英達仕公司文檔制度???????
(一)圖書雜志
1.公司所屬圖書是專供相關公司內人士參閱，由行政部統一保管，于每年6月、12月下旬詳實盤點。
2.文秘應將圖書書名、出版社名稱、數冊、金額按類型編號，各部門員工由于工作需要借閱的須在文秘處登記借期、歸還期。如遇清點期限或公務上需參考將隨時通知收閱,借書人不得拒絕。附《圖書登記冊》
3.一般情況下，圖書只得在司內閱讀，借書冊數以三冊為限，借書期限不得超出過二周，若要續借者，重新到行政部處登記。
4.對圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。
(二)專業資料1.資料分類：
1.1公司搜集的各種公司業務文本、流程、企劃案、制度、顧問業理論等文件正本及復印件;
1.2公司由政府主管部門購買的政策法規;
1.3公司各類剪報;
1.4公司搜集的各類行業(如建材、裝飾等)材料
2.公司資料只可于公司內借閱當天歸還，不得攜出司外
3.特殊情況需復印者，須填報復印申請批準
(三)客戶檔案
1.客戶檔案是公司文檔管理和商業秘密保護作業中的重要領域
2.客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問服務過程中制作的各類文件、文本
3.客戶檔案只可于公司內借閱，當天歸還，不得攜出司外
4.特殊情況需復印時，須填報復印申請報批
5.服務結案前，由指定專案人員負責客戶資料管理，并承擔保密責任
(四)辦公文檔
1.行政管理部負責對公司全體員工的辦公文檔進行系統管理
2.行政人員辦公文檔設：?工作計劃與報告?司內行政
3.業務人員辦公文檔設：?工作計劃與報告?司內行政
?拓展資料?談項目A、B、C......?執行項目A、B、C......
篇2：P物業文檔管理作業指導書
P物業文檔管理作業指導書
1.目的：規范各類文檔的日常管理。
2.范圍：適用**物業管理公司。
3.定義
3.1公司內部發文：以公司名義發出的規章制度、通知通報、人事任免、會議紀要、計劃、總結等文件。
3.2公司對外往來文件：以公司名義與政府部門、上級公司、公司客戶、相關業務單位及其它單位往來文件等。
3.3部門發文及往來文件：以部門名義發出的組織架構、崗位職責、規章制度、通知通報、人事任免、會議紀要、計劃、總結、報告等，對客戶、相關業務單位往來文件等。
3.4文件分類
3.4.1規定：公司或部門發布的、在質量體系文件內容以外的行政規章制度，采取重大的強制性行政措施等文件。
3.4.2決定：公司或部門發布的、對重要事項或重大行動做出安排的文件。
3.4.3決議：經公司或部門會議討論通過并要求貫徹的文件。
3.4.4通知：公司或部門發布的、轉發上級機關文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執行的文件。
3.4.5通告：公司或部門發布的、向顧客通知和要求遵守的文件。
3.4.6通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息的文件。
3.4.7請示：向上級請求批示與批準的文件。
3.4.8報告：向上級匯報工作、反映情況、提出建議的文件。
3.4.9批復：答復請示事項的文件。
3.4.10函：商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批準等文件。
3.4.11會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求與會者共同遵守的文件。
4.職責
4.1 總經理辦公室負責公司各類文檔的發放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
4.2 各部門經理或指定專人負責本部門的各類文檔發放、保管工作。
5.方法和過程控制
5.1文件管理要求
5.1.1文件處理必須做到準確、及時、安全。
5.1.2對內發文須使用公司發文紙格式，對外發文須使用公司信紙格式。
5.1.3文件必須蓋章或簽字后方可生效。
5.2文件立卷歸檔依照《檔案資料管理程序》執行。
5.3文件格式
5.3.1文件一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、正文、附件、發文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部分組成。
5.3.3公司內部或部門內部發文須有部門名稱。
5.3.4多頁文件應標明頁碼。
5.3.5文件版面格式以打開一份新文檔時的默認設置為準，即：
|
頁面設置 |
格式 |
||
|
紙張大小 |
A4 |
字符間距 |
100% |
|
上 |
2.54厘米 |
段前 |
0行 |
|
下 |
2.54厘米 |
段后 |
0行 |
|
左 |
3.17厘米 |
行距 |
1.5倍 |
|
右 |
3.17厘米 |
縮進 |
右縮進2個字節 |
|
裝訂線 |
0厘米 |
標題字體 |
黑體三號 |
|
頁眉 |
1.5厘米 |
字號字體 |
黑體小四號 |
|
頁腳 |
1.75厘米 |
正文字體 |
華文細黑小四號 |
5.3.6文件格式范例
文件名稱(黑體、三號，居中)
文件字號(黑體、小四號，居中)
文件正文(華文細黑體、小四號)
之平管理重慶分公司
(部門名稱)
二○○ 年 月 日(日期須用大寫漢字)
主題詞：
主送：
抄送：張貼時間:
擬制：審核：審批：
(華文細黑五號)
第 頁共 頁(華文細黑體，小五號，居中)
5.4文件字號編碼規則
5.4.1 以公司名義的發文的字號由總經理辦公室統一管理。
5.4.2公司對外發文字號編碼規則為:
之平管理 +渝+ [****]+ ***
公司名稱 +分公司簡稱+ 年號 + 流水號
如：之平管理渝[20**]001
5.4.3公司內部發文(含職能部門聯合發文)字號編碼規則為:
ZPMG-CQ +****+***
公司名稱代碼 + 年號 + 流水號
如：ZPMG-CQ[20**]001
5.4.4公司各部門發文(含業務部門)字號編碼規則為：
ZPMG-CQ +*** +****+***
公司名稱代碼 + 部門簡稱 + 年號 + 流水號
如：ZPMG-CQ(人力)[20**]001
5.4.5公司各部門簡稱：總經理辦公室--總辦，人力資源部--人力，財務管理部--財務，營運管理部--營運，市場發展部--市場。
5.4.10業務部門簡稱：中冶·林蔭大道-中冶，魯能星城七街區-魯七，魯能星城八街區-魯八，魯能星城十一街區--魯十一。
5.4.7其它臨時性文件等可不用編號。
5.5制度格式
5.5.1 制度封面、制度標題格式、制度標題表頭格式、制度正文格式、制度所屬表格格式、制度所屬表格表頭格式依照*Z-CQ01-02《質量體系文件編制作業指導書》執行。
5.5.2制度編號為：ZPMG-CQ -**-**(公司名稱代碼+重慶分公司簡稱+部門代碼+流水號)。
5.5.3制度所附表格的編號為：ZPMG-CQ-**-**- F*(公司名稱代碼+重慶分公司簡稱+部門代碼+制度流水號+F+表格流水號)。
5.5.6分公司各部門代碼：總經理辦公室--ZB，人力資源部--HR，財務管理部--CW，營運管理部--YY，市場發展部-SC。
5.5.7業務部門簡稱：中冶·林蔭大道-ZY，魯能星城七街區-L7，魯能星城八街區-L8，魯能星城十一街區-L11。
5.6收文
5.6.1收文一律使用《文件處理表》。
5.6.2外單位來文由公司前臺文員負責收文，在《文件登記表》中登記，根據文件屬性由總經理辦公室及時分送相關部門，并跟蹤處理結果，處理完畢后及時歸檔。
5.7辦文
5.7.1辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
5.7.2辦文由總經理辦公室統一安排并提交相關領導簽署《文件處理表》后安排辦文，包括文件的分送、傳遞和催辦，辦理完畢后及時歸檔。
5.7.3各部門須嚴格按照時限要求完成，協辦部門須積極配合主辦部門完成文件處理，總經理辦公室負責文件的催辦，防止漏辦或延誤。
5.7.4文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續，防止文件遺失。
5.8 電子文檔
5.8.1各類電子文檔須按文件類別設立相應的子目錄，分類保存，重要文件須加密，并備份，在《文件資料目錄》備注欄中注明文檔保存路徑。
5.8.2如以電子文檔形式傳送的文件需對文本文件進行存檔時，須將有審批意見的郵件封面打印與文本文件一同存檔。如文件內容為質量記錄，打印時須保持原質量記錄表格的格式。
6.質量記錄和表格
*Z-CQ02-02-F1 《文件處理表》
*Z-CQ02-02-F2 《文件登記表》
篇3：機要文檔管理員職責
機要文檔管理員職責
職責范圍：
1、協助經理日常工作
2、監督各處計劃完成狀況
3、建立、歸檔資料
工作內容：
1、建立住戶檔案，做好住戶的驗房、入住、車輛、寵物及常住人員的檔案。
2、建立部門的人員檔案，辦公用品、勞保用品的管理。
3、客戶、公司內部上、下行文件的草擬、發放、收檔、復印、打印工作。
4、部門各處的崗位責任，工作程序、標準、控制表格的歸檔和整理。
5、特別管理維修處的設備檔案和臺帳。
6、建立公司的鑰匙柜，嚴格執行鑰匙的發放、回歸程序。
7、協助部門主管檢查本部的工作計劃落實情況。
8、整理本部門每月、每年的收入和支出狀況。
9、協助總務建立固定資產，辦公用品及易耗物品帳目，對以上物品的進、耗、轉、存、報廢進行憑證處理和電腦化制度比較。
10、每月匯總盤點和制表提供數據給部門經理。
11、保護客人隱私