文 件 名:內部審核實施

　　不合格報告

　　●不合格項的含義

　　審核所述的不合格項是指“未滿足規定的要求”。這里的規定要求主要有：

　　(1)標準要求(如ISO9001標準要求)。

　　(2)文件規定(包括質量手冊、程序文件、質量記錄和質量計劃或技術性文件和管理性文件)。

　　(3)合同規定(與顧客簽訂的銷售合同，與供方簽訂的采購合同等)。

　　(4)社會要求(包括法律、法規、法令、條例、規章規則以及環境保護、健康 安全、能源和自然資源的保護等應承擔的義務)。

　　(5)其他規定，如最高管理者的要求，常識性要求(不一定形成文件)。

　　(6)顧客投訴。

　　不合格項的判定以ISO9001:2000標準明示的要求和顧客的投訴為依據，對隱含要求的不合格項可以觀察形式表述或在審核報告中適當描述。

　　●不合格項的類型

　　在質量管理體系內部審核中遇到的不合格項主要有以下幾種類型：

　　(1)文件的不合格項。包括文件與要求不符合、規定沒有實施、實施沒有效果三種情況。

　　(2)設備的不合格項。生產或測量監控設備不符合保證質量的技術狀態或管理要求。

　　(3)產品的不合格項。產品(包括采購產品半制品、成品等)不符合技術規范或社會要求。

　　(4)人員的不合格項。審核內容涉及的具體崗位人員不符合標準或文件或實際操作應達到的素質和培訓要求。

　　(5)環境的不合格項。審核區域環境不符合設備、人員、材料、工藝、生產 、管理對環境提出的要求。

　　(6)其他的不合格項。審核涉及到時間、信息、資源等對資源有影響的因素，盡管文件未規定，但與常識性要求不符合的項目。

　　這樣的分類便于突出重點采取糾正措施。

　　●確定不合格項原則

　　(1)規定與實際核對的原則

　　在審核時應堅持實際與規定核對的原則，不合格項必須是在規定范圍內經過核對的、建 立在 客觀證據上的審核發現。未經核對的不能判為不合格項;客觀證據不充分的不能判為不合格 項;超出規定范圍的，不宜提出不合格項。

　　(2)以客觀證據為依據的原則

　　凡依據不足的不能判為不合格項。對那些受審核方有意見分歧的不合格項，可通過協商 或重新審核來決定。

　　●不合格項的分級與評定

　　內部審核可根據自己需要和標準進行分級。分級的目的在于正確客觀地得到審核結論。不同的審核對象會出現不同的分級方法，如產品質量審核是以缺陷的嚴重性進行分級，分為致命缺陷(A級)、嚴重缺陷(B級)、一般缺陷(C級)和次要缺陷(D級)。而質量管理體系審核則以不合格的嚴重性進行分級，如第三方體系審核時分為嚴重不合格和一般不合格兩種。通過分級可帶來兩點好處，一是可突出重點，把力量用在糾正和預防關鍵的和系統的不合格或缺陷上;二是可按不同的等級給以不同的權數，將定性分析轉化為定量分析，通過一定的數據處理，用數據進行綜合評價。如產品質量審核A級缺陷分為100，B級缺陷分為50，C級缺陷分為10，D級缺陷為1。通過對缺陷加權計算和數學處理，得出質量指數I，以此得出綜合評價結論。

　　內部質量管理體系內部審核可按嚴重性分成嚴重不合格、一般不合格、輕微不合格、觀察項四級：

　　(1)嚴重不合格項

　　嚴重不合格通常是指系統性失效或缺陷。主要判斷標準有：

　?、儋|量管理體系與約定的質量管理體系標準或文件的要求嚴重不符。如關鍵的控制 程序沒有得到貫徹，缺少標準規定的要求等。

　?、谠斐上到y性失效的不合格(可能需要由多個一般不合格去說明)。如在用測量監控設備大部分未按周期進行校準(檢定)，不合格品的處置大部分未按規定要求進行評審和記錄等。

　?、墼斐蓞^域性失效的不合格(可能需要由多個一般不合格去說明)。如某組織質量管 理體系未 覆蓋到應實施的某組織單元或該組織單元根本未按標準要求組織實施，質量管理體系覆蓋的 所有的產品中有某個產品未按標準進行質量控制等。

　?、芸稍斐蓢乐睾蠊牟缓细耥?。如壓力容器的焊接達不到規定要求，家用電器沒有 進行絕緣、耐壓試驗，按錯誤的圖紙進行加工等，這些都直接危及到產品、人身安全，或會 給組織帶來重大經濟損失，嚴重損害組織聲譽。

　?、葸`反法律、法規的不合格項。

　　(2)一般不合格項

　　一般不合格項判斷標準：

　?、俨皇桥既坏?，明顯不符合文件要求的不合格項。如有部分采購合同未進行評審， 檢驗員職責不明確。

　?、谥苯佑绊懏a品質量的不合格項。如幾臺檢測設備超過校準周期，未按規定進行首 檢自檢。

　?、墼斐少|量活動失效的不合格項。如質量控制點沒有針對關鍵質量特性或工序支配 因素進行控制等。

　　(3)輕微不合格項

　　輕微不合格項是指孤立的、偶發性的、并對產品質量無直接影響的問題。如卷宗里有一 張圖 張或一份文件的版次不是最新的，某一份文件沒有標明日期，用詞不準確，簽字不符合要求 等。

　　(4)觀察項

　　對不合格項進行分級，在有些情況下會成為一件困難的事情，因為其界線很難準確劃定。這種區分往往取決于審核組長和審核員的經驗和技巧。有時候會出現一種類似不合格項的 報告稱為“觀察項”。出現“觀察項”的情況主要有：

　?、僮C據稍不足，但存在問題，需提醒的事項。

　?、谝寻l現問題，但尚不能構成不合格，如發展下去就有可能構成為不合格的事項。

　?、燮渌杼嵝炎⒁獾氖马?。

　　觀察項報告不屬于不合格報告，也不列入最后的審核報告中去?！坝^察項”的設置無疑 為審 核方和受審核方各準備了一個臺階，對于緩解審核氣氛會帶來好處。使用得法，對內審有積極意義。

　　●不合格項評定方法

　　在審核中通常采用矩陣圖形，將每個審核員提出的不合格項填入表內，經統計分析，不合格項的總體概況就清楚了。

　　不合格項統計分析的目的，在于對質量管理體系符合性程度進行評審，其評定有下列三種方法：

　　(1)比例法

　　按照標準或檢查表確定的審核條款，審核后統計出的不合格條款數占總條款數的比例。

　　(2)分值法

　　對每級不合格給予加權分，審核后按不合格數乘以相應級別的加權分再求和得出總失分值。

　　(3)分層分類法

　　通常按照文件、設備、人員、環境、其他六種類型進行不合格項的統計分析。如文件的 不合格項，可分為文件與要求不符合的不合格項、規定沒有實施的不合格項、實施沒有效果 的不合格項等。

　　總之，評定方法可有許多種，關鍵要把握三點:

　　(1)應能正確、客觀、公正地得出體系綜合評價結論。

　　(2)應能將定性分析轉化為科學的定量分析。

　　(3)應能進行客觀合理的前后、上下、橫向、類別比較。

　　●不合格項報告的內容

　　不合格項報告的內容，可包括：受審核方名稱，審核員，陪同人員，日期，不合格現象 的描述(應指出不合格、缺陷的客觀事實)，不合格現象結論(違反標準、文件的條文)，不合 格項性質(按嚴重程度)，受審核方的確認，糾正措施及完成時間，采取糾正措施后的驗證 記錄等。不合格項報告三要素是：不合格現象的描述，不合格現象結論和不合格項性質，這是任一不合格項報告不可缺少的。

　　不合格現象的描述應嚴格引用客觀證據，并可追溯。例如觀察到的事實、地點、當事人 、涉及到的文件號、產品批號，有關文件內容，有關人員的陳述等。描述應盡量簡單明了， 事實確鑿，直筆表述，不加修飾。

　　不合格現象的結論主要是指所描述的現象違反了約定文件(質量管理體系標準、質量管 理體系文件、合同等)的哪條規定。

　　●不合格項報告的注意事項

　　(1)不合格項報告必須寫出標準要求下的不合格客觀事實，描述應清楚、正確、完整 、并取得受審核方代表確認。

　　(2)不合格項陳述應是：

　?、偈聦嵈_鑿，可追溯，不會引起受審核方爭執或不予確認。

　?、陉愂鲈诤蔚?、何時、為什么、何人等，涉及到具體人員時，宜提崗位或職務。

　?、蹫閷ζ溆兴鶐椭?，陳述應指出若使之正確需要做什么。

　?、苓m當陳述理由。

　　(3)在審核結束前，所有的不合格項都應得到受審核方的確認。

　　(4)受審核方拒絕確認不合格項報告情況及對策：

　?、偈軐徍朔秸J為這不是客觀事實。

　　對策：拿出充分證據，證明這是客觀事實。如無充分證據，應取消不合格項報告。

　?、谑軐徍朔教岢鱿喾吹目陀^事實。

　　對策:驗證其提供的相反客觀事實是否真實有效，且發生時間在后。如其提供的相反客觀事實成立，消;如不成立，應堅持原判。

　?、凼軐徍朔秸J為這不是標準要求。

　　對策：對照標準、文件規定，如是，應堅持原判，如不是則予取消。

　?、苁軐徍朔秸J為這是方法問題。

　　對策：審核員應堅持方法的多樣性，只要該方法是有效的，能達到規定要求的就予 承認。如是無效的，應有充分理由和證據說服受審核方。審核員切忌用自己的想法、做法作 為標準進行判斷，甚至強加于人，這會遭致受核方的強烈反感。

　　總之，當受審核方不確認不合格項報告時，審核員應冷靜、耐心，應在堅持審核原則的前提 下有“從善如流”的胸懷;審核員應闡明理由，指出這是不是客觀事實，是不是標準要求， 讓受審核方口服心服，而不是居高臨下，以勢壓人。受審核方是審核員的“顧客”，審核員 應全心全意地為其提供優質服務。

　　(5)不合格項報告應至少分發到不合格項的責任部門和有實施糾正措施責任 的部門，以便實施糾正措施并對其驗證效果。

　　(6)開具不合格項報告時，不能感情用事，不能用形容、夸張的語言描述，不能任意 擴大不合格的客觀事實范圍，不能以自己的想法、做法作為不合格判斷的依據，不能任意拔 高標準、文件要求。

　　(7)開具不合格項報告時，必須考慮其后糾正措施的效果，是積極的還是消極的，其 對產品質量的影響是直接的、主要的，還是間接的、次要的。

篇2：內部審核實施:不合格報告

　　文 件 名:內部審核實施

　　不合格報告

　　●不合格項的含義

　　審核所述的不合格項是指“未滿足規定的要求”。這里的規定要求主要有：

　　(1)標準要求(如ISO9001標準要求)。

　　(2)文件規定(包括質量手冊、程序文件、質量記錄和質量計劃或技術性文件和管理性文件)。

　　(3)合同規定(與顧客簽訂的銷售合同，與供方簽訂的采購合同等)。

　　(4)社會要求(包括法律、法規、法令、條例、規章規則以及環境保護、健康 安全、能源和自然資源的保護等應承擔的義務)。

　　(5)其他規定，如最高管理者的要求，常識性要求(不一定形成文件)。

　　(6)顧客投訴。

　　不合格項的判定以ISO9001:2000標準明示的要求和顧客的投訴為依據，對隱含要求的不合格項可以觀察形式表述或在審核報告中適當描述。

　　●不合格項的類型

　　在質量管理體系內部審核中遇到的不合格項主要有以下幾種類型：

　　(1)文件的不合格項。包括文件與要求不符合、規定沒有實施、實施沒有效果三種情況。

　　(2)設備的不合格項。生產或測量監控設備不符合保證質量的技術狀態或管理要求。

　　(3)產品的不合格項。產品(包括采購產品半制品、成品等)不符合技術規范或社會要求。

　　(4)人員的不合格項。審核內容涉及的具體崗位人員不符合標準或文件或實際操作應達到的素質和培訓要求。

　　(5)環境的不合格項。審核區域環境不符合設備、人員、材料、工藝、生產 、管理對環境提出的要求。

　　(6)其他的不合格項。審核涉及到時間、信息、資源等對資源有影響的因素，盡管文件未規定，但與常識性要求不符合的項目。

　　這樣的分類便于突出重點采取糾正措施。

　　●確定不合格項原則

　　(1)規定與實際核對的原則

　　在審核時應堅持實際與規定核對的原則，不合格項必須是在規定范圍內經過核對的、建 立在 客觀證據上的審核發現。未經核對的不能判為不合格項;客觀證據不充分的不能判為不合格 項;超出規定范圍的，不宜提出不合格項。

　　(2)以客觀證據為依據的原則

　　凡依據不足的不能判為不合格項。對那些受審核方有意見分歧的不合格項，可通過協商 或重新審核來決定。

　　●不合格項的分級與評定

　　內部審核可根據自己需要和標準進行分級。分級的目的在于正確客觀地得到審核結論。不同的審核對象會出現不同的分級方法，如產品質量審核是以缺陷的嚴重性進行分級，分為致命缺陷(A級)、嚴重缺陷(B級)、一般缺陷(C級)和次要缺陷(D級)。而質量管理體系審核則以不合格的嚴重性進行分級，如第三方體系審核時分為嚴重不合格和一般不合格兩種。通過分級可帶來兩點好處，一是可突出重點，把力量用在糾正和預防關鍵的和系統的不合格或缺陷上;二是可按不同的等級給以不同的權數，將定性分析轉化為定量分析，通過一定的數據處理，用數據進行綜合評價。如產品質量審核A級缺陷分為100，B級缺陷分為50，C級缺陷分為10，D級缺陷為1。通過對缺陷加權計算和數學處理，得出質量指數I，以此得出綜合評價結論。

　　內部質量管理體系內部審核可按嚴重性分成嚴重不合格、一般不合格、輕微不合格、觀察項四級：

　　(1)嚴重不合格項

　　嚴重不合格通常是指系統性失效或缺陷。主要判斷標準有：

　?、儋|量管理體系與約定的質量管理體系標準或文件的要求嚴重不符。如關鍵的控制 程序沒有得到貫徹，缺少標準規定的要求等。

　?、谠斐上到y性失效的不合格(可能需要由多個一般不合格去說明)。如在用測量監控設備大部分未按周期進行校準(檢定)，不合格品的處置大部分未按規定要求進行評審和記錄等。

　?、墼斐蓞^域性失效的不合格(可能需要由多個一般不合格去說明)。如某組織質量管 理體系未 覆蓋到應實施的某組織單元或該組織單元根本未按標準要求組織實施，質量管理體系覆蓋的 所有的產品中有某個產品未按標準進行質量控制等。

　?、芸稍斐蓢乐睾蠊牟缓细耥?。如壓力容器的焊接達不到規定要求，家用電器沒有 進行絕緣、耐壓試驗，按錯誤的圖紙進行加工等，這些都直接危及到產品、人身安全，或會 給組織帶來重大經濟損失，嚴重損害組織聲譽。

　?、葸`反法律、法規的不合格項。

　　(2)一般不合格項

　　一般不合格項判斷標準：

　?、俨皇桥既坏?，明顯不符合文件要求的不合格項。如有部分采購合同未進行評審， 檢驗員職責不明確。

　?、谥苯佑绊懏a品質量的不合格項。如幾臺檢測設備超過校準周期，未按規定進行首 檢自檢。

　?、墼斐少|量活動失效的不合格項。如質量控制點沒有針對關鍵質量特性或工序支配 因素進行控制等。

　　(3)輕微不合格項

　　輕微不合格項是指孤立的、偶發性的、并對產品質量無直接影響的問題。如卷宗里有一 張圖 張或一份文件的版次不是最新的，某一份文件沒有標明日期，用詞不準確，簽字不符合要求 等。

　　(4)觀察項

　　對不合格項進行分級，在有些情況下會成為一件困難的事情，因為其界線很難準確劃定。這種區分往往取決于審核組長和審核員的經驗和技巧。有時候會出現一種類似不合格項的 報告稱為“觀察項”。出現“觀察項”的情況主要有：

　?、僮C據稍不足，但存在問題，需提醒的事項。

　?、谝寻l現問題，但尚不能構成不合格，如發展下去就有可能構成為不合格的事項。

　?、燮渌杼嵝炎⒁獾氖马?。

　　觀察項報告不屬于不合格報告，也不列入最后的審核報告中去?！坝^察項”的設置無疑 為審 核方和受審核方各準備了一個臺階，對于緩解審核氣氛會帶來好處。使用得法，對內審有積極意義。

　　●不合格項評定方法

　　在審核中通常采用矩陣圖形，將每個審核員提出的不合格項填入表內，經統計分析，不合格項的總體概況就清楚了。

　　不合格項統計分析的目的，在于對質量管理體系符合性程度進行評審，其評定有下列三種方法：

　　(1)比例法

　　按照標準或檢查表確定的審核條款，審核后統計出的不合格條款數占總條款數的比例。

　　(2)分值法

　　對每級不合格給予加權分，審核后按不合格數乘以相應級別的加權分再求和得出總失分值。

　　(3)分層分類法

　　通常按照文件、設備、人員、環境、其他六種類型進行不合格項的統計分析。如文件的 不合格項，可分為文件與要求不符合的不合格項、規定沒有實施的不合格項、實施沒有效果 的不合格項等。

　　總之，評定方法可有許多種，關鍵要把握三點:

　　(1)應能正確、客觀、公正地得出體系綜合評價結論。

　　(2)應能將定性分析轉化為科學的定量分析。

　　(3)應能進行客觀合理的前后、上下、橫向、類別比較。

　　●不合格項報告的內容

　　不合格項報告的內容，可包括：受審核方名稱，審核員，陪同人員，日期，不合格現象 的描述(應指出不合格、缺陷的客觀事實)，不合格現象結論(違反標準、文件的條文)，不合 格項性質(按嚴重程度)，受審核方的確認，糾正措施及完成時間，采取糾正措施后的驗證 記錄等。不合格項報告三要素是：不合格現象的描述，不合格現象結論和不合格項性質，這是任一不合格項報告不可缺少的。

　　不合格現象的描述應嚴格引用客觀證據，并可追溯。例如觀察到的事實、地點、當事人 、涉及到的文件號、產品批號，有關文件內容，有關人員的陳述等。描述應盡量簡單明了， 事實確鑿，直筆表述，不加修飾。

　　不合格現象的結論主要是指所描述的現象違反了約定文件(質量管理體系標準、質量管 理體系文件、合同等)的哪條規定。

　　●不合格項報告的注意事項

　　(1)不合格項報告必須寫出標準要求下的不合格客觀事實，描述應清楚、正確、完整 、并取得受審核方代表確認。

　　(2)不合格項陳述應是：

　?、偈聦嵈_鑿，可追溯，不會引起受審核方爭執或不予確認。

　?、陉愂鲈诤蔚?、何時、為什么、何人等，涉及到具體人員時，宜提崗位或職務。

　?、蹫閷ζ溆兴鶐椭?，陳述應指出若使之正確需要做什么。

　?、苓m當陳述理由。

　　(3)在審核結束前，所有的不合格項都應得到受審核方的確認。

　　(4)受審核方拒絕確認不合格項報告情況及對策：

　?、偈軐徍朔秸J為這不是客觀事實。

　　對策：拿出充分證據，證明這是客觀事實。如無充分證據，應取消不合格項報告。

　?、谑軐徍朔教岢鱿喾吹目陀^事實。

　　對策:驗證其提供的相反客觀事實是否真實有效，且發生時間在后。如其提供的相反客觀事實成立，消;如不成立，應堅持原判。

　?、凼軐徍朔秸J為這不是標準要求。

　　對策：對照標準、文件規定，如是，應堅持原判，如不是則予取消。

　?、苁軐徍朔秸J為這是方法問題。

　　對策：審核員應堅持方法的多樣性，只要該方法是有效的，能達到規定要求的就予 承認。如是無效的，應有充分理由和證據說服受審核方。審核員切忌用自己的想法、做法作 為標準進行判斷，甚至強加于人，這會遭致受核方的強烈反感。

　　總之，當受審核方不確認不合格項報告時，審核員應冷靜、耐心，應在堅持審核原則的前提 下有“從善如流”的胸懷;審核員應闡明理由，指出這是不是客觀事實，是不是標準要求， 讓受審核方口服心服，而不是居高臨下，以勢壓人。受審核方是審核員的“顧客”，審核員 應全心全意地為其提供優質服務。

　　(5)不合格項報告應至少分發到不合格項的責任部門和有實施糾正措施責任 的部門，以便實施糾正措施并對其驗證效果。

　　(6)開具不合格項報告時，不能感情用事，不能用形容、夸張的語言描述，不能任意 擴大不合格的客觀事實范圍，不能以自己的想法、做法作為不合格判斷的依據，不能任意拔 高標準、文件要求。

　　(7)開具不合格項報告時，必須考慮其后糾正措施的效果，是積極的還是消極的，其 對產品質量的影響是直接的、主要的，還是間接的、次要的。

篇3：企業法律風險防范:合同審核管理篇

企業法律風險防范—合同審核管理篇

曹燕貽

由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業內部的生產人事、財務等管理工作，已超越了企業自身的界限，使之成為一種受法律規范和調整的社會關系，涉及了大量的法律專業問題。所以，企業應專門成立法律顧問部門，來統一審核管理合同的簽訂和管理合同的履行。 那么，作為一個企業的合同審核，到底該如何來審核和管理合同呢？筆者根據自身的從事法律顧問和法律糾紛處理的經驗，對合同的審核和管理主要應從以下幾個方面著手：

第一，企業應成立一個合同管理部門，統一歸口審核和管理各業務部門、各單位分口管理的模式。

對企業合同的簽訂和履行負有監督、檢查和指導的職責。 具體操作上，對合同實行分級、劃塊管理，各業務部門(主要有供銷、基建、技改等)和所屬各單位(主要有各個分公司、駐外機構)作為合同二級管理單位，負責本部門、本單位的合同簽訂和履行，并向法律顧問部門定期匯報有關合同的執行情況。 要使該統一合同管理模式有效運行，則必須要建立健全的企業內部規章制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內容應包括：合同的歸口管理，合同資信調查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾分處理，合同定期統計與考核檢查，合同管理人員培訓，合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態。在這個統一合同管理模式中，著重要注意以下幾方面：

其一，對企業公章或合同章的保管。根據我國當前對企業公章和合同章的使用規定，企業的公章和合同章具有法定的法律效力。換句話說，企業公章等于企業的簽字。在合同中，就算沒有企業法定代表人或者授權人的簽字，只要蓋上了公章或者合同章，也可以認為，該企業已經認可了該合同的有關條款，該合同對該企業就有了法律的約束力。當然，如果是企業內部職工私自使用公章為自己謀取利益，則企業無須承擔責任?！蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P于企業職工利用本單位公章為自己實施的民事行為擔保企業是否應承擔擔保責任問題的函》（1992年9月8日法函〔1992〕113號）對此有規定。但值得注意的是，對如何界定職工的私自使用行為，企業對此負有舉證的義務，這點在實際上是有相當的困難的。

其二，對企業職工合同簽訂授權的管理與控制。幾乎所有的企業都會存在這個問題，由于市場經濟的各類信息變幻莫測，許多機會瞬間即逝，因此，企業不可能將所有的合同簽訂都集中于企業的某人身上，這就會產生權力授予與權力控制的矛盾，如何來制衡該矛盾，是企業管理機制的問題，不是法律問題。這里要講的是如何來制約和約束職工簽訂合同的權力，以避免表見代理的產生，避免對企業帶來被動的局面。 在實際操作過程中，企業往往是給那些駐外的銷售代表或者駐外的銷售分公司預先給于相當數量的蓋有企業公章的空白介紹信或者蓋有企業公章的格式合同，以方便其在適當的時候簽訂合同。這其實就是企業的一種授權行為，但是很不完善的。因為，企業在授權的同時，對其的權力行使的上限并沒有公示，這就會很容易產生狹義無權代理或表見代理行為。 因此，筆者建議，企業應在空白介紹信中明確規定該銷售代表或該分公司可以簽訂合同的金額上限，以及該銷售代表或該分公司有權獨立簽訂合同的時間期限。這樣就可以有效防止狹義無權代理或表見代理行為的發生。在他們的職務停止或者調整崗位后，一定要確保將原先預先給他的空白介紹信、授權委托書和空白的蓋有企業公章的格式合同及時上繳，同時務必以最快的速度通知和他有業務往來的關系客戶。

其三，對企業的被解聘主要負責人的防范。如果企業解聘企業的負責人比如說總經理，則應在解聘的同時在公開化的媒體上公告，并應及時明確告知與企業有主要或者重要經濟往來關系的客戶，以防止表見處分的發生。

第二，把合同分類，對重要的合同要做重點審核和管理