房地產公司秘書基礎知識練習

　　一、填空：（每空0.5分,共25分）

　　1、各級部門的行文關系，應根據 各自的隸屬關系和職權范圍確定。公司各部門在職權范圍內 ，可以互相行文。部門之間不得以發文形式來解決一般性問題。

　　2、部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上級部門有權責令糾正或撤銷。

　　3、各部門一般不得越級向上行文，必須時應抄報越過的單位；按照一級抓一級的原則，向下行文只針對直屬部門和單位。向下級部門的重要行文，應當同時抄送直接上級部門。

　　4、請示公文，要求一文一事，一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位，應以抄送的形式，但不得抄送下級部門。報告中不得夾帶請示事項。

　　5、各業務部門與外單位發生的一般性業務聯，可以部門名義發函，不以公司名義發文。

　　6、發文編號由發文單位代字、年份和序號組成。單位代字由集團行政部統一制定。發文編號標識在公文標題下一行，居右排布。

　　7、年份、序號用阿拉伯數字，年份應標全稱，用六角號"〔〕"括入；序號不編虛位，不加"第"字。

　　8、本部門發出的通知、通告、報告、請示、批復等公文按發文先后順序編排流水號，使用同一組發文編號，不分別編號；"函"獨立使用使用一組發文編號；"會議紀要"獨立使用一組發文編號。

　　9、每一個檔案均有相對應的唯一的檔案編號，同一資料室內不能有重復的檔案編號。編號由"年度-宗卷代字-檔案流水號"構成。

　　10、檔案以"年度-問題分類法"立卷，即先將立檔單位的檔案按年度分開，在年度內再按問題分類。

　　11、根據檔案的使用價值確定檔案的保管年限，三年以內為短期，三年以上十年以下為長期。

　　五、各類公文的適用情況：(每題2分,共20分)

　　1、請示：待辦或擬辦事項，請求上級指示和批復的，用"請示"。

　　2、決定： 適用于對重要事項或重大行動做出安排。

　　3、通知：適用于傳達上級指示，推行管理制度，要求下級執行、辦理或者需要知道的事項，批轉公文、任免聘用干部等。

　　4、報告：適用于向上級匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。

　　5、函：適用于不相隸屬單位之間互相商洽工作、詢問或答復問題；向有關主管部門請求批準等。

　　6、指示：適用于對下級布置工作，闡明工作活動的指導原則。

　　7、通告：適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件。

　　8、通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

　　9、批復：適用于答復下級請示事項。

　　10、會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和議定事項。

　　六、簡答：(每題3分,共15分)

　　1、公司下發的文件主要有哪些？

　　答：公布規章制度、轉發上級文件或發布根據上級文件制訂的本公司文件、公布體制機構變動和干部任免、公布重大的開發和經營等決定、發布獎懲通報、其它有關公司的重大事項。

　　2、公司對上、對外行文主要有哪些？

　　答：向上機關呈報計劃和請示、與業務單位聯系重要的事項。

　　3、公司現行規定，公文版心尺寸及頁面設置邊距是多少？公文字體使用標準是什么？

　　答：公文版心尺寸為：162mm×247mm，頁面設置左邊距25mm，右邊距23mm，下邊距25mm；公文字體標題使用2號小標宋體，公文發文編號、正文用3號（或小3號）仿宋體字，文中如有小標題可用三號小標宋或黑體字。

　　4、公司公文的生效標識主要有哪些？

　　答：A、單一機關發文落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期，在成文日期上加蓋發文單位印章。加蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文日期。

　　B、聯合行文加蓋印章，將成文日期拉開，主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期，兩印章不相交或相切。

　　C、當公文超過一頁時，必須保證最后一頁有正文內容，發文日期和印章靠近正文。

　　5、根據公司檔案管理規定，填寫下列表格：

　　類別保管年限

　　重要的會議材料長期

　　上級機關的指示、命令、條例、規定等長期

　　投訴、檢舉材料短期

　　公司的決議、議案、指示長期

　　公司的合同、協議書長期

　　公司的規章制度長期

　　房地產專業檔案根據實際情況確定

　　通知、通告、會議紀要、函等行政公文短期

　　公司的請示、報告和上級機關的批復文件長期

　　工作計劃、工作報告、總結長期

　　員工檔案根據實際情況確定

　　公司的各類證照永久

　　財務資料根據實際情況確定

　　公司的歷史資料、大事記、公司獲獎證書永久

　　公司勞動工資、福利方面的文件材料短期

　　銷售資料根據實際情況確定

　　人員任免材料、獎勵、處分材料長期

　　其他根據實際情況確定

　　四、回答問題并根據所在部門實際情況舉例說明：（每題20分，共40分）

　　1、請明列文件歸檔的范圍與類別，并根據所在部門的實際情況進行文件檔案的分類。（20分）

　　答：歸檔范圍與類別是：

　　1、內部管理類：A、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話稿、典型發言稿、會議紀要等；B、公司的議案、指示；C、公司的規章制度；D、上級單位或外單位發來的與本公司有關的文件；E、對外的正式發文與有關單位來往的文書；F、請示、報告和上級單位的批復文件；G、反映本公司（部門）主要職能活動的報告、總結，各種工作計劃、總結、請示、報告、批復、統計報表；H、投拆、檢舉材料；I、與有關單位簽訂的合同、協議書；J、本單位員工任免及員工獎勵、處分文件材料；K、公司的歷史資料、大事記及反映本公司重要工作，活動的剪報、照片、錄音、錄像等；L、公司各類證照，包括營業執照、稅務登記證、投資許可證、資質證書等。

　　2、房地產專業檔案；3、財務檔案；4、人事檔案；5、銷售檔案；

　　6、各部門應根據本部門業務的實際，建立科學合理的檔案歸檔范圍與分類辦法。

　　2、根據公司行文標準，擬寫一份召開部門督導級以上人員會議的通知，通知須附有與會人名單。在行文中須標明所寫文字的規格大小，間隔距離。（20分）

篇2：總經理秘書職務分析樣本

　　公司總經理秘書職務分析樣本

　　職位名稱：總經理秘書

　　所屬部門：辦公室

　　直屬上級：辦公室主任

　　工作內容：

　　1.負責起草公司年度工作總結報告及總經理講話稿。

　　2.負責起草公司股東人和董事會的會議材料。

　　3.負責公司其它重要會議記錄及會議紀要的整理。

　　4.負責公司文件的起草、打印、登記和存檔工作。

　　5.負責公司印章及總經理簽章的刻制和使用管理。

　　6.定期編輯《公司通訊》。

　　7.協助辦公室主任做好公司來賓的接待工作。

　　8.完成總經理和辦公室主任交辦的其他工作。

　　權限與責任:

　　1.權限：

　　有權參加或列席公司內部的各項會議。

　　有權了解公司各項生產經營活動的進展情況。

　　2.責任：

　　對公司宣傳報道的信息失真負相應的行政責任。

　　對公司文件及印章管理不善造成的問題負相應的行政責任。

　　對工作內容不能保守秘密，給公司造成損失負相應的經濟賠償責任和行政責任。

　　所受指導：

　　接受辦公室主任的行政指導和業務指導。

　　所予指導：

　　1.指導分公司的宣傳工作。

　　2.指導分公司的企業文化建設工作。

　　任職資格：

　　1.年齡區間：25~32歲

　　2.性別：女性

　　3.教育背景

　　所需最低學歷：大學?？?/p>

　　專業：文秘或行政管理

　　4.培訓

　　培訓科目：速記、檔案管理、文書寫作、公司歷史

　　培訓時限：三個月

　　5.經驗：從事文秘工作三年以上

　　6.技能：熟練使用Word、E*cel等文字處理軟件，優秀的英文聽、說能力，掌握速記技巧。

　　8.晉升趨勢：暫無

篇3：董事長秘書職務分析樣本

　　公司董事長秘書職務分析樣本

　　崗位名稱：董事長秘書

　　直接上級：辦公室

　　間接上級：董事長

　　崗位性質：負責董事會有關文書材料等文秘工作

　　管理權限：受董事長委托，行使對董事會日常工作協調和會議召集管理權限

　　管理責任：對所承擔的工作全面負責

　　主要職責：

　　1.負責召集董事會議;

　　2.負責董事會議的記錄;

　　3.負責公司印章、法人章的管理;

　　4.負責董事會會議籌備、通知;

　　5.負責會議材料的整理、存檔工作;

　　6.負責會議資料的發放、收集;

　　7.負責董事長來往信件的處理工作;

　　8.做好保密工作，并嚴格遵守公司保密規定;

　　9.辦公室主任因公外出或不上班時，代職行使辦公室主任的職責，管理本部工作

　　兼職工作：

　　1.負責公司的傳真接收和發放;

　　2.負責公司文件的打字和復印;

　　崗位要求：

　　1.具有本科以上的文化程度;

　　2.具有較強的文字組織和管理協調能力;

　　3.原則性強，并具有較強的責任感和事業心;

　　4.具有較強保密思想觀念和意識。

　　參加會議：

　　1.參加董事會和公司召開的有關會議;

　　2.參加董事會、公司各類工作協調會和評比會。