FT物業企業檔案分類編號辦法

　　第一條 為了有利于檔案的整理、保管和利用，有利于檔案的規范化、標準化和現代化管理，特制定本辦法。

　　第二條 按照FT物業管理有限公司的管理權限與崗位職責結合文件材料形成的特點，FT物業全宗檔案分類原則是：按照檔案的形成和來源、時間及內容的不同，分成若干類，并且結合各類檔案的性質和特點分別進行管理。

　　第三條 根據《天津市企業檔案管理規定》、《天津市物業管理企業檔案管理工作指導意見》，FT物業企業檔案共分為八大類，即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、物業管理類、物業項目類、會計類和特殊載體檔案(包括：聲像檔類、實物類及電子文件)及其他類。

　　各類檔案根據其形成的特點和載體的不同，采取不同的分類方法：

　　(一)黨群工作類、行政管理類、經營管理類和物業管理類屬于文書檔案范疇。包括：FT物業各職能部門在黨群工作、行政管理、經營管理、市場擴展、物業管理及品質管理等項工作活動中形成的并辦理完畢，具有保存價值和查考利用價值的文件、圖紙、表格等文件材料。

　　文書檔案的分類是按照大類-年度-保管期限分類法。根據文件材料的歸檔范圍，按照文件自然形成的規律，保持文件之間的歷史聯系便于保管和利用的原則，結合文件的保管價值進行分類。

　　(二)物業項目管理檔案是指FT物業對所承攬的物業服務項目管理過程中所收集的基礎管理資料和管理過程中所產生的相關業務文件材料。物業項目檔案按照文件材料的類別分為兩個二級類目：項目基礎管理類(包括基建類、設備類和業主檔案類3個三級類目)和項目業務管理類(包括房屋管理、設施管理、環境管理、綠化管理等7個三級類目)。

　　(三)會計檔案是指FT物業在會計工作中形成的會計憑證、會計帳薄、會計報表等會計專業文件材料。會計檔案是按照會計工作的程序和保管價值分為憑證類、帳薄類、報表類和其它類四個二級類目。

　　(四)特殊載體檔案包括：

　　1、聲像檔案是指FT物業在工程管理、房屋銷售工作和黨務、政務活動中形成的錄音、錄像、照片、光盤、磁盤等特殊載體的檔案。

　　2、實物檔案是指FT物業在項目管理工作及社會活動中受到上級表彰，有保存價值的獎章獎牌、證書獎狀、獎杯錦旗及有關人員贈送的字畫、題詞、工藝品等物品。

　　3、電子檔案是指在日常辦公使用計算機形成的電子文件需要備份保存的并刻制光盤后歸檔的電子文件。

　　(五)其他類是指不能歸入以上大類中保管的應歸檔的文件材料如：公開出版或內部出版刊物以及裝修修繕工作的文件材料等。

　　第四條 檔案排列與編號：

　　歸檔的文件材料經過分類、立卷后形成的檔案，要按照一定的規律進行系統排列，確定每份文件和案卷在每類內的位置，編制文件“件號”和“案卷號”，使文件和案卷之間保持固定的位置，便于保管和利用。

　　(一)文書檔案按文件級管理，以大類(問題)-年度-保管期限的順序排列編制“件號”，按照保管期限的不同分別裝入檔案盒內保管。檔案盒“盒號”的編制是在大類內按照永久-長期-短期的順序逐年流水編制。

　　(二)物業項目管理類檔案按照案卷級管理，根據物業服務項目的不同，在一個項目內按照服務專業結合時間順序排列。

　　(三)會計檔案在二級類目下按照保管期限[即：永久、25年、15年、5年]的順序進行排列并編制案卷順序號。根據會計檔案產生案卷的數量，暫定為十年一流水編制案卷目錄。

　　(四)聲像檔案在二級類目下按時間順序分別進行排列并編制案卷順序號，十年一流水編制案卷目錄。

　　(五)實物檔案在一級類目下按照時間順序和二級類目的次序分別進行排列并編制案卷順序號，十年一流水編制案卷目錄。

　　(六)其他類檔案按照檔案形成的實際情況進行排列和編目。

　　第五條 歸檔案卷經過整理、分類、排列、編號后，要輸入檔案軟件進行存儲并打印出案卷目錄、文件目錄等各種檢索工具，為檔案的開發利用提供服務。

篇2：油品調運分公司檔案分類規則

　　油品調運分公司檔案分類規則

　　為規范工貿公司油品調運分公司檔案管理工作，根據國家檔案局《工業企業檔案分類試行規則》及上級單位《檔案分類規則》，結合本企業檔案工作實際，制定本規則。

　　一、本規則明確了油品調運分公司檔案的分類原則、類目設置及基本范圍；

　　二、油品調運分公司檔案分類原則是以公司全部檔案為對象，充分反映企業的職能劃分，并結合檔案形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系，便于檔案的科學管理和檔案信息資源的開發利用。

　　三、油品調運分公司檔案分類共設置9個一級類目，即黨群管理類、行政管理類、經營管理類、生產管理類、產品生產類、項目建設類、設備儀器類、會計業務類、特殊管理類。其類目名稱、排列順序統一使用油品調運分公司分類表（附后）標記，代碼可根據企業分類情況以英文字母或阿拉伯數字順序標記。

　　四、油品調運分公司檔案分類二級類目按照企業管理職能和檔案形成特點設置、檔案分類表中的二級類目是企業進行檔案分類的基本類目。二級類目的代碼和排列順序不作統一規定。

　　五、聲像、事務等非紙質載體形式的檔案，可按其載體形式的不同組織建立案卷目錄，其保管要求應符合國家有關規定。

篇3：建筑工程公司檔案分類管理說明

　　建筑工程公司檔案分類管理說明

　　1文件檔案的管理：

　　1.1 文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函，文字記錄和業內資料等內容。

　　1.2 公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交檔案室集中管理。

　　1.3 歸檔的文件材料必須完整、準確、系統，文件書寫和載體材料必須耐保存，文件材料整理符合規范。

　　1.4 檔案資料如因特殊情況，需修改，復印，摘抄，涂改等，屬絕密或機密文件的必須由總經理審批，屬秘密文件的必須由公司主管領導審批，各部門保密文件由各部門部長審批。

　　1.5 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成，手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。

　　1.6 文件檔案紙張的規格以A4紙為標準，特殊類型的紙張經整理后達到210mm*297mm尺寸標準。

　　2電子文檔的管理：

　　2.1 收集、積累要求：

　　■記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。

　　■保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間，相互保證準確、可靠的標識關系。

　　■在"無紙化"計算機辦公或事物系統中產生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保存的載體上，并對有存檔價值的電子文件制作紙質拷貝件保留。

　　■用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性。

　　■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件，如果采用非標準壓縮方法，則應將相關軟件一并收集。

　　■用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時必須保證其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。

　　■用視頻設備獲得的動態圖象文件，收集時必須保證收集其壓縮

　　方法和軟件；用音頻設備獲得的文件，收集時必須保證收集其屬性標識和相關軟件。

　　■由計算機多媒體技術制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時必須保證參數準確、數據完整。

　　■通用軟件產生的電子文件，收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集。

　　■計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。

　　2.2 收集、積累方法：

　　■及時按照要求制作電子文件備份。

　　■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

　　■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。

　　■電子文件登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

　　2.3 歸檔要求：

　　■把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第三套，異地保存。對于加密電子文件，則應解密后再完成上述工作。

　　■本標準推薦采用的載體按優先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

　　■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標簽，標簽內填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境等信息。

　　■將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

　　■需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上，如果是自行開發的應用軟件，也應將軟件及相關數據存在同一載體上。

　　■原電子文件數據集的載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少一年。

　　3聲像檔案的管理：

　　3.1 聲像資料的收集整理，原則上要保存聲像資料原件(底片)，重要資料要附文字說明。

　　3.2 文字說明的編寫要求：

　　■基本內容應包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。

　　■應能準確解釋檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全。

　　■照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。

　　3.3 聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。

　　3.4 底片冊、錄音、錄像帶、軟盤，應放在專用架內，嚴禁擠壓堆放，并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。

　　3.5 原版聲像檔案一般不得借出檔案室，如有特殊需要，需由部門領導批準，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借使用。