某物業企業行文管理辦法
01 目的
為規范公司行政公文的擬寫、審批、印制、頒發、歸檔等工作，使之規范化、制度化，特制定本辦法。
02 范圍
適用于xx物業總公司及所屬子(分)公司。
03 職責
3.1子(分)公司綜合管理部
1)是所屬公司行政公文處理的管理機構;
2)主管并負責指導所屬公司各部門政公文處理工作。
3.2總公司綜合管理部
1)是全公司行政公文處理的管理機構;
2)主管并負責指導各部門及所轄子(公司)公司政公文處理工作。
04 方法和過程控制
4.1總則
4.1.1公文處理指公文辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接的工作。
4.1.2公文處理必須堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到準確、及時、安全;必須嚴格執行有關保密規定，確保企業機密的安全。
4.1.3各公司應指定專人負責所屬公司公文的編號、打印、用印、存檔、發文，各部門負責指定專人負責部門公文的編號、打印、用印、存檔、發文。
4.2行文種類
4.2.1部門行文：行文單位以部門為主的文件，如工作呈報、工作往來函、會議紀要。
4.2.2公司行文：行文單位以公司為主的文件，如通知、通告、通報、請示、報告、申請、任命、指示、批復、會議紀要、函件、傳真。
4.3行文格式
4.3.1公司行文
4.3.1.1公司行文一般由發文機關標識、發文字號、標題、主送、正文、附件說明、成文時間、印章、附件、版記(包括主題詞、主送、抄送、呈報、打印和印數)。
4.3.1.2發文機關標識：為發文機關全稱，推薦使用黑體一號，用紅色標識。
4.3.1.3發文字號：發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下，居中排布，推薦使用宋體小四號體字，用紅色標識;年份、序號用阿拉伯數碼標識，年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入;序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字，即“××司×字〔××××〕×號”。具體規則如下：1)總公司發文號：統一采用“總司×字〔××××〕×號，其中綜合管理部經辦的文件為”總司行字〔××××〕×號“、人力資源部經辦的文件為”總司人字〔××××〕×號“、財務管理部經辦的文件為”總司財字〔××××〕×號“，以此類推。2)子(分)公司發文號：統一采用“××分司×字〔××××〕×號，如北京分司、天津分司、長沙分司、重慶分司等，其中發文內容為人力資源方面的使用“××分司人字〔××××〕×號”、財務管理方面的使用“××分司財字〔××××〕×號”、其它文件一律使用“××分司行字〔××××〕×號”。
4.3.1.4公文標題：紅色反線下，推薦使用小二號宋體加粗，可分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
4.3.1.5主送：標題下空1行，左側頂格，回行時仍頂格，推薦使用四號宋體字;最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。
4.3.1.6公文正文：主送機關名稱下1行，推薦使用四號宋體字，每自然段左空2字，回行頂格，數字、年份不能回行。
4.3.1.7附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用四號宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼(如“附件：1、×××××”);附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號;附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件(或帶序號)。4.3.1.8成文日期：一般應寫發文日期，會議通過的文件(會議記錄、會議紀要)等要寫會議通過的日期，重要文件要寫簽發的日期;成文日期用漢字將年、月、日標全;“零”寫為“〇”。
4.3.1.9蓋章：公司紅頭文件在落款處不署公司名稱，只標識成文時間;若出現代蓋章時，應署代蓋章單位名稱并加標為代字。蓋章應在公文打印校對后進行，蓋章文件的份數應與印發的份數保持一致，蓋章位置“騎年蓋月”之稱。
4.3.1.10版記：版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心，最后一個要素置于最后一行。
4.3.1部門行文
4.3.2.1以部門名義行文的發文文號由各部門統一進行編號，但必須包括機關字號、年號、順序號。
4.3.2.2機關字號為所屬公司代碼+部門代碼，其中：1)公司代碼：總公司-Z、北京分司-BJ、天津分司-TJ、長沙分司-CS、重慶分司-CQ，以此類推。2)部門代碼：綜合管理部-ZH、財務管理部-CW、人力資源部-HR、經營服務部-JY、管家部-GJ、運營中心-YY。
4.3.2.3部門行文的發文文號即為××(公司代碼)-××(部門代碼)-××××(年號)-××(順序號)。
4.3.3公司所有發文統一格式，詳見各公文模板。
4.4行文程序
4.4.1公司級行文：
1)經辦人擬搞→經辦部門負責人核稿→分管領導審核→總經理批準→綜合管理部門統一編號、排版、打印、發放。
2)擬稿部門或人填寫《發文簽批單》并按上述程序審批、修訂后，將審批稿及電子文檔一并提交綜合管理部門統一編號、排版、打印、發放。
4.4.2部門級行文經辦部門擬寫、校對→部門經理審核→部門發文→原件和電子文檔部門存檔，但各部門工作呈報、請示審批完畢后，原件留存綜合管理部門統一存檔。
4.4.3打?。汗炯壈l文文件由綜合管理部門統一打印，部門發文由各部門自行負責，字符校對差錯(含錯別字、標點符號)率不得超過5‰，非正式文件可使用廢紙打印。
4.4.4復?。鹤舟E清楚、頁面整潔、無錯位、無偏斜等。發送范圍在2份(含2份)以上和頁數超過4張(含4張)時應雙面復印。
4.5發文凡公司文件發送時，必須進行登記，詳細記錄清楚：發文日期、發文編號、受文單位、事由以及受文單位確認情況。
4.6收文凡收到外來文件時，行政文員應填寫《公文處理箋》，綜合管理部門負責人或公司領導批示是否需要傳閱、傳閱范圍，批示后傳閱相關部門處理，處理完畢后歸專人存檔。
4.7附錄
1)附錄A：紅頭文件模板;
2)附錄B：部門行文模板;
3)附錄C：內部公函模板;
4)附錄D：工作呈報模板;
5)附錄E：工作協調單模板。
05 附則
5.1總公司綜合管理部負責本辦法的解釋和修改。
5.2各子(分)公司可根據本辦法制定具體的實施細則，并報總公司備案。
5.3本辦法自2009年3月1日起生效施行。
06 記錄
記錄名稱 記錄編號 保存期限(年)
6.1《發文簽批單》 SMS 01-02-001-F1 長期
6.2《公文處理箋》 SMS 01-02-001-F2 長期
篇2：后勤集團公文行文管理規定
后勤集團公文行文管理補充規定
為進一步加強公文管理，規范公文行文，促進集團各級單位公文行文管理的規范化和標準化，根據集團目前實際情況，現對《北京z大學后勤集團公文行文管理規定》做出如下補充規定：
一、管理職責補充規定
(一)集團各單位、機關各職能部門下發的編號文件必須抄送集團黨政辦公室備案。
(二)集團各單位下發的編號文件按照公文內容所屬關系還須抄送集團機關各職能部門備案。
1.人力資源公文抄送集團人力資源部備案。
2.質量管理公文抄送集團質量管理部備案。
3.經營管理公文抄送集團經營管理部備案。
4.財務管理公文抄送集團財務部備案。
5.工會公文抄送集團工會。
二、發文管理補充規定
(一)根據集團職能機構的調整情況，將集團及各單位發文代字調整如下：
承辦單位：集團黨政辦公室 發文代字：集團黨政辦字
發文代字：集團任字
承辦單位：集團黨委 發文代字：集團黨字
發文代字：集團團工字
承辦單位：集團工會 發文代字：集團工字
承辦單位：集團財務部 發文代字：集團財字
承辦單位：集團人力資源部 發文代字：集團人字
承辦單位：集團質量管理部 發文代字：集團質字
承辦單位：集團經營管理部 發文代字：集團經字
承辦單位：物業管理公司 發文代字：集團物字
承辦單位：動力與工程服務公司 發文代字：集團動工字
承辦單位：餐飲服務公司 發文代字：集團餐字
承辦單位：接待服務公司 發文代字：集團接字
承辦單位：商貿服務公司 發文代字：集團商字
承辦單位：幼兒園 發文代字：集團幼字
承辦單位：信息綜合服務公司 發文代字：集團信字
(二)集團及各單位序號規定如下：
000：存檔、集團領導傳閱
001：總經理
002：黨委書記
003：副總經理
004：副總經理
005：總工程師
006：工會主席
......
019：信息綜合服務公司
3、集團各單位序號規定如下(以信息綜合服務公司為例)：
019: 存檔、公司領導傳閱
019-1：總經理
019-2：支部書記
019-3：副總經理
......
三、各單位應根據本規定要求，參照集團黨政辦公室《發文審批單》樣表，制定本單位的《發文審批單》。
四、本規定的擬定、修改和解釋由集團黨政辦公室負責。
五、本規定自6月1日起執行，此前頒布的《北京z大學后勤集團公文行文管理規定》中與本補充規定不符合的條款同時廢止。
篇3：物業管理公司行文規定
物業管理公司行文規定
1.以公司名義發文時,由主辦部門起草,填寫發文稿,由公司綜合部核稿,呈公司領導簽發。公司綜合部負責登記編號,組織打印外發。以部門名義發文時,公司綜合部不負責打印工作。
2.公文必須一文一事,主送單位只能一個,不得越級行文,行文簡明扼要,文字清晰。
3.一切以公司名義上報外發的文件、信函、電文,公司綜合部都要存留底稿備查。上報和外發文件有上級來文的要將上級來文一并附后裝訂歸檔。
4.各部門之間文件往來、資料供給等由部門互相遞送。