公 司 程 序 文 件版號: A
修改號: 0
EJ-QP6.3物業公司外來文件的管理控制程序頁碼: 1/2

1.目的:
對外來文件的接收、處理、歸檔管理實施控制,確保文件的正常管理和能及時處理、遵守和執行。

2.適用范圍:
適用于政府主管部門及上級公司、上級物業主管部門及其它管理關系單位發給公司的文件。

3.引用文件:
3.1質量手冊第4.5章
3.2 ISO9002標準第4.5章

4.職責:
4.1總經理或副總經理負責審批各類外來文件、責成有關部門處理。
4.2綜合辦公室負責處理除工程維修部工程技術文件、分承包合同、工程移交文件、經營管理部的經營合同、協議書以外的外來文件,包括上級公司、政府主管部門傳來的文件及有關物業管理的法令、法規、各類規章制度的接收、登記、整理并保存原始件,將各部門傳來的文件整理呈交總經理或副總經理審批,工程維修部及經營管理部的文件由綜合辦公室登記后保存一份原件。
4.3各部門負責本部門業務往來中的外來文件及有關物業管理合同的法令、法規的接收,經公司副總經理批準后,負責根據領導的批示處理有關文件。

5.工作程序:
5.1外來文件的接收:
5.1.1上級公司文件由綜合辦公室派專人領取,政府主管部門下發的文件由收發員送綜合辦公室,綜合辦公室應填寫《外來文件接收登記表》。
5.1.2公司各部門的業務往來文件接收后,統一送交綜合辦公室進行分類,登記在《外來文件接收登記表》上。

5.2外來文件的處理:
5.2.1上級公司、政府主管部門的文件由綜合辦公室填寫《外來文件處理表》,綜合辦公室主任填寫呈辦意見并由總經理或副總經理批閱,綜合辦公室根據批示轉相關部門,并督促確保文件按總經理或副總經理批示執行。
5.2.2外來的有關物業管理的法令、法規,經總經理批示后,由經營管理部送交綜合辦公室并存檔,有關部門需要時,綜合辦公室將復印件蓋上受控文件專用章,并做好《文件/資料發放登記表》。
5.2.3傳真由綜合辦公室在《外來文件接收登記表》上登記后,轉相關部門,并由綜合辦公室存檔。

5.3外來文件的檔案管理:
5.3.1上級公司和政府主管部門的文件由綜合辦公室在年底或次年初提出銷毀、立卷、歸檔意見,報公司領導批準后,對不需要使用查閱的文件填寫《外來文件銷毀登記表》后進行銷毀,對有價值的文件進行裝訂成冊,并保存。
5.3.2日常業務文件由綜合辦公室征求相關部門意見后,提出具體處理措施報有關領導進行相應處理,建立文件處理檔案。
5.3.3歸檔文件借閱時受綜合辦公室監督,并做好借閱登記。

6.支持性文件與質量記錄:

6.1《外來文件接收登記表》EJ-QR-QP6.3-01
6.2《外來文件處理表》&nbs

篇2：物業公司外來文件管理控制工作程序

公 司 程 序 文 件版號: A
修改號: 0
EJ-QP6.3物業公司外來文件的管理控制程序頁碼: 1/2

1.目的:
對外來文件的接收、處理、歸檔管理實施控制,確保文件的正常管理和能及時處理、遵守和執行。

2.適用范圍:
適用于政府主管部門及上級公司、上級物業主管部門及其它管理關系單位發給公司的文件。

3.引用文件:
3.1質量手冊第4.5章
3.2 ISO9002標準第4.5章

4.職責:
4.1總經理或副總經理負責審批各類外來文件、責成有關部門處理。
4.2綜合辦公室負責處理除工程維修部工程技術文件、分承包合同、工程移交文件、經營管理部的經營合同、協議書以外的外來文件,包括上級公司、政府主管部門傳來的文件及有關物業管理的法令、法規、各類規章制度的接收、登記、整理并保存原始件,將各部門傳來的文件整理呈交總經理或副總經理審批,工程維修部及經營管理部的文件由綜合辦公室登記后保存一份原件。
4.3各部門負責本部門業務往來中的外來文件及有關物業管理合同的法令、法規的接收,經公司副總經理批準后,負責根據領導的批示處理有關文件。

5.工作程序:
5.1外來文件的接收:
5.1.1上級公司文件由綜合辦公室派專人領取,政府主管部門下發的文件由收發員送綜合辦公室,綜合辦公室應填寫《外來文件接收登記表》。
5.1.2公司各部門的業務往來文件接收后,統一送交綜合辦公室進行分類,登記在《外來文件接收登記表》上。

5.2外來文件的處理:
5.2.1上級公司、政府主管部門的文件由綜合辦公室填寫《外來文件處理表》,綜合辦公室主任填寫呈辦意見并由總經理或副總經理批閱,綜合辦公室根據批示轉相關部門,并督促確保文件按總經理或副總經理批示執行。
5.2.2外來的有關物業管理的法令、法規,經總經理批示后,由經營管理部送交綜合辦公室并存檔,有關部門需要時,綜合辦公室將復印件蓋上受控文件專用章,并做好《文件/資料發放登記表》。
5.2.3傳真由綜合辦公室在《外來文件接收登記表》上登記后,轉相關部門,并由綜合辦公室存檔。

5.3外來文件的檔案管理:
5.3.1上級公司和政府主管部門的文件由綜合辦公室在年底或次年初提出銷毀、立卷、歸檔意見,報公司領導批準后,對不需要使用查閱的文件填寫《外來文件銷毀登記表》后進行銷毀,對有價值的文件進行裝訂成冊,并保存。
5.3.2日常業務文件由綜合辦公室征求相關部門意見后,提出具體處理措施報有關領導進行相應處理,建立文件處理檔案。
5.3.3歸檔文件借閱時受綜合辦公室監督,并做好借閱登記。

6.支持性文件與質量記錄:

6.1《外來文件接收登記表》EJ-QR-QP6.3-01
6.2《外來文件處理表》&nbs

篇3：物業公司外來文件控制工作程序

　　物業公司外來文件的控制程序

　　1目的

　　本程序明確了外來文件控制的職責、方法和要求，以確保在有外來文件實施應用的場所，所用的文件是最新的有效版本。

　　2適用范圍

　　適用于所有與物業管理質量有關的外來文件。

　　3相關標準要素

　　GB/T19002-ISO9002 4.5

　　4相關文件

　　質量手冊第4.5章

　　5責任

　　5.1經理部負責外來文件的控制管理。

　　5.2各部門負責有關外來文件的收集。

　　6實施程序

　　6.1外來文件的范圍

　　a.政府法規；

　　b.外來技術文件（大廈施工圖、驗收證書，動力設備、消防設備的技術說明書等）；

　　c.標準（國家標準、國際標準）。

　　6.2法規、標準

　　6.2.1經理部按公司現有執行的與物業管理質量有關的政府法規、國家標準建立外來文件清單，并將清單下發到各部門。

　　6.2.2各部門對照外來文件清單查有否需執行的文件并提出，由經理部負責發放。

　　6.2.3各部門收到與物業管理質量有關的法規、標準，應交到經理部，經理部負責更新法規、標準的外來文件清單，并將文件發放到有關部門。

　　6.3外來技術文件

　　6.3.1機電工程部、物業管理部、沙河管理部收到外來技術文件，統一交到經理部存檔。經理部負責建立文件清單。

　　6.3.2對于外來技術文件，各部門根據工作需要可實行借閱，經理部負責進行借閱登記。

　　7記錄

　　外來文件清單