某物業體系文件控制細則

　　1.目的

　　規范體系文件管理，確保管理體系文件的有效性和適宜性。

　　2.范圍

　　適用于XXXX物業總公司及所屬子(分)公司。

　　3.方法和過程控制

　　3.1總則

　　通過對公司各種管理的過程、管理的要求、管理的人員、管理人員的職責、實施管理的方法以及實施管理所需要的資源進行描述，形成公司文件化的體系，即為公司體系文件。

　　3.2體系文件作用

　　1)描述公司的管理體系;

　　2)為跨職能群體提供信息;

　　3)向員工傳達公司對質量的承諾;

　　4)有助于員工了解公司內的職能;

　　5)有助于員工和公司相互理解;

　　6)為工作業績的期望提供根據;

　　7)說明要實現具體的要求應如何行事;

　　8)提供具體要求已被滿足的客觀證據。

　　9)提供清晰、高效的運作框架。

　　10)提供新員工培訓及在職員工定期再培訓基礎;

　　11)為公司內的秩序和平衡提供基礎;

　　12)以文件化過程為基礎的操作具有一致性;

　　13)為持續改進提供基礎;

　　14)在形成文件的體系基礎上，為顧客提供信心;

　　15)向相關方證明公司的能力;

　　16)對供方的要求形成清楚的框架;

　　17)為管理體系審核提供依據;

　　18)為評價管理體系的有效性及持續適宜性提供基礎。

　　3.3體系文件結構

　　3.3.1根據文件的編寫機構和使用功能將公司整個管理體系文件分成三級，即物業總公司所建立的文件為一級文件，各子(分)在物業總公司文件的總體框架下所編制的文件為二級文件，各部門(包括子分公司)根據所屬員工的具體工作內容而編寫的“崗位工作說明書”為三級文件。

　　3.3.2考慮到公司大多一線員工的文化素質都普遍低下，對于大量的成冊文件理解起來十分不易，且需要大量的時間來作培訓，所以建立一套簡單、易懂的“崗位工作說明書”類文件顯得十分有用。

　　3.4體系文件編號

　　3.4.1一級文件編號：

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　　3.4.2二級文件編號：

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　　3.4.3三級文件編號：

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　　3.4.4記錄編號：在原文件編號的末端加 “-F□”，其中F代表記錄、□代表質量記錄的順利號。

　　3.5體系文件的編寫及審核

　　3.5.1要求：滿足公司物業服務、環境活動過程的需要，并具有可操作性和協調性。

　　3.5.2體系文件編寫前的準備

　　3.5.2.1制定“體系文件編制計劃”，經總經理審批后具體實施。

　　3.5.2.2清理

　　1)清理現有文件：綜合管理部門應根據“體系文件編制計劃”組織相關人員對現有的執行文件進行清理、歸納。

　　2)分析現有文件的正確性與充分性：綜合管理部門指定專人應對清理、歸納后的文件進行分析，有效的評估是否滿足公司現有物業服務過程和法律法規的需要;

　　3)列出需補充、修改的文件目錄清單，并形成可行性報告交公司總經理。

　　3.5.2.3落實編寫職責

　　1)落實補充、修改、整理、加工文件的責任;

　　2)明確工作的要求;

　　3)落實文件審核人員的責任和要求。

　　3.5.2.4協調和可操作性審核

　　1)文件使用部門或人員進行審核;

　　2)文件管理人員進行審核;

　　3)負責人進行審核。

　　3.5.3體系文件的編寫及審核

　　3.5.3.1一級文件由總公司綜合管理部組織編制，總公司各職能部門負責職責范圍內文件的編寫工作;一級文件經分管領導審核、總經理批準后頒發執行。

　　3.5.3.2二級文件由各子(分)公司綜合管理部門在一級文件的總體框架下組織編制，所屬公司各部門負責職責范圍內文件的編寫工作;二級文件經子(分)公司總經理批準后，報總公司綜合管理部備案。

　　3.5.3.3三級文件由業務主管組織編制，經分管領導或部門負責人批準后，報所屬公司綜合管理部備案。子(分)公司總經理批準執行。

　　3.6分發、更改、使用、保存、回收、廢止及評審須按《體系文件管理辦法》執行。

　　4.附則

　　4.1本辦法由總公司綜合管理部負責解釋。

　　4.2本辦法自2021年3月1日起生效施行。

篇2：房地產公司質量體系文件資料控制工作程序

　　房地產公司質量體系文件資料控制程序

　　1.目的

　　通過對質量體系運行有關文件的控制，確保在項目的開發建設過程中能得到和使用相關的有效文件。

　　2.范圍

　　本程序適用于公司所有與質量活動有關的文件控制，包括外來文件和資料。

　　3.職責

　　3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負責：

　　a.指導、監督各部門對文件控制的執行情況；

　　b.質量手冊和質量管理作業文件的歸口管理工作。

　　3.2總經理工作部負責公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作；

　　3.3各部門負責分管范圍內的文件管理工作；

　　3.4項目部負責圖紙及工程項目的有關文件的歸口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1受控文件的范圍：

　　4.1.1用以指導質量體系運行的文件和資料，包括質量手冊、程序文件和質量管理作業文件；

　　4.1.2用以指導項目具體運作的文件和資料；

　　4.1.3外來文件和資料，包括：法律法規、標準、規范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。

　　4.2文件和資料的編制與審批

　　4.2.1根據質量體系文件中的有關規定，由文件的歸口管理部門負責編制文件，并由規定的授權人進行審核和批準：

　　a.《手冊》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經理批準；

　　b.質量管理作業文件由各歸口管理部門編制，部門經理審核，管理者代表批準；

　　c.項目運作性文件由歸口管理部門編制，根據各業務活動的有關規定，由相應人員進行審核和批準。

　　d.外來文件由總經理工作部負責審核、登記，由總經理工作部經理或分管副總經理批準下發。

　　4.2.2文件的編寫要求，執行Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》的規定。

　　4.3文件的標識與發放

　　4.3.1文件的編制部門依據Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》所規定的范圍和方法，對文件進行編號。

　　4.3.2對質量手冊和質量管理作業文件，需加唯一性標識以識別，對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件，具備授權人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規等資料，不需加蓋受控章。

　　4.3.3根據文件的發放范圍，由發放部門做好發放登記，填寫"文件發放登記表"。公司內部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發放章，登記發放情況。

　　4.3.3各部門資料員負責簽收文件，填寫"文件接收登記表"。

　　4.4文件的更改

　　4.4.1文件需要更改時，由更改部門填寫"文件更改申請/通知單"，說明更改的理由和內容，并由原審批人審批，當原審批人因故不能審批時，應向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。

　　4.4.2文件的原編制部門負責將審批通過的"文件更改申請/通知單"發至各部門資料員。

　　4.4.3各部門資料員根據"文件和資料更改申請/通知單"進行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態，以字母"G"加順序數字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性，可采用換頁的方式進行修改。文件經過多次修改或主要內容修改后，應換版發行。

　　4.4.4對圖樣的修改，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.5文件的保存與回收

　　4.5.1對歸檔文件和資料的保存和管理，執行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.5.2對各部門保存的文件資料，由部門資料員負責妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負責進行銷毀并做好記錄。

　　4.5.3受控文件不得隨意復印，需要時，應向其歸控管理部門申請，批準后，方可進行復制。

　　4.5.4文件換版后，由原發放部門負責將作廢版本進行回收，并進行記錄，對作廢的文件和資料需保留以備參考時，應加蓋"作廢"章予以標識。

　　4.6外來文件的控制

　　4.6.1對外來文件，由接收部門負責進行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。

　　a)上級機關下發的行政和管理性文件以及房地產開發的法律法規，由總經理工作部負責簽收登記，交分管領導簽批后貫徹實施；

　　b)工程施工技術類文件，由工程部負責保存和處理，對

建筑施工類的國家、地區和行業標準、工藝、技術規范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發放項目部使用。

　　c)項目經營運作的有關文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負責處理。

　　4.6.2各部門按照分工管理范圍，負責主動收集相應的外來文件（如：最新頒布的法律法規、技術標準、規范、上級政府主管部門的有關政策等），并對文件的落實情況進行相應的跟蹤。

　　4.7項目部負責工程項目的圖紙使用管理，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.8總經理工作部負責公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.9總經理工作部負責公司的信函管理，做好信函的收發和處理工作，執行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。

　　4.10總經理工作部負責公司的圖書資料管理，執行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。

　　4.11工程部負責對各部門的文件控制情況進行日常的監督檢查，并結合質量管理體系審核以及整改等工作，進行檢查指導。

　　5.質量記錄

　　5.1QR05-01文件發放登記表

　　5.2QR05-02文件接收登記表

　　5.3QR05-03文件借閱登記表

　　5.4QR05-04文件更改申請/通知單

　　5.5QR05-05受控文件清單

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》

　　6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》

　　6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》

　　6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》

　　6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規定》

篇3：OHS管理體系文件和資料控制

　　OHS管理體系文件和資料控制

　　組織應建立并保持程序,控制本標準所要求的所有文件和資料,從而確保：

　　(1)它們能夠被恰當定位;

　　(2)對它們進行定期評審，必要時予以修訂并由授權人員確認其適宜性;

　　(3)職業安全健康管理體系的關鍵崗位，都能得到有關文件和資料的現行版本;

　　(4)及時將失效文件和資料從所有發放和使用場所撤回，或采取其他措施防止誤用;

　　(5) 法律、知識性文件和資料，予以適當標識并保存。

　　1.理解要點

　　對OHS管理體系文件的管理，如文件的標識、分類、歸檔、保存、更新、處置等等，是文件控制的主要內容。文件的保存要有一定場所，有專人保管，并有一套機制保證文件的時效性。過期作廢的文件要及時收回處置，新的文件要及時到達使用者手中，文件控制是對整個體系所有文件的控制和要求，為了實施對文件和資料的控制，除管理手冊和程序文件外，還應有適當的支持文件。組織可結合自己的特點和需要制訂如受控文件登記表、文件修改登記表、收發文件登記表等。文件控制在ISO9000系列中已有較嚴格的要求，可參照執行。

　　另一方面，OHS管理體系著重在體系的運行和危險因素的有效控制，而不是建立過于繁瑣的文件控制系統，在建立體系和運行體系中要注重實效。

　　2.審核要點

　　1)組織是否制定和保持了控制文件的文件化程序，是否對有關的文件包括相關方的資料都實施了控制(如：是否建立OHSMS文件和資料管理程序、設計文件和資料控制程序、工藝文件和資料控制程序等)。

　　2)是否能保證體系運行的各個重要崗位，都能及時得到相應文件的現行版本。

　　3)不論出于什么原因而保留的已作廢文件，是否都進行了適當的標識和管理。

　　4)文件的收發、復制、歸檔是否都有編號，有責任人員簽字。

　　5)文件更改、修訂是否有原審批部門審批。

　　6)文件發布前是否由授權人員審批其適用性。

　　7)文件修訂時，是否制定了相應記錄和更改清單或一覽表。