機要文檔管理員職責

職責范圍：
1、協助經理日常工作
2、監督各處計劃完成狀況
3、建立、歸檔資料

工作內容：
1、建立住戶檔案，做好住戶的驗房、入住、車輛、寵物及常住人員的檔案。
2、建立部門的人員檔案，辦公用品、勞保用品的管理。
3、客戶、公司內部上、下行文件的草擬、發放、收檔、復印、打印工作。
4、部門各處的崗位責任，工作程序、標準、控制表格的歸檔和整理。
5、特別管理維修處的設備檔案和臺帳。
6、建立公司的鑰匙柜，嚴格執行鑰匙的發放、回歸程序。
7、協助部門主管檢查本部的工作計劃落實情況。
8、整理本部門每月、每年的收入和支出狀況。
9、協助總務建立固定資產，辦公用品及易耗物品帳目，對以上物品的進、耗、轉、存、報廢進行憑證處理和電腦化制度比較。
10、每月匯總盤點和制表提供數據給部門經理。
11、保護客人隱私

篇2：學院機要文件管理工作規定

學院機要文件管理工作規定

　　為了加強機要文件的管理，進一步規范機要文件的處理程序，結合我院實際，制定本規定。

　　1、凡上級或下級單位寄送或交換至我院的機要文件，均由機要人員負責收文、啟封。一般函件除注明院領導個人和各處、室以外，要根據文件內容、密級和傳閱范圍，送有關領導或有關處室簽收和閱處。

　　2、機要人員對所有來文進行登記，經辦公室主任閱處后，送院領導傳閱。機要人員與各位領導辦理文件傳閱手續。

　　3、院領導在文件的批閱過程中要做到迅速、及時，不得積壓、橫傳;機要文件一律不得帶出辦公室閱批，因公出差或參加兩天以上會議時，應將傳閱文件退還機要室，未看完的文件，待回院后再閱。閱文時，對于文件的批示和簽名不要用鉛筆和圓珠筆。卷內文件不得隨意抽走、留存。

　　4、對院領導批示要求職能部門辦理的文件，機要人員應立即將文件送達承辦單位。承辦單位應及時將辦理情況反饋院辦公室并報告分管院領導。

　　5、對于急件的處理。主管領導需要部門即刻辦理的急件，也應先退回院機要室，由機要人員按照院領導的批示，立即送職能部門并辦理文件借閱手續，而不能在傳閱過程中“橫傳”，以避免造成文件丟失。

　　6、文件傳閱、處理結束，承辦部門要在文件處理單上寫明處理結果，并簽名和寫清楚處理日期后，退回機要室統一保管。有關業務文件，各處、室需要暫時保留備用的，可在機要室辦理借閱手續，但保留期限不得超過1個月。

　　7、上級來文的復印，按照中央辦公廳和省委辦公廳的規定辦理;凡標有密級的文件不得私自翻印、復制、摘錄和外傳文件傳閱、因工作需要翻印、復制、摘錄時，應按有關規定經批準后辦理。復印件按照文件、資料的保密等級管理;不得在公開發表的文章中引用“三密”資料。

　　8、凡發到各部門的機要文件，各單位必須認真管理、清理。使用完后，按照規定時間，及時清退交機要室。

　　9、凡涉及機要文件的領導和工作人員，必須嚴格遵守國家保密條例，嚴防失密、泄密。要維護機要文件的嚴肅性、權威性和保密性。按規定，文件傳到哪一級就要保密到哪一級。送抵各單位的文件一定要妥善保管，對丟失文件或泄密者，要按照有關規定追究責任。

篇3：學院機要秘書科工作職責

學院機要秘書科工作職責

　　一、在院辦公室領導下，搞好綜合性材料的調查、收集和整理，起草各種文稿，及時準確提供信息、意見和建議。

　　二、做好黨委會、院長辦公會、書記院長碰頭會、中層干部會及其他重要會議等的會務工作，并整理重要問題的會議紀要。

　　三、對以學院名義上報或下發的公文和其它文字材料等進行初審、把關，并做好呈批、印發、歸檔等工作。

　　四、起草學院工作報告、計劃、領導講話、年鑒、大事記等各類文字材料，編印學院簡報，印發有關作息時間、放假等通知。

　　五、受理院內各職能部門的請示、報告，及時呈送有關領導批示和轉交有關部門。

　　六、做好外來公文的交換、登記、送閱、催辦、歸檔及保密工作。

　　七、正確管理、使用學院及辦公室黨委、行政印章，負責開具對外介紹信及證明。

　　八、推進電子政務，實現網上辦公。做好學院傳真收發服務及學院電子信箱的管理。

　　九、指導文印室業務工作。

　　十、完成院領導、辦公室領導交辦的其它工作。