管理處文檔庫建立和目錄
物業管理處文檔案的建立是信息管理工作的重要內容，文檔庫是管理處各類檔案的重要儲備地，服務于物業管理處每一部門。對于物業管理處文檔庫的建立，可根據管理處職能和業務管理的實際情況，編制文檔分類目錄，保證文檔資料完整并易于檢索，作為物業管理處進行各類文檔管理的規范基礎。
1、文檔分類編號規則：
1)編號原則上應根據職能管理和業務管理的各類工作內容進行分類，按照文檔一、二、三級目錄進行編號。如：一級目錄"物業規劃檔案"下的第一條"用地批準文件"，則其編號為"1-1"，如該二目錄對應下文檔有多卷以上，則每卷的編號順序為"1-1-1、1-1-2……"。
2)現場管理的日常工作文檔也須按序號進行編碼，以防止在工作現場的遺失，在工作文檔完成后，由責任人按時定期交資料室編號、存檔。
3)在文件夾（盒/袋）封面或側面應有標識，上面注明目錄號、文檔標題等。文件夾（盒/袋）應有卷內目錄，詳細列明卷內的文件資料。
4)文檔管理員調（離）職或更換崗位前，須做好文檔資料交接工作，完善交接手續，如文檔資料有遺失，追究當事人責任。
2、文檔目錄分類
序號一級目錄二級目錄
1物業規劃檔案用地批準文件
項目批準文件
2物業接管驗收資料移交證明資料
驗收證明資料
3工程檔案竣工資料
技術資料
4產權資料
5物業委托管理合同
6房屋使用及公眾制度房屋使用資料
7管理處證照管理處專業化管理資料
8架構及職責
9行政管理檔案
10后勤管理檔案采購文件資料
資產、倉庫管理記錄
內務管理記錄
鑰匙管理記錄
11合同管理檔案
12人事管理檔案人事資料
員工培訓記錄
員工考核記錄
崗位資格證書
13財務管理檔案
14維修基金管理
15房屋管理檔案房屋本體維修資料
房屋管理資料
16公用設施設備管理檔案共用設施設備
管理資料
共用設施設備運行維護記錄
17給排水系統
管理檔案給排水系統維護保養
18供配電系統管理檔案
19消防設備設施管理檔案消防系統運行維護記錄
20安全管理檔案安全管理資料
安全防范措施
安全工作記錄
21消防管理檔案消防管理資料
消防應急方案
消防工作記錄
22車輛管理檔案停車場管理資料
停車場管理記錄
非機動車輛管理檔案
23保潔管理檔案保潔管理資料
保潔工作記錄
24消殺服務檔案
25綠化管理檔案綠化管理資料
綠化工作記錄
26業主檔案
27租戶檔案
28社區文化活動檔案社區文化活動資料
29經營管理檔案有償服務檔案
商戶管理檔案
30客戶服務檔案客房服務工作記錄
31業主委員會檔案
篇2：公司文檔資料管理規定
公司文檔資料的管理規定
1、公司的文檔是公司的軟性資產，對文檔的管理，要做到處理及時，卷宗規范，確保安全;
2、公司各部門負責管理與該部門有關的文件，如：銷售部門負責營銷檔案、客房往來資料、設計師、裝飾公司檔案(含協議)、市場訊息檔案等;財務部負責各類財務單據、銷售合同及其他檔案(如執行價格、發放薪資依據文件);渠道部負責分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負責行政、人事、綜合類檔案;
3、公司文件由辦公室起草，發文程序為：擬稿、自審、報經理或副總經理審核簽發、打印、發文、催辦、立卷歸檔;
4、對內發文應有統一的結構與編號，要求文字精準、條理清晰、層次分明、結構緊密;
5、公司的收文程序為：收文、報送(分發)、催辦、立卷、歸檔;
6、公司收文由辦公室負責，依據事件大小、緊急程序進行歸類，報送經理閱示或發放各部門處理，重要文件轉辦公室存檔;
7、文檔按照機密程度，分為“秘密”、“機密”、“決密”三個檔次，撰稿人應依據機密程度確定報送范圍，秘密文件的報(發)送由專人進行，確保發送未超出報送范圍;
8、機密文件應確保其安全性，文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負有保密的義務，造成資料外泄的，公司將依據事件影響追究當事人的責任;
9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權益無關的文檔，特殊情況經公司經理、副總經理批準后方得查閱，借閱文檔必須及時歸還;
10、辦公室、公司各部門應將文檔分類立卷歸宗，方便調閱;
11、文檔的銷毀要列出銷毀清單，報請公司副總經理、經理批準后方可銷毀;
12、移交檔案應按規定辦理交接手續，確保檔案資料的完整。
篇3：學校后勤公司辦公室文檔員崗位工作職責
學校后勤公司辦公室文檔員崗位職責
?。?）樹立全心全意為學校、公司和各部門服務的思想，接受任務態度積極、認真，熱愛本職工作。做到不遲到、不早退，有事向領導請假。
?。?）按時保質保量地完成領導和各部門的文件、材料的打印、復印工作。及時將上級下發的文件送交于領導傳閱。
?。?）增強工作責任心，提高工作效率，保證打印質量。節約紙張及其它文印用品，愛護、保養打印設備。
?。?）嚴格執行保密制度，遵守保密紀律，凡尚未公布的事項概不外傳，所有打印文稿和接收文件均須建檔，并妥善保管，不許無關人員翻閱、接觸。
?。?）嚴格檔案管理，認真整理、裝訂，歸類放置、妥善保管。
?。?）認真做好公司報刊的訂閱、收取和發放工作。
?。?）積極完成領導交辦的其它任務。