物業公司檔案資料的分類和歸檔期限
管理檔案資料
篇2：工程公司檔案資料立卷歸檔規則
工程有限公司檔案資料立卷歸檔規則
為了完整、準確、系統地保留公司生產活動中形成的具有保存價值的文件材料，保持文件之間的歷史聯系，便于查找和利用，依據有關國家標準和規范，結合公司具體情況，特制定本規則。
第一條、本規則規定了公司文件材料歸檔整理的原則、方法和基本范圍，并以工程項目資料為例。
第二條、本規則依據國家檔案局《工業企業檔案分類試行規劃》，自治區檔案局《企業事業單位管理文件材料歸檔整理試行規劃》和國家質量技術監督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》國家標準（GB/T11822—2000），結合公司具體情況制定。
第三條、名詞
一、立卷---公司總部各部門或項目部的文件資料管理工作人員，將平時收集、保管的文件，對其中已形成結果齊全的文件、技術資料按歸檔的標準和要求，進行分類整理，裝訂成冊的工作過程，稱之為立卷。
二、移交---是指項目部在工程竣工后二個月內或公司總部各部門在每年1月底前將上年度本部門工作形成的文件資料立卷、造冊，移交公司檔案室保管的過程。
三、歸檔---凡是反映本公司工作（含工程施工）生產活動，具有查考利用價值的文件材料，通過相關人員移交檔案室檔案管理人員管理，稱之歸檔。
四、銷毀---是指由檔案部門負責人和檔案管理人員根據檔案保管年限的規定對檔案進行鑒別、登記后，會同公司指定的監審部門人員一道將保管到期的檔案進行處理（一般焚燒、粉碎處理）的工作過程。
第四條、文件材料整理排放的要求。
文件材料的整理以件為單位進行分類、裝訂（整理、裝訂排放要求見下表），再按分類進行排列、編號、編目，裝盒，按此順序進行，直至編入總目錄中上架擺放、保管、利用（參閱）
整理單位：一般以每份文件材料為一件，每項工程圖紙為一件。
整理時要求 | 裝訂時排放要求 |
文件正本與定稿為一件 | 正本在前，定稿在后 |
文件正文與附件為一件 | 正文在前，附件在后 |
文件原件與復印件為一件 | 原件在前，復印件在后 |
轉發文與被轉發文為一件 | 轉發文在前，被轉發文在后 |
來文與復文為一件 | 復文在前，來文在后 |
報表、名冊、圖冊等 每冊（本）為一件 |
一、移交公司檔案室文件、資料、圖表份數為一份，有原件者應交原件，承包的工程如業主或甲方另有要求時，按其要求移交他們所需的份數。
二、立卷的要求：文件、圖表必須書寫工整，字跡、線條清楚。圖面整潔，用墨汁或碳素墨水填寫，禁止用鉛筆、圓珠筆、水彩筆和其它易褪色的書寫工具書寫、繪制和簽收。
1、竣工文件、圖表裝冊時，如果數量較多，可按順序排列（按斷面號或施工船位號），把相關的文件材料、圖表等分別組裝成數冊（件）。一個檔案盒可放兩件（或數件），每件都有“案內封面”“本卷目錄”和“科技檔案卷內備考表”。每件的頁號都是從1至最后一頁（如第一件1—136，另一件1—120頁），如果這個檔案盒內放有兩件時，則在“科技檔案卷內備考表”說明一欄中寫上：本卷合計：136+120=256頁（假設第一件為136頁，第二件為120頁，見附表）。每個案卷不論裝幾件，其總厚度不得超過6cm。
2、檔案盒封面不能粘貼紙。
3、檔案盒正面和側面的“案卷題名”要求內容一樣。
字體排列要求：正面橫寫，側面豎寫。
4、文件材料用紙一律采用A4（297mm×210mm)，如其他往來單位采用16K紙時，則必須把原16K紙貼在A4白紙上。
5、卷內文件材料排列順序：
管理文件按建設程序、或重要程度排序，重要文件排在前，一般性文件在后，復文在前，來文在后，正文在前，原稿在后；項目技術文件按管理、依據、施工記錄、檢測、評定、證明順序排列；竣工圖按設計、施工斷面或圖號排列；有文和圖時，則文字材料在前，圖在后。
6、文件材料裝訂：
文件材料經系統排列、編寫頁號、填寫卷（或冊）內封面、“本卷目錄”和“科技檔案卷內備考表”后，將每份文件的金屬釘（或其他金屬物）去掉，?。ㄐ∮贏4紙樣的）、殘缺的文件應加予托裱，裝訂線處有字的要加邊表粘牢，然后用白紗線裝訂成冊。一律不得用金屬釘裝訂或漿糊、膠水等粘貼。
裝訂孔尺寸和穿繩方法如下圖所示：
7、檔案卷內頁號編法：
檔案卷內頁號的編寫以冊為單位，一冊為一個流水號。在冊內的文件材料排列固定后，每冊從“1”開始，用號碼機在文件材料的右下角依次編流水順序號。每頁編一個號。如果一紙兩面都有文字材料或圖，則在兩面各打印一個號，反面的號打印在左下角；兩張以上小幅面材料，在前一頁上，也只編印一個號；折疊成幾層的文件和圖表，按一張編碼頁號，一張只打印一個號?！鞍妇矸饷妗?、“本卷目錄”和“科技檔案卷內備考表”不編頁號，因此也不打印頁號?？⒐の募?、圖表一定要用號碼機打上頁號，不得用鉛筆或其他筆寫頁號?？⒐の募?、圖表裝訂時，“卷內目錄”排列在卷內文件材料的首頁之前，“科技檔案卷內備考表”放在卷內文件材料的尾頁之后，裝訂時把“案卷封面”“本卷目錄”和“科技檔案卷內備考表”同其他文件一起裝訂，不能用膠水或漿糊把這三張粘貼在竣工文件上。
“本卷目錄”一是要填寫最后一頁號碼（見附表2所示）
三、竣工圖表的立卷要求
1、竣工圖應能全面、準確反映工程竣工的全部施工實際造型和特征。要求做到圖面整潔，字跡清晰，數據準確，確實反映工程竣工的實際情況。圖表中的文字、數據、圖象、線條、簽字均必須使用黑墨水，不能使用圓珠筆或其他易于褪色的墨水。
2、檔發（1992）8號文件的規定，每件竣工圖背面的左下角加蓋竣工圖章（圖章式樣如下圖示）
3、竣工圖紙封面一般采用A3紙大?。ㄒ姼奖?竣工圖紙封面）如果業主或甲方有要求，則以其要求為準。
竣工圖大小可以采用A3紙也可以采用厘米方格紙，同一斷面的幾種狀態必須在同一張紙上，不能在兩張圖紙上出現。附圖說明的文字材料一律打印，每頁A4紙打印32行，每行30個字，頁號在每頁下邊中間。
4、圖表裝訂：
?。?）A3紙（或厘米方格紙）裝訂線留在左側；
?。?）A4紙豎向裝訂線留在左側；
?。?）A4紙橫向裝訂線留在上邊；
?。?）A3（或厘米方格紙）、A4紙均采用三孔一線裝訂法，孔距為80毫米（見_________頁）
?。?）竣工圖表裝訂應以風琴式折法，按A4紙規格擺好，圖標露在正面，并在裝訂孔一邊加墊紙條（30mm×297mm），以彌補厚薄不平。
“竣工圖、表”必須連同“科技檔案封面”“本卷目錄”和“科技檔案卷內備考表”一起裝訂（見附表3、4、5）
5、每冊圖紙的封面、本冊目錄、圖標字體、型號見附表7、8、9。
四、檔案案卷編目方法
1、卷內封面填寫說明：卷內封面填寫是為了維持系統整理分類排列，提示案卷內容，固定案卷之間的次序。
封面的填寫：（1）檔號、檔案館號、縮微號，由檔案部門填寫，其余各項由立卷人填寫。
?。?）案卷提名：主要內容應包括項目名稱、結構、部位等名稱，應能簡明準確反映出案卷的基本內容。
?。?）編制單位：填寫案卷內文件材料的形成單位。
?。?）起止日期：填寫文件材料形成的起止時間。應有年、月、日。
?。?）保管期限：由檔案部門填寫。
?。?）密級：由檔案部門填寫。
2、卷內目錄填寫（見附表4）
?。?）序號：按同一文號或同一標題的名稱，編一個順序號（不論本文材料的頁數多少），填寫內容同檔案章中的序號。
?。?）文件編號：填寫文件的發文號。文字材料已有文號的，按文號填寫；無文號的可不填寫；圖表填寫圖表編號。
?。?）責任者：填寫文件材料的形成部門或主要責任者。一般是指單位名稱（項目部或公司部門）或個人姓名，代表個人的作品（如合理化建議、填寫作者人名，經過一定審批程序完稿的公文，竣工圖表應填寫單位名稱）。
?。?）文件材料題名：按文件材料標題的全稱填寫，無標題或標題不規范的，可根據內容自擬標題，外加〔〕標識。圖表的文件材料題名填寫圖表的名稱。
?。?）日期：按文件形成落款的年、月、日填寫，如1999.07.09，以8位阿拉伯數字標注?？⒐D表按圖標最后簽名日期填寫。
?。?）頁次：指文件、圖表在案卷內打印的流水頁號（不指原件編的頁號），填寫已編好序號的文件、圖表首頁上打印的流水頁號，并要填寫最后一頁的頁號（見附表2）。
?。?）備注：注釋文件需說明的情況。
3、備考表（見附表1）的填寫：要求標明卷內文件材料的件數和總頁數以及在組卷過程中需要說明的，立卷人要簽上名字。卷內備考表排列在案卷內文件材料的尾頁之后，不打印流水頁號。
五、其他應注意的事項
1、在檔案盒和竣工資料、竣工圖表的正面、側面的臨時案卷順序號只能用鉛筆（HB）寫，不能用鋼筆、毛筆寫，更不能用數碼機打印立卷人編排的臨時案卷順序號。
2、在裝訂成冊后，立卷人應對竣工文件、圖表的順序頁次反復檢查，以避免發生反頁、倒頁、缺頁或亂頁的錯亂。
3、施工照片圖冊必須填寫“案卷題名”、“編制單位”、“照片檔案卷內目錄”和各照片的“照片號/底片號”、“拍攝時間”、“攝影者”、“文字說明”等。施工照片集必須放在科技檔案盒內。
4、竣工文件、圖表的裝訂棉繩不要太細，裝訂時繩子應打活結，以防重新裝訂時用，繩子三舌結應打在竣工資料背后，不得在封面。
5、竣工文件一定要有總目錄（見附表6），并且按規范裝訂在竣工資料第一冊上，多時也可另冊裝訂，但必須完整、規范。
6、每頁的頁號必須用數碼機打印，字跡要清晰，不能模糊不清，不能用筆手寫頁號。
7、裝訂要整齊美觀。如果遇到裝訂后冊邊紙張不整齊，必須把冊邊切割整齊，方可放入檔案盒內。
8、文件、圖表每卷、每冊和檔案盒必須完整無損，不能有水漬、油漬、劃傷、發霉等情況出現。
9、檔案盒厚度的選擇：以擬將裝入此盒的文件、圖表總厚度來選擇檔案盒的厚度。同類同一檔的文件、圖表一般放入共一盒內，只有在已選用了最厚盒的檔案盒仍放不下時，才選擇放入另一盒（當然是同一檔的盒）。國家檔案部門規定的檔案盒厚度種類有10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六種，可在文化用品市場購買。
10、施工照片的冊子只能用統一的“照片檔案”，不能用生活照片冊。
第六條、工程竣工文件的移交
每施工一項工程，在竣工驗收后二個月內（一般情況下，具體移交時間在項目計劃中列示），由承擔本工程的項目部負責按本規定有關要求整理成冊，完好地移交公司辦公室。
第七條、保管期限
案卷的保管期限，以其保存和使用的價值分為永久、長期（16——50年）、短期（15年以下）三種，并分別裝訂。
永久——凡記述和反映本公司的發展歷史的各種材料，如：公司的不同時期發展的機構、承擔工程的合同文本、史志等。
長期——凡記述和反映本公司的活動，在較長時間內對公司工作、承擔工程有查考利用價值的檔案。
短期——凡在較短時間內對本公司有參考利用價值的檔案。如施工原始記錄（含鉆孔、安全事故、機電運行記錄）在工程款全部付清后，即可銷毀。
保管時間的計算：從案卷移交到檔案室的年度開始算起。
第八條、檔案分類、保管期限表
檔案分類、保管期限表
類順序 | 名稱 | 保管期限 | 備注 |
一、 | 行政管理 | ||
1、 | 公司年度工作計劃 | 短期 | |
2、 | 公司年度工作總結、本年大事記 | 永久 | |
3、 | 公司申報成立及批復文件；公司資質申請及政府有關部門批復文件；公司印章式樣啟用文件；批準項目部成立、撤消、合并、更改及其印章啟用 | 永久 | |
4、 | 公司歷史、組織沿革、年鑒 | 永久 | |
5、 | 本年度機構設置、年底員工花名冊、任免、調配、錄用、解聘、培訓、職稱、執業證、員工違紀記錄、處分 | 長期 | |
6、 | 年度會議文件材料、記錄、電話記錄、收發文本 | 短期 | |
7、 | 員工檔案 | 一人一檔，隨工作地點變動而動 | |
二、 | 經營管理 | ||
1、 | 公司經營遠、近期規劃策略 | 永久 | |
2、 | 中標工程招投標書、合同、協議及與之有關的法律性文本 | 永久 | |
3、 | 合同工程工程量結算單（或確認書），工程款結算單 | 長期 | 工程款全部回收后銷毀，僅留一總表 永久存 |
4、 | 公司經營管理規章制度 | 長期 | |
5、 | 公司財務管理規章制度 | 長期 | |
6、 | 單項工程成本分析 | 永久 | |
7、 | 年度財務決算報告、報表 | 長期 | |
8、 | 經營部門各種統計年報（或工程結束后報表）及綜合分析材料、客戶檔案 | 長期 | |
9、 | 本年各項目及公司支付收入帳本、憑證、會計管理、資金流通、各種財務報表、帳簿 | 長期 | |
10、 | 固定資產購置、報廢、回收有關材料 | 長期 | |
三、 | 物資管理 | 物資包括設備和材料 | |
1、 | 年度物資保有量表 | 短期 | |
2、 | 物資管理各項規章、制度 | 長期 | 采、用、存、保、處理 |
3、 | 設備維修、修理制度及計劃 | 長期 | |
4、 | 項目部設備清單 公司總部辦公設備及其他設備清單 | 短期 短期 | 分項目部填 |
5、 | 設備檔案 | 長期 | |
四、 | 工程、技術管理 | ||
1、 | 技術新規范、新標準、科技成果、技術引進、革新、合理化建議等科技管理 | 長期 | |
2、 | 與本公司業務相關連的政府有關部門相關法律法規 | 長期 | 有效期內 |
3、 | 竣工驗收文件（質量鑒定書、交工驗收報告、交工驗收證書、驗收申請、批準文件等、竣工圖、文件材料、施工總結或報告） | 長期 | |
4、 | 設計、施工文件（審批的設計、變更設計及有關文件、技術交底、施工中重大技術的來往文件、會議記錄等施工過程一切文件、工程質量自檢報告，甲方或業主抽檢資料、竣工質檢資料 | 短期 | 款全部回收后 |
5、 | 施工各類原始記錄（鉆孔記錄、機電運行記錄、施工照片集和其他原始記錄、施工日志、氣象、其他音像資料 | 短期 | 款全部回收后 |
6、 | 各種材料清耗量表及其分析資料 | 長期 | |
7、 | 與甲方或業主及政府有關部門聯系、請示往來及批復件 | 短期 | |
8、 | 項目部人員動態 | 長期 |