經人資部負責人批準后方可借閱，并由文件管理員填寫“文件資料借閱登記表”，借閱者應在指定日期歸還文件，到期末歸還由文件管理員收回。原版文件一律不外借，防止文件丟失或損壞。

　　5.11外部文件的控制

　?、僦苯右玫母黝愅獠课募?，由廠長或人資部負責人批準后方可發放使用;

　?、谌速Y部負責定期(每年初)到有關部門核查所使用的國家標準、行業標準等外部文件是否為有效版本，及時更換過期文件。

　?、廴速Y部負責檢查企業所執行的有關國家及地方等法律法規性文件的有效性;

　?、苋速Y部對發放到企業外部的受控文件進行發放登記及更換、作廢的控制。

　　5.12 質量記錄之歸檔、儲存、維護原則

　?、俑鞑块T負責對本部門質量記錄的保管，以每年一次(或視需要)把質量記錄歸檔到產品開發部。

　?、谫|量記錄編號采單據編碼者，依單據號連續編成順序排列。

　?、圪|量記錄編號采流水號碼者，依流水碼由小到大連續編成。

　?、軣o流水號或單據編號者，依記錄日期依序歸檔。

　?、輾w檔時機有：每日整理方式(日報表)、每月整理方式(月報表)、每季整理方式(日報/周報/月報)、每半年整理方式(月報)、每年整理方式(月報、年報)。

　?、逇w檔標示：整理歸檔完成時，質量記錄之外部、封箱外部加以標示，質量記錄內容及期間之質量記錄，以達到易于取閱之原則，如標示于檔案夾之外部或整理成疊之報表封面上。

　?、邇Υ嬖瓌t：儲存于檔案夾中，或裝訂成冊置于箱中，擺放整齊。

　?、噘|量記錄保存期限依“質量記錄歸檔清單”所載，逾期之質量記錄由廠長及人資部視情況決定銷毀或繼續保存。

　?、唾|量記錄應妥善保管，以防止損壞、變質、遺失。

　　6、使用表單

　　6.1文件資料發給部門及份數審批一覽表

　　6.2文件資料歸檔登記表

　　6.3文件資料發放(領用)審批登記表

　　6.4在用文件/資料有效性檢查記錄表

　　6.5文件資料更改申請(歸檔)表

　　6.6質量記錄歸檔清單

　　6.7文件資料作廢/保留/銷毀登記表

　　6.8文件資料借閱登記表

　　6.9外部文件資料歸檔登記表

　　6.10文件資料對外發放記錄表

　　6.11文件資料繳回再發登記表

篇2：房地產公司質量手冊:質量記錄控制工作程序

　　房地產公司質量手冊：質量記錄控制程序

　　1.目的

　　通過對質量記錄的控制和管理，為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。

　　2.范圍

　　適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。

　　3．職責

　　3.1 工程部負責質量記錄的設置，編制質量記錄清單，監督檢查各部門的執行情況。

　　3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理，并按規定進行有關記錄的移交。

　　3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。

　　4．控制程序

　　4.1 質量記錄的設置

　　4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總，編制質量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。

　　4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫“質量記錄變更申請單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。

　　4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號，并將其列入質量記錄清單。

　　4.2 質量記錄的編號

　　質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成：

　　4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方，其結構為：QRSS-**

　　其中：QR-表示質量記錄

　　SS-**該記錄順序號

　　4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結構為：

　　MMM-SS-***

　　其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》；

　　SS-填報年號

　　***-填報的順序號

　　4.3 質量記錄的填寫要求做到：

　　字跡清楚，表達明確；

　　真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果；

　　具備記錄人的簽字和填寫的日期；

　　4.4 質量記錄的傳遞

　　4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線，進行質量記錄的傳遞。

　　4.4.2質量記錄的傳遞，以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記“質量記錄發放登記臺帳”和“質量記錄接收登記臺帳”。

　　4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔

　　4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。

　　4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。

　　4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。

　　4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。

　　4.6 質量記錄的查閱

　　查閱人員需查閱質量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關的質量記錄。

　　5.質量記錄

　　5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單

　　5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳

　　5.3 QR19-03 質量記錄接收登記臺帳

　　6.支持性文件

　　6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》

篇3：物業質量手冊-質量記錄控制

　　4.2.4 質量記錄的控制

　　4.2.4.1質量記錄是為證明產品或服務滿足質量要求和質量管理體系運行的有效性和符合性向顧客、業主/用戶提供證據。對質量記錄的分析可為糾正/預防措施提供重要信息。

　　4.2.4.2本公司制訂并執行文件化程序《質量記錄控制程序》，對質量記錄進行收集、標識、編目、歸檔、保管和處理等作出規定，并確保貫徹執行。

　　4.2.4.3各部門、管理處按《南海市**物業管理有限公司檔案管理制度》規定要求對業務范圍內的有關質量記錄進行管理與控制。

　　4.2.4.4各部門、管理處應具備足夠的記錄來證實服務和體系運行滿足規定的要求。

　　4.2.4.5各部門、管理處指定專(兼)職資料管理員按規定要求對質量記錄進行收集、編目、存檔和處理。質量記錄的標識，歸檔和保存應方便存取和檢索。

　　4.2.4.6質量記錄及其表格的修改按《質量記錄控制程序》、《質量體系文件和資料控制程序》的規定要求進行。

　　4.2.4.7質量記錄表格編碼按《質量體系文件編碼規定》執行，標注在表格的右上角。

　　4.2.4.8規定各類記錄應按規定的時間的要求予以保存，并提供足夠的適宜的貯存條件，防止質量記錄的丟失或損壞。

　　4.2.4.9本公司所有的質量記錄以紙面表格為主。其它媒體形式的記錄參照以上規定進行控制。

　　4.2.4.10所有的質量記錄均應是真實狀況的記載，有關人員應按要求正確、清楚、完整地填寫，不得遺失或偽造。

　　4.2.4.11支持性文件

　　《質量記錄控制程序》

　　《質量體系文件和資料控制程序》

　　《南海市**物業管理有限公司檔案管理制度》