建設集團文件控制程序

　　1 目的

　　保證質量體系、職業健康安全和環境管理體系文件和資料處于受控狀態，及時獲取并使用所需文件的有效版本，防止文件丟失、誤傳，確保質量體系、職業健康安全和環境管理體系正常、有效運行。

　　2 范圍

　　適用于公司質量、職業健康安全和環境管理體系文件和資料，包括相應外來文件的控制。

　　3 職責

　　3.1 綜合管理部負責制訂、修改和組織實施本程序，并負責管理體系文件的出版、發放等日常管理工作，并負責監督公司各部門對管理體系文件的管理與控制。

　　3.2 綜合管理部負責轉發政府主管部門、上級單位和本公司發布的文件以及人力資源文件資料的管理。

　　3.3 綜合管理部負責內部審核管理方案的文件和歸檔管理。

　　3.4 工程部負責應急預案的文件和工程圖紙資料的歸檔管理。

　　3.5 工程部負責工程施工組織設計、重要施工方案、職業健康安全和環境控制措施等文件的審核以及相關文件的歸口管理。

　　3.6 計劃部負責合同文件、工程勞務招標文件及其相關文件的歸口管理。

　　3.7 物資部負責設備、物資招標、采購及相關文件的歸口管理。

　　3.8 生產準備部負責生產準備、試運行規程、規范等相關作業文件的歸口管理。

　　3.9 各有關部門負責本職能管理范圍內相關文件的獲取、編制、審批、發放、接收、評審、更改和保管等各環節的管理工作，并負責制定文件現行狀態的清單。

　　3.10 各部門應設置專人負責質量、職業健康安全和環境管理體系文件、資料的收發、登記、標識、復制等工作。

　　4 管理內容與方法

　　4.1 文件的分類

　　--管理方針和管理目標;

　　--質量、職業健康安全和環境管理手冊;

　　--質量、職業健康安全和環境體系程序文件;

　　--為確保體系的有效策劃、運行和控制所需的作業性文件，包括技術性文件、管理標準、制度、規定、工作標準以及記錄表示等;

　　--質量、職業健康安全和環境記錄。

　　4.2 文件的編制

　　文件由承擔其管理職能的部門組織編制。

　　4.3 文件的審批和發布

　　4.3.1 質量、職業健康安全和環境手冊由管理者代表審核，總經理批準發布。

　　4.3.2 程序文件由綜合管理部組織審核，管理者代表批準和發布。

　　4.3.3 技術文件由工程部、生產準備部分別組織各自職能范圍內的審核，主管副總經理批準和發布。

　　4.3.4 管理文件由綜合管理部組織審核，主管副總經理批準和發布。

　　4.3.5 對外簽訂的經濟合同按《合同管理辦法》進行審核后，由法定代表人或其授權人簽署。

　　4.3.6 需直接引用的由國家頒發的有關標準、規程、規定等外來文件，由各職能部門提出并列出清單報主管副總經理批準，批準購買的文件經綜合管理部登記后分發。

　　4.4 (受控)文件的編號、發放、更改、評審及存檔管理

　　4.4.1 文件編號按《文件編號規定》附錄B執行。

　　4.4.2 受控的文件應做好標識，標明文件歸口管理部門和分發號等。

　　4.4.3 文件的發放由公司綜合管理部負責，其受控文件應填寫《內部文件發放登記表》，按批準的發放范圍發放;非受控文件的發放按相應的規定發放。文件的發放應做好記錄。

　　4.4.4 文件領用人在《內部文件發放登記表》上簽名后領取。

　　4.4.5 受控的工程施工圖紙、資料的領取、分發及收回按《工程圖紙、資料的管理規定》執行。

　　4.4.6 文件領用人應對受控文件妥善保管和使用，防止污損和遺失。當使用的受控文件嚴重破損時，應到綜合管理部辦理文件更換手續，交回原文件，換發新文件，并仍沿用原文件分發號。

　　4.4.7 當受控文件丟失后，應到綜合管理部重新辦理申請領用手續，并做出說明，文件補發后，要注明丟失文件作廢。

　　4.4.8 當受控文件使用人調離該崗位時，應將文件移交崗位接替人或上交文件發放部門。

　　4.4.9 受控文件的更改審批及發放管理按原文件的管理程序辦理，并填寫《文件更改申請表》，當采用新文件時應將原文件收回作廢。并在作廢文件上加蓋“作廢”標志。

　　作廢文件可由文件的管理部門視具體情況按如下方式處置，作廢文件的銷毀應批準，并有人監督：

　　--文件的管理部門將作廢文件統一收回，做好作廢標識后封存或銷毀記錄;

　　--為任何原因而保留作廢文件時，應予以明顯標識，并與有效文件分開存放。。

　　4.4.10 質量、職業健康安全和環境管理體系運行過程中，隨著質量、職業健康安全和環境方針、目標、法制法規要求、組織結構等引起管理體系變化時，應及時評審(間隔期不超過12個月)，必要時予以更新，以確保文件的有效性，充分性和適宜性。

　　4.4.11 更改后的文件應標明更改版次，并按原發放名單追蹤發放，文件的更改可采用換頁或升版的方式進行。

　　4.4.12 外來的上級管理部門文件，其收發、傳閱等由公司綜合管理部實施管理。

　　4.4.13 受控文件的存檔按《檔案管理規定》實施。

　　4.4.14 文件需復制時，由使用部門提出申請，經文件的管理部門批準，由文件的發放部門辦理登記手續，與原件一樣實施控制。

　　4.4.15 管理文件如有網絡版本，由文件管理部門提供只讀共享，網絡版以文件管理部門在網絡上公布的版本為準。

　　5 相關文件

　　附錄B《文件記錄編號規定》

　　《工程圖紙、資料管理規定》

　　《檔案管理規定》

　　6 相關記錄

　　《傳真樣式》

　　《簽報》

　　《會議辦理會簽單》

　　《發文稿紙》

　　《內部文件發放記錄表》

　　《文件更改申請表》

　　《文件收回登記表》

　　《文件銷毀申請表》

　　《文件銷毀登記表》

　　《收文登記》

　　《發文登記》

　　7 附錄

　　附 錄 A 流程圖

　　附 錄 B 《文件記錄編號規定》

　　附 錄 C 《傳真樣式》

　　附 錄 D 《簽報》

　　附 錄 E 《會議辦理會簽單》

　　附 錄 F 《發文稿紙》

　　附 錄 G 《內部文件發放記錄表》

　　附 錄 H 《文件更改申請表》

　　附 錄 I 《文件收回登記表》

　　附 錄 J 《文件銷毀申請表》

　　附 錄 K 《文件銷毀登記表》

　　附 錄 L 《收文登記》

　　附 錄 M 《發文登記》

　　附 錄 A

　　(資料性附錄)

　　流程圖

　　A.1 管理體系內部文件控制流程圖

　　A.2 管理體系外部文件控制流程圖

　　附 錄 B

　　(規范性附錄)

　　文件記錄編號規定

　　B.1 目的

　　為促進企業管理規范化、科學化、程序化，特制定本規定。

　　B.2 范圍

　　適用于公司企業標準的編號。

　　B.3 管理內容與方法

　　B.3.1 企業標準文件記錄編號格式

　　Q / GDCF * * ** .*** ─ ****

　　企業標準代號

　　企業名稱代號

　　企標版本號

　　企標分層代號

　　職能部門代號

　　企標、記錄順序號

　　企標批準年號

　　B.3.2 編號格式注釋

　　B.3.2.1 企業標準代號：

　　用字母Q表示。

　　B.3.2.2 企業名稱代號：

　　國電常州發電有限公司簡稱“國電常發”的漢語拼音字母(大寫)的字頭組成，即用“GDCF”表示。

　　B.3.2.3 企標版本號：

　　以大寫字母A、B、C......表示，目前采用“A”版本號。

　　B.3.2.4 企標分層代號：

　　--質量、職業健康安全、環境管理手冊用數字1表示

　　--程序文件用數字2表示

　　--作業性文件用數字3表示

　　--記錄性文件用數字4表示

　　B.3.2.5 職能部門代號：

　　職能部門名稱 代號 職能部門名稱 代號

　　綜合管理部 01 財務部 04

　　計劃部 02 物資部 05

　　工程部 03 生產準備部 06

　　B.3.2.6 企標、記錄順序號

　　企標的順序號按發布日期的先后順序用阿拉伯數字排序，記錄的順序號為記錄按文件頒發日期的先后順序并考慮文件中的記錄順序用阿拉伯數字排號(20**年10月28日發布的A版企標的順序號和記錄順序號由貫標工組小組統一編制，以后按發布日期的先后順序進行排序)。

　　B.3.2.7 企標批準年號

　　用企標批準年份的四位數字表示，同一企標修改需重新批準發布的，批準年號用批準時年份的四位數字表示。

　　B.3.3 文件編號中符號的運用

　　在企業標準代號與企業名稱代號之間，用斜線“/”分開;在企業名稱代號與標準代號之間用空格分開;在職能部門代號與企標順序號之間用圓點“•”分開;在企標順序與企標批準年號之間，用橫短線“-”分開。

　　如《文件控制程序》為Q/GDCF A201.001-20**.

　　如《發文登記》記錄的編號為Q/GDCF A401.002-20**，表示公司綜合管理部20**年頒布的第2張記錄表式。

　　B.3.4 記錄流水號的編號規定

　　B.3.4.1 記錄流水號的編號格式

　　B.3.4.2 記錄流水號編號注釋

　　記錄部門代號為填寫記錄部門的代號，部門代號見A.3.2.5的職能部門代號。

　　B.3.4.3 記錄流水順序號

　　記錄流水順序號用三位數阿拉伯數字表示。

　　B.3.4.4 記錄識別號(可選)

　　記錄識別號用大寫英文字母表示，當各部門內部同一記錄的應用范圍不同時，用于識別記錄的應用范圍。識別號位數由部門控制，并可相應增加分割符。

　　B.3.4.5 記錄流水號中符號的運用

　　在記錄部門編號與記錄流水順序號之間用圓點“•”分開，記錄順序號與記錄識別號之間用“-”分開。

　　如01.010，表示公司綜合管理部填制某記錄的第10個記錄。

　　01.010-NS，表示公司綜合管理部某記錄的第10個關于體系內審方面的記錄。

篇2：公司文件控制程序（十三）

　　公司文件控制程序(十三)

　　1.目的：

　　對文件進行控制，確保文件的使用場所使用有效文件，并及時從所有發放或使用場所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯用、誤用，從而保證管理體系的有效運行。

　　2.范圍：

　　本程序適用于管理體系有效運行的所有部門或個人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制，規定了文件的編寫、審批、發布、實施、標識、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。

　　3.職責：

　　3.1總裁負責管理文件的批準。

　　3.2管理者代表負責管理文件的審核。

　　3.3辦公室負責文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。

　　3.4各部門負責本部門所有使用文件的管理和控制。

　　4.程序：

　　4.1文件的編寫、審批。

　　4.1.1公司文件根據文件的性質有相關部門起草。

　　a) 管理體系文件由總裁批準。

　　b) 行政文件由辦公室起草或委托有關部門起草，辦公室主任審核，總裁批準。

　　c) 作業性文件如產品標準圖樣、工藝、作業指導書、操作規程、檢驗規程、確認規定、規章制度等文件由各部門負責編制，經部門領導人審核后，由主管領導批準。

　　4.2文件的編號

　　所有文件都應有唯一的編號，以便區別、歸檔、保存。具體編號方法：

　　a)管理手冊的編號方法

　　SY MM ****

　　年代號

　　管理手冊代號(MM-Management Manual：管理手冊)

　　公司代號()

　　b)程序文件的編號方法

　　SY PF **

　　順序號

　　程序文件代號(PF-Procedure File：程序文件)

　　公司代號()

　　c)作業文件的編號方法

　　SY OF ***

　　順序號

　　作業文件代號(OF-Operantion File)

　　公司代號()

　　d)記錄文件的編號方法

　　RF ** **

　　順序號

　　程序文件順序號

　　記錄代號(RF-Record File：記錄文件)

　　e)行政文件和技術文件按公司文件方法編號。

　　4.3文件的發布

　　4.3.1文件發放前應規定文件的發放范圍，經管理者代表審批，并填寫好《文件發放范圍簽收表》(QR0501)

　　4.3.2經審批后的管理手冊、程序文件、作業性文件(管理性)統一由辦公室發放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.3.3各部門內部文件由部門負責人發放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.4文件的標識

　　4.4.1管理手冊、程序文件、作業性文件由辦公室需在文件的封面的中間標明受控狀態、分發號、持有者。

　　4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。

　　4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。

　　4.4.4對需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。

　　4.4.5內部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標簽標識。

　　4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標簽，標明編號及標識類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進行必要的書面記錄。

　　4.5文件的使用的實施

　　4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。

　　4.5.2受控文件不可轉抄、外傳，管理手冊、程序文件經管理者代表審批方可復印。作業文件及外來文件由辦公室審批方可復印。

　　4.5.3工作場所如發現過期或作廢文件，應交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場所使用。

　　4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應及時向辦公室申請更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。

　　4.5.6各部門應編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。

　　4.5.7辦公室每季度至少一次對文件進行檢查，以監督文件的完好保存及貫徹實施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)

　　4.5.8文件在使用過程中發現有錯誤或操作性不強，可申請更改，更改程序按本程序4.6條執行。

　　4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準擅自拷貝和外泄，并妥善保管。

　　4.6文件的更改

　　4.6.1文件更改程序

　　4.6.1.1更改申請由文件更改人填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經審批后交原發放部門執行更改。

　　4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進行，若指定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料(委托、授權、或其他)。

　　4.6.1.3糾正和預防措施、管理評審、內部質量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經管理者代表審核，總裁批準后，辦公室統一發放。

　　4.6.2文件更改方式

　　4.6.2.1筆誤可用劃改。

　　4.6.2.2文件只改動某頁內容時，可用換頁方式。

　　4.6.2.3文件內容多處或多次改動，可用改版方式。

　　4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態。

　　4.6.4《文件更改申請單》(QR050

　　4)應注冊更改性質：筆誤、更改、刪除、新增。

　　4.7作廢文件處置

　　4.7.1更改后的文件發放由原發放部門按原《文件發放范圍/簽收表》范圍發放， 并從原使用場所收回失效文件。

　　4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經管理者代表審批后銷毀。

　　4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經管理者代表審批，辦公室按4.4.4標識后方可繼續保留作廢文件。

　　4.7.4電子媒體文件作廢處置程序

　　4.7.4.1由申請人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。

　　4.7.4.2經管理者代表審核，總裁批準。

　　4.7.4.3由電腦操作員進行清除。

　　4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經總裁批準后自行銷毀。

　　4.8文件的歸檔

　　4.8.1文件經批準發布后，經批準人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。

　　4.8.2外來文件由辦公室對其運用性、有效性進行檢查，再登記歸檔。需貫徹執行的外來文件，經審批后(審批手續按4.3)將復印件轉發到相關部門貫徹執行。

　　4.9文件和資料的借閱

　　4.9.1部門經理及以下人員借閱文件，應填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。

　　4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。

　　4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。

　　4.9.4外來文件的管理控制：標準和法規、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術開發部、總裁或其委托人按本程序進行管理控制，并作好登記。

　　4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質管部，技術文件由技術部按本程序控制。

　　5.相關文件：

　　SYPF02 《記錄控制程序》

　　6.記錄：

　　QR0501《文件發放范圍/簽收表》

　　QR0502《文件清單》

　　QR0503《文件檢查記錄表》

　　QR0504《文件更改申請單》

　　QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》

　　QR0506《文件和資料歸檔登記卡》

　　QR0507《文件和資料借閱登記卡》

　　QR0508《文件和資料編號登記卡》

　　QR0509《文件和資料修改狀態控制清單》

篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序

　　酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序

　　現各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據的傳遞效率，特規定以下程序：

　　備忘錄的傳遞：

　　各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經理的簽字，交總經辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經辦，由總經辦遞交總經理批閱后，總經辦負責向各部門下發、專遞，如有修改，總經辦應及時通知其超備忘錄的部門，按照總經理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。

　　采購單的傳遞：

　　各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負責向財務部傳遞，財務部審批后送總經理審批，審批后的采購單由總經辦負責傳采購部。

　　文件的傳遞：

　　各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經理批閱，辦公室按照總經理批閱的內容進行落實，相關部門落實完畢后，在文件上注明完成的時間和內容交辦公室，由辦公室向總經理匯報并保存。

　　周會紀要的傳遞：

　　每周的周會紀要，由總經辦整理打印后，按以下部門經理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財務部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經辦。

　　EOD檢查整改：

　　每天的EOD檢查記錄，由總經辦分類電話通知相關部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經辦整改結果，總經辦要認真記錄部門的反饋；如果當時不能整改或需要其他部門協助的，必須書面反饋總經辦，并且在第二天的早回上匯報和協調；

　　緊急文件和單據的傳遞：

　　當有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經理，按照總經理的意見處理。

　　自行傳遞的內容：

　　各部門的單據需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。