住宅園區業主檔案管理規定
第一條業主檔案分類
1．住戶檔案：業主資料；裝修資料；其他資料。
2．商業網點資料：業主資料；裝修資料；其他資料。
第二條住戶檔案
1．業主資料：由開發商發出的《“商品房”入住通知單》原件，業主及家庭成員的照片；《業主及家庭成員的情況表》，業主及家庭成員身份證復印件，《入住驗房表》，購房合同或租賃合同復印件，《業主臨時公約》，《管理費用銀行托收合同》，《入住申請表》，存折復印件，《房屋租賃情況一覽表》，《入伙會簽單》。
2．裝修資料：《裝修申請表》、《裝修驗收表》，室內裝修平面示意圖，施工隊營業執照復印件，違章記錄（《違章通知單》、《違章處理表》）。
3．其他資料。
第三條商業網點檔案
1．業主資料：購房合同或租賃合同復印件，營業執照，商業單位基本情況簡介（附有宣傳簡介的單位），業主或商業單位法人代表身份證復印件，《業主公約》。
2．裝修資料：《裝修申請表》，消防批文，特種行業（如：飲食）許可證（如：衛生許可證、環保證明等）復印件，《裝修驗收表》，裝修圖紙（如：水、電、空調、通風、裝飾、招牌和隱蔽設施等），施工隊的營業執照復印件，《裝修許可證》，違章記錄（《違章通知單》、《違章處理表》）。
3．其他：臨時訂立的其他協議等（如：飲食行業的垃圾清運協議或租用車位、公共場地設施等）。
第四條檔案管理辦法
1．按《文件與資料的控制程序》中規定的進行編號，分類管理。
2．建立檔案目錄，并整理成冊。
3．個別資料業主（住戶）有困難提供或不需提供的，經管理處主任同意，可以不提供。
篇2：業主檔案管理工作規定(二)
1.目的
1.1規范業主檔案的管理工作
2.適用范圍
2.1適用于物業服務中心業主檔案的動態管理。
3.職責
3.1客服組主任負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客服助理負責依照本規定具體實施業主檔案的保管與跟蹤。
4.程序要點:
4.1由客服組前臺對業戶檔案的管理,為嚴格對業戶檔案管理,保證檔案管理有效性、規范性,加強對業戶資料的保密工作,特制定如下管理規定。
5.業主檔案內容。
5.1收樓資料;
5.2收樓證明書;
5.3管理規約簽約頁;
5.4樓宇遺留記錄;
5.5業主身份證復印件(業主及家人小一寸照片二張);
5.6《裝修申請審批表》簽署后的《住宅室內裝修管理協議》、《裝修承諾書》、相關圖紙及裝修施工隊資料。(裝修申請表,施工單位營業執照及資質證復印件,業戶委權/委托書等);
5.7《物業服務合同》
5.8《業主家庭情況登記表》
5.9《物品資料及鑰匙簽收表》
5.10《業主證領用登記表》
5.11《業主收樓房屋檢查情況表》
5.12《違章處理通知單》
5.13 業主的有關證件復印件。
5.14 其它應保存的資料。
6. 業主檔案袋的整理
6.1業戶資料整理、分類:
6.2 資料按一戶一檔,分區、分樓號存放,貼上清晰標簽,以便查找;
6.3 業戶資料收集裝訂成冊,按時間先后排列,最早資料于最后一頁存放,之后增加的資料于其面上增加,編上頁碼,編寫目錄,冊面填寫"業主檔案資料情況"表;
6.4 資料收集按先后順序主要分為三大部份:
6.5 業戶資料歸檔時間和更新:
6.6 客服組辦理完單元交付手續后,將業戶資料交于前臺;
6.7 前臺中班人員將業戶資料輸入電腦后,按樓名整理存檔;
6.8 對已收樓業戶平時所新增的資料由客服組按上述規定處理;
6.9 客服組前臺每月30日進行一次檢查,發現問題上報主任及時采取補救措施,確保檔案的安全性及準確性;
6.10 每年3月將上年度超過保管期的資料進行一次統一清理;
6.11 銷毀檔案有關文件必須從嚴掌握,慎重從事;對經鑒定無保存價值的資料,由部門主任審批后銷毀。
7.業戶資料查閱及印取:
篇3：小區業主檔案管理規定(6)
小區業主檔案管理規定（六）
為規范本小區業戶檔案信息的管理，不斷完善信息的內容，使客戶檔案信息準確、及時有效，便于開展工作，同時確保資料的保存完好，特制定本管理規定：
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業主檔案的信息收集、管理及整理工作；
2、專管人員須將業主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱；
3、客戶信息檔案的內容包括：業主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件；
4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業主檔案的變更，保證信息的準確性；
5、業主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關人員查閱，以保護業主的隱私，維護公司良好形象；
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作；
7、業主檔案永久保存，及時與業主溝通，及時變更業主信息，保證其準確性。