1.目的

　　為了使公司各部門文件管理規范化、系統化,加強文件起草的準確性和文件執行的有效性,特制定本制度。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于方正物業管理公司各部門及下屬公司。

　　3.文件的類別、定義

　　3.1類別:

　　3.1.1公文按文種分為:管理制度、管理辦法、請示、報告、通知、申請、通報、決定、會議紀要、傳真、工作聯系函等。

　　3.2定義:

　　3.2.1對公司范圍內的工作事務制訂帶有約束性的規章制度,用"管理制度"或"管理規定"。 規定某些事項的工作流程或各部門的職責、職權的規章制度文件用"管理辦法"。

　　3.2.2向集團領導、::公司領導請求指示、批準或匯報工作時,用"請示"或"報告"文種。同一級別請求批準事項時,可用"申請";經領導批示文件,可用傳真。

　　3.2.3上級部門向下級部門傳達重要情況,用"通報"或"決定"。

　　3.2.4對公司內部公布制度、辦法及其它需要周知和共同執行的事項、計劃、規定等,用"通知"。

　　3.2.5與集團兄弟公司進行工作接洽,需對方給以反饋時,要求填寫中頤集團工作聯絡函。

　　3.2.6對周例會、總結計劃會、部門工作溝通會等會議的內容綱要,規定事項和工作指示等,用"會議紀要",并發給相關與會人員。

　　4、文件格式

　　4.1規章制度格式:由首頁表頭+正文+頁數組成。

　　4.1.1首頁表頭格式:

　　說明:首頁的表頭包括右上角注釋、公司商標、權責單位、總頁數、生效日期、替代文件、編號、擬稿人、審核人、審批人、主題、歸檔密級。

　　[右上角注釋]:要求注明發文單位及規章制度的形式。(如公司發的管理制度,為“方正物業公司管理制度”;如公司發的管理辦法,為“方正物業公司管理辦法”,依此類推。)

　　[公司商標]:要求所有的文件首頁必須加上公司的商標。

　　[權責單位]:行文部門名稱(以便文件閱讀者可將有關信息反饋給行文部門)。

　　[總頁數]:共多少頁(含附件)。

　　[生效日期]:文件自何時起生效。

　　[替代文件]:被新文件取代的原文件編號。

　　[編號]:由發文單位代號、年度及三位序數組成。

　　發文單位代號一般為各發文單位的第一個字起頭。公司部門代號:行政人事部-“人字”、客戶服務部-“客字”

篇2：物業公司質量體系文件管理程序

　　物業公司質量體系文件管理程序

　　1.0目的

　　對質量管理體系文件予以控制，確保在使用時可獲得有關版本的適用體系文

　　件。

　　2.0適用范圍

　　適用于公司質量管理體系文件的控制。

　　3.0職責

　　3.1總經理負責對公司質量管理體系文件的評審和批準。

　　3.2管理者代表負責對公司質量管理體系文件的總體控制。

　　3.3辦公室負責組織質量管理體系文件的建立、整理、發放、使用、保管以及更改控制。

　　3.4各部門負責管理本部門持有的質量管理體系文件，并確保體系文件的有效使用。

　　4.0 過程識別

　　5.0 行為準則

　　a)文件應清晰，便于識別，發布前得到批準；

　　b)外來文件應識別并控制其發放；

　　c)使用文件場所都應得到相關文件的有效版本；

　　d)對作廢文件做出標識或隔離，防止非預期使用；

　　e)手冊(含程序)發布或換版時應先評審、批準后發布；

　　f)文件現行及更改狀態確?？勺R別.

　　6.0 程序

　　6.1 文件分類

　　6.1.1 質量管理體系文件包含手冊、管理制度、技術文件、質量記錄表式等由辦公室負責組織編寫、修改和管理；

　　6.1.2 行政管理文件包括外來文件和本公司文件由辦公室報批并控制分發.

　　6.2 文件編目及標識

　　6.2.1 為確保文件的唯一性，公司做出規定:

　　a)質量手冊:鄭州-Y*-20**表示:××市××公司質量手冊20**年版.每頁A-0表示A版第0次修改.

　　b)質量記錄:JL-8.3-01表示質量手冊中第8.3不合格的控制要素中第一個記錄.

　　6.3 文件控制

　　-編制文件應收集企業背景資料并按ISO9000系列標準要求編審；

　　-所有支持體系過程的文件發布前得到批準，確保適應性；

　　-文件發放由主管部門登記編號并用分發/回收記錄控制發放；

　　-文件印制或復印應確保清晰、易于辨別，并注明其版本或修訂狀態；

　　-手冊管理執行質量手冊管理規定；

　　-主管部門擬列文件總清單，便于檢索和控制文件有效性；

　　-文件發放時在可能情況下及時收回作廢/失效文件，包括圖紙，確保使用場所持有文件的唯一性和有效性；

　　-用于參改的作廢文件或備用文件做出標識或單獨存放.

　　6.4 文件更改

　　6.4.1 質量手冊程序修改，由主管部門填寫《文件更改申請單》任管理者代表審核后報總經理批準，手冊修改量大可采取換頁、修改頁數超過三分之一應重新換版印發.換版應評審后由總經理批準.

　　6.4.2 技術文件、管理文件更改和換文由管理者代表或主管副總經理批準，如需改換文件修改部門，該部門應獲得文件編制的原背景資料.

　　6.5 文件使用與保管

　　1)文件領用時，領用人應在分發記錄上簽字；

　　2)文件分發范圍由主管領導審批；

　　3)文件使用中不得損壞、亂涂或私自修改，保證文件清晰易于識別；

　　4)妥善保管文件，放在通風、干燥、安全的地方；

　　5)文件可以是書面，如有條件也可使用電子媒體，但注意留有備份；

　　6)文件作廢銷毀應有管理者代表批準.

　　7.0 相關文件

　　7.1 記錄控制程序

　　7.2 管理策劃控制程序

　　7.3 產品實現策劃(施工組織設計)管理程序

　　8.0 記錄

　　8.1 文件發放回收記錄

　　8.2 部門要控文件清單

　　8.3 文件更修改申請單

篇3：X物業常規服務文件管理規定

1.0 目的
規定物業管理部、各地物業公司常規服務文件的編寫、上報、審批程序，對常規服務文件的編制、審批、發放等全過程進行控制，確保物業管理部及各地物業公司所使用的常規服務文件的有效性。

2.0 適用范圍
適合于物業管理部及各地物業公司常規服務文件的控制。

3.0定義
常規服務文件是指企業服務標準、各項目等級服務標準、物業管理部檢查標準、各地物業公司職能部室檢查標準及各項目作業指導書及物業管理部、各地物業公司的檢查通報。

4.0 職責
4.1、物業管理部負責物業公司企業常規服務標準（例如**物業企業等級服務標準、各項目等級服務標準）的編制審核，負責物業管理部對各地物業公司常規服務檢查的檢查標準、檢查通報的編制審核，負責組織各地物業公司對常規服務文件進行適宜性評審。
4.2、各地物業公司：
4.2.1各地物業公司經理負責本公司職能部室的常規服務檢查標準及管轄項目各專業作業指導書的審批。
4.2.2各地物業公司的職能部室負責對所轄項目常規服務檢查的檢查標準、檢查通報的編制審核，組織所轄項目對作業作業指導書進行適宜性評審。
4.2.3各項目負責本項目內各專業作業指導書的編制、審核、修訂、管理。

5.0常規服務文件的分類及編號
5.1 常規服務文件分類
5.1.1 按照文件作用分：**物業常規服務文件分為服務標準、檢查標準、作業指導書及檢查通報。
服務標準分為**物業企業等級服務標準和各項目等級服務標準。
檢查標準分為物業管理部檢查標準和物業公司檢查標準。
作業指導書即各項目的常規服務操作性文件。
檢查通報是指物業管理部及各地物業公司職能部室常規服務檢查的檢查通報。
5.1.2 按照編制部門分為：常規服務文件分為物業管理部常規服務文件、物業公司常規服務文件及各項目常規服務文件。
物業管理部常規服務文件有服務標準、檢查標準和檢查通報。服務標準包括**物業企業等級服務標準、各項目等級服務標準。
物業公司常規服務文件有物業公司各職能部室常規服務檢查標準、檢查通報。
各項目常規服務文件有項目作業指導書，包括項目管理規定及各專業組作業指導書。
5.2常規服務文件編號

5.2.1 服務標準編號規定
a)文件類別服務標準為（A）；文件級別：分為1-4級，如果是整體企業標準（Q），如果是項目的服務標準為項目名稱代碼，如廊坊阿爾卡迪亞（LA），廊坊錦繡（LJ），廊坊群星（LQ），霸州阿爾卡迪亞（BA），滄州麗水（CL），蚌埠阿爾卡迪亞（BA），南京水榭（NS），南京方州（NF）…，如果是單項服務標準為專業名稱代碼/等級號，如綜合管理類一級標準（GL/1），安防類二級標準（AF/2），環境類三級標準（HJ/3），維修類四級標準（W*/4）；文件序號為發放號和年號的組合，分別取兩位有效數字-01**、02**、03**…，其中**代表發放年號20**年計為05，20**年計為06，以此類推。
b) 服務標準編號圖示
RSWY- A-***-****

文件序號
文件級別
文件類別
即：RSWY-A-文件級別-文件序號。
例如：**物業企業等級服務標準，20**年第1號，文件編號為：RSWY-A-Q-0105；**物業廊坊錦繡等級服務標準，20**年第2號，文件編號為：RSWY-A-LJ-0205；**物業安防類一級服務標準，20**年第3號，編號為：RSWY-A-AF/1-0305。

5.2.2 檢查標準編號規定
a)文件類別：檢查標準為（B）；使用部門為物業管理部（WG）或**物業公司（地點代碼，如LF、CZ、BB、NJ）；檢查類別，如綜合管理類（GL），安防類（AF），環境類（HJ），維修類（W*）；文件序號同上；
b)檢查標準編號圖示：
RSWY-B-***-***-**** 文件序號
使用部門
檢查類別
即：RSWY-B-檢查類別-使用部門-文件序號。
例如：物業管理部綜合管理類檢查標準，20**年第1號，編號為：RSWY-B-GL-WG-0105；廊坊物業公司環境類檢查標準，20**年第2號，編號為：RSWY-B-HJ-LF-0205。

5.2.3 檢查通報編號
a)文件類別：檢查通報為（C）；
如果編制部門為物業管理部（wg）；發放對象為**物業公司，廊坊物業公司（LF），滄州物業（cz），南京物業公司（nj），蚌埠物業公司（bb）；文件序號同上。
b)編號圖示：
RSWY-C-***-****
文件序號
發放對象
編制部門
即：RSWY-C-發放對象-序號。
備注：如果編制部門為**物業公司(**RSWY),廊坊**物業(LFRSWY)、南京**物業（NJRSWY）、滄州**物業（CZRSWY）、蚌埠**物業（BBRSWY）等；發放對象省略，其它不變。即：**RSWY-C-序號。
例如：物業管理部對滄州物業公司的檢查通報， 20**年第5號，編號為RSWY-C-CZ-0505；廊坊物業公司檢查通報，20**年第5號，編號為LFRSWY-C-0505.

5.2.3 作業指導書編號
a)文件類別：作業指導書編號為D，一般省略；使用部門為**物業公司*