機關管理印、函、證件、文檔管理制度
(1)機關各類印章和雙聯函由政秘科副科長負責保管，按規定程序使用，嚴禁私自攜帶，嚴禁隨意轉交他人，嚴禁擅自使用，造成后果責任由簽發人、管理人和使用人承擔。
(2)印、函使用實行簽發制。對外聯絡業務工作或其他事項需持信函的，由主任簽字后方可蓋章。如遇主任出差或不在單位，根據所辦事項的緩急重要程度由主持工作的領導簽字，或電話請示主任同意、由相關領導簽字后方可蓋章。
(3)政秘科副科長請假、出差或外出學習，印、函由主任指定專人負責保管。
(4)證件(編制本、代碼證、土地證、產籍證、營業證、照、收費證、各類合同、協議等)由文秘人員保管，并負責年檢、年審和換證工作。業務科室因工作需要時，由經辦人員打借條，主任批示后方可借給，辦理完業務工作后要及時歸還。發生證件管理使用不當或因工作需要借出丟失的，要及時糾正或補辦，給單位造成損失或嚴重后果的，要追究相關責任人的黨紀、政紀責任。
(5)嚴格執行文件收、發、督辦、登記管理制度。對各類涉密文件和廢棄涉密文件要分類造冊登記，文件收發、督辦和歸檔記載規范，做到有據可查。因工作失誤造成文件丟失或泄密的，根據情節給予當事人相應的責任追究。
(6)文秘人員要堅守工作崗位，不得隨意離崗、串崗，外出時要請示科長，安排專人堅守崗位，做好電話、電傳的登記、傳達和督辦工作。
(7)行政檔案、人事檔案由文秘人員統一編號，建檔管理，做到規范、整潔、防火、防潮、防蛀。嚴禁個人私自查閱、攜帶檔案，因工作需要查閱的，須請示主任同意后方可查閱，查閱不得離開檔案室，不得攜帶鋼筆、毛筆等不易擦痕跡類筆(可帶鉛筆);需帶出復印的，由文書和當事人共同辦理;需帶去相關部門辦理公務的，須核實檔案內容，密封蓋章后由專人負責辦理，辦結后隨時歸還。發生涂改、丟失或增加，給予相關責任人相應黨紀、政紀處分。
篇2：盟物業管理顧問工程建議函(精要)
盟東城物業管理顧問工程建議函(精要)
編號：z局物業字GW--ZJ--HC--(20**)--004號
致：z實業發展有限公司z先生
抄：z物業服務有限公司z先生
由：z局物業管理有限公司z城項目顧問咨詢組
時間：二〇一三年十二月五日
主題：《關于z城工程的建議函》
主題（盟東城物業管理顧問工程建議函）
z實業發展有限公司：
為使產品日臻完善，我們從物業人與使用人的角度，針對z城工程方面提出如下建議，供貴司產品、服務在不同形態時參考使用。
詳細內容見正文：《關于z城工程的建議函》。
z局物業管理有限公司
z城項目顧問咨詢組
二〇一三年十二月五日
乙方簽發甲方簽收
時間時間
附件：關于z城工程的建議函
由：z局物業管理有限公司z城項目顧問咨詢組
致：z實業發展有限公司z先生
抄：z物業服務有限公司z先生
事宜：z城工程建議函
《關于z城工程的建議函》
一、綠化景觀
1、會所旁回填土層較淺，不宜栽種高大喬木；
2、關注高端社區的生態文明、人與自然的和諧共生：1）可在產品的不同階段（如銷售投入期、正常居住期）考慮設計耐腐蝕、耐風化的景觀鳥籠，為近六萬平方米的景觀綠化區增添盎然生機。2）建議在小區景觀隱蔽處設寵物廁所，并安放小沙鏟、塑料袋掛件或裝置，并考慮設置洗手取水點。3）z氣候濕熱，小區綠化面積大，容易滋生蚊蟲，建議設計安裝若干滅蚊設施；
3、建議把水體景觀燈、小品燈、地埋燈、照樹燈、草地燈等分路設置開關，以方便在不同的時間段控制各回路照明，達到節能目的；
4、設計階段，園區景觀應盡量避免有棱角的構筑物或做圓弧處理；
5、踏步道路石材之間的空隙對老年人、穿高跟鞋的女士造成不便，踏步石之間的綠化難以養護，建議做硬化處理；
6、下圖中左邊的園區水景周圍應采取右邊水景的處理方式，避免道路污水流入水景，造成污染；
7、園林道路應設置路肩，避免泥沙隨雨水污染路面和避免行人踐踏綠化；
8、園區道路未設置殘疾人通道設置不夠人性化；
9、園區內管道閥門固定螺栓未使用不銹鋼螺栓，對以后的檢修造成不便；
10、樓頂的景觀燈安裝位置不利于檢修，且在大風的季節可能會有燈罩被吹落，造成安全隱患；
11、水景或泳池旁不宜栽種小葉類植物；
12、腳手架不宜直接放置在石材地面，會造成石材有銹跡，影響景觀品質；
13、會所游泳池的消毒池周圍沒有安裝圍欄；
14、消毒池深度達到40公分，造成客人進出消毒池不便，建議將深度改到20公分；
15、園區草坪燈地腳螺絲被回填土掩蓋，不便檢修，建議將燈的基礎高出回填土；
二、電梯系統
1、電梯轎廂地面與電梯廳地面設10°左右反坡，防止溢水進入電梯井道，其他未裝修的電梯廳應考慮此建議；
2、電梯廳及電梯轎廂內應設置到站提醒；以便提醒等候的客戶；
3、電梯轎頂上電子板應有防水浸保護措施，防止電子板浸水損壞；
4、因本項目樓層較高建議設電梯樓層防搗亂功能，如有小孩頑皮，亂按電梯樓層按鈕，此功能可取消亂按樓層；
5、監控中心應安裝有電梯監控屏，上有電梯的運行及樓層指示，并能鎖定電梯，并能將其降至于一層；
6、設電梯視頻樓層顯示裝置：可在電梯監控圖像中迭加電梯運動方向的箭頭指示、樓層層數數字顯示，還可顯示物業管理信息，并配編輯功能，方便現場監控以及日后有需要調取錄像時能很方便查看電梯運行方向、樓層，方便產品后期的管理與使用；
7、z地區多雨多臺風，電梯機房的應具有防水和散熱功能，建議做雙層，內層是玻璃推拉窗，外層是百葉窗；
三、供配電系統
1、配電房內只安裝了一個小型軸流風機，不能滿足夏季高溫時期設備房的散熱效果，影響設備運行安全，建議增加強制排風設備；
2、發電機房內沒有設置強制送、排風，只有自然進風，建議增加強制送、排風設備；
3、發電機房內墻上未安裝接地母排，不符合相關規范，需增加；并把發電機基座、燃油箱、油管、門等設備與接地母排連接；
4、發電機儲油室內照明燈具不是防爆燈具，需更換；
5、建議強、弱電井內設置工作插座和工作開關，以方便設備檢修及滿足臨時用電需求；
6、地下停車場與庭院燈建議分路間隔控制，以方便在不同的時間段控制各回路照明；
7、設備房門安裝防鼠板，電纜進線口加防火泥等材料密封，防鼠進入設備房咬斷線路；
8、電纜線槽在連接處應做等電位連接，以策安全；
9、建議在非機動車庫內增加充電插座并計量電表；
10、電源線路應穿線管，不應該使用黃臘管，這樣不利于線路的散熱和線路的維護；
11、按照國家規范每個接線點不應超過2組線，存在安全隱患和以后的維護保養；
12、按照國家施工規范，開關的進線端和出線端應做好線路的來自某個開關箱和到某個配電線路；
13、電源線路在拐角處未做有效的絕緣防護，存在安全隱患；
14、避雷帶連接點應做防銹處理；
15、樓頂風機底座未做接地處理，電源線路在露天部位使用線槽，在下雨的天氣，雨水會進入線槽，存在安全隱患；
16、樓頂的泛光燈電源線路應使用三芯電纜，并做好接地處理，保障安全；
17、天面的通道門未做接地，在存在雷擊的隱患；
18、所有的設備房門扇均未做接地處理，存在安全隱患；
19、發電機房消煙處理水泵上部裝置水龍頭，存在安全隱患；
20、發電機油箱未做沙池，存在消防隱患；
四、給排水
1、水泵房地面應鋪設瓷磚；
2、水泵房控制柜與水泵隔離，建議水泵房控制柜在水泵房內設有單獨的房間；
3、消防水池水箱設透明水位標識，設檢修爬梯，同時需設計護攔，最好為不銹鋼材料制作；排水管徑大于80mm，水池底做坡面，水泵房最低處做60公分直徑、深50公分的集水坑；
4、建議在水泵房內設置跑水聲光報警設備，報警信號連接至監控中心；
5、消防泵風葉防護罩凹陷，對消防泵的運作存在安全隱患；
6、消防泵房內的消防管道壓力表裝置的未做過高，不利于觀察壓力指數；
7、消防管道和生活用水管道未做防銹處理；
8、消防管道支架未做減震處理；
9、生活水泵房控制柜上部未做窗扇，在下雨時雨水會飄到控制柜，存在安全隱患；
10、生活水泵房的供水管道支架未做減震處理；
11、生活水泵房電源箱上部的排水管道管頭未做封閉處理；
五、其它
1、消防箱報警線路應做暗埋或穿硬質線管，不應該明裝使用軟管；
2、非機動車庫下地下室通道樓梯應做護欄；
3、大堂天花裝修未預留檢修通道口；
4、一樓和地下室電梯廳墻面裝飾板太薄，只有5毫米，強度不夠，容易破損；
5、地下室消防箱未做防撞處理，應做防撞護欄；
z城項目顧問咨詢組
顧問項目經理（簽署）：
二〇一三年十二月五日
篇3：公司行政管理制度:證明函管理制度
公司行政管理制度：證明函管理制度
一、證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書、授權委托書等。
二、公司證明函由總經辦指定專人統一管理。
三、使用證明函必須填寫《證明函使用申請單》，經部門經理核準后方可。
四、法定代表人證明書、授權委托書須經主管副總經理核準。
五、使用證明函必須做好登記，填寫《證明函使用登記表》。
六、嚴禁開出空白證明函或外借證明函。
七、證明函開出后，使用人應妥善保管。如發生遺失或被盜，應立即向主管領導匯報，并迅速采取相應措施，避免造成損失；如證明函未使用，應立即退還總經辦。
八、總經辦應妥善保管證明函存根。