學院水電維修物資采購管理和發放辦法

　　第一條 為規范水電維修物資的采購計劃、庫存及領用管理制度，提高服務質量，更好地保證學院水電正常運行，使全校教學、科研、師生生活得到可靠保障。同時，為保證供應的及時性和有效性，按需申購、按需領用，節約能源，控制不必要消耗、耗損，防止公共財產浪費及流失，根據分口管理、層層落實的原則，加強監管，嚴格控制，規范流程，特制定本辦法。

　　第二條 辦法適用范圍

　　本辦法規定設備備品、備件的儲備原則，以及采購、入庫驗收、保管、保養、發放等各項管理要求。

　　第三條 物資采購計劃管理總綱

　　1.全年水電維修物資費用，嚴格按照學院下達指標，并結合后勤水電實際情況，按計劃使用，由學院統一定點采購。根據本中心維修計劃、作業條件、設備狀況等，編制本年度所需配件計劃。

　　2.計劃編制需把所需配件的名稱、型號規格、數量及配件生產廠家、供貨時間等標注清楚。既要滿足日常維修所需，又不要造成配件嚴重積壓。

　　3.專項報告、貴重物品及緊急需求品(倉庫無庫存)，由使用人員(部門)臨時補報計劃，經部門領導審批后交采購詢價，再呈上級審批，確定是否購買。

　　第四條 出入庫及驗收管理

　　1.對入庫的配件，應認真核對配件名稱，規格、合格證書、數量等進行核準和驗收，確認無誤后方可入庫。

　　2.物資入庫前發現問題，由采購方聯系供貨方負責處理或由驗收方提出退貨處理。驗收合格后，使用部門發現問題，由采購方負責協調處理。未經驗收或驗收不合格的，規格型號與要求不相符又不能代用的配件不準入庫，更不準發放，對于驗收不合格的物品及時退貨處理和匯報。

　　3.物資驗收后要登記建賬，并由驗收人員辦理入庫驗收單。

　　4.驗收后將物資放到指定位置，并擺放整齊，嚴禁亂擺亂放。

　　第五條 發放和領用管理辦法

　　1、領用配件對象僅限定于本部門各負責區人員，其他人員未經許可不得領取。

　　2.領用限定：

　　2.1 領用類別限定：按照負責區實際需求領用，未經保管員同意的或無維修任務的，不得申請領用無關物品。

　　2.2 領用數量限定：凡是領用物資都要填寫出庫單和用途;一次性領取數量超過50個(單價在15元人民幣以下)者，經保管員核對用途后，方可出庫，并認真填寫領用登記表。

　　2.3 領用金額限定：單件物品金額超過100元或總金額超過

　　200元者，須由維修部門填寫報修單，按維修任務領用，由保管員認真填寫用途和出庫登記表。

　　3. 使用人員在領用備品備件或配件的，填寫領用登記表，領用登記表須寫明物品名稱、規格型號、用途及使用時間、地點，并標明具體數量，最后確認簽名。書寫要求詳細、工整，規格、型號、數量等事項要填寫清楚，書寫不規范者，管理員有權要求重寫或拒絕發放。

　　4. 嚴格按出庫登記表所填寫數量、規格型號發放，并仔細檢查所發配件是否符合使用要求，發現損壞物品不得發放，并將其做好標記。

　　5. 責任落實到個人，做到誰領取誰簽名負責，誰使用誰負責，共同使用共同負責，負責區人員之間相互監督。

　　6. 各負責區維修材料費用應嚴格監控每月使用數量及金額，及時跟蹤材料使用情況，并建立相關材料領用、消耗明細、匯總賬目。

　　7. 各負責區所需配件原則上現領現用，不得囤積，杜絕建立“小倉庫”，維修完畢，未使用物資經保管員驗收入庫。

　　8. 各負責人員所領取配件，只能在學院規定、指定的范圍內進行維修維護和使用，不得私自挪作它用。

　　9. 管理人員需經常深入各負責區，定期收集報修單、匯總表，及時掌握配件的使用情況，了解庫存數量及配件質量，防止積壓和過期耗損，保證配件的正確使用及使用途徑合法合規。發現有不正當理由領料或嚴重囤積或私自挪作它用等違規違法行為者，按學院相關文件制度處理，部門負責人需如實做好記錄并送交后勤辦公室。

　　第六條 物資庫房管理

　　1.庫房內的貨物要碼放整齊、分類清楚，貴重的備件必須妥善保管，按規定存放(入柜加鎖)。

　　2.保持庫房衛生，不得將包裝材料亂扔亂放。

　　3.對庫存備件要注意防潮、防銹、防變形、磕碰和破損、防腐、防火，并定期檢查。

　　4.熟悉備品備件及配件的規格型號、性能及存放地點，出入庫必須手續齊全且有記錄。還必須做到備品備件及配件入庫多少，出庫多少，還剩多少等情況，都要做到心中有數，保證備品備件或配件用到實處。

　　5.庫房保管員要了解配件缺口,查對庫存,做到心中有數。

　　6.加強配件的保養，每周檢查一次配件的品質、狀態發現問題及時匯報處理。

　　7.每天將出入庫數據錄入計算機(如有條件)，做到日清月結。并對配件消耗進行分析;為配件管理提供依據。易耗品要有足夠的儲備，合理安排進貨時間和數量避免影響，也防止積壓。

　　8.及時向上級領導匯報備品備件及配件消耗和需動態補充的(備件)配件。

　　第七條 本管理辦法自頒發之日試行，解釋權歸后勤管理處。

篇2：物業公司物資采購管理程序

　　物業公司物資采購管理程序

　　1.0目的

　　對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產品符合規定要求，價格達到成本控制的目的。

　　2.0適用范圍

　　適用于麗江花園物業管理公司對服務所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。

　　3.0職責

　　3.1行政部負責物資采購（各相關部門協助），負責按要求組織對供應采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務業績定期進行評價，建立供方檔案，執行采購作業。

　　3.2各部門或機構負責提供國家標準和行業標準、采購物品驗收依據、準則或標準。技術部或使用部門、機構負責采購物品的檢驗或驗證，協助核定分類物品及有關費用支出的價格。行政組織各使用部門的質量信息反饋，對分類物品供應的評價。

　　3.3財務部負責從資金上保證審批后項目的實施。

　　3.4管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經理批準。

　　3.5使用物品的相關部門人員負責對采購物資的質量進行檢測。

　　4.0定義

　　4.1采購物資分類，根據對服務質量影響程度分為：

　　4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。

　　4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。

　　4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。

　　4.1.4D類：緊急物品采購。

　　4.1.5E類:所有經常性采購的物品。

　　4.2供方：提供產品的組織或個人。

　　示例：制造商、批發商、產品的零售商或商販、服務或信息的提供方。

　　注1：供方可以是組織內部的或外部的。

　　注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物資采購的審批

　　5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經理確認，財務總監審核后，報總經理批準。

　　5.1.2E類物品采購需專題報財務總監、總經理批準；D類物品由行政部組織，各相關部門協助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執行；C類物品采購由需求部門根據年度費用預算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務總監、總經理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結果報財務總監、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。

　　5.1.3《用款/采購計劃》應清楚寫明物資名稱、規格、數量、價格、申請購買時間、用途、質量要求等。

　　5.2采購實施

　　5.2.1行政部負責實施采購，各相關部門協助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。

　　5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應確保規定的采購要求是充分的。

　　5.3采購物資的驗證方式

　　5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：

　　a)由行政部組織相關部門進行進貨驗證；

　　b)由本公司在供方現場實施驗證；

　　5.3.2行政部應在采購文件中規定驗證的安排和產品放行的方法。

　　5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據《采購物資分類明細表》，在相應的檢驗規程中規定不同的驗證方式。

　　5.4采購信息

　　采購信息表達擬采購的產品，適當時包括：

　　5.4.1產品采購批準的要求。

　　5.4.2對產品的驗收要求。

　　5.4.3適用的質量管理體系要求。

　　5.4.4其他要求，如價格、數量、交付、人員等。

　　5.5公司的采購文件

　　文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應確認采購要求是，應由相應的發放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。

　　5.6對采購物資供方的評價

　　5.6.1合格供應商的條件

　　a)有營業執照和相應的經營資格，具備持續穩定的合格產品供貨渠道；

　　b)具有良好的供應物資業績；

　　c)具有質量保證能力的證明（必要時）；

　　d)價格合理；

　　e)服務良好。

　　5.6.2行政部根據采購物資要求，組織有關人員對物資的質量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責建立并保存合格供方的質量記錄。根據供方物資的類別及其質量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。

　　5.6.3對有多年業務往來的重要物資供方，應提供其質量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質量保證能力，適當時包括以下內容：

　　a)質量管理體系認證證書；

　　b)本公司對供方質量管理體系進行審核的結果；

　　c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調查；

　　d)供方產品的質量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄；

　　e)供方的財務狀況及服務和支持能力等。

　　5.6.4對第一次供應重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應經樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：

　　a)新供方根據提供的技術要求提供少量樣品；

　　b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；

　　c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；

　　d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。

　　e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經行政部審核，總經理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；

　　5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。

　　5.6.7對連續兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。

　　5.7對合格供方的定期復評

　　行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，填寫《物資供方業績評定表》，評價時按百分制，質量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60（或質量評分低于42），應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證，連續第二次評分仍不合格，應取消其供貨資格。

　　6.0相關文件

　　6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0質量記錄

　　7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物資供方調查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物資供方業績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08

篇3：學校后勤管理處物資采購及領用規定

　　學校后勤管理處物資采購及領用管理規定

　　為進一步提高后勤處管理水平，規范工作流程，建設數字化后勤，根據當前后勤處工作實際，經處委會研究，制定本規定。

　　一、物資采購

　　1、采購：

　?、藕笄谔幐骺剖倚栀徺I的物資由各科室提出書面采購計劃(一式兩份)，經科長簽字處室負責人批準后，提前兩天交綜合科采購員詢價或招標后實施采購。

　?、莆飿I需用物資由物業維修主管或后勤處倉庫管理員提出書面采購計劃經分管處長(或處室負責人)批準后，提前兩天報綜合科采購員詢價或招標后實施采購。

　?、菍W校其他處室(院系)需購買的物資，由購買人寫出申請經本處室及后勤處負責人簽字后，提前兩天報綜合科采購員詢價或招標后實施采購。

　　2、驗收：所購物資應嚴格履行三方驗收制度(即需用人、倉庫管理員、購買人對物資驗收無誤后采購計劃上簽字后方可入庫)和入庫發放制度。(購買的物資必須經過倉庫入庫后執行領用手續，特殊情況除外)

　　二、物資領用及管理

　　1、物業維修需用物資必須由物業維修主管到學校倉庫統一領取，其他人員未經批準不得隨意領用。物業領用的物資必須在一周內對物資使用情況進行說明，(到倉庫管理員處交回“物資使用說明表”)。物業對物資使用情況填寫“物資使用情況說明表”，經學校使用單位證明人簽字蓋章后交倉庫管理員)如未按規定時間進行情況說明，倉庫管理員可拒絕物資的再領用，出現不良后果由物業承擔全部責任并根據物業管理辦法進行相應經濟的處罰。

　　2、后勤處各科室需用物資的領用必須持“物資領用單”經科室負責人簽字分管處長審核后，倉庫管理員方可進行物資發放，手續不全的不得發放物資。

　　三、低值易耗品的管理

　　為加強對后勤處內各類物品的管理，各科室應安排專人根據學校固定資產管理辦法，對本科室內的低值易耗品進行登記造冊，登記后由處資產管理員進行匯總。各科在工作過程中應及時對各種設備或工具進行維護和保養，確保設施設備的正常使用，保證工作的正常開展。對使用過程中出現的物品損耗、報廢等其他原因，應及時報告資產管理員及時銷賬。

　　本規定自下發之日起施行。

　　后勤管理處

　　20**年1月1日

　　物資采購計劃表

　　序號

　　物資名稱

　　規格

　　型號

　　數量

　　進場日期

　　預算資金或

　　特殊說明

　　申報人： 日期： 審核： 日期：

　　物資使用情況說明表

　　物資名稱

　　使用數量

　　使用部位

　　使用情況說明：

　　維修人： 日期： 證明人： 單位：(章)

　　物資領用單

　　序號

　　物資名稱

　　規格型號

　　數量

　　備注

　　領用人： 日期： 科室負責人：