商場物業部文檔管理辦法

　　1.制定本辦法的目的、依據和適用范圍

　　1.1為了加強物業部門的文檔管理，充分發揮文檔的作用，更好地為商場的經營、管理和發展等各項工作服務，依據《中華人民共和國檔案法》和國家有關企業檔案管理的有關規定，結合物業管理行業特點及本公司實際情況，制訂本管理辦法。

　　1.2本管理辦法的適用范圍包括集團各區域物業部、各商場物業管理部門。

　　2.文檔的定義

　　2.1文檔是指從事經營、管理以及其他各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文件、報表、圖紙、帳冊、照片、錄音、錄像、電子光盤以及記載榮譽內容的獎品實物等歷史記錄。

　　3.文檔管理的基本原則和要求

　　3.1為維護文檔的完整、安全，同時便于有效利用，各商場物業在管理活動過程中形成的物業檔案資料實行“統一制度、三級管理”的原則，即：凡明確列入由區域物業部集中保管目錄的文件材料（原件）由區域物業部集中保管；其他文件材料（原件）由各商場物業（保安）部按集團的規定要求自行管理。

　　3.2各商場領導應當加強對文檔工作的領導和管理。

　　4.文檔管理機構和人員

　　各商場在物業經理的領導下，形成檔案工作的管理網絡。

　　*集團物業推進中心對各區域物業部、各商場物業（保安）部文檔工作進行指導、檢查和考核。集團物業推進中心文檔配備專職文檔管理人員，負責收集、保管和提供利用物業條線各類文檔；

　　*各區域、各商場物業部門的文員（或指專人）在部長（經理）領導下負責本區域、商場（物業條線）文檔材料的歸集和整理立卷，并按規定向集團物業推進中心送交相關文檔。

　　*各區域物業部、各商場物業（保安）部均須根據文檔保管的要求設置固定文檔存放點，并配備文檔管理人員和必要的文檔存放櫥柜，負責本部門文檔材料（資料）的歸集、整理。

　　*各區域物業部長、各商場物業（保安）經理為文檔工作的主要責任人，并將文檔工作納入部門的年度工作計劃。

　　5.文檔案管理人員的職責

　　5.1.集團物業推進中心文檔管理人員的職責：

　　*負責公司級（物業條線）各類文檔的接收、整理、保管、統計、利用等；

　　*按規定要求統一管理公司（物業條線）的文檔，確保文檔的完整和安全。對已接收入室的文檔，有計劃參與進行整理、重組和銷毀工作；對因歸檔制度不健全或執行不嚴而遺漏失散在外的重要文件材料，加強收集歸檔；

　　*指導、督促和檢查各部門文件材料的立卷、歸檔工作，組織對兼職文檔管理人員的業務學習與培訓；

　　*參與實施對部門文檔工作的考評；

　　*負責編制公司（物業條線）文檔目錄、檢索資料，嚴格執行文檔借閱制度，主動、快捷提供利用服務；

　　*辦理領導交辦的其他有關文檔業務的工作。

　　5.2.區域物業部文檔管理人員的職責：

　　*按歸檔類別要求負責所屬部門形成文件的積累、整理和立卷工作，對集團物業推進中心需要的文件材料，按規定要求及時送交歸檔；

　　*負責由部門日常使用保管的文檔、資料（主要是物業管理業務文檔）的管理。

　　*部門文檔管理人員如兼文員工作，則還應當承擔如下職責：

　?。?）負責本部門文書處理工作，包括文件材料（含合同、協議、來往文書等）的收發、登記、傳閱、催辦和留注；

　?。?）負責本部門文書管理工作，包括文件材料的保管、調閱和文件材料的歸集、整理、預立卷等。

　　5.3.商場物業（保安）文檔管理人員的職責：

　　*按歸檔類別要求負責所屬部門形成文件的積累、整理和立卷工作，對明確由區域物業部文檔室集中保管的文件材料，按規定要求及時送交歸檔；

　　*負責由部門日常使用保管的檔案、資料（主要是物業管理業務檔案）的管理。

　　*部門文檔管理員如兼文員工作，則還應當承擔如下職責：

　?。?）負責本部門文書處理工作，包括文件材料（含合同、協議、來往文書等）的收發、登記、傳閱、催辦和留注；

　?。?）負責本部門文書管理工作，包括文件材料的保管、調閱和文件材料的歸集、整理、預立卷等，并按規定及時向文檔室移交。

　　6.公司（物業條線）文件材料歸檔范圍

　　*前期工程交接驗收范圍的材料歸檔

　　*客商戶檔案(含二次裝修資料)及客戶服務范圍的材料歸檔

　　*物業運作管理（含合同、協議、來往文書等）范圍的材料歸檔

　　*其它范圍的材料歸檔

　　7. 檔案的管理和移交

　　*向文檔室（各部門）移交文檔時，應辦理交接手續。按規范格式填制〖歸檔文件材料移交接收清冊〗，認真做好清點、登記和簽署工作。

　　*文檔管理應遵循保密工作有關規定。

　　*文檔室必須具備防盜、防火、防有害生物等安全設施。文檔室由文檔管理人員專人管理。

　　*按規定由各部門負責管理的檔案、資料（主要是物業管理業務檔案），在該物業項目管理終止或管理主體發生變化時，應按規定編制移交清冊后，向接管該項目的物業辦理移交。

　　8.檔案的查閱利用

　　*文檔室應當多渠道、多形式地開展文檔利用服務工作，努力提高文檔利用效能。

　　*查閱、借閱文檔需辦理相關登記和批準手續，并填制〖文件檔案資料查閱登記表〗及〖文件檔案資料借閱登記表〗。

　　*查閱、借閱、復印各部門文檔資料時，一般需經相關領導簽字批準，并須辦理相關登記（歸還時及時注銷）手續。

篇2：物業總經辦文檔管理員崗位職責

　　物業公司總經辦文檔管理員崗位職責

　　【管理層級關系】

　　直接上級：秘書主管

　　【技能要求】

　　基本素質：遵守公司各項規章制度，工作認真、細致，保守機密，團結同志，熱情、周到。

　　自然條件：25歲以上，身體健康，精力旺盛，氣質良好。

　　文化程度：秘書或檔案專業大專以上學歷。

　　工作經驗：3年以上工作經驗。

　　特殊要求：熟練使用電腦及現代化辦公設備，接人待物大方得體。

　　【崗位職責】

　　1.負責保管、使用公司印章、介紹信;

　　2.負責公司的文書、檔案管理工作;

　　3.負責外來文件的拆封、編號和登記及送交辦公室主任擬辦，根據擬辦要求及時進行轉遞和處理;

　　4.負責以公司名義上報下發文件的編號、登記和分發工作;

　　5.負責接收、整理和保管各部門送來的文書材料;

　　6.負責對公文的執行情況催辦;

　　7.負責文件的立卷、保管、借閱和銷毀;

　　8.做好檔案的收集、整理、鑒定、登記和統計工作;熟悉所保管的檔案情況，搞好檔案的利用工作;

　　9.負責保護檔案的安全，做好防盜、防火、防潮、防光、防塵、防蟲等工作;

　　10.嚴格遵守保密制度，不得利用職權擅自擴大檔案的利用范圍，不得泄露檔案的機密，不得擅自銷毀檔案材料;

　　11.負責來訪的接待工作，發送傳真件及接聽電話并做留言記錄;

　　12.負責公司各類速印文件、資料的印制工作及本部門各類文件的印制;

　　13.完成領導交辦的臨時性工作任務。