企業法律風險防范—合同審核管理篇

曹燕貽

由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業內部的生產人事、財務等管理工作，已超越了企業自身的界限，使之成為一種受法律規范和調整的社會關系，涉及了大量的法律專業問題。所以，企業應專門成立法律顧問部門，來統一審核管理合同的簽訂和管理合同的履行。 那么，作為一個企業的合同審核，到底該如何來審核和管理合同呢？筆者根據自身的從事法律顧問和法律糾紛處理的經驗，對合同的審核和管理主要應從以下幾個方面著手：

第一，企業應成立一個合同管理部門，統一歸口審核和管理各業務部門、各單位分口管理的模式。

對企業合同的簽訂和履行負有監督、檢查和指導的職責。 具體操作上，對合同實行分級、劃塊管理，各業務部門(主要有供銷、基建、技改等)和所屬各單位(主要有各個分公司、駐外機構)作為合同二級管理單位，負責本部門、本單位的合同簽訂和履行，并向法律顧問部門定期匯報有關合同的執行情況。 要使該統一合同管理模式有效運行，則必須要建立健全的企業內部規章制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內容應包括：合同的歸口管理，合同資信調查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾分處理，合同定期統計與考核檢查，合同管理人員培訓，合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態。在這個統一合同管理模式中，著重要注意以下幾方面：

其一，對企業公章或合同章的保管。根據我國當前對企業公章和合同章的使用規定，企業的公章和合同章具有法定的法律效力。換句話說，企業公章等于企業的簽字。在合同中，就算沒有企業法定代表人或者授權人的簽字，只要蓋上了公章或者合同章，也可以認為，該企業已經認可了該合同的有關條款，該合同對該企業就有了法律的約束力。當然，如果是企業內部職工私自使用公章為自己謀取利益，則企業無須承擔責任?！蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P于企業職工利用本單位公章為自己實施的民事行為擔保企業是否應承擔擔保責任問題的函》（1992年9月8日法函〔1992〕113號）對此有規定。但值得注意的是，對如何界定職工的私自使用行為，企業對此負有舉證的義務，這點在實際上是有相當的困難的。

其二，對企業職工合同簽訂授權的管理與控制。幾乎所有的企業都會存在這個問題，由于市場經濟的各類信息變幻莫測，許多機會瞬間即逝，因此，企業不可能將所有的合同簽訂都集中于企業的某人身上，這就會產生權力授予與權力控制的矛盾，如何來制衡該矛盾，是企業管理機制的問題，不是法律問題。這里要講的是如何來制約和約束職工簽訂合同的權力，以避免表見代理的產生，避免對企業帶來被動的局面。 在實際操作過程中，企業往往是給那些駐外的銷售代表或者駐外的銷售分公司預先給于相當數量的蓋有企業公章的空白介紹信或者蓋有企業公章的格式合同，以方便其在適當的時候簽訂合同。這其實就是企業的一種授權行為，但是很不完善的。因為，企業在授權的同時，對其的權力行使的上限并沒有公示，這就會很容易產生狹義無權代理或表見代理行為。 因此，筆者建議，企業應在空白介紹信中明確規定該銷售代表或該分公司可以簽訂合同的金額上限，以及該銷售代表或該分公司有權獨立簽訂合同的時間期限。這樣就可以有效防止狹義無權代理或表見代理行為的發生。在他們的職務停止或者調整崗位后，一定要確保將原先預先給他的空白介紹信、授權委托書和空白的蓋有企業公章的格式合同及時上繳，同時務必以最快的速度通知和他有業務往來的關系客戶。

其三，對企業的被解聘主要負責人的防范。如果企業解聘企業的負責人比如說總經理，則應在解聘的同時在公開化的媒體上公告，并應及時明確告知與企業有主要或者重要經濟往來關系的客戶，以防止表見處分的發生。

第二，把合同分類，對重要的合同要做重點審核和管理

篇2：房地產合同審核員職責說明

　　崗位名稱:綜合業務部合同審核員 崗位編號:

　　直屬上級:綜合業務部經理 所屬部門:銷售公司綜合業務部

　　崗位設置目的:負責銷售合同的審核和銷售的統計分析工作

　　工作內容:

　　1.負責銷售合同的初審工作;

　　2.負責銷售日報表和銷售臺帳的建立和登記工作;

　　3.負責房源的登記和清查管理工作;

　　4.對本職工作的改進和預防提出建議;

　　5.負責銷售月報表的統計工作;

　　6.完成領導交辦的其他臨時性工作。

　　權限與責任:

　　1.權限:

　　1)對商品房銷售合同有初審權;

　　2)對各小區房源的管理具有執行權;

　　3)對公司考核結果或管理決議的申訴權;

　　4)對公司政策、管理方案等相關信息的知情權。

　　2.責任:

　　1)對銷售合同的初審負責;

　　2)對銷售公司的各項統計數據負責;

　　3)對各小區房源的準確性負責;

　　4)保證與財務部核對的準確性。

　　所受上級的指導:綜合業務部主管

　　同級溝通:財務部,按揭部,辦公室工作人員

　　所予下級的指導:無

　　崗位資格要求:

　　教育背景:企業管理,市場營銷專業?？埔陨蠈W歷

　　經驗:從事房地產行業3年以上

　　崗位技能要求:

　　專業知識:房地產經紀人資格

　　能力與技能:

　　"計算機操作能力;

　　"統計分析能力。

篇3：房地產集團公司合同審核管理規定

　　房地產集團有限公司合同審核管理規定

　　第一章 總 則

　　第一條 為規范* 城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)的合同管理工作，有效規避經營風險，根據《合同法》等相關法律、法規，結合公司實際，特制定本規定。

　　第二條 本規定中的合同，是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。

　　第三條 綜合管理部為公司合同審核的歸口管理部門，合同的具體簽訂部門為經辦部門。

　　第四條 本規定適用于公司本部，控股項目公司、專業公司遵照執行，參股項目公司、專業公司參照執行。

　　第二章 合同分類

　　第五條 公司合同分為重大合同與一般合同兩類。

　　(一)重大合同是指對公司的開發、經營及管理產生重大、重要影響的合同。

　　(二)一般合同是指除重大合同以外的其他合同。

　　第六條 重大合同范圍

　　(一)對外投資形成的各類合同;

　　(二)各類借貸款合同;

　　(三)各類開發協議合同;

　　(四)各類銷售合同; .

　　(五)各類規劃設計、景觀設計及建筑承攬合同;

　　(六)各類擔保合同;

　　(七)各類重大設施設備、重要材料的采購合同;

　　(八)公司認定的其它合同。

　　第三章 合同的審核與簽訂

　　第七條 除即時結清的業務外，其他業務活動都必須簽訂相關合同。

　　第八條 合同由經辦部門負責起草，合同的格式要求如下：

　　(一)公司有規定格式合同的，按公司規定格式合同起草;

　　(二)公司無規定格式合同的，按國家或行業規定格式合同起草;

　　(三)公司與國家及行業均無規定格式合同的，按《合同法》的相關要求起草。

　　第九條 合同的內容與條款包括：

　　(一)當事人的名稱或者姓名和住所;

　　(二)標的條款;

　　(三)數量和質量條款;

　　(四)價款或者酬金條款;

　　(五)履行期限條款;

　　(六)履行地點條款;

　　(七)履行方式條款;

　　(八)解決爭議條款;

　　(九)違約責任條款;

　　(十)其他根據合同性質必須具備的條款。

　　第十條 合同由合作方起草的，經辦部門應按上款要求對其內容和條款進行審核與修正。

　　第十一條 合同的審批程序：

　　凡重大合同，均應由經辦部門組織對合同草案進行內部審批，評審后交綜合管理部會同合同公司法律顧問進行審核，并報分管副總經理簽署已經，總經理批準后方能正式簽定。凡涉及對外投資、規劃、景觀設計、重大設施色設備采購合同或總經理認為應由董事長簽定的合同，一律由董事長或其授權人簽定。一般合同，由經辦部門自行審定后，報分管副總經理審批，由經辦部門簽定。

　　第十二條 重大合同的審核重點包括：

　　(一)審查合同主體是否合法;

　　(二)審查合同項目是否真實;

　　(三)審查合同條款是否完備;

　　(四)審查合同中有關標的的數量、價格、質量、結算方式、違約責任等條款，是否違反國家有關法律、法規;

　　(五)審查合同文字是否表述準確

　　(六)審查合同簽定手續是否完備。

　　第十三條 合同的簽定應遵循“平等、誠信、互惠、互利”的原則，重大合同應由董事長或起授權人簽定，一般合同由總經理或起授權人簽定。

　　第四章 合同的變更與解除

　　第十四條 合同依法訂立后，即具有法律約束力，任何一方不得擅自變更或解除，但在履行合同過程中，由于客觀情況的變化，使原合同的履行已不能或不必要時，為了減少和避免不必要的損失，合同當事人可以依法變更或解除合同。

　　第十五條 合同變更或解除的條件

　　(一)當事人雙方經過協商同意變更或解除合同，但必須不會因此而損害國家利益和社會公共利益;

　　(二)因重大誤解訂立的;

　　(三)在合同訂立時顯失公平的;

　　(四)因不可抗力致使合同不能履行的;

　　(五)因一方當事人在合同約定的期限內沒有履行合同的。

　　第十六條 合同變更或解除時應注意的問題

　　(一)變更或解除合同應采取書面形式;

　　(二)變更或解除按特別程序簽訂的合同，應按特別程序進行。如經過鑒證或公證的合同，變更或解除時，應在原鑒證或公證機關備案;

　　(三)公司訂立的合同需變更或解除的，其程序與訂立時相同。

　　第五章 合同的管理

　　第十七條 合同簽訂后，經辦部門應及時將合同的一份正本交公司綜合管理部存檔，一份由本部門留存。其它相關部門可以復印件留存。

　　第十八條 合同的經辦部門應嚴格履行合同規定，公司綜合管理部負責合同履行的監督與指導。

　　第十九條 若在合同履行過程中出現問題和糾紛的，綜合管理部應會同公司的法律顧問，積極協助經辦部門妥善處理。

　　第二十條 公司合同章包括“合同專用章"、“銷售合同專用章”等?！昂贤瑢Ｓ谜隆庇删C合管理部指定專人負責使用與保管，其余專用章由相關部門指定專人負責使用與保管。

　　第二十一條 各類合同一經簽訂，必須認真履行。凡未按規定程序簽訂合

　　同、越權簽訂合同以及未按合同規定履行職責而給公司造成損失的，應追究責任人的經濟及行政責任。

　　第二十二條 公司員工在簽訂合同過程中利用手中職權，放棄公司應有權利的，公司應追究其經濟及行政責任;在簽訂合同時收受賄賂、給公司利益造成嚴重損害的，公司在追究其經濟及行政責任的同時，可視具體情況訴求司法機關，通過法律途徑追究其刑事責任。

　　第六章 附 則

　　第二十三條 本規定由綜合管理部負責解釋和修訂。

　　第二十四條 本規定自印發之日起施行。