麗灣酒店綜合辦公室管理實務

　　部門慨述

　　協助總經理管理好總經理室的日常行政事務；協助總經理協調好各部門工作；主持酒店行政會；審核管理好行政費用開支；審核簽章及酒店法律事務協調；組織制定、修改、充實各項規章制度，做好招聘、培訓工作；制定酒店工資結構、員工福利的標準；管理酒店人事檔案及酒店后勤工作，確保酒店經營活動正常進行。

　　一、具體工作內容：

　　1、全面領導辦公室工作并具體主持酒店行政事務工作。

　　2、負責召集部門例會并做好記錄。

　　3、審核批準酒店1000元以下行政費用開支報告。

　　4、審核上報酒店1000元以上行政費用開支計劃。

　　5、負責酒店防火、防盜及交通安全管理工作。

　　6、管理酒店員工食宿問題。

　　7、負責對外經濟合同的審核簽章及酒店法律事務協調。

　　8、管理好總經理室人員編制。

　　9、負責對外聯系的工作計劃的制定與實施。

　　二、崗位職責：

　　A、行政辦公室主任：

　　1、協調各部門的工作，協助總經理監督，檢查對各項方針政策、上級指示的落實與執行情況。

　　2、掌握市場情況，收集行業信息，為總經理決策提供咨詢，當好參謀。

　　3、安排總經理辦公會議，并減產會議決定事項的執行情況。

　　4、按照總經理的意圖，組織起草綜合性的報告，規劃、總結、請示、通知等信涵，并審查簽發前的文稿。

　　5、領導本部門工作人員做好文件的歸檔、收發、打字、接待、用車管理和印章管理工作。

　　6、抓自身管理、本部門的學習、考評等提高工作效益。

　　7、協調、平衡各部門關系，發生矛盾，應及時疏導，調查研究，明確責任，必要時報告總經理處理。

　　8、組織制定酒店行文管理的各項規定，努力使公文規范化、科學化、提高辦事效率、

　　9、完成總經理臨時交辦的各項工作。

　　B、行政主管：

　　1、按合同實施物資采購和小型用品采購；

　　2、計劃安排好酒店員工午餐；

　　3、協助主任做好日常工作及管理好酒店環境衛生和綠化工作

　　4、安排好外來賓客的食宿和活動

　　5、具體辦理酒店車輛的年檢、年審、保險、維修并與管理部門做好聯系工作；

　　6、辦理酒店員工的暫住證、體檢證；

　　7、負責與保安部聯系有關工作；

　　8、辦理上級領導交辦的工作。

　　三、行政辦公室紀律管理制度：

　　1、上班著制服及配戴員工名牌。不能穿超短裙與無袖上衣和休閑裝。

　　2、堅守崗位不串崗；

　　3、上班時間不看書、看報，不玩電腦游戲；不打磕睡及做與工作無關的事；

　　4、不準在崗位上化妝；

　　5、接待來訪和業務洽談應在會議室進行；

　　6、不準因私事占用電話；

　　7、不經同意不準隨意上網，更不能用酒店的電腦發送私人郵件或上網聊天，未經批準不得使用酒店其他部門的電腦；

　　8、所有電子郵件的發出，必須經部門經理的批準；以酒店名義發出的郵件需經總經理或主管副總經理的批準；

　　9、未經總經理或部門經理的授意，不能索要、打印、復印其他部門的資料；

　　10、不遲到、早退；

　　11、平時加班、請假需經部

門經理批準；

　　12、更要嚴格遵守打卡制度，不論任何理由，不得代他人打卡，違者開除。

　　13、無工作需要不得隨意進入總經理辦公室、計算機房、客戶服務中心、檔案室、打字室、財務室、會議室及接待室。

　　四、印章使用管理制度

　　1、酒店印章由集團駐店經理保管，各部門的印章應由各部門經理或各部門指定人員保管。未經領導批準，印章保管員不得委托他人代管，并且不得帶出辦公室使用；

　　2、以酒店名義簽署的意見書、協議書、合同書，各部門以酒店上使用酒店公章。

　　3、未經允許，不得私自使用酒店公章。

　　五、電腦室崗位職責

　　1、業務培訓：

　?。?）組織對電腦操作人員、前臺收銀員的技術培訓、考評員工工作質量和工作效率；

　?。?）結合電腦、收印機操作過程中出現的各類問題，組織制定相應的注意事項和操作規程；

　?。?）更多地掌握電腦新技術，參加有關電腦的學術活動，不斷提高業務能力，更好地為酒店服務；

　　2、硬件維護：

　?。?）負責酒店電腦設備、收銀設備的管理和維修，及時組織排除各設備出現的故障，修理更換損壞的零件；

　?。?）負責酒店電腦設備、收銀設備的日常保養，定期檢查、清潔各設備及線路，防止塵埃、蟲害的損害，確保各設備正常運行，以保證酒店營業的需要；

　?。?）對酒店各電腦設備的更新換代及技術引進提出可行性建議，并負責組織實施。

　　3、軟件維護

　?。?）處理電腦系統、收銀機在使用過程中出現的故障，確保運算數據的正確性和系統正常運行的可靠性；

　?。?）按電腦使用部門的要求，逐步實行自編軟件，修改、擴充、完善電腦系統的功能，以適應酒店業務發展規律的需要；

　?。?）擴大電腦應用范圍，為各部門裝置電腦，開發設計管理程序。

　?。?）管理電腦室內部事務，包括工作安排、調配、檢查、落實等。

　?。?）完成總經理臨時交辦的其他工作。

　　六、會議管理規定

　　1、酒店會議是由：辦公例會、日常工作會議組成。

　　2、最高級會議通常情況下每月至少召開一次，就一定時期工作事項作出研究和決策。

　　會議由酒店總經理主持、參加人員為：總經理、副總經理、各部門經理等領導。

　　3、酒店辦公例會是為貫徹落實作出的決議、決定召開的會議。會議由總經理組持，參加人員為：各部門經理及有關人員。

　　4、酒店辦公例會由酒店行政辦公室組織。應于會前3天將主要內容通知于會人員，會后14小時之內整理、發布《會議紀要》。（1）會議紀要的形成與簽發

　　A、公例會會議紀要、決議，由行政辦整理成文。

　　B、行政辦根據會議內容需要在限定時間內完成紀要的整理工作。

　　C、會議紀要和決議形成后，由與會的酒店成員簽字確認。

　　D、紀要發放前應填寫《會議紀要發放審批單》，審批單內容包括紀要編號、發放范圍、主管領導（或主持會議的領導）審批意見。

　　E、紀要應有發文號，發放時應填寫《文件簽收記錄表》，并由接受人簽字。

　　F、紀要應分類存檔，并按重要程度確定保存限。

　?。?）會議紀要作為酒店的重要文件，備忘已研究決定的事項，發給與會人員，以便對照核查落實。

　　5、日常工作會議由會議召集人填寫《會議申請單》，經主管副總經理批準方可召開，會議通知由行政辦公室根據申請部門的要求發出。如會議需要撰寫會議紀要，由會議召集部門撰寫完畢后報有關及行政辦公室。

　　七、酒店每周例會制度

　　1、部門領導例會每周舉行一次，由總經理主持，副總經理及各部門經理級人員參加。

　　2、主要內容：

　?。?）總經理傳達上級主管部門有關部門文件和總經理室有關精神。

　?。?）各部門經理匯報工作情況，以及提出需要提請總經理或其他部門協調解決的問題。

　?。?）總經理對各部門工作進行講評，布置和安排下周工作。

　?。?）其他需要解決的問題。

　　3、例會參加者在會上要踴躍發言，允許持有不同意見、不同見解、不同觀點和保留意見，但會上一旦形成決議，無論個人同意與否，都應認真執行。

　　4、嚴格會議紀律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布前，不得私自泄露會議記錄。

　　八、日常部門經理例會制度

　　1、部門經理必須提前五分鐘到達會場。

　　2、與會期間，所有人員必須保持安靜，認真聽取總經理的指示。

　　3、各部門經理按順時針方向逐個限時匯報本部門的工作情況，各部門經理匯報應用規范語言，匯報內容為前一天部門工作情況、存在問題、建議等，匯報完畢請總經理指示?？偨浝碜鲋甘緯r，相應的部門經理應做好記錄。

　　九、檔案管理：（見工作流程）

　　十、人事經理崗位職責：

　　1、組織制定人事計劃，經酒店總經理批準后執行。

　　2、負責酒店人事工作，掌握業務計劃，擬定工作計劃，及時向有關部門領導匯報并共同研究、討論。

　　3、抓好管理工作，經常深入基層，掌握情況，合理安排使用干部，發現人才，及時提出調整意見。

　　4、組織本部門工作人員學習，提高管理水平和業務能力，做到管理規范化。

　　5、根據用工計劃組織招聘工作，負責招聘、辭退、停薪留職員工的審核，負責員工內部調配的審核，

　　6、結合酒店實際，制定本酒店工資、獎金、福利標準，報領導審核批準；負責工資、獎金、福利、加班夜班費及各種津貼報表的審核。

　　7、負責審核、辦理各類休假期的期限和有關費用報銷標準；

　　8負責人事檔案的管理工作。

　　9、完成總經理交給的其他各項工作。

　　十一、培訓管理制度

　　培訓內容：

　?。?）員工培訓應根據其所從事的工作，以專業對口培訓和崗位培訓為主；

　?。?）管理人員應充分了解政府的方針、政策規定、學習現代管理理論

和技術，提高市場預測能力、控制能力，決策能力；

　?。?）專業人員和財務人員、工程人員，廚師等，應接受各自的專業對口技術培訓，提高專業技能。

　?。?）基層管理人員應通過培訓充實知識，提高實際工作能力。

　　2、培訓形式

　?。?）脫產學習。主要是培養有發展前途的骨干力量。

　?。?）半脫產培訓。主要是專業對口培訓。

　?。?）業余培訓。鼓勵員工積極參加各種不同類型的，與本職工作有關的培訓。

　　十二、酒店總值班制度

　　1、由總經理辦公室負責安排。值班者為：部門經理以上的管理干部。

　　2、值班時間為：晚上八時至次日早上八時。值班時應巡視酒店各公共場所，檢查酒店防火、防盜設施、設備等是否完好，有無事故苗頭。

　　3、值班人員應檢查各部門當值人員履行職責情況，負責處理違紀行為。

　　4、當值時間不得無故離開酒店，不得做與當值無關的事情。

　　5、當值時應盡職盡責，及時處理酒店當晚發生的各種問題，遇有重大的突發性事件，應在第一時間內向總經理請示、匯報。

　　6、做好值班記錄。

篇2：大酒店總經理辦公室緊急事件處理制度

　　酒店總經理辦公室緊急事件處理制度

　　1.緊急事件是指將要或正在危及正常經營的惡性事件，緊急事件的處理遵循系統損失最小原則。

　　2.制定相關預案處理各類緊急事件。

　　3.嚴格執行緊急事件的匯報制度：

　?、倬o急事件發生后，總經理(總經理不在時，店內最高負責人)以最快方式(如電話)向董事長報告，報告的內容包括是誰、是何事件、在何處、何時發生、嚴重程度及該事件已報何人、何部門(如公安局、消防局等)等情況;

　?、谝鶕录唧w情況將事件的發展情況同步上報(如每30分鐘、每1小時、每4小時等)董事長;

　?、墼诰o急事件得到基本控制后的12小時內，將事件發生、處理過程報告董事長;事件處理后，應及時將處理結果、今后相應防范措施與有關政府機構的權威結論一并上報董事長;

　?、芫o急事件發生后，總經理需立即召開由副總經理、公關部(或市場營銷部)經理和事件發生部門負責人參加的緊急會議，研究明確事件善后事宜處理政策和對外信息發布口徑及事件處理分工，一般情況下，對外信息發布由公關部(或市場營銷部)負責，其他任何部門和個人不得以任何形式對任何人發布信息。

　　4.緊急事件發生后，所有參與部門寫出分析和總結報告，如可能，可召開研討會，總結經驗和今后防范措施。

篇3：酒店人力資源部辦公室管理規定（3）

>　　酒店人力資源部辦公室管理規定(三)

　　1.所有人力資源部職員必須按時上下班，不得遲到早退，有事及生病必須向上級請假;

　　2.嚴格遵守酒店內部及人力資源部內部的一切規章制度，如有觸犯則從重處罰;

　　3.愛護人力資源部的公共設施及物品，上下班鎖好本人職責內的一切門窗及柜子。最后離開的員工要關掉辦公室的一切應該關掉的電器;，

　　4.上班時間不得做與工作無關的事情，暫時離開要知會同事或向經理請假;

　　5.上班時間必須穿工服，佩戴工牌，工服必須干凈、整潔，儀表整潔、大方;

　　6.責任內的工作要在當天完成，做好工作記錄，每周末在本部例會上匯報工作;

　　7.所有在職人員不得利用職權謀取私利;

　　8.對待領導及員工有禮貌，切記“員工就是上帝”;

　　9.團結同事.努力工作;

　　10.對員工的違紀行為要進行處理，切不可視而不見;

　　11.要有高度的責任感和嚴謹的工作態度，不得推卸責任;