物業管理部文件管理制度

　　第一條 總則

　　1.1為確保文件管理正常、順利進行，促進公司管理工作的效率，特制定本辦法。

　　1.2所謂"文件"，是指業務工作上往來公文、函、報告、請示、會議紀要、規定、報表等。

　　1.3文件的收發、領取與寄送由行政部負責。

　　第二條 文件的類別

　　2.1絕密。指極為重要并且不得向無關人員泄露內容的文件。

　　2.2秘密。指次重要并且所涉及內容不能向無關人員透露的文件。

　　2.3機密。指不宜向公司以外人員透露內容的文件。

　　2.4普通。指非機密文件。

　　第三條 外來文件的收發及處置

　　3.1外來文件全部由行政部接收，在《外來文件收發簿》中登記，填寫《文件處理標簽》由總經理批示后，下發相關部門處理，行政部在處理時按下列要點處置。

　　3.1.1一般文件予以啟封，分送各部門。

　　3.1.2私人文件不必開啟，直接送收件人。

　　3.1.3分送各部門的文件若有差錯，必須立即退回行政部。

　　3.2普通文件的處理原則

　　3.2.1由部門負責人以上人員負責對文件進行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理，或者由其指定下屬對文件進行具體處理。

　　3.2.2如果遇到重要或異常事項，必須及時與上一級主管取得聯系，按上級指示辦理。

　　3.2.3各種有關聯的事項，必須與各部門商議后方能予以處置。

　　3.3機密文件的處理原則

　　3.3.1機密文件原則上由責任者或當事者自行處理。

　　3.3.2指名或親啟文件，原則上應在封面上注明文件所涉及事項的要點和發文者姓名，并由發文者封緘。

　　3.3.3到達的指名或親啟文件，原則上由文件上所指明的部門負責人或個人開啟，其他人不得擅自啟封。如果某主管在職務上有權替代來件所指名者，不受本條規定的約束。

　　第四條 內部文件的制發

　　4.1各部門因工作業務需要下發文件時，由部門擬訂文件交行政部，由行政部統一格式編號擬定《文件審批表》交相關部門會簽，由總經理審批后下發。

　　4.2文件編號規則

　　4.2.1公司文件：涉及公司重大經營決策、規章制度、人事變動等事宜，均以公司文件下發。編號規則：皖國購司字（××××）000號（××××為發文年號，000為發文流水號）。

　　4.2.2總經理辦公室文件：臨時的通知等以辦公室文件下發，編號規則：皖國購辦字（××××）000號（××××為發文年號，000為發文流水號）。

　　4.2.3會議紀要：凡公司會議形成的重大決定均應以會議紀要形式下發，編號規則為：**購紀字（××××）000號（××××為發文年號，000為發文流水號）。

　　4.2.4記錄表格：各部門使用的紀錄表格在初次使用前必須到行政部進行編號，無編號的表格不允許在部門之間流轉。編號規則：

　　Q/GG-××-001

　　流水號

　　部門代碼

　　記錄前綴

　　例如：行政部代碼*Z，物業部代碼WY，財務部代碼CW，電腦部代碼DN等。

　　4.3文件的受控：為確保下發文件在適用的場所使用和對密級的控制，必須對下發文件進行控制，控制其分發場所。公司所有下發文件必須有密級標識和文件受控號。

　　受控章形：

　　4.4文件下發

　　4.4.1需要在使用部門留存的文件必須以紙質文件或電子文件下發，下發時各部門必須在《文件簽收簿》簽收登記。

　　4.4.2不需要在使用部門留存的，在文件正本上附《文件傳閱表》交相關部門傳閱，文件被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經閱覽完畢。如有必要，可在《文件傳閱表》上填寫閱覽后的意見。

　　4.5文件存檔

　　4.5.1公司的外來文件和內部文件在處置完畢后一個工作日必須交檔案室存檔，否則將追究相關人員的責任。

　　4.5.2各部門指定一名工作人員管理部門的文件，公司下發的文件各部門必須完整保存，行政部將不定期檢查各部門文件的使用和保存情況，發現公司機密性文件使用、保存不當或遺失，將追究文件管理人員的責任。

　　4.5.3檔案管理人員應對每年的文件進行整理，集中封存。

　　4.6文件查閱

　　4.6.1原則上部門查閱文件，應在部門查閱，檔案室不接受查閱。

　　4.6.2因工作或業務需要，查閱公司機密性文件，應辦理文件查閱審批手續后，方可在檔案室查閱。

　　第五條 執行時間

　　此規定自發布之日起執行

，由行政部負責解釋。

　　第六條 相關記錄（見：表格匯總）

　　6.1《文件樣稿》。

　　6.2《會議紀要樣稿》。

　　6.3《外來文件收發簿》。

　　6.4《文件處理標簽》。

　　6.5《文件審批表》。

　　6.6《文件簽收簿》。

　　6.7《文件傳閱表》。

篇2：公司藥業文件管理制度

　　**藥業文件管理制度

　　1.目 的：為確保文件收發等事務正常、順利進行，規范文件管理，特制定本規定。

　　2.適用范圍：本制度適用于總公司，各分子公司應根據本制度制定細則并報總公司批準后執行。

　　3.權責說明：總經辦管理公司的收發文工作，各部門負責本部門相關文件的管理。4.公司發文

　　4.1公司發文由公司總經理(或其授權人)簽發，加蓋公章有效。任何個人和部門不得隨意起草以公司名義發布的文件。

　　4.2公司發文程序

　　4.2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報的文件，必須經分管領導同意后起草，交總經辦核稿后呈送總經理簽發。

　　4.2.2總經理簽發后由總經辦制作文件，并將總經理簽發原件一起送印鑒管理員蓋章。

　　4.2.3蓋章完畢后，由總經辦辦理發、送、呈、存檔事宜。

　　4.2.4未簽發的文件，總經辦按收文分類登記;簽發后的文件按發文分類登記?？偨涋k需做好收文及發、送、呈登記，并將有總經理簽字的原件存檔。

　　4.3公司發文分類、編號：西藏藥業〔20**〕××號。

　　4.4對外文件必須做成紅頭，以示嚴肅和正規，格式附后。

　　4.5無總經理或總經理授權人簽字的文稿一律不得加蓋公章。

　　5.公司部門發文

　　5.1公司部門在內部行文一律以部門第一負責人、部門分管領導同時簽署生效，不再加蓋部門印章;任何部門不得以個人簽名或部門名義對外行文。

　　5.2公司部門發文主要分為總經辦發文和其他部門發文。

　　5.2.1總經辦發文：在管理制度內制訂的實施細則，以及不必對子公司及公司外的其他單位發布的文件，原則上可由總經辦制訂、分管領導簽發生效。

　　5.2.2其他部門發文。其他部門可在其部門職權范圍內對公司內部部門行文，經部門經理、部門分管領導簽發后，在公司內部有效。

　　5.3公司部門發文格式附后。

　　5.4部門發文超出部門職權范圍，又不應由公司發文的，須由相關部門共同簽發，經分管領導批準后行文。

　　5.5公司內部發文按以下辦法分類、編號：

　　西藏藥業(總經辦、信息部、***)發〔20××〕××號

　　6.收文

　　6.1公司以外單位送、發給我公司的文件由收文單位簽收，包括：政府職能部門行文、業務管理部門行文、合作、協作單位行文等，同時填寫《收發文登記表》，格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當日立即填寫《收文處理表》報送有關部門和有關人員，不得積壓延誤;屬于急件的，應在接件后立即報送。

　　6.2各部門應指定專人辦理收文事宜。

　　6.3各部門應將處理完后的來文、處理過程和處理結果一并交總經辦存檔，同時，每半年清理一次，沒有及時存檔的全部存檔，并將填寫的《收發文登記表》一起存檔。

　　7.其他

　　7.1文件的發文、收文部門負責人應注明文件密級或者"不得復印"、"不得攜出"字樣。

　　7.1.1絕密：絕密檔案涉及公司重大決策的核心機密，如董事會、公司經營體制度改革、財務制度改革、兼并關聯企業等文件，公司項目招投標文件、財務賬冊、營銷策劃方案、項目設計方案等文件。

　　7.1.2機密：機密檔案為公司重要證件批文、合同協議、技術資料、人事勞資體系等文件。

　　7.1.3 秘密：秘密檔案為僅可內部公開的一般文件資料。

　　7.2各部門對各類文件必須嚴格分類、專人管理并妥善保管。

　　7.3單位、個人調、借閱文件或部門間借閱文件，必須按規定填寫文件借閱登記表，屬秘密級以上的文件需分管領導以上人員批準。

　　7.4文件及有關資料的打印、復印、簽章，必須按規定嚴格辦理，并做好登記，嚴禁未經同意私自處理。

　　7.5收發文處理不當或不及時造成損失的，由公司專題會討論處理辦法。失密、泄密的按專項管理制度規定處理，沒有或不及時歸檔的，每次貢獻50元愛心基金。

　　8.附則

　　8.1 本制度由總經辦負責解釋。

　　8.2本制度施行后，凡既有的類似規章制度或與之相抵觸的規定即行廢止。

　　8.3 本制度經總經理批準后自頒布之日起執行。修改時亦同。

　　附：

篇3：酒店文件管理制度（6）

　　酒店文件管理制度(六)

　　1.公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。

　　2.收到的公文由行政辦公室簽收登記，分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見。

　　3.總經理批辦的公文，根據批示，由行政辦公室轉交承辦部門和傳閱員，并進行簽收登記。

　　4.因工作需要，借閱文件和檔案，按規定程序辦理借閱手續，用完后及時歸還，秘密級以上的文件和檔案，各級領導均不得攜離酒店。

　　5.各部門或個人對承辦的公文，必須認真負責，按規定期限及時辦理，不得拖延和積壓;對承辦批示存有異議，及時提出書面意見。

　　6.各部門均應實行公文催辦制度，負責辦理公文的人員，對自己經手處理的公文負有催辦義務，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事。

　　7.公文處理過程中，要做好平時歸卷工作，辦完后，及時將公文定稿，正本和有關材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。

　　8.的所有人員調動和離職時，應將文件清理移交，沒有移交清理完畢的，不予辦理調動和離職手續;參加會議帶回的文件，應及時交欄案室登記和保管。

　　9.行政辦公室沒有保存價值的文件，經過鑒別和行政辦公室主任的批準，予以定期銷毀。