文檔管理備案制度

　　為適應學校規?；?，正規化發展的需要，保證政令通暢，提高學校管理水平，確保我校檔案的全面性，完整性，可追溯性及安全性，對學校的文書、檔案管理特做如下規定：

1、歸檔單位：

　　學校設立檔案室，管理、存放學校機要檔案，歸行政部領導，設專管人員負責。

2、歸檔范圍：

　　1)上級主管部門下發的文件、學校的紅頭文件、通知、會議記錄、協議、意見書、可行性報告、合作合同、購銷合同、合作合同、獲獎證書、主要會議記錄等經營性文件。

　　2)學校員工檔案、教師檔案、學員檔案、業務關系檔案。

　　3)學校教研成果、優秀教案、教材等經營過程中的各種總結性材料。

　　4)學校宣傳的傳單、報紙、雜志、廣告、剪報等有關學校的報道(報紙、音像)

　　5)其他的有本?？樣〉墓?含正件與附件、批復請示、轉發文件、被轉發的原件)一律由行政部統一管理。

3、收、交檔案、歸檔案：

　　1)學校全體員工應具有存檔、歸檔意識，積極配合學校檔案室做好機要檔案管理工作。

　　2)學校經營性文件要及時歸檔，各分校、部門簽收的外來文件要在兩個工作日內送檔案室歸檔。

　　3)各分校部門工作中形成的文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交有關人員核對整理后，于年底交于行政部歸檔，各單位，經辦人不得越期自行留存應該歸檔的文件。

　　4)學校員工、教師應在簽定用工合同兩個工作日內由人事部收齊人事資料、身份證、學歷證復印件送至專管員歸檔，如有續簽及變更合同的，應由檔案室提前兩個月通知及時辦理，舊合同繼續保留，任何分校沒有簽發、存放權。

　　5)凡有外聯業務的部門、個人，應每周二下班前將新增的詳細信息及時送交檔案室補充進業務檔案。

　　6)全校所有部門、分校區的總結性材料完成后應由該部門或分校區負責人拷貝收集后每周一下班前及時交檔案室歸檔。

　　7)學校宣傳中的傳單、剪報及音像品由宣傳部在匯總后于每周二下班前及時歸檔。

　　8)學校經營過程中的重大活動應由主辦人在活動結束后五日內整理歸檔，應包括：預算、實際費用、舉辦時間、場地、動用人員、有關報道錄像錄音等。

　　9)一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸檔。會議文件由會議主辦部門收集歸檔。

　　10)檔案管理部門接受后應簽收，分類登記歸檔，對上級來文要附上“文件處理箋”。

　　11)學校工作人員外出學習，考察、調研、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向校方辦理歸檔手續，經行政部簽字認可后財務部才給予核報差旅費。

　　12)凡外出帶回的文件，應交由檔案室統一管理，個人不得存放。

　　13)本校召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，經行政部簽字認可后財務部門才給以報銷會議費用。

4、傳遞、借用、保管：

　　1)凡外來文件、信函除注明親啟私信外，一律交由行政部拆封，登記接收時要檢查信口。對開口文件，信件應查明原因，密件開口要拒絕簽收。

　　2)凡外來文件，由行政部按來文性質及內容及時送有關領導批示，并交送有關承辦部門處理。外來一般文件、通知無需批示，登記編號后直接轉有關單位。

　　3)對于領導審閱批辦后的文件，一律退回行政部分轉有關部門，承辦人應在“公文處理箋”注明辦理情況，簽字后退回檔案室。

　　4)校內文件傳遞時要辦理簽收手續：填寫《文件發放登記表》。

　　5)公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)，工作結束后及時交檔案室歸檔。

　　6)文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、注銷等手續并按照收文檢查歸檔，以防遺漏。

5、立卷歸檔和保密：

　　1)凡在本規定范圍內的文件均由檔案室立卷保存。

　　2)立卷要分類編目、齊全，調閱借走檔案時須持本部門主管簽字，并由行政副校長簽字后方可借閱，專管人員應認真做好登記，并注明歸還日期，借閱人要注意保密，借閱人不得轉借他人。

　　3)因工作需要復印的文件，須由校長簽字后放方可復印，并認真登記。

　　4)檔案保存要做到“七防”即：防火、防塵、防蛀、防潮，防霉、防光、防盜、嚴格管理定期清查。

　　5)沒有存檔價值和存查必要的公文以及其他需要銷毀的檔案，應嚴格登記造冊，由行政副校長和校長審批簽字后方可銷毀，并由監毀人，銷毀人在登記本上簽字。

　　6)文件保密等級：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤，并加密碼。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審閱人數打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。

6、相關責任人及責任：

　　1)相關人員為：所有檔案的成文、填報者、接收者、傳送者、借閱者、銷毀者、行政部副校長、校長。

　　2)所有相關人員要保證檔案真實完整，保密安全并及時補充完善的責任。不得以任何理由拒交、謊交、拖延、推委、失職，否則按學校員工獎懲條例進行處罰。

　　3)所有分校和部門的文件管理人員要了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

　　4)認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸檔，每年年底前應將歸檔的文件材料歸檔完畢，并向校方做好交接簽收手續。

　　5)案卷質量總的要求：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

　　6)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

7、歸檔程序：

　　各分校(部門)文件管理員

　　行政部人員

　　檔案收集

　　檔案整理鑒定

　　行政部檔案管理人員

　　登記檔案目錄

　　檔案裝訂盒保存

8、文件的借閱：

　　文件借閱是行政部門日常性工作之一，要按規定的借閱制度辦理。文件借閱工作中，對業務性的文件，凡因工作需要的均可借閱。對機密性文件，不在閱讀范圍的人不能借閱。對機密文件借閱者要經校長簽字。

　　1)借閱程序：

　　借閱人員

　　寫借閱審批表

　　相關人員簽字

　　借閱

　　2)借閱時間：

　　原則上借閱文件只能在檔案室閱看，如特殊需要借離檔案室的需在48小時內歸還，逾期不還者檔案室有權通過其主管校長強行收回并給予每次50元的負激勵。如需長時間借用，只能借用備份件，需經校長簽字后方可借出，借出人對所借檔案材料負有保管、保密責任。

9、部門保管：

　　對于各分校(部門)保管的檔案僅限于學校所發行政制度、文件、當月學生檔案及其它學校經營性材料。各分校(部門)主管要指定專人管理，并加強對相關人員的保密紀律教育，不得私自借閱，嚴禁亂丟亂放，嚴禁將秘密文件帶往公共場所和家中，并保持分校(部門)檔案管理人員的相對穩定，如有變動及時通知行政部，按本條款特別事項的程序辦理。

10、特別事項：

　　檔案借出人或分校(部門)檔案管理人員如因工作變動或因故離職時，所保管的檔案、文件性材料應先交回檔案室，或在檔案管理員的證明下向接管人員辦理材料交接手續，由新接管人員辦理相應的簽收或借用手續。任何人不得擅自帶走或銷毀。

　　學校檔案管理員如因工作變動或因故離職時，應提前一個月通知校長，由校長監督向接管人員按上述程序做好清點、交接工作。

11、銷毀文件程序：

　　行政部人員

　　清點注銷

　　填寫文件銷毀登記表

　　主管領導簽批

　　銷毀人、監銷人

　　簽字備案

　　文件銷毀

篇2：工程文檔管理

　　工程文檔管理

　　1 施工準備文檔管理

　　施工準備文檔是指在施工人員進場前，由項目承包公司及其駐工地的項目經理部的管理人員組織、準備的相關工程文件。主要包括以下兩方面的內容：

　　1.1設計文檔資料的管理

　　1．建筑結構設計文檔的管理

　　建筑結構設計文檔是整個建筑工程實施的基礎性文件。只有在了解建筑的整體結構的基礎上，才能結合建筑特點，設計出與之融為一體的智能化系統工程。對于智能化系統工程設計而言，對建筑結構了解的側重點在于其空間位置及各種相關設施的布局，如弱電間、強電間、消防間、交換機房等。

　　2．智能化系統工程深化設計文檔

　　在施工人員進場前，設計人員要完成方案的深化設計，包括系統圖、系統設備連線圖、系統布線方案等工作的完成。這些設計文檔的完成是工作順利實施的基礎。

　　1.2合同文檔的管理

　　合同文檔的內容是對項目的所有售前工作的總結與界定。

　　在合同文檔中，對于工程實施影響最大的是工期與設備供應清單兩部分。這兩部分是工程實施的基本依據和要求，也是工程驗收的標準之一。因此工程實施過程中的合同管理，其最重要的工作是保證工程按照合同規定的要求順利實施。

　　2施工過程文檔管理

　　2.1施工過程文檔管理的要求

　　即時確認與存檔

　　在目前的現實條件下，工程文檔的書寫是很不規范的，因此，項目經理人員必須向過程文檔的發出方確認該文檔的內容和有效性。

　　由于施工現場的工作條件比較艱苦，環境也比較惡劣，來往人員也比較復雜，因此，過程文檔在簽收后，必須要立即存檔，并保存好原件。

　　即時處理

　　過程文檔的同時，也要根據其中涉及的問題及時給出處理意見，在可能的情況下要立即采取相應的處理措施。

　　及時回復

　　工程過程文檔一般是有針對性的工程指令、通知等，其涉及的內容往往很重要，因此，在及時采取相關措施的同時，還要根據進展情況及時向有關各方回復處理結果，以便互相協調工作。

　　2.2變更中的文檔管理

　　更改文件時，應當考慮由于文件某一部分的更改可能對其他部分產生的影響。

　　應當對文件進行標記，以便證明它們是受控文件還是非受控文件，是最新的還是作廢的文件。

　　3竣工驗收文檔的管理

　　3.1竣工驗收的商務文檔

　　竣工驗收商務文檔包括：

　　工程項目開工報告；

　　工程項目竣工驗收報告；

　　項目總包、分包等單位的設計和施工人員名單；

　　設計變更通知書；

　　工程質量事故發生后的調查和處理資料；

　　材料、設備、構件的質量合格證明資料；

　　試驗、檢測報告；

　　工程施工進度記錄和施工日志；

　　工程竣工驗收及資料。

　　3.2竣工驗收的技術文檔

　　由于不同的弱電系統有不同的設計要求和技術實現方式，而且其竣工驗收標準也不同，因此技術文檔的內容也不相同。安裝智能化弱電系統的分類分別闡述。

　　1．通信網絡系統的竣工驗收技術文檔

　　工程說明：含系統選型論證、規模容量、功能說明及各項技術指標；

　　竣工圖：通信系統圖、系統布線及路由圖、機房設備布置圖、設備端子板接線圖；

　　安裝設備清單及設備產品說明書、使用手冊；

　　其他文件：供貨合同及工程合同、出廠測試報告及開箱驗收記錄、工程測試記錄、系統試運行記錄、工程設計變更單、重大工程質量事故報告表。

　　2．辦公自動化系統的竣工驗收技術文檔

　　工程說明：系統總體設計（需求分析、組網方按、規模容量、設備選型和配置功能說明那及各項技術指標）；

　　竣工圖：網絡系統圖、系統布線及路由圖、機房設備布置圖、設備端子接線圖；

　　安裝設備清單及設備產品說明書、使用手冊；

　　其他文件：供貨合同及工程合同、出廠測試報告及開箱驗收記錄、工程測試記錄、系統試運行記錄、工程設計變更單、重大工程質量事故報告表。

　　3．建筑設備監控系統的竣工驗收技術文檔

　　工程說明：系統選型論證；系統規模容量（背監控設備數量及系統相應的輸入/輸出點數表）；控制工藝說明；系統功能說明及性能指標；

　　竣工圖：系統結構圖；各子系統控制原理圖；系統設備布置與布線圖（按樓層分別繪制）；與系統監控相關的動力配電箱電氣原理圖；監控設備（檢測器、執行器、DDC箱等）安裝圖；DDC站與中央管理工作站/操作員站的監控過程程序流程圖；監控設備端子接線圖；中央監控室設備布置圖等；

　　BA系統設備產品說明書；

　　BA系統操作維護手冊；

　　工程測試記錄：單臺設備起動及測試記錄；監控點功能檢查及測試記錄；系統功能檢查測試記錄；設備聯動功能測試記錄；

　　其他文件：供貨合同及工程合同、出廠測試報告及開箱驗收記錄、系統施工質量檢查記錄、相關重大工程質量事故報告表、相關工程設計變更單；

　　系統試運行記錄（包含夏季、冬季和過渡期工況）。

　　4．公共安全防范系統的竣工驗收技術文檔

　　安保工程驗收合格證與安保工程驗收技術文檔；

　　公共安全防范系統竣工資料以及公共安全防范系統中監視電視系統、通道控制系統、防盜報警系統、巡更管理系統、停車場管理系統、安保集成管理系統的設備清單、產品說明書及操作手冊；

　　公共安全防范系統運行管理規章制度；

　　公共安全防范系統運行記錄

　　5．智能化系統集成系統的竣工驗收技術文檔

　　系統總體設計。含需求分析（或功能規格書）、系統分析（軟、硬設備配置、組網方案）及各項技術指標；

　　系統測試報告。含功能測試和網絡測試；

　　安裝設備清單及設備產品使用說明書、操作手冊；

　　其他文件：供貨合同、工程合同、系統試運行記錄。

　　6．智能建筑物業管理工作的準備文檔

　　文檔資料。各子系統的文檔資料應規范齊全。

　　3.3竣工文檔管理的其他要求

　　1）工程檔案資料必須符合廣東省委辦公廳的要求，在工程施工過程中應及時做好收集、匯總、整理工程檔案。

　　2）在工程竣工驗收后三個月內，我司向監理公司提交一式四份完整的、符合要求的工程技術檔案資料（其中三份原件，一份復印件），

六套竣工圖（全部為藍圖，另附光盤六套），經監理公司簽認后提交給業主檔案管理部門。

　　3）凡要交工的材料/設備質量證明文件、合格證、試驗報告等規格不符合A4紙型者，一律粘貼在或復印在A4紙型上后歸檔，其中將原件放在A本。

　　4）竣工技術資料書寫，一律用鋼筆或碳素筆，不可使用圓珠筆、鉛筆或復寫紙。也可以用計算機打印。

　　5）系統工程辦理中間交接（驗收）后，應在一個季度內整編好竣工技術資料。按照監理單位、業主順序審改，質量監督職能部門檢查。

　　6）竣工圖編制要求：

　　竣工圖由施工企業負責整編。

　　竣工圖的折疊式樣及規格，按國家科學技術檔案案卷構成的一般要求（GB/T11822-89）、技術制復制圖的折疊方法（GB/0609-89）執行，圖簽外露。

　　竣工圖編制完后，必須逐張加蓋竣工圖章?？⒐D章采用國家檔案局國檔發（92）8號文件的規定執行，有關設計變更的竣工圖，應加蓋"此處有變見變更--號"及"說明"印章。

　　變更不多的圖紙，可將變更部分用碳素筆、墨水筆繪制在藍圖縫隙部位。

　　設計圖的平面變更，結構重大變更應以設計單位重新繪制的圖紙為準。

　　竣工圖章一般要求蓋在圖簽的上方，若上方無空位，則可蓋在圖紙背面。

　　竣工圖樣一律采用藍圖，不準用復印圖、白圖上交。

　　7）竣工技術資料組卷的質量和要求：

　　總的要求是字跡清晰，書面（圖畫）清楚，如實反映工程面貌，技術數據標準、可靠，圖物相符，簽字、蓋章齊備。

篇3：百貨大樓年掛歷文檔

　　百貨大樓20**年掛歷文檔

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　　大樓連萬家 溫馨你我他

　　2、z百貨大樓輝煌十八年，在政府及有關部門的正確領導下，堅持“一切為了顧客，為了一切顧客，為了顧客一切”的經營原則，文明經商，誠信服務，確保為消費者提供高標準、全優質的服務。連續多年被市委、市政府、區委、區政府授予“納稅超百萬元企業”榮譽稱號，獲省宣傳部、貿易廳、工商局、技術監督局頒發的《十城百店無假貨活動示范店》、《三星級窗口單位》、《河北最佳形象單位》、連續10屆《消費者信得過單位》等三十多個榮譽稱號。

　　3、z百貨大樓超市 **購物廣場超市新鮮·舒適便宜·省錢

　　主要經營各種中高檔煙酒、糧油主食、副食飲品、速凍冷鮮、蔬菜水果、熟食面點、日化洗滌、針織百貨、婦嬰用品、兒童玩具、廚房用具、餐具、（塑料）紙制品、床上用品、內衣、文體文具、辦公用品、數碼產品等，并每日推出特價商品。我們愿以優質的商品，低廉的價格，真誠的服務回饋廣大消費者。

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　　我們所經營的品牌“金匠世家”有著百年的驕人創業歷史，經過多年的經營已發展成為擁有數十家珠寶店的知名企業，并以“款式新、色澤美、工藝精”享譽珠寶界，深受廣大人民的喜愛。主要經營：黃金、鉑金、珠寶、鉆石、K金、玉飾、銀飾等均由國家檢測中心逐枚檢測合格，被社會調查事務所命名為“社會公眾滿意產品”并成為世界黃金協會與鉑金協會指定零售店。

　　6、z百貨大樓家電部

　　主要經營松下、LG、TCL、長虹、康佳、創維、海信、海爾等名牌彩電；海爾、新飛、榮聲、美菱、等品牌冰箱；美的、海爾、格力等名牌空調；榮事達、海爾、三洋、小鴨洗衣機；星星、澳柯瑪冰柜等眾多品牌家用電器。多年來，大樓家電部秉承“服務工作以顧客為中心，經營工作以服務為基礎和前提。顧客的需求，是我們的工作依據，達到顧客滿意，是我們的工作目標?！惫ぷ骼砟?，對售出的大件商品實行一條龍服務，送貨到家，由專業技師安裝調試到位。提供高質量的服務。

　　7、z百貨大樓家電部

　　主要經營松下、LG、TCL、長虹、康佳、創維、海信、海爾等名牌彩電；海爾、新飛、榮聲、美菱、等品牌冰箱；美的、海爾、格力等名牌空調；榮事達、海爾、三洋、小鴨洗衣機；星星、澳柯瑪冰柜等眾多品牌家用電器。多年來，大樓家電部秉承“服務工作以顧客為中心，經營工作以服務為基礎和前提。顧客的需求，是我們的工作依據，達到顧客滿意，是我們的工作目標?！惫ぷ骼砟?，對售出的大件商品實行一條龍服務，送貨到家，由專業技師安裝調試到位。提供高質量的服務。

　　8、z百貨大樓化妝部

　　主要經營知名品牌自然堂。珍珠養顏產品歐詩漫。中國金雞獎、百花獎指定使用產品丸美。巴黎歐萊雅、春紀、美膚寶、婷美、臺灣蜜雪兒、美素、歐珀萊、古蘭朵、那朵、韓束、妮維雅、黎姿。彩妝有：美寶蓮、自然堂，另有化妝品超市、大樓美護中心。

　　9、z百貨大樓摩托車公司

　　是我區規模最大、服務最好、名牌最多的摩托車銷售單位，多年來我們以一流的品牌，龐大的銷售體系、完善的售后服務，成為我區摩托車銷售行業的領頭軍。我公司所經營的品牌有豪爵、金城、嘉陵等，均是我國的最知名品牌，我公司以一個總店，多家分店的銷售模式，銷售網點直達鄉鎮，強大的售后服務，以一個總站，多家協作站及流動定點服務站，配以專業的維修保養技師、多部售后服務車、免費送貨車，各項服務直達鄉村。

　　我公司始終堅持“信譽第一，服務至上”的原則，在激烈的摩托車市場競爭中以絕對的品牌優勢和一流的服務優勢，連續10年華北地區銷量第一名，并獲多項殊榮。

　　10、z百貨大樓小家電部

　　主要以經營廚房大小電器、衛生間電器、電腦、手機、視聽產品、學習用具、個人護理產品、保健產品為主，其中油煙機、灶具有方太、美的、櫻花等九大品牌，熱水器有海爾、史麥斯、萬家樂等九大品牌，飲水機有美的、安吉爾、萬寶等六大品牌，是您喬遷的首選，廚房小電器有微波爐、電磁爐、電餅鐺、豆漿機、電飯鍋等可以使您的生活更加有滋有味，小家電產品高、中、低檔應有盡有，各具千秋，能充分點綴您的完美生活，我們的服務理念是以禮迎賓，以價贏人，以質服人，以情感人，顧客的感動是我們服務的永恒追求。

　　11、羽絨服飾系列

　　輕盈羽絨，為您打造溫暖美麗的身姿，展現青春靚麗的風采！z百貨大樓羽絨服商場和**購物四樓羽絨城匯聚全國知名品牌：波司登、雪中飛、康博、冰潔、雅鹿、紅豆、大羽、千仞崗、寒馳、歌杰斯、花花公子、圣羅蘭、北極獅、深傲、湯普勒、月龍、回圓、洲艷、今越等多個廠家共同演繹流行與時尚的魅力。羊老大、七只羊、蒙塞爾、蒙雪人等羊絨制品給您一個溫暖的冬天。

　　12、**購物廣場二樓鞋類商場

　　主要經營：金利來、安踏、露友、保羅蓋帝、紅蜻蜓、佰莉文、花花公子、金猴、金萊克、百億蓮、登云、老人頭、伊利高、美妮施、意爾康、圣帝羅蘭、阿迪王、春達、貝羅妮、報喜鶴、名爵等知名品牌。

　　童鞋部：穿大樓童鞋過快樂童年，超星神——支持才是最好的愛，奔仔——為童年創造快樂，吉米鹿——健康每一步，小飛人、優貝克、澳雅王、卡丁皮鞋亮出孩子的風采。