前廳制度與程序

　　FRONT OFFICE POLICY & PROCEDURES

　　程序

　　PROCEDURE 處理賓客郵件、信件程序 編號

　　REF.NO.

　　執行職位

　　POSITION RESPONSIBLE 行李員 涉及部門

　　DEPT.

　　CONCERNED

　　處理賓客郵件、信件程序

　　Guest’s Postal Items、Letters Handling Procedure

　　1、對所收的郵件(平信、掛號信、包裹單、匯款單、印刷品、特快專遞等)及時打上時間戳，并檢查郵件是否完好無損。

　　2、將郵件登記在《住店客人郵件遞送簿》上。

　　3、查詢電腦，確定收件人的房號，填寫“郵件留言單”，行李員將留言單的客人聯送入客房，當客人回店時將郵件交給客人，并請客人簽名。

　　4、在即將抵店客人的郵件上注明抵店時間，并且將信息輸入電腦，并將這類郵件整理好放在接待臺，準備隨時交給客人。

　　5、將查不到收件人的郵件，按字母順序放入待客來取柜，并且每天早、中班各一次查詢電腦，努力及時找到收件人，并及時轉交給客人。

　　6、查不到收件人的掛號信、包裹單、印刷品、匯款單、特快專遞必須在收到的第7天退回。所有退回的郵件必須在“郵件退回登記本”上注冊，并經督導確認后實

　　政策制定人-- 審批人-- 執行日期--

篇2：酒店電訊及郵件接收的處理程序

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　?。ㄒ唬?簡介：

　　郵件的種類，大約可分為電訊、電報、信件、掛號信、包裹。

　　a)電訊：由訂房部主任或其他前堂部人員從電訊機取下，交與總臺發送。

　　b)信件：每天由郵務員直接交與總臺。

　　c)電報、掛號信及包裹：電報及掛號信是由郵務員送達總臺，一般都要總臺接待員在收據上簽收，由于包裹之體積較大，是由行李部簽收及暫存，再與總臺聯系，送發收件人，因此，在接收電報、掛號信及包裹時，應先察閱有否此人在酒店進住或訂房。

　?。ǘ?strong>處理郵件的基本規則：

　　1、不可拆閱或扔掉任何信件及包裹。

　　2、熟悉各部門主管的名字，不至與客人之信件混淆。

　　3、如收信時正發覺信件已破壞，應以鉛筆在信面注明，以使其他同事知悉。

　?。ㄈ?strong>程序：

　　1、總臺在接收任何信件電訊時，都應在打時機下記錄接收的日期及時間。

　　2、將郵件分為兩類：一類是屬酒店其他部門，另一類是酒店之住客。

　　3、將屬同一部門的信件，用橡皮膠扎在一起，送交行李部，派發至部門的信箱（如屬急件，應馬上遞交部門辦公室）。

　　4、從總臺的人名資料架上，查獲住客之房號，并以鉛筆在信面寫上房號。

　　5、如屬電報、掛號信，應在記錄本上填寫，以便客人簽收。

　　6、用電話通知客人，請他前來總臺取信，然后將信放在鑰匙架內，如客人要求送到房間，可由行李員送上。

　　7、如不能接觸客人，應填寫信件通知書，此表一式兩份，正本由行李員從門底送入客房，副本夾在信上，處于鑰匙架上，待客人領取。

　　8、所在鑰匙架上之普通信、口信便條及電訊，若在晚上十時客人仍未前來領取，總臺便應到與行李部，由行李部填寫送信記錄，然后從客房門底送入。

　?。ㄋ模?strong>收件人尚未搬入：

　　若從訂房資料架上，得知客人交在當天進住，如是團體客人，應將信件夾在團體訂房記錄文件上，交與總臺員交信件放進m.airporthotelslisboa.com所編排定的鑰匙信封內，待團體搬入時，即時交與客人；如是散客，應將信件放好，并在訂房記錄卡上寫上（有信件）或（有電訊）等字句，寫上客人預定搬入之日期，并放在暫存郵件盒內。

　?。ㄎ澹?strong>客人已遷出：

　　1、 若得悉客人是當天遷出，應馬上詢問行李部，查看客人有否仍有行李暫放或仍未離開酒店，晝將信件交送客人。

　　2、 若客人已經離去，可查看客人有否在離開前留下轉郵地址，以便可以將信件轉寄給客人。

　　3、如信件在暫存郵件盒內放置十四天后仍不有轉交客人，則應寄回給原寄者。

　?。?strong>處理寄回原寄者或轉郵地址的信件程序：

　　1、 信件不用再貼任何郵票。

　　2、 在信件收信人的地址上用原子筆劃一斜線。

　　3、 用酒店專用章，在信的空位上蓋章。

　　4、 如果信件是寄回給原寄者，可在圖章的空位上，寫（寄回原寄者）和（PLEASE RETURN TO SENDER），中英并照。

　　5、 如果信件是寄去轉郵地址（FORWARDING ADDRESS），可用同樣的圖章在信的空白處蓋章，然后把地址填寫清楚。

篇3：小區保安員崗位郵件處理標準

　　小區保安員崗位郵件處理標準

　　郵件的收發標準

　　1.在各單元門口或小區方便位置設立分戶信箱，郵遞員登記后準入小區，直接將報紙、平信投入業主信箱，地址不明確的（如只寫有××小區××號樓，沒有寫明樓層具體房間號或信箱號），由門衛保安代收并做好登記，在社區通知板上公布告知業主持證件領取，有條件的可以在一定范圍內挨戶查問。

　　2.雜志、掛號信、匯款單等由門衛保安收發并按規定登記簽收件保安姓名，在通知板上公布告知業主盡快持證件領取，收件時由郵遞員簽字，取件時由業主本人或代領人簽字。

　　3.特快專遞、貨物、重要郵件等由業主去郵局領取，門衛保安不經手，如特別受業主委托，收到郵件后，要首先核對收件人姓名地址、郵件完整性，如有問題，須請郵遞員出具證明并簽字，專人保管并盡快轉交。

　　4.妥善保管未及時取走的雜志、信件、郵單等，保留1個月以備業主領取，收發皆需做好登記。

　　5.如被投訴郵件丟失或損壞，需認真回查收發工作的各個環節，如屬　　于郵局過失，應給出合理解釋并幫助業主聯絡郵局解決問題；如屬于保安員個人工作過失，應向業主道歉并及時進行彌補，同時對出現問題的保安予以批評糾錯；如造成損失，追究責任人予以賠償。郵件的查退標準

　　1.經反復查找確定找不到收件人的郵件，退回郵局，不滯留，不積壓。

　　2.及時檢查報紙雜志的到件，如到件數量不足或未按時送達，聯系郵局或報社，督促其補送。

　　3.如郵件超過30天無人領取，退回投遞員，并讓其簽收；對于已知業主已搬走的普通郵件，直接退回投遞員；如為特殊或重要郵件，業主搬走1個月內可負責暫為保管，以備其回來領取，但需做另外登記，并請投遞員開出證明，1個月后如業主仍未領取，按規定手續退回投遞員。

　　附：郵件收發登記表