入伙管理工作規程

　　5.1 目的

　　規范用戶入伙管理工作，確保用戶順利入伙。

　　5.2 適用范圍

　　適用于用戶入伙的管理工作。

　　5.3 職責

　　5.3.1 管理處經理負責指導組織安排入伙工作。

　　5.3.2 物業部主任負責組織安排入伙工作。

　　5.3.3 物業部管理員負責具體辦理入伙手續。

　　5.3.4 財務部負責核收各項入伙費用。

　　5.3.5 工程部負責樓宇整改的跟進和水電的開通工作。

　　5.4 工作規程

　　5.4.1 入伙、業主、用戶、客戶的定義

　　1)入伙定義：是指用戶收到書面入住通知，并辦理完相應手續。用戶收到入住通知單上通知辦理入住的時間，視為入住時間。

　　2)業主定義：指物業所有權人。

　　3)用戶定義：指物業所有權人(即業主)和物業使用人(即租戶)。在手冊稱呼和意見征詢等場合以“用戶”進行稱呼。

　　4)客戶定義：一般指物業所有權人、物業的使用人和外部客戶。在一般日常管理工作中均以“客戶”稱呼。

　　5.4.2 本規程中的“入伙”主要是指用戶入住。

　　5.4.3 用戶入伙的準備(指業主入住和租戶入住)

　　5.5 業主入伙

　　5.5.1 業入伙資料的準備;

　　1)根據本物業的實際情況編寫和印刷《住戶手冊》、《業主公約總則》、《前期物業管理服務協議》、《區域防火責任協議書》、《入伙通知書》;

　　2)《入伙通知書》的內容要求寫明物業管理公司的辦公地點(以下簡稱管理處)、業主辦理入住手續時應帶的資料、證件及交納的費用明細，并附簡明扼要的入住流程等;

　　3)印刷以下各類入伙表格：(以下表格因入伙物業的不同表格內空有所不同，略)

　　《鑰匙領用/移交登記表》;

　　《裝修申請表》;

　　《物業使用說明書》;

　　《物業質量保證書》;

　　《房屋交接驗收表》;

　　《用戶入住情況登記表》。

　　4)設計辦理入伙手續流程圖(請參見5.8)。

　　5.5.2 入伙時的環境布置：涉及服務標識牌的按VI設計辦理：

　　1) 入口處掛“歡迎您喬遷×××”橫幅和插彩旗，營造熱烈的氣氛;

　　2) 樹立指路牌，由入口處到物業管理處或至辦理入住的現場。

　　3) “入口處”標明物業管理處的辦公地址和辦公時間。

　　4)物業管理公司對入住辦公環境的布置：

　?、賿鞜艋\，飄小彩帶，擺放花藍、盆景，給人以隆重、喜慶的氣氛

　?、趶堎N醒目的“辦理入住手續流程圖”，辦理手續窗口設置要求做到“一條龍服務”，各窗口標識清楚，一目了然;

　?、酃芾砣藛T著裝整潔，精神飽滿;

　　5.5.3 客戶服務部依據物業管理公司議定的入伙時間，提前向業主發出入伙通知。

　　5.5.4 業主收到《入伙通知書》后，應當在規定的時間內帶齊有關證件和資料到管理處辦理入住手續。如果在規定期限到來的前3天內，業主尚未辦理入住手續的，客戶服務部客戶管理員應再次發函或致電通知尚未辦理入住手續的業主前來辦理入住手續;超過規定期限未辦理入住手續的，客戶服務部應將情況向公司領導匯報，由公司領導決定是否登報催辦。

　　5.5.5 入伙手續的辦理(詳見：入伙手續流程圖)

　　1)在收樓驗房時，客戶管理員應邀請業主一起將水電表讀數抄錄在《房屋交接驗收表》中。

　　3)辦完業主入住手續后，客戶管理員應及時收集、整理業主資料并及時建立“用戶檔案”。

　　5.6 租戶入住

　　5.6.1 租戶入住的條件

　　1)已正式簽訂《房屋租賃合同》;

　　2)已繳清所有租賃費用;

　　3)已提供租戶身份證明的資料;

　　4)房屋裝修已經過管理處驗收合格。

　　6)辦完租賃手續后，客戶管理員應及時收集、整理租戶資料，并及時登記。

　　5.7 辦理入伙手續流程圖

　　5.8 入伙流程說明

　　5.8.1 備件

　　5.8.2 業主辦理入伙手續前要備齊如下文件資料：

　　1)入伙通知書;

　　2)購房合同原件、復印件;

　　3)購房付款證明及復印件;

　　4)業主身份證及復印件，1寸近期免冠彩照兩張;

　　5)業主委托書(委托他人辦理時需帶)、被委托人身份證及復印件;法人授權委托書、營業執照副本及復印件(公司購房時需提供) 。

　　5.8.3 登記、驗證

　　1)業主帶齊上述文件資料到物業管理處交驗、存檔;

　　2)簽領《業戶手冊》、《業主公約總則》、《區域防火責任協議書》、《裝修指引》等資料;

　　此等資料由業主簽字領取，并由工作人員知會有關事項。

　　業主領取此等資料應仔細閱讀了解其內容。

　　5.8.4 簽署《業主公約》、《區域防火責任協議書》、《前期物業管理服務協議》，一式二份，業主簽署后各留一份，其余交物業管理處留存。

　　5.8.5 填寫《業戶基本情況表》

　　1)業主領取《業戶基本情況表》后，應仔細填寫，內容清楚，數據完整。

　　2)《業戶基本情況表》填寫后交物業管理處存檔，以便管理和聯系。

　　5.8.6 繳費

　　由工作人員指引業主到物業公司財務部門繳納入住費用，并簽署管理費用銀行托收協議。

　　5.8.7 驗樓、收樓

　　1)業主或委托人在物業公司工作人員帶領下到所購單元驗樓。

　　2)驗樓時發現的問題詳細記錄在《房屋交接驗收表》，由業主或委托人、物業公司工作人員在表上簽字確認。

　　5.8.8 領取鑰匙

　　業主驗收完樓后，無問題的，悉數將鑰匙全部領走;有問題的，留下一把入戶門鑰匙供維修時使用。

　　5.8.9 按規定辦理裝修申報手續

　　業主憑簽完字的《入住辦理流程單》到物業公司按裝修流程圖辦理裝修申報手續。

　　5.9 按規定辦理水、電、氣、電話、有線電視及車位使用手續。

　　5.9.1 領取有關申請表并填寫。

　　5.9.2 簽署相關的委托銀行收費協議書。

　　5.9.3 將申請表、協議書交相關單位或物業管理部辦理。

篇2：新入伙小區管理難點與對策

　　新入伙小區管理難點與對策

　　隨著房地產業的發展，新住宅小區不斷落成。不少物業管理公司在接管新入伙的小區時，總感覺事情非凡多，困難非凡大，甚至有應接不暇的現象。

　　一、新入伙小區的管理特點

　　新入伙小區是指小區的物業剛移交使用1-2年，業主入住較少，小區住戶生活及物業管理均未進入正常穩定的階段。這種小區具有以下特點：

　　1、小區工程尚未完全結束，對四周環境影響較大。

　　根據我國現狀，雖然小區交房時需要工程竣工驗收備案，但不少小區尤其是分期開發的小區，在入伙時工程并未完全結束。一些收尾工程或后期開發工程給新入伙小區帶來大量的噪音、粉塵、閑雜人員等，對正常生活有較大影響。另外，新入伙小區的園林植物生長尚未定型，園林環境功能不能得到應有體現。

　　2、小區配套設施尚未完善，居民生活不方便。

　　大型小區一般都規劃有學校、超市、配套商鋪等。但新入住小區由于人數還不多，配套設施一時難以到位，甚至由于施工滯后的原因，有些小區在交樓入住時還沒開通有線電視、電話、網絡等，給前期入住的業主帶來諸多不便，有些業主甚至會因此遷怒發展商及物業管理公司，導致糾紛。

　　3、小區室內裝修量大，外來人員多而混雜，安全管理任務重。

　　新小區大部分是毛坯房，大部分業主要進行裝修。由于業主收樓時間集中，裝修戶數眾多，小區內裝修人員也較多，給小區的安全管理帶來隱患。尤其在小區入伙半年以后到兩年之內，部分業主已入住，但還有業主在裝修，減少裝修工作對已入住業主造成的安全及其他影響，是小區管理的一個難題。

　　4、小區返修工作量大，業主與開發商矛盾較多。

　　房地產開發是一項十分復雜的工程，有些質量或設計上的問題在竣工驗收、接管驗收或分戶驗收中未能及時發現。業主入住使用后，往往要求返修。這時就需要物業管理公司做好業主與開發商的橋梁工作，及時解決業主的困難，避免積怨。

　　5、小區物業管理處于起步階段，管理尚未走上正規化。

　　新的物業管理小區，雖然相關人員經過培訓，但其組織架構未經過實際運作的考驗，對小區情況、業主情況、設備情況等未能完全把握，尚需磨合。新入伙小區入住人數不多，業主委員會尚未選舉產生，各項公共設施設備也都處于新安裝磨合期，需要根據該時段的特點進行針對性管理。

　　二、新入伙小區的管理重點

　　1、安全管理。

　　新入伙小區由于外來人員多，正常生活與施工同時進行，安全技防設施尚未正常使用，存在著極大的安全隱患。另外，新入住小區的車輛管理系統往往未完善，而外來車輛又往往較多，極易發生車輛損壞或丟車現象。做好小區治安安全管理、工地安全生產管理、小區消防安全管理、小區車輛安全管理就顯得十分重要。

　　2、工程返修工作。

　　經驗表明，小區入伙后的兩年內是業主發現房屋質量問題從而要求維修或補償最多的時期，也是業主極易與發展商及物業管理公司發生矛盾、產生積怨的時期。房屋質量問題并不是物業管理公司的責任，但處理不好，往往會令業主和物業管理公司產生積怨，為日后的管理帶來麻煩。因而，建立起業主與發展商之間的橋梁，積極跟進業主房屋質量的返修工作是新入伙小區物業管理的重要工作之一。

　　3、裝修管理。

　　裝修管理是新入伙小區尤其是集中入伙小區最主要也是最重要的工作。據統計，一般中型以上小區在新入伙一年內，裝修管理的工作量往往占小區物業管理工作量的一半以上。出于這個原因，新入伙小區的管理人員投入往往比運作成熟的小區多出不少。

　　4、成品保護與設備設施保護。

　　新小區入伙后，往往還有工程在繼續進行，可能會對已完工的成品及已安裝的設備造成較大的損壞或影響，業主入伙后的裝修工程往往也會造成同樣問題。因此，保護好已完工的公共設施設備，保護好廣大業主的長遠利益，是新入伙小區物業管理的一項重要工作。

　　5、完善小區基本資料及管理制度。

　　新入伙小區的物業管理公司應利用各項工程移交驗收及業主入伙的機會，完善小區各項設備設施基本資料及各戶業主的基本資料，分類造冊歸檔，以便日后的管理。另外，應針對小區的具體情況，制定各項管理制度，方便日后的管理。

　　三、新入伙小區的管理對策

　　1、建立成品保護機制，解決發展商及業主的后顧之憂。

　　接管新入伙小區后，應對已建成的各類成品制定相應的保護措施，維護發展商及廣大業主的利益，避免后期工程對這些成品造成損壞。成品保護包括對已建成但未驗收移交的成品保護，對已建成且已驗收移交的成品的保護。前者是避免因后期工程對已完工未移交成品的損壞，維護發展商的利益。而后者是避免后期施工或裝修施工對已移交的設備設施造成影響，維護廣大業主的長遠利益。在移交驗收前，可采取點數代管、拍照代管、包裝隔離使用等方法，在實踐中取得了良好效果。

　　2、采取非常規管理，保護公共設備設施，維護業主長遠利益。

　　新入伙小區由于各項設備設施還處于磨合期，其設計合理性及施工質量還有待驗證，加上后期工程及裝修工程的影響，對于一些公共設備設施需采取非常規管理，以排除各種隱患，保障廣大業主的利益。如各棟樓的下水管道極易因裝修造成立管堵塞而返冒水，為避免這種現象，可在接管驗收時給每個房間的下水口上封條，要求每家裝修戶在裝修期間封堵下水管道，派專人每月加大密度定期疏通下水管道以避免堵塞返冒水現象。

　　3、建立發展商及業主對話機制，化解三方矛盾。

　　新入伙小區的工程返修應由施工方承擔，但施工方只對發展商負責而不對業主負責。往往會出現業主找物業管理公司，物業管理公司讓業主找發展商，發展商讓業主找施工隊的現象，造成多方矛盾糾纏。為了避免這種現象，物業管理公司可牽頭與發展商、施工方建立對口溝通渠道及定期溝通機制，每月定期召開由開發商、物業管理公司及施工方參加的三方協調會，由物業管理公司及時將業主的返修需求反映給發展商與施工方，并跟進返修工作，及時解決業主的困難。

　　4、嚴格外來人員管理制度，消除安全隱患。

　　在小區新入伙階段，建設單位施工人員、各戶裝修人員、各項設施設備維保人員、各類業務推銷人員以及購房、看房人員等魚目混雜，極易混入作案分子，對小區已入住業主及小區公共財產構成極大隱患，必須對所有外來人員建立嚴格完善的管理制度?？梢笫┕と藛T及維保人員佩戴工作牌進入，對裝修人員造冊發放施工主、副卡，進行進出登記管理，對各類業務員除業主邀請外嚴禁入內，對看房人員要求由售樓人員帶入，對來訪人員進行登記放行等，并對進入小區的人員進行跟蹤管理。充分利用小區的技防設施，同時檢驗這些設備設施的可靠性。

　　5、購買第三方責任險，規避物業管理風險。

　　新入伙小區因眾多工程有待完善，設備設施處于磨合期，管理機制沒有足夠完善，比較輕易出現一些意外事故，引發惡性賠償或官司。物業管理公司應針對新入伙小區各項安全隱患，逐一排查各項危險源，針對排查出的危險源制定相應的安全防范措施。同時，物業管理企業應考慮各種風險，購買第三方責任險及物業管理責任險，降低意外事故帶來的損失。

　　6、積極開展個性化延伸服務，方便業主日常生活。

　　新小區配套設施往往不夠完善，先入住的業主生活不便，輕易引發這些業主的不滿，遷怒于物業管理企業。為了方便先期入住的業主，提高業主的生活質量，樹立物業管理企業的良好形象，物業管理企業應急業主之所急，除了積極聯系解決相應配套設施外，還應開展多樣化的延伸服務，盡量滿足業主的需求。

　　參考文獻：

　　1、班道明，《物業管理概述》，中國林業出版社

篇3：項目入伙(住)管理方案

　　提示業主在入伙前明白辦理入伙手續時應帶的文件資料及準備工作,以免辦理手續時徒勞往返。

　　為業主辦理入伙手續時,應程序順暢,手續完善,票據正規。

　　即時完成入伙注記。

　　受理代辦服務手續齊全、收費合理、守時守約、保證質量。

　　1、業主入伙流程

　　1)業主向售房單位/發展商辦理售房手續后,簽訂售房合同并開出入伙通知書。

　　2)憑售房合同與入伙通知書到物業管理公司辦理入伙手續。

　　3)物業管理公司在審核資料無誤后,向業主介紹物業管理服務情況、收費情況;代發展商與業主簽訂《使用公約》。

　　6)若業主驗房發現并提出質量問題,經確認,填寫返修表送交發展商,管理處應協助發展商對房屋進行整改后,請業主再次驗房。

　　7)如需二次裝修的,需到物業管理公司辦理裝修手續。

　　8)業戶入伙流程圖如圖所示。

　　2、租賃住戶入住流程

　　1)簽訂《租賃意向書》,并交付定金。如一次看中房子的可直接簽署租賃合同。

　　2)簽訂《租賃合同書》。合同應附有《管理公約》等有關附件。

　　3)由物業管理公司工作人員帶業戶到現場驗收房屋,如發現有房屋質量問題的,由物業管理公司通知工程隊整改。

　　4)整改后或驗收房屋沒問題,業戶就同物業管理(來自:m.airporthotelslisboa.com)公司簽驗收單,并從物業管理公司領取房屋鑰匙。

　　5)交付押金和首期租金。

　　6)如需二次裝修的,需到物業管理公司辦理裝修手續。

　　3、入伙作業標準

　　入伙接待工作應做到耐心、細心、百問不厭。

　　入伙各項資料齊全,記錄規范完整,按戶建立業戶檔案。

　　入伙各項收費正確,做到日結月清、帳表相符。

　　特約服務手續齊全,收費合理,守時守約,保證質量。

　　內部手冊登記及時,即時完成注記。

　　入伙按戶匯總,次月5日前全部歸檔。

　　4、入伙作業規程

　　由房產發展商或物業管理部門向業戶發出入伙通知書。

　　業戶攜帶購房合同書、入伙通知書、入伙手續書前往指定地點辦理手續。

　　業戶到管理處簽收入伙資料,付清物業管理費用。

　　由指定的業戶服務人員和維修技術人員陪同業戶驗房,抄錄水電表底數并共同確認。

　　業戶驗房后若提出質量問題,填質量返修表,管理處加簽意見后,由管理處協助發展商進行工程質量問題的返修工作。