開發公司文件管理制度

　　第一章 總則

　　第一條 為加強對各類文件的統一管理，減少文件數量，提高發文質量和組織管理工作的效率，充分發揮文件在各項工作中的先導作用，結合公司的實際情況，制訂本制度。

　　第二條 本制度所稱“文件”是指公司的所有文本文件和電子文件，包括：

　　1、外來文件;

　　2、公司公文文件;

　　3、公司管理體系文件;

　　4、工作記錄。

　　第三條 文件管理包括文件的收發、保管、作廢等。

　　第四條 公司各類文件由辦公室歸口管理，其他部門負責與其業務有關的文件的管理。

　　第二章 外來文件的管理

　　第五條 外來文件包括：

　　(一)法規性文件，包括國家、省、市頒布的相關法律、條 例、通知以及行業規范、標準等。

　　(二)行業主管部門和相關單位的來函、來文;

　　(三)商務信函、通知。

　　第六條 公司各級人員在外出時應注意收集與公司及個人業務有關法規性文件。獲得外來文件后，當事人應識別文件的內容、性質。涉及其它部門、人員業務的，應主動告知其它部門和個人，并在取回文件后7日內將文件原件交公司辦公室，個人可根據需要保存文件復印件。據為己有或逾期不報的，公司給予口頭警告處分。

　　第七條 各部門每月向辦公室報送《外來文件登記表》。辦公室匯總后，以適當方式予以公布，以便外來文件在公司的共享利用。

　　第八條 公司辦公室應指定專人下載法規性文件，并根據文件內容打印、分發給公司高層管理人員和有關部門負責人。公司各部門負責人應在本單位內指定專人下載與本單位職責相關的法規性文件，并根據文件內容轉交給辦公室和相關領導。

　　第九條 文件接收人員在接收行業主管部門和相關單位的來函、來文時，應注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀的函件可拒絕簽收。簽收后的來函、來文應在當日內交辦公室，由辦公室行政秘書拆封。辦公室行政秘書根據文件內容，送交公司有關領導、有關部門，并在《外來文件登記表》上做好登記。

　　第十條 文件接收人員在收到各類商務信函后，根據信封的內容分別采取以下處理方式：

　　(一)注明收件人姓名或職務的，應直接交收件人;

　　(二)注明接收部門的，應直接交部門;

　　(三)收件人是公司的，全部交辦公室處理。

　　第十一條 任何人員嚴禁拆看其他人員的信函。錯投或誤拆的，應及時轉交收件人。私自拆看他人信函的，收件人可追究當事人的民事責任。

　　第三章 公文文件

　　第十二條 公文文件是指以公司名義發出的通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報等。文書文件是公司在經營管理過程中所形成的具有約束力和規范體式的公務文書，是傳達貫徹上級方針、政策，發布規章 制度，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具。

　　第十三條 公司發文一般由承辦部門擬稿，辦公室審核、統一編號，報總經理簽批后發文。

　　第十四條 發文的用途

　　(一)公司內部發文主要用途：

　　1、公布公司規章 制度;

　　2、轉發主管部門文件;

　　3、公布公司體制機構變動或人事任免事項;

　　4、公布公司重大生產、技術、經營管理等工作的決定;

　　5、發布有關獎懲決定和通報;

　　6、其它有關公司的重大事項。

　　(二)公司對外發文主要用途：

　　1、對行業主管部門呈報申請、請示報告等;

　　2、同業務關系單位聯系有關工作聯系事宜。

　　第十五條 發文程序

　　(一)公司各部門需要發文，應事先向分管副總經理提出申請。

　　(二)分管副總經理同意發文時，承辦部門根據實際需要草擬文件初稿，草擬文稿必須從公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條 理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。

　　(三)文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章 、標定日期。

　　(四)辦公室應根據公司領導的要求和公司有關規定，對文稿進行審核和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿。

　　(五)經辦公室審查修改后的文稿，送分管副總經理核稿。分管副總經理應對文稿內容、質量負責。需要會簽的文稿，應在交付打印前送有關部門會簽。

　　(六)文稿審核會簽后，按批準權限的規定請公司領導簽發。

　　(七)經領導批準簽發后的文稿交辦公室行政秘書統一編號，印發。文件發放時，做好發放記錄。

　　第十六條 公文的格式、字體、字號等應遵循行文規范，辦公室核準無誤后由總經理簽發。

　　第十七條 公文的歸檔、保管、借閱等參見《檔案管理辦法》的有關規定。

　　第四章 公司管理體系文件

　　第十八條 公司管理體系文件是指公司為完善治理結構、規范內部管理而頒布、下發的各類規章 制度、規程、程序、作業指導書等制度性文本文件，包括：

　　(一)公司章 程、專業委員會議事規則等公司治理文件;

　　(二)公司各項管理制度;

　　(三)公司其他為規范各項工作過程或項目開發流程而起草的規程、程序、作業指導書等。

　　第十九條 公司管理制度由公司總經理辦公室聯合各項制度的主控部門溝通起草。

　　第二十條 管理制度會簽

　　(一)起草完成后管理制度必須進行會簽。

　　(二)公司總經理辦公室負責組織文件的主控部門和相關部門的人員進行文件的討論、修改和會簽，或者提請公司總經理進行會議討論。

　　(三)文件的主控部門起草公文，公司總經理辦公室審核后，呈交總經理簽發“頒布令”。

　　第五章 工作記錄

　　第二十二條 工作記錄是指在日常經營管理工作中形成的可驗證、可追溯的各種報告、方案、記錄表單等。

　　第二十三條 與業務有關的報告、方案書等由各部門負責留存，負責記錄表單格式的設計和修改。

　　第二十四條 公司總經理辦公室負責與管理制度有關的記錄表單的統一管理，包括編制、印刷和發放使用，并在體系文件評審中檢查記錄表單的及時性、真確性和有效性。

　　第六章 附則

　　第二十五條 文件送達

　　(一)公司對外送達文件時，應由接收人在“文件送達簽收記錄”上簽字。

　　(二)在交接文件時，不能當面交接的，應電話告知接受人。

　　第二十六條 公司文本文件可以電子文件形式進行下發、保存，電子文件與文本文件的效力等同。

　　第二十七條 公司各類文件的立卷、歸檔、保管、借閱、保密、銷毀等執行《檔案管理辦法》的有關規定。

　　第二十八條 合同、協議等特殊文件的管理執行《經濟合同管理辦法》的有關規定。

　　第三十條 本制度由辦公室負責解釋。

　　第三十一條 本制度自頒布之日起施行。

篇2：公司藥業文件管理制度

　　**藥業文件管理制度

　　1.目 的：為確保文件收發等事務正常、順利進行，規范文件管理，特制定本規定。

　　2.適用范圍：本制度適用于總公司，各分子公司應根據本制度制定細則并報總公司批準后執行。

　　3.權責說明：總經辦管理公司的收發文工作，各部門負責本部門相關文件的管理。4.公司發文

　　4.1公司發文由公司總經理(或其授權人)簽發，加蓋公章有效。任何個人和部門不得隨意起草以公司名義發布的文件。

　　4.2公司發文程序

　　4.2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報的文件，必須經分管領導同意后起草，交總經辦核稿后呈送總經理簽發。

　　4.2.2總經理簽發后由總經辦制作文件，并將總經理簽發原件一起送印鑒管理員蓋章。

　　4.2.3蓋章完畢后，由總經辦辦理發、送、呈、存檔事宜。

　　4.2.4未簽發的文件，總經辦按收文分類登記;簽發后的文件按發文分類登記?？偨涋k需做好收文及發、送、呈登記，并將有總經理簽字的原件存檔。

　　4.3公司發文分類、編號：西藏藥業〔20**〕××號。

　　4.4對外文件必須做成紅頭，以示嚴肅和正規，格式附后。

　　4.5無總經理或總經理授權人簽字的文稿一律不得加蓋公章。

　　5.公司部門發文

　　5.1公司部門在內部行文一律以部門第一負責人、部門分管領導同時簽署生效，不再加蓋部門印章;任何部門不得以個人簽名或部門名義對外行文。

　　5.2公司部門發文主要分為總經辦發文和其他部門發文。

　　5.2.1總經辦發文：在管理制度內制訂的實施細則，以及不必對子公司及公司外的其他單位發布的文件，原則上可由總經辦制訂、分管領導簽發生效。

　　5.2.2其他部門發文。其他部門可在其部門職權范圍內對公司內部部門行文，經部門經理、部門分管領導簽發后，在公司內部有效。

　　5.3公司部門發文格式附后。

　　5.4部門發文超出部門職權范圍，又不應由公司發文的，須由相關部門共同簽發，經分管領導批準后行文。

　　5.5公司內部發文按以下辦法分類、編號：

　　西藏藥業(總經辦、信息部、***)發〔20××〕××號

　　6.收文

　　6.1公司以外單位送、發給我公司的文件由收文單位簽收，包括：政府職能部門行文、業務管理部門行文、合作、協作單位行文等，同時填寫《收發文登記表》，格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當日立即填寫《收文處理表》報送有關部門和有關人員，不得積壓延誤;屬于急件的，應在接件后立即報送。

　　6.2各部門應指定專人辦理收文事宜。

　　6.3各部門應將處理完后的來文、處理過程和處理結果一并交總經辦存檔，同時，每半年清理一次，沒有及時存檔的全部存檔，并將填寫的《收發文登記表》一起存檔。

　　7.其他

　　7.1文件的發文、收文部門負責人應注明文件密級或者"不得復印"、"不得攜出"字樣。

　　7.1.1絕密：絕密檔案涉及公司重大決策的核心機密，如董事會、公司經營體制度改革、財務制度改革、兼并關聯企業等文件，公司項目招投標文件、財務賬冊、營銷策劃方案、項目設計方案等文件。

　　7.1.2機密：機密檔案為公司重要證件批文、合同協議、技術資料、人事勞資體系等文件。

　　7.1.3 秘密：秘密檔案為僅可內部公開的一般文件資料。

　　7.2各部門對各類文件必須嚴格分類、專人管理并妥善保管。

　　7.3單位、個人調、借閱文件或部門間借閱文件，必須按規定填寫文件借閱登記表，屬秘密級以上的文件需分管領導以上人員批準。

　　7.4文件及有關資料的打印、復印、簽章，必須按規定嚴格辦理，并做好登記，嚴禁未經同意私自處理。

　　7.5收發文處理不當或不及時造成損失的，由公司專題會討論處理辦法。失密、泄密的按專項管理制度規定處理，沒有或不及時歸檔的，每次貢獻50元愛心基金。

　　8.附則

　　8.1 本制度由總經辦負責解釋。

　　8.2本制度施行后，凡既有的類似規章制度或與之相抵觸的規定即行廢止。

　　8.3 本制度經總經理批準后自頒布之日起執行。修改時亦同。

　　附：

篇3：酒店文件管理制度（6）

　　酒店文件管理制度(六)

　　1.公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。

　　2.收到的公文由行政辦公室簽收登記，分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見。

　　3.總經理批辦的公文，根據批示，由行政辦公室轉交承辦部門和傳閱員，并進行簽收登記。

　　4.因工作需要，借閱文件和檔案，按規定程序辦理借閱手續，用完后及時歸還，秘密級以上的文件和檔案，各級領導均不得攜離酒店。

　　5.各部門或個人對承辦的公文，必須認真負責，按規定期限及時辦理，不得拖延和積壓;對承辦批示存有異議，及時提出書面意見。

　　6.各部門均應實行公文催辦制度，負責辦理公文的人員，對自己經手處理的公文負有催辦義務，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事。

　　7.公文處理過程中，要做好平時歸卷工作，辦完后，及時將公文定稿，正本和有關材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。

　　8.的所有人員調動和離職時，應將文件清理移交，沒有移交清理完畢的，不予辦理調動和離職手續;參加會議帶回的文件，應及時交欄案室登記和保管。

　　9.行政辦公室沒有保存價值的文件，經過鑒別和行政辦公室主任的批準，予以定期銷毀。