物業公司合同檔案管理方案

　　一、背景介紹

　　合同是物業公司與業主、供應商等相關方之間確立權利義務的重要法律文件，對于物業公司的經營和管理具有重要意義。然而，由于物業公司業務繁雜，承接的合同眾多，合同檔案繁雜、易丟失等問題嚴重影響了公司的運營效率和管理水平。因此，建立一套可行的物業公司合同檔案管理方案是十分必要的。

　　二、管理目標

　　合理、高效地管理物業公司的合同檔案，確保其真實、完整、安全。

　　三、管理原則

　　1. 法律合規原則：嚴格按照法律法規要求進行合同檔案管理，確保合同合法、合規。

　　2. 政策導向原則：根據國家政策和相關文件的要求制定合同檔案管理制度，及時進行更新。

　　3. 統一管理原則：盡量減少行政部門、項目部門之間的合同檔案管理分散現象，實現檔案管理的一體化。

　　4. 系統建設原則：建立合同檔案管理系統，通過電子化、數字化手段優化合同管理流程，提高管理效率。

　　5. 安全保密原則：對涉及公司業務機密的合同檔案進行加密存儲，確保檔案安全。

　　四、管理內容

　　1. 合同登記

　　(1)制定詳細的合同登記表，包括合同編號、合同名稱、合同類型、甲方、乙方、簽訂日期、履行期限、合同金額等要素，確保合同登記信息詳實、準確。

　　(2)合同登記表應分為紙質版和電子版，便于實施合同檔案的電子化管理。

　　(3)明確合同登記責任人，負責各合同的登記、更新和管理工作。

　　2. 合同存檔

　　(1)建立合同存檔制度，將紙質合同檔案進行分類整理、編目，并制定合適的存儲要求，包括溫濕度、防火環境等。

　　(2)合同存檔應按照合同編號順序排列，每個合同都應有明確的存檔位置。

　　(3)合同存檔應具備進出庫登記制度，對借閱合同進行登記備案，加強對合同檔案的監管。

　　3. 合同電子化管理

　　(1)建立合同電子化管理系統，將合同紙質檔案進行掃描、數字化處理，并通過系統進行管理。

　　(2)電子化管理系統應具備合同檢索、更新、備份、歸檔等功能，方便合同的查找和管理。

　　(3)電子化檔案應采取合適的加密措施，確保合同信息的安全性和保密性。

　　4. 合同過期提醒

　　(1)建立合同過期提醒機制，提前設置提醒時間，及時通知相關部門進行續簽或處理。

　　(2)合同過期提醒可以通過系統自動發送提醒郵件或短信等方式進行，提高合同管理的及時性。

　　5. 合同審批流程

　　(1)制定合同審批流程，規定合同的審批權限和流程，包括合同起草、內部審核、主管審批等環節。

　　(2)通過電子化審批系統對合同流程進行管理，提高審批效率，減少人為錯誤和漏審情況的發生。

　　6. 合同風險評估

　　(1)建立合同風險評估制度，對涉及較大金額或風險較高的合同進行風險評估和備案。

　　(2)風險評估應從法律、經濟、技術等多個角度進行綜合考慮，確定合同的風險等級，并采取相應措施進行管理。

　　7. 合同變更管理

　　(1)建立合同變更管理制度，規范合同變更的流程和程序，包括變更申請、評估、審批和執行等環節。

　　(2)合同變更應明確變更的原因、內容、時限等要素，并經相關部門和主管領導的批準后方可進行變更。

　　(3)合同變更信息應及時更新到合同登記表和電子化管理系統中。

　　五、監督與評估

　　1. 建立相應的監督機制，定期對合同檔案管理方案進行監督檢查，確保各項制度的執行和運行效果。

　　2. 定期進行合同檔案管理的績效評估，總結經驗，優化管理流程，提高管理水平。

　　六、總結與展望

　　通過建立合理、高效的物業公司合同檔案管理方案，可以提高合同管理的效率和安全性，有效降低公司合同管理風險，提升公司的管理水平和競爭力。相信在方案的實施過程中，將會取得顯著的成效。

篇2：建筑分公司合同檔案管理員崗位責任

　　建筑分公司合同檔案管理員崗位責任

　　一、遵守國家《建筑法》、《合同法》、《招標投標法》等法律法規。認真學習貫徹公司質量、環境、職業健康安全管理體系文件，協助本部門領導搞好貫標工作。

　　二、建立健全建設工程合同臺帳，運用微機實現建設工程合同動態管理。分析匯總各時期合同簽訂及經濟指標完成情況，為領導及相關部門提供及時、準確、真實的數據信息。

　　三、按照建設工程投標評審程序做好建設工程《合同評審記錄》及《合同會簽》，及時發送建設工程合同文本到相關部門，并做好發送登記。完成每年度合同文本的裝訂、立卷、歸檔，做到建設工程合同臺帳與文本檔案相統一，完備、整潔、規范。

　　四、建立分包合同及各類經濟合同臺帳，整理備案分包合同及各類經濟合同文本。

　　五、嚴格保守企業經濟機密。

　　六、完成領導交辦的其它工作。

篇3：工程監理細則:合同管理信息檔案資料管理

　　工程監理細則：合同管理、信息及檔案資料管理

　　（一）合同管理內容

　　1.協助業主分析合同條款，訂立合同（包括實施中的各類合同），避免合同簽訂以后造成被動；

　　2.熟悉業主與施工單位訂立的合同，以便檢查、督促有關方面嚴格執行合同；

　　3.協助業主處理合同執行中存在或出現的問題；

　　4.及時向業主報告合同的執行情況；

　　5.獨立、公正地協調解決項目實施過程中的合同糾紛。

　　（二）合同管理方法和手段

　　1.建立合同編碼體系，實行分類管理；

　　2.協助業主和承包商完善合同條款；

　　3.分析合同背景和缺陷，及時尋求處理方法；

　　4.掌握合同內容，實行跟蹤管理；

　　5.進行合同違法預警，及時采取防范措施。

　　6.認真根據合同條款，處理工程變更

　　7.工程變更的要求可以由建設單位、監理單位、承包人或設計單位提出。但必須經總監理工程師簽認后才能生效，根據合同條款如監理單位認為確有必要變更工程或部分工程形式，質量或數量，應向承包人發出變更指令，如果這種變更是由于承包人的過失或違約所致，除承包人應對此負責外，其所引起的附加費用由承包人承擔，不論哪一方面提出的變更，凡影響工程質量、進度、投資的總監理工程師發出確認發出變更令前，均應征得業主同意。

　　8.承包人只能而且必須服從監理工程師的工程變更指令或指示。

　　9.對涉及設計漏項，變更技術方案和技術標準，以及因地質條件各種原因引起的設計的變更等，不論其經費增減情況，均應及時經總監理工程師批準后才能下達。

　　10.變更的估價由總監理工程師按合同條款有關規定處理并書面通知承包人。

　　11.審查分包合同：承包人如需非主體工程分包，應按規定向總監理工程師提出申請，并將分包單位的各種資料、業績、資質及分包內容等報總監理工程師審批。在合同實施過程中，監理工程師不與分包人發生直接關系，建設單位也不直接向分包人付款。

　　（三）信息與資料檔案管理

　　1.信息管理：監理工程隨時注意對信息進行收集分析整理，保存信息處理的主要手段是采用微機，對工程逐步實施動態管理，并隨時從網上查詢相關信息法規。

　　2.信息管理實行監理組織各級人員采取、專業人員整理分析、總監負責的管理體制。

　　3.監理檔案管理

　　4.行政檔案。

　　監理與建設單位之間來往函件。

　　監理與承包人之間往來函件，書面簽復申請批復，會議記錄。

　　監理與設計方及其它有關方往來函件。

　　監理機構內部往來函件，請示報告，報告批復。

　　監理月報。

　　5.計量支付檔案。

　　承包人提出的索賠申請及批示情況。

　　承包人提出的計日工和單價。

　　額外或緊急工程費用計算

　　設計變更批準的費用計算。

　　各類支付證書

　　工程進度周、月報表

　　6.技術檔案

　　開工及停工指令

　　額外工程圖紙

　　變更設計圖紙

　　現場指令

　　檢查記錄

　　施工圖紙

　　竣工圖紙

　　7.工程檔案，督促施工單位按規定及時整理工程技術檔案。