SY物業業主檔案管理規定
1.0 目的
規范業主檔案的管理工作
適用范圍
適用于物業管理處業主檔案的動態管理。
3.0職責
3.1 客戶服務部隊主管負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。
3.2 客服助理負責依照本規定具體實施業主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點
4.1由管理處客戶前臺服務中心負責對業戶檔案的管理，為嚴格對業戶檔案管理，保證檔案管理有效性、規范性，加強對業戶資料的保密工作，特制定如下管理規定。
4.2收樓資料：
4.2.1收樓證明書;
4.2.2管理公約簽約頁;
4.2.3樓宇遺漏記錄;
4.2.4業主身份證復印件(業主及家人小一寸照片二張);
4.3《裝修申請審批表》簽署后的《住宅室內裝修管理協議》、《裝修承諾書》、相關圖紙及裝修施工隊資料。(裝修申請表，施工單位營業執照及資質證復印件，業戶委權/委托書等);
4.3.1 經業主簽署后的《消防安全責任書》。
4.3.2 《業主家庭情況登記表》
4.3.3 《物品資料及鑰匙簽收表》
4.3.4 《業主證領用登記表》
4.3.5 《業主收樓房屋檢查情況表》
4.3.6 《違章處理通知單》
4.3.7 業主的有關證件復印件。
4.3.8 其它應保存的資料。
4.3.9 業主檔案袋的整理
4.4業戶資料整理、分類:
4.4.1資料按一戶一檔，分區、分樓號存放，貼上清晰標簽，以便查找;
4.4.2業戶資料收集裝訂成冊，按時間先后排列，最早的資料于最后一頁存放，之后增加的資料于其面上增加，編上頁碼，編寫目錄，冊面填寫“業主檔案資料情況”表;
4.4.3資料收集按先后順序主要分為三大部份：
4.5業戶資料歸檔時間和更新:
4.5.1客戶服務部辦理完單元交付手續后，將業戶資料交于前臺服務中心;
4.5.2前臺服務中心中班人員將業戶資料輸入電腦后，按樓名整理存檔;
4.5.3對已收樓業戶平時所新增的資料由客戶服務中心按上述規定處理;
4.5.4客戶前臺服務中心每月30日進行一次檢查，發現問題上報主管及時采取補救措施，確保檔案的安全性及準確性;
4.5.5每年3月將上年度超過保管期的資料進行一次統一清理;
4.5.6銷毀檔案有關文件必須從嚴掌握，慎重從事;對經鑒定無保存價值的資料，由部門主管審批后銷毀。
4.6業戶資料查閱及印取:
4.6.1查閱人如須查閱/印取業戶檔案資料，須于客戶前臺服務中心進行登記，并說明因由;
4.6.2經客戶服務部主管審批同意后，前臺服務人員開啟相應的業戶檔案，抽取有關業戶資料;
4.6.3屬查閱資料的，由前臺服務人員培同進行現場查閱;
4.6.4屬印取資料的，前臺服務人員嚴格按上級主管審批意見進行印取;
4.7保密要求：
4.7.1業戶檔案柜除業戶資料增加、更換、查閱、印取的情況下，須予以上鎖;
4.7.2電腦內存放業戶資料的文件須設置密碼，并于每月30日進行一次更新;
4.7.3違反上述要求的，對責任人給予口頭警告處理;
4.7.4泄露遺失業戶資料的，對責任人給予書面警告處理，造成嚴重影響的，給予辭退。
4.8業主檔案的跟蹤。
4.8.1 對產權發生變更的業主。管理處應及時為新業主建立“業主檔案”，同時對原業主的檔案另置保管，保管期三年。
4.8. 2 業主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處主任批準，經客戶服務部主管辦理登記手續后方可查閱。
4.8. 3 業主檔案應永久保存。
4. 8. 4將各業主資料輸入電腦進行管理。
4. 8. 5本規定執行情況作為客戶服務部對檔案客服助理績效考評的依據之一。
篇2：北京八達嶺山莊業主委員會檔案管理制度
北京八達嶺山莊業主委員會檔案管理制度
?。?0**年*月*日業委會會議通過）
第一條 所有檔案資料，由業主委員會指定專人負責保管。
第二條 各種檔案資料應分類進行登記、編號，妥善保管。
第三條 檔案室設在物業樓二層。
第四條 檔案資料主要包括：
?。ㄒ唬└黝悤h記錄、紀要；
?。ǘI主大會、業主委員會作出的決議、決定等書面材料；
?。ㄈ└鲗脴I主委員會產生、備案的材料；
?。ㄋ模┥角f內所有建筑物產權清冊及業主聯系方式；
?。ㄎ澹┯喠⒌奈飿I管理服務合同；
?。┥角f標識，有關法律、法規和業務往來文件；
?。ㄆ撸I主和使用人的書面意見、建議書；
?。ò耍┚S修資金收支情況清冊；
?。ň牛h錄音、錄像、照片等；
?。ㄊ┛⒐た偲矫鎴D，單體建筑、結構、設備竣工圖，配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料；
?。ㄊ唬┰O施設備的安裝、使用和維護保養等技術資料；
?。ㄊ┪飿I工程驗收和質量保修文件，物業使用說明文件；
?。ㄊ┪飿I管理所必需的其他資料，包括物業交費統計表、物業經營開支統計表、物業服務人員花名冊等；
?。ㄊ模┢渌嘘P材料。
第五條 委員因工作需要須查閱檔案資料，并認真填寫檔案查閱單，不得將資料帶出檔案室。
第六條 業主查閱檔案資料，須經兩名業委會委員簽字同意，并辦理查閱手續，不得將資料帶出檔案室。
第七條 查閱檔案的委員和業主應尊重業主的隱私權，依法保守秘密，若泄密依法承擔全部責任。
第八條 因管理不當，發生檔案資料遺失或殘缺，檔案管理人員的應承擔相應責任并賠償由此產生的損失。
第九條 本制度經業主委員會會議通過，按照《議事規則》第二十六條公示后生效。
篇3：物業資料業主檔案管理方案
物業資料與業主檔案管理方案
為了確保物業服務部及本單位物業管理所使用的常規服務文件的有效性，規范業主檔案的保管與跟蹤工作，特制訂本管理方案。
一、資料或檔案的收集與保存
首先，在物業接管移交時，要力爭全面、準確地收集到本單位與開發商及設計單位、施工單位在合作方面的工程建設及工程技術等原始資料。其次，業主入住、進行房間調配階段，業主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴回訪記錄等相關資料，都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。
二、資料或檔案的整理與分類
所有原始資料應當統一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后，按類別進行裝訂并整理成冊，做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同，管理內容可以分類為以下幾類。
1.工程技術資料：包括住宅區規劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。
2.業主及各辦公部門檔案：包括業主及各辦公機構詳細資料登記表，進出小區人員登記表，業主、各辦公機構房間的維修檔案等。其中，業主檔案內容具體包括有經業主簽署后的業主公約、經業主簽署后的消防安全責任書、業主家庭情況登記表、鑰匙領用登記表、業主證領用登記表、業主入住驗房表以及業主的有關證件復印件等。
3.裝修檔案：包括二次裝修申請審批表、相關圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書、施工企業資質證明、裝修人員登記表、室內設計平面圖、裝修竣工圖等。
4.維修資料：包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設備、設施巡檢記錄等。
5.業主反饋信息：包括服務質量回訪記錄、業主意見和調查統計記錄、業主投訴及處理記錄、業主來訪紀錄等。
6.本部門員工管理資料：包括員工個人資料、聘用記錄、員工業績考核及獎罰記錄、員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內務管理記錄等。
7.行政文件資料：包括相關值班及檢查記錄、有關財務記錄、主管部門文件、公司文件、內部管理規章制度、通知、通報文件等。
三、資料或檔案的歸檔
對于所有分類整理好的信息資料，工作人員必須進行歸檔保存。
1.檔案管理實行原始資料和計算機檔案雙軌制，使儲存方式多元化，盡可能確保資料轉化為計算機磁盤儲存，便于查找。同時，還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。
2.對本單位利益影響較大的檔案應加密保存，使此類檔案在計算機中按級別檢索，對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。
3.檔案應編制統一的檔案分類順序進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。
4.根據檔案盒規格準備相應的檔案標貼紙，在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類別名稱，制作好的檔案標志貼m.airporthotelslisboa.com應當貼在檔案盒左側上方，并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。
5.各業主的檔案資料應按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內。按檔案盒內各檔案的排列順序將檔案有關內容登記在業主檔案目錄內，詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等內容。
6.檔案室應配備相應的文件柜、文件盒以及消防器材等，
并隨時保持干燥、通風、清潔，確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管，檔案室應避免無關人員任意進出，以保證檔案的安全和完善。
7.所有檔案盒資料都應妥善保存，注意保持整潔，不得擅自涂改、外借，未經授權，任何人不得私自復印或打印保密資料或文件。
四、資料或檔案的運用
工作或服務的過程中應當充分發揮檔案資料的作用，內部員工可通過管理中心內部局域網，查閱文件檔案授權范圍。由于業主檔案屬絕密檔案，借閱原始資料的使用者，應該按檔案的不同密級經相關負責人批準方可借閱，特殊情況如需查閱須報管理處。
五、業主檔案的跟蹤
當業主聯絡方式發生變化或業主發生更替時，服務中心應將變化情況記錄在業主檔案中。本部門應當由專職主管負責每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業主，管理員應至少每隔兩周跟蹤一次。
六、過期資料或檔案的銷毀
對于作廢或失效文件，相關人員應在失效文件上標注作廢標記，防止繼續使用。根據文檔的保存期限和性質，管理人員應該定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀，防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經主管領導批準后可進行銷毀，但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單，便于備查。