文 件 名:內部審核實施

　　內審首次會議

　　首次會議是實施審核的開端，是審核組全體成員與受審核方領導及有關人員共同參加的 會議 。首次會議由審核組長主持，向受審核方介紹具體內容及方法，并協調、澄清有關問題。到 會人員要有簽到記錄。

　　●首次會議的作用

　　(1)傳達并落實審核計劃。

　　(2)簡要介紹審核采用的方法和程序。

　　(3)建立審核組與受審核方的正式聯系。

　　(4)提出并落實審核有關要求。

　　(5)澄清并協調有關審核問題。

　　●首次會議的要求

　　(1)建立審核活動的風格。

　　(2)準時、簡短、明了，會議以不超過半小時為宜。

　　(3)獲得受審核方的理解并得到支持。

　　(4)由審核組長主持會議。

　　(5)參加首次會議的人員應包括:審核組全體成員，高層管理者(必要時)，受審核部門代表及主要工作人員等。

　　●首次會議的內容

　　(1)會議開始。參加會議人員簽到，審核組長宣布會議開始。

　　(2)人員介紹。審核組長介紹審核組成員及分工，受審核部門介紹將要參加陪同工作的人員。受審核部門重要人物未到場時，應詢問原因。

　　(3)申明審核目的和范圍。明確審核目的、審核準則和審核將涉及的部門、班組或崗位。

　　(4)傳達審核計劃。審核計劃應征得受審核部門的最后確認，一般情況下，審核計劃不宜作大的調整。

　　(5)強調審核的原則。強調公正客觀立場，說明審核是一個抽樣過程，有一定局限性 ，但審 核將盡可能取其有代表性的樣本，使得審核結論公正;說明相互配合是審核順利進行和獲得 公正結論的重要條件，提出不合格項報告的形式等。

　　(6)闡明、澄清有關問題。對有疑問的問題進行澄清，交流雙方關心的具體問題，確定末次會議的時間、地點及出席人員等。

　　(7)落實后勤安排。必要時，應對辦公、交通、就餐作出安排。

　　(8)會議結束。以審核組長的致謝詞結束會議。

　　●首次會議的注意事項

　　(1)首次會議應準時開始、準時結束，通常時間不應超過半小時。

　　(2)會議應始終圍繞主題，簡明扼要。

　　(3)規模較小、時間較短或常規性內審，可不開首次會議，有關問題可以通知審核形 式替代，即使召開首次會議，上述內容及環節可視具體情況增刪。

　　(4)首次會議應致力于建立一個良好的審核“風格”和“氛圍”。

　　(5)與會人員簽到，審核組長發現受審核部門重要人物未到場時應詢問原因。

　　(6)審核目的、范圍和計劃一般不在首次會議上作更改，較小的計劃變更是允許的。

　　(7)陪同人員的作用

　?、贋閷徍私M提供支持;

　?、诳纱硎軐徍朔揭娮C審核活動;

　?、燮渌氊?。如確?，F場審核員知道有關安全和保安方面的要求。審核員應注意確保陪同不施加過分的影響或進行干預。

　　(8)強調在審核所安排日程(時間)段中，被審核部門負責人應在場。

篇2：內部審核實施:內審末次會議

　　文 件 名:內部審核實施

　　內審末次會議

　　●末次會議的任務

　　(1)向受審核方介紹審核情況，以便他們能夠清楚地理解審核的結果，并予確認。

　　(2)報告審核發現(重點在不合格項)和審核結論。

　　(3)提出后續工作要求(糾正措施、跟蹤審核等)。

　　(4)結束現場審核。

　　●末次會議的內容

　　審核方對受審核方的整個審核期間的合作表示感謝，要真誠具體，但不必聲勢很大，過分熱情。與會者應簽到。

　　(1)重申審核目的和范圍?？紤]到參加末次會議的人員不一定參加過首次會議，審核組長應重申。

　　(2)強調審核的局限性。審核是抽樣進行的，存在一定風險。但審核組已盡量使這種 抽樣具有代表性，使審核意見具有公正性。

　　(3)宣讀不合格項報告(可選擇主要部分)。

　　(4)提出糾正措施要求。審核組向受審核方提出采取糾正措施的要求，包括確定糾正 措施的時間，完成糾正措施的期限，驗證糾正措施的方法等。

　　(5)宣讀審核意見。審核組長宣布審核意見，并說明審核報告的發布時間、方式及其 他后續工作要求。

　　(6)受審核方領導表態，并對糾正作出承諾。

　　(7)會議結束，審核方表示謝意。

　　●末次會議的注意事項

　　(1)末次會議不僅是第三方審核結束時的一個重要會議，也是內部審核結束時的一個重要會議，不能省略。

　　(2)末次會議的重點應圍繞著不合格項提出糾正措施及要求。

　　(3)審核結果、意見涉及到的重要部門和人員應到會，以便實施糾正。所有到會的人員應簽到。

　　(4)末次會議的召開時間是在審核計劃中確定的，應保持審核風格和良好的氛圍?！?準時開 始、準時結束”，會議時間通常為一小時。受審核方想延長會議時，可滿足其正當要求。末 次會議切忌拖沓，發生爭執。審核組長見已達到末次會議目的后，應堅決而有策略地予以“ 關閉”。

　　(5)末次會議應有會議記錄，并保存。記錄應包括到會人員的簽到。

　　(6)有些不合格項受審核方已在末次會議前采取了糾正措施，經審核員驗證也較滿意 ，可不在會上提出或在會上表示滿意態度。

　　(7)末次會議應適當肯定受審核方取得的成功經驗和好的做法，不要一味談問題。

　　(8)宣讀不合格項報告或對受審核方不利結論時，應充分準備，選擇適當措辭，防止 陷入“僵局”。

　　(9)所有的審核都具有一定的不確定因素。由于審核是利用有限資源在有限時間內開 展工作 ，因此審核期間所收集的信息不可避免地只是建立在對可獲得信息的抽樣基礎上。所以這就 導致了所有的審核都具有一定的不確定因素，審核結論的使用者應對這種不確定性加以關注 。

　　(10)在末次會議之前審核組應進行內部商議，以便：

　?、僭u審所有審核發現;

　?、谶_成一致的審核結論;

　?、塾懻搶徍说母櫞胧?。

篇3：企業法律風險防范:合同審核管理篇

企業法律風險防范—合同審核管理篇

曹燕貽

由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業內部的生產人事、財務等管理工作，已超越了企業自身的界限，使之成為一種受法律規范和調整的社會關系，涉及了大量的法律專業問題。所以，企業應專門成立法律顧問部門，來統一審核管理合同的簽訂和管理合同的履行。 那么，作為一個企業的合同審核，到底該如何來審核和管理合同呢？筆者根據自身的從事法律顧問和法律糾紛處理的經驗，對合同的審核和管理主要應從以下幾個方面著手：

第一，企業應成立一個合同管理部門，統一歸口審核和管理各業務部門、各單位分口管理的模式。

對企業合同的簽訂和履行負有監督、檢查和指導的職責。 具體操作上，對合同實行分級、劃塊管理，各業務部門(主要有供銷、基建、技改等)和所屬各單位(主要有各個分公司、駐外機構)作為合同二級管理單位，負責本部門、本單位的合同簽訂和履行，并向法律顧問部門定期匯報有關合同的執行情況。 要使該統一合同管理模式有效運行，則必須要建立健全的企業內部規章制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內容應包括：合同的歸口管理，合同資信調查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾分處理，合同定期統計與考核檢查，合同管理人員培訓，合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態。在這個統一合同管理模式中，著重要注意以下幾方面：

其一，對企業公章或合同章的保管。根據我國當前對企業公章和合同章的使用規定，企業的公章和合同章具有法定的法律效力。換句話說，企業公章等于企業的簽字。在合同中，就算沒有企業法定代表人或者授權人的簽字，只要蓋上了公章或者合同章，也可以認為，該企業已經認可了該合同的有關條款，該合同對該企業就有了法律的約束力。當然，如果是企業內部職工私自使用公章為自己謀取利益，則企業無須承擔責任?！蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P于企業職工利用本單位公章為自己實施的民事行為擔保企業是否應承擔擔保責任問題的函》（1992年9月8日法函〔1992〕113號）對此有規定。但值得注意的是，對如何界定職工的私自使用行為，企業對此負有舉證的義務，這點在實際上是有相當的困難的。

其二，對企業職工合同簽訂授權的管理與控制。幾乎所有的企業都會存在這個問題，由于市場經濟的各類信息變幻莫測，許多機會瞬間即逝，因此，企業不可能將所有的合同簽訂都集中于企業的某人身上，這就會產生權力授予與權力控制的矛盾，如何來制衡該矛盾，是企業管理機制的問題，不是法律問題。這里要講的是如何來制約和約束職工簽訂合同的權力，以避免表見代理的產生，避免對企業帶來被動的局面。 在實際操作過程中，企業往往是給那些駐外的銷售代表或者駐外的銷售分公司預先給于相當數量的蓋有企業公章的空白介紹信或者蓋有企業公章的格式合同，以方便其在適當的時候簽訂合同。這其實就是企業的一種授權行為，但是很不完善的。因為，企業在授權的同時，對其的權力行使的上限并沒有公示，這就會很容易產生狹義無權代理或表見代理行為。 因此，筆者建議，企業應在空白介紹信中明確規定該銷售代表或該分公司可以簽訂合同的金額上限，以及該銷售代表或該分公司有權獨立簽訂合同的時間期限。這樣就可以有效防止狹義無權代理或表見代理行為的發生。在他們的職務停止或者調整崗位后，一定要確保將原先預先給他的空白介紹信、授權委托書和空白的蓋有企業公章的格式合同及時上繳，同時務必以最快的速度通知和他有業務往來的關系客戶。

其三，對企業的被解聘主要負責人的防范。如果企業解聘企業的負責人比如說總經理，則應在解聘的同時在公開化的媒體上公告，并應及時明確告知與企業有主要或者重要經濟往來關系的客戶，以防止表見處分的發生。

第二，把合同分類，對重要的合同要做重點審核和管理