酒店客人接收傳真、郵件服務程序

　　Objectives目標

　　xto ensure that the incoming fa*es / Emails for the hotel guest are delivered within 30 minutes.

　　確保為客人接收的傳真/郵件在30分鐘內被分發。

　　xto ensure that the incoming fa*es / Emails are billed to the guest appropriately.

　　確保對客人收取合理的接收傳真/郵件的費用。

　　Policy Statement政策闡述

　　*It is the policy of the hotel to provide efficient fa* / Email services to the guests.

　　這是酒店關于為客人提供高效的傳真/郵件服務的政策。

　　Procedures程序

　　1.The GRO on evening shift and the Guest Service Manager on night shift will check all fa* machines in the hotel during their rounds (e.g. Business Centre, Reservations, Sales & Marketing, F&B Office, E*ecutive Office), to ensure that guest fa*es are not kept waiting till the next morning when the offices open.

　　夜班賓客關系主任和夜班經理將在其巡查期間檢查酒店內的傳真機（如商務中心、預定部、銷售部、餐飲部辦公室、行政辦公室等），以確保辦公室開門時客人的傳真不會被耽誤到第二天。

　　2. The GRO / Guest Service Manager records down the incoming fa* / Email and charges the guest accordingly.

　　賓客關系主任/大堂經理記錄接收到傳真/郵件的相應費用。

　　3. He ensures that the door is properly locked and hands the Fa* / Email over to the Bellman for delivery to the room.

　　確保房門上鎖并將傳真/郵件交給行李員送到客人房間。

篇2：公司打印機、復印機、傳真機使用管理規定

　　公司打印機、復印機、傳真機使用管理規定

　　打印機、復印機、傳真機是公司辦公專用設備，非工作需要不得隨意使用。無關人員操作造成損壞要擔負賠償責任。

　　2、各部門需要打印復印文件資料，須經部門經理同意，打印、復印資料者本人在《打印復印登記表》上簽字后方可進行。如急需而本部門又難以在預定時間完成，確需人力資源部協助的，要經人力資源部經理審核同意。

　　3、必須嚴守公司秘密，打印、復印的資料必須立即取走，并注意銷毀有關公司秘密及公司重要資料的廢稿。

　　4、與公司工作無關的資料，一律不得打印、復印、傳真。如有發現打印、復印、傳真與工作無關的資料，每次罰款50元并通報批評，且所打印、復印的按1元∕張付費。

　　5、打印、復印機要資料份數按分發范圍嚴格控制。

　　6、愛護打印機復印機、傳真機等辦公設備，凡因使用不當造成損壞，操作人負責修復或賠償。

　　7、使用傳真機發送一般性業務稿件，須經部門經理審批。

　　8、發送稿件為公司文件或涉及公司技術、人事、財務、業務等重大問題的，須經部門負責人審核，總經理辦公室審批后，方可發出，否則處罰500元∕次。

　　9、各部門要嚴格控制傳送文稿數量，傳送的文件、資料限于急件和簡短文件。

　　10、不得利用傳真發送機要文件，否則處罰200元∕次，并視情節嚴重程度追究當事人法律責任。

　　11、不得利用傳真機收發與業務無關的宣傳品，否則處罰50元∕次。

篇3：A公司電話、傳真管理制度

>　　公司電話、傳真管理制度5

　　為規范各部門電話與傳真的使用，保證業務的正常開展，特制訂本制度。

　　第一章 需求申報

　　第一條 各部門電話與傳真的需求申報由該部門經理負責。

　　第二條 部門經理填寫“辦公用品需求申請表”，根據表格規定的內容填寫。

　　第三條 部門經理負責將填寫完畢的“辦公用品需求申請表”呈報中心總監，中心總監從中心的實際需求角度考慮后批示。

　　第四條 部門經理負責將中心總監批示的表格送交人力資源部經理。

　　第五條 人力資源部經理對表格的內容進行初審，呈報總經理進行批示。

　　第六條 總經理同意采購，由人力資源部經理指派行政專員負責詢價、采購。

　　第二章 使用管理

　　第七條 各部門電話與傳真的使用由該部門經理或由部門經理指定人員負責。

　　第八條 上班時間禁止利用公司電話進行聊天、炒股等非業務活動。

　　第九條 各部門電話與傳真在不使用長途功能時要調至“加鎖”狀態，鑰匙由部門經理或其指定人員保管。部門經理出差要及時移交他人保管，但直接責任由部門經理承擔。

　　第十條 員工因業務需打長途電話時，要在“長途電話記錄”上簽字，并經部門經理或部門經理指定的電話人簽字同意。

　　第十一條 員工因私需打長途電話應向部門經理或其指定人員說明，并在“長途電話記錄”上簽字，經部門經理或部門經理指定的人員簽字同意。費用由員工本人承擔，由人力資源部在其當月工資內扣除。

　　第十二條 員工所發傳真應使用公司統一的封面與格式，內容應經部門經理審核無誤后再傳真，部門經理不在可以直接由中心總監進行審核。公司員工不能將未經審核的文件傳真出去，否則，造成的后果完全由當事人本人承擔。

　　第十三條 各部門應在每月25日將本部門的“長途電話記錄”送交人力資源部。

　　第十四條 人力資源部負責將各部門的“長途電話記錄”備案，并根據記錄內容，計算員工應當扣減的話費。

　　第三章 維修與報停

　　第十五條 各部門電話與傳真的報停由部門經理或其指定人員負責。

　　第十六條 電話或傳真出現故障，部門經理或其指定人員應馬上通知人力資源部，由人力資源部安排專業人員進行維修。部門非專業人員維修導致機器報廢或主要部件人為損壞的，由當事人與該部門經理共同承擔責任。

　　第十七條 各部門長途電話或傳真需要報停時，應由部門經理或其指定人員提前三天通知人力資源部經理，由人力資源部指定行政專員處理。

　　第十八條 本制度由人力資源部負責解釋，總經理批準即日實施。