知名物業員工手冊范例

　　一、員工守則

　　(一)管理人員須保持制服整齊清潔，儀表端莊，精神飽滿。

　　(二)對待住戶、訪客、同事和各階層人士，均應以禮相待，保持彼此間良好關系。

　　(三)必須嚴格遵守輪值時間，按時上、下班(交接班)，不得無故遲到、早退，遇有特殊情況需請假時，應事先取得部門主管同意，而部門主管請假則需獲得公司總經理同意。

　　(四)管理人員不得在當值時間內為個別住戶做職責以外及對私人服務的工作。

　　(五)管理人員不得參與樓宇買賣或租賃事務，若業主、住戶提出要求，應請其直接向公司詢問。

　　(六)部門主管應該執行公司各項指示，并定期召開該部門的各級員工的會議，向公司做定期的工作匯報。員工須服從部門主管工作調配及崗位編排。

　　(七)不準損壞公司信譽和對公司有欺詐及不誠實行為。

　　(八)不得假借公司名義或利用職權對外做有損公司聲譽或利益的行為。

　　(九)不得向業主、住戶或公司業務有關的任何人士收受或索取任何形式的禮物、賞錢。

　　(十)所有公物不得用于私人方面，不得故意疏忽損壞公司財物，對各公物如有損壞，須負責賠償。

　　(十一)遇到火災、大風等意外情況，各員工必須依時當值，堅守崗位，并按照公司的統一調配進行撲滅，補救工作。

　　(十二)必須遵守和執行公司所發出的一切通告辦事。

　　二、管理工作

　　(一)按照規定時間當值，不可擅離職守。

　　(二)在當值時不得飲酒、打瞌睡、閱報、看書、聽收音機或與同事閑談、開玩笑。

　　(三)每日上班時間，必須穿著公司規定的衣服及佩戴職員工作證，完成自己崗位職責。巡視各層樓宇及走火通道，巡視時必須特別留意大廈清潔，及有否損壞、破舊、需要維修的地方，并進行登記。如遇有不尋常事件，應立即處理，記錄并及時向上級報告。

　　(四)停電或火災發生時，管理人員必須按照公司頒布的緊急情況處理程序工作，并按緊急情況處理程序作好疏導業主，搶救現場工作，以保護公共財產，防意外、保護人身安全等。

　　(五)服從上級領導，完成所指定的工作。

　　(六)留意各種公用設備有否被破壞或涂污，并通知有關人員修理和清除，必要時須協助維修工作。

　　(七)執行各項任務時，必須有禮貌，謹記“服務至上、禮貌第一”。

　　(八)如有住戶發生意外，例如：受傷、暈倒等，應即協助其家人招呼救護車或代辦報警。

　　(九)熱情接待來訪人員，詳細記錄住房投訴，并迅速處理。不屬自己職責范圍的，則立即通知有關人員處理解決，處理情況立即向上級報告。

　　(十)管理部需設置急救箱，配備急救用品，如繃帶、棉花及搶救藥品等。同時放置部分緊急維修工具，以備臨時急用。

　　(十一)大廈公共地方鑰匙，如：機房，必須小心存放，以備緊急時使用。若有需要外借鑰匙時，必須登記使用人姓名及身份證號碼，用后及時歸還。

　　三、保安工作(一)必須明了和掌握大廈內各種保安設施的操作和效能。例如：對講機、警鐘、密碼鎖、閉路電視等。必須善用各種已有的設施，以免減弱防盜效果，特別強調大門必須緊閉，住戶出入可自備防盜門鑰匙或密碼鎖，訪客則可用對講機。嚴禁大門常開，防止壞人有機可乘。

　　(二)應熟悉大廈內各住戶，記住住戶之姓名、年齡、家庭成員之職業及聯系電話。此類資料必須保密，不得泄露。

　　(三)與住戶保持密切聯絡，以便就保安問題，經常交換意見及互通消息。

　　(四)各更管人員交接更時應傳達防盜信息，做好交接班記錄，以備核查，令保安人員高度警惕。

　　(五)嚴禁借詞推銷之人士進入大廈。遇有自稱公務人員或公共機構職員進入大廈，更應查驗身份證、介紹信，如有疑問，應致電有關機構查尋。

　　(六)應有禮貌地詢問任何進入大廈的來訪客人，登記身份證或工作證。如有懷疑，應用對講機與有關住戶聯絡。如訪客攜帶可疑物品時，更需提高警覺。

　　(七)當值管理員至少每 2 小時巡樓一次(但不固定時間)，以免壞人乘隙而入。巡樓時必須要有警覺性，特別注意樓梯、走廊、電表房及其他隱蔽地方、通道等，以確保無可疑人物匿藏大廈內伺機作案。留意公共地方的暗角、水箱底是否預先藏備盜竊工具等。

　　(八)如聽到住戶呼叫或發現可疑人物，必須立即報警并封閉大門及其通道，以等待警方人員到場處理。切勿魯莽采取行動而不知會警方。

　　(九)切記管理人員只有一般市民的拘捕權，并無搜查權力。因此，拘捕疑犯后，應盡快交公安部門處理。

　　(十)安裝有警鐘、閉路電視，以監視各大堂、電梯，以加強治安保衛工作。若鄰近大廈在建設中，則應加倍小心，以防備成為犯罪的橋梁。

　　(十一)詳細記錄各有關政府部門電話，以便需要時尋求協助。

　　(十二)若有案件發生，應采取下列步驟協助破案：

　　1、立刻報案，并留在現場直至公安人員到達，遇到傷員(被害人、案犯)應立即搶救和監護。

　　2、切勿移動，也不允許他人移動、觸摸、踐踏現場物品，協助公安部門保留證據，方便調查工作。

　　3、切勿開動風扇、冷氣機或其他電器用具，以免證據破壞。

　　4、禁止任何人在現場走動，以方便公安部門到現場調查。

　　5、向公安人員提供有關罪案詳情，如案發經過，與本案有關人物外貌、衣著，有關車牌號及壞人逃走的方向。

　　四、公眾衛生

　　(一)清潔工人必須依時清潔大堂、走廊、樓梯、電梯、停車場及天臺等公用地方。

　　(二)勸喻各住戶勿將垃圾桶或垃圾袋置于走廊、樓梯等公用地方，以免影響衛生和阻塞通道，請放入通往樓梯門旁的垃圾桶內。

　　(三)如發現有雜物棄置于走廊、天臺或樓梯間，應勸喻住戶自行搬往附近的垃圾收集站。如無法找到住戶，除讓清潔工人清理外，應登記在管理部記事簿上，向上級報告。

　　(四)如發現天臺、天井或公用地方積水，應立即清理，以免蚊蟲滋生。難以清理的地方，可暫時淋上油渣，阻止蚊蟲繁殖，再研究處理方法。

　　(五)如發現屬于本樓宇污水渠及沙井等淤塞或破爛，應速安排處理。

　　(六)勸喻住戶澆花時要小心，勿將水淋到陽臺外面，以免影響下層和行人。

　　(七)如發現冷氣機滴水或發出大量熱氣或噪音時，勸喻住戶從速修理，以免影響鄰居和市容衛生。并根據城管條例，對影響市容者處以罰款。

　　(八)如有需要，通知或口頭勸喻住戶切勿拋垃圾出窗外，否則既影響衛生，又可能打到過往人身上，也不得將可引致淤塞之雜物投入廁盆及污水渠內。

　　(九)若上層住戶之水喉或水渠破爛而導致下層天花板滲水，則通知上層住戶修理，如無結果，則應詳細記錄及請示上級處理。

　　(十)如有不顧公共衛生的住戶，經屢次勸告不改善，應做說細記錄并報告上級和有關衛生部門。

　　五、電梯

　　(一)電梯發生故障停留空中時，乘客按響緊急呼救鈴后，大堂值班員立即通知保修人員迅速修理，同時用電梯內對講機善言安慰被困乘客，請其耐心等待，切勿自行開啟電梯門，以免發生危險。

　　(二)勸喻用電梯搬運物件者，不可超重，防止造成事故。

　　(三)乘搭電梯人數過多時，應維持秩序，指導分批搭乘，以免超載發生危險。

　　(四)住戶應留意，切勿讓幼兒單獨搭乘電梯，以免發生危險。

　　(五)保安值班員時刻注意閉路電視，警惕壞人惡意破壞電梯或梯內設備。

　　(六)經常清除電梯門路軌內積存的垃圾，以免影響梯門開關。

　　(七)如發現電梯有震蕩、不正常的聲音或電梯有損壞時，應立即通知保修人員進行修理。當修理人員到達時，管理員應詳述電梯不妥之處，以便研究問題，一切詳細情況，必須詳細記錄送管理部。

　　(八)狂風暴雨時，如發現機房或接近電梯的門窗有水滲入時，應盡量阻止雨水流入電梯槽。暴雨過后，必須根治漏水情況。

　　(九)凡有水滲入電梯，應立即停止使用，以免觸電，并設法將電梯升高至較安全地方。

　　(十)電梯槽底有積水時，應立即報告上級處理，同時研究水的來源，及早處理。

　　(十一)電梯機房鑰匙及電梯門鑰匙，除修理人員或保安消防人員外，任何人員不得使用。

　　(十二)電梯每年“年檢”一次，并取得年檢合格證。

　　(十三)沖洗走廊和樓梯時，勿讓水流入電梯內，以免損壞電梯設備。

　　(十四)火警發生時，勸喻住戶切勿搭乘電梯，因電梯可能隨時在半途停頓，將人困于電梯內，被困者可能因濃煙而致命。

　　(十五)經常檢查電梯機房是否有足夠的通風，溫度是否過高，氣窗玻璃是否完整。機房門要特別上鎖，加上“不準擅闖”之類告示牌。

　　(十六)電梯內求救警鐘、電風扇必須保持正常工作狀態，以免緊急時無法求救及窒息。

　　六、電力系統

　　(一)修理電器設備，應聘請持證的合格技師。

　　(二) 應明了大廈各種電力供應的設備所在，如：大廈的電力總制、用戶的電力分線、保險絲、消防電泵制、電表及各水泵制等，并且明了其緊急開關的操作程序。同時必須購置后備保險絲、消防總制、電表及各水泵制等，以備急修時使用。

　　(三)如部分用戶電力中斷，應由管理部派人檢查修理大廈供電系統，如屬用戶室內設備故障，應由住戶自行請人處理，管理部可提供適當協助。

　　(四)全座樓宇電力突然中斷，應先檢查大廈總制是否正常，如屬于正常則與供電公司聯系詢明情況。

　　(五)公共使用的電力設備，如電梯、總制走廊及電梯之電燈、水泵及消防系統之電線等應經常檢查，如有損壞或過熱現象，應立即派人修理。

　　(六)接到供電公司通知停電時，應立即貼出通告，清楚停電時間、列明日期、時間及受影響的設備，如供水系統、室內電器，以便住戶有所準備。公共照明、電梯不停，由大廈自備發電機供電解決。停電完畢后，貼出恢復通告，并檢查各系統是否恢復正常。

　　(七)經常檢查、保養弱電系統，如“大堂與各戶的對講系統和電梯監視系統必須保持正常運行。發現問題立即修理。

　　(八)在大廈出入口處，各大堂應備有充電式緊急照明設備，管理部亦應常備手電筒。

　　(九)大廈內的總制房、機房及各層的電表均應保持整潔，不得放置各種雜物。

　　(十)大廈供電系統由專業人員定期檢查保養，以保證安全正常地供電。

　　七、消防

　　(一)消防中心值班員必須熟練掌握消防中心各種設備的操作使用。并應熟悉其他消防設備的使用。

　　(二)組織大廈員工學習消防知識、熟悉和掌握各種消防設備的操作使用。組織員工進行消防設備的使用訓練，使其成為大廈合格的義務消防隊員。

　　(三)值班人員(包括管理人員)須經常檢查防火設施和消防設備等，如有損壞和失效，應立即修理和更換。

　　(四)利用通知、圖片等形式使住戶了解如何使用防火設施和消防設備，以備應急。

　　(五)每日上班時檢查天臺、前后樓梯、走廊、走火通道等，防止阻塞情況發生。

　　(六)教育和制止兒童不要玩火和燃放煙花、爆竹等物品，避免引起火警。

　　(七)留意公用電話，如有破壞或不符合規定的，應立即修理和更換。

　　(八)留意擅自將住宅改為工廠的單位，尤其是原料與制品容易著火者。當發現住戶藏有大量易燃物品時，即該查詢是否有特許證明和安全措施，沒有時，當即令其搬走(搬出大廈外)，并盡快報告管理部和公司。

　　(九)勸告拜神的住戶小心燃點香燭，并制止住戶在走廊燃燒元寶、香紙等。

　　(十)切勿將防火門打開，以免火警發生時，濃煙散播及火勢蔓延。

　　(十一)如發現某戶有濃煙冒出或火燒焦味，又無人開門時，如能及時撲滅，應盡快使用滅火器及消防設備撲滅，否則撥打“119”報案。

　　(十二)若發生火警，即撥打“119”報案，同時按動警鈴，通知住戶疏散，在安全的情況下，使用消防器材設法施救。

　　(十三)火警發生時，勸喻住戶切勿搭乘電梯。

　　(十四)報案時，必須清楚地說明現場地址、報案人姓名及管理部電話。

　　(十五)所有消防裝置，應由認可的消防監察單位檢查，每年最少一次。

　　八、中央空調及制冷設備

　　(一)中央空調技術性較強，必須掌握好溫度控制和調節，使其降溫適度。

　　(二)在火熱的夏季里，必須保證空調機的正常運行，以適度的降溫，保證大廈內舒適的工作、生活環境。

　　(三)空調機、制冷機必須經常地檢查保養，發現問題及時進行修理，保持其正常運行，不得影響大廈工作、生活秩序。

　　(四)制冷人員必須由熟悉和掌握制冷原理，制冷機械操作規程及操作方法的專業技師操作。

　　(五)操作人員必須定期、定時檢查，發現異常迅速查明原因，進行修理，保證電動機、制冷機正常運行。

　　(六)要定期或不定期地查漏，隨時檢查，隨時修理，使機械正常運轉。

　　(七)發現如下情況之一，均必須停機查明原因，進行及時修理或更換機件。

　　1、發現電動機發出嗡嗡的響聲;2、壓縮機發生敲擊聲和雜音;

　　3、發現因負荷過大而發出劇烈震動;

　　4、電動機、壓縮機轉速明顯降低。

　　九、水務及渠務

　　(一)了解樓宇內的供水系統，如：水管、水箱、水泵開關總制及分制等位置。

　　(二)應定期巡視水泵運轉是否正常，供水系統有無損壞，水箱是否清潔。必須定期安排清洗水池、食用水箱，每 6 個月一次，以保持衛生。

　　(三)發現水管爆裂時，必須盡快關閉有關水管的開關，并及時發出通告，告知受影響的住戶，同時立即安排水管工進行急修。

　　(四)要注意水箱的保養，預防破裂或生銹，并且蓋緊水箱，以免滋生蚊蟲。

　　(五)如食用水或沖廁水突然中斷，應先檢查樓宇的供水系統是否發生故障，若一切正常，則致電自來水公司查詢原因，并請盡快解決。

　　(六)救火用的輸水設備，應經常檢查，如有損壞，應即修理。同時必須嚴禁使用消防水喉做其他用途。

　　(七)因住戶外出忘關水龍頭，致使大量食用自來水流出，無法通知戶主時，應及時關閉該戶的水龍頭，以阻止水流入鄰屋和危害電梯。

　　(八)經常檢查溝渠及沙漏是否通暢，清理匯道蓋上的垃圾，以防下雨時污水受阻而水浸。

　　(九)屋宇墻外的公用水渠如有破裂，應立即修理，以免污水流出而影響公共環境。

　　(十)樓宇底層溝渠有臭氣傳出時，應立即檢查修理。

　　(十一)安裝或修理樓宇內供水系統設備時，應與自來水公司聯系修理。

　　十、氣體燃料匯漏

　　(一)如發現氣體燃料泄漏，應立即熄滅現場附近所有火源。

　　(二)打開泄漏氣體燃料單位及附近有關住戶的門窗，使樓宇空氣流通。

　　(三)切勿吸煙、點火、按動電鈴、電開關等任何電制及電器。

　　(四)管理員應立即關閉該單位系統的氣體燃料總閥門，阻止氣體燃料繼續泄漏，查找泄漏源，迅速進行修理。必要時用街外電話通知氣體燃料公司或撥“119”報警。

　　(五)“用手拍門”通知泄漏氣體燃料單位住戶，請住戶關閉氣體閥門，打開門窗使空氣流動，并要求協助通知其他住戶實施上述(一)、(二)、(三)步驟。如情況嚴重，

　　應通知住戶撤離現場。

　　十一、樓宇結構及維修

　　(一)樓宇結構如被更改或破壞，對該樓宇的安全有重大影響時，管理員應予以注意，并向上級報告。

　　(二)如住戶擅自拆建墻壁、增開窗戶、或加建建筑物，如外墻鐵籠、檐篷、平臺或在天臺上加蓋小屋棚時，應予以制止并向上級報告。

　　(三)如發現天花板或外墻有漏水現象，應即通知單位上層及有關住戶修理。

　　(四)在巡邏時發現下列情況，應立即向上級報告并研究修理方案進行修理：

　　1、墻壁或天花板有明顯混凝土爆裂;

　　2、樓梯邊的欄桿松脫;

　　3、防火門及消防設備損壞;

　　4、內外墻抹灰脫落。

　　(五)住戶安裝的鐵閘掩住走廊，阻塞通道，應予以制止并報告上級。

　　十二、停車場管理

　　(一)車管員必須認真執行停車場管理規定，禮貌待人，熱情服務，保證車輛安全，維護良好的行車秩序。(二)車輛進場后，必須按指定位置停車，排列整齊，不得阻塞交通，認真核查車型、車牌號，避免出現差錯。

　　(三)了解和掌握車主的車型、車牌號、姓名、年齡、職業、工作單位、居住樓層、座號等等，以便識別。

　　(四)汽車、摩托車必須購買“車輛綜合保險”，如有丟失，可向保險公司索賠。未買“車輛綜合保險”的車輛，本車場不予停放保管。

　　(五)本停車場實行有償停車保管服務，必須嚴格遵守財經紀律，經濟手續清楚，做到錢、票相符，日清月結。

　　(六)嚴禁載有易燃、易爆和有毒、有害物品的車輛進場停放保管，以免發生意外。如有車輛違反此規定進場，應立即令其開出車場，立即報告管理部或公安機關進行處理。

　　(七)車管員交接班時必須認真交接。如清點停車場內車輛多少、租車的停車計時票的張數、現金清點，并詳細記錄(自行車則注意車票的號碼及張數，登記在交接登記簿上)。

　　(八)車管員值班期間發現可疑情況，立即報告班長或管理處，并注意其事態發展。交接班時叮囑接班人注意，并記錄在交接登記簿上，同時日期必須記錄在登記簿上，以備查。

　　(九)車管員必須認真執行收費制度，堅持原則，不得徇私舞弊。如果有不開票停車或亂收費、不收費等等行為，一經發現，嚴肅處理。

　　(十)保持停車場內清潔衛生，每日必須清掃一次。

　　十三、有關廉潔條款

　　(一)良好及有效的大廈管理工作有賴于住戶及業主的合作和各級管理人員的信心及支持。如各級管理人員都采取一種廉潔奉公的辦事態度，住戶和業主必會全力支持管理工作，使環境能進一步改善。因此，各級管理人員均須有清正廉明的精神。

　　(二)凡受雇于大廈從事執行大廈事務者，包括管理員、保安員、清潔工人、修理人員、經理等人，均屬大廈的職員。故工作期間均受該工作須知的約束，不得索取或接受任何好處.

篇2：控股公司員工手冊：禮儀要求

　　某控股公司員工手冊：禮儀要求

　　1.員工職業禮儀

　　1.1個人儀表要求：

　　--須發:員工頭發要經常清洗,保持清潔。男性員工頭發不宜太長，胡須應該勤修剪;

　　--指甲：應經常修剪，女員工涂指甲油要盡量用淡色;

　　--口腔：應保持清潔，上班前不能吃有強烈異味的食品;

　　--女員工化妝應給人清潔健康的印象，不能濃妝艷抹，不宜用香味濃烈的香水。

　　1.2著裝要求：

　　--男女職員在工作場所應穿著職業風格的服裝，或搭配得體的工作便裝，并保持清潔、方便;

　　--襯衫：襯衫的領子與袖口不得有污穢;

　　--領帶：在正式場合或在重要業務中，應佩戴領帶，并注意與西裝、襯衫顏色的搭配，領帶不能有污漬、破損、或歪斜松弛。

　　--鞋子應保持清潔;

　　--女職員應保持服裝淡雅得體，不得過分華麗。

　　1.3公共場所儀表要求：

　　--站姿:要求站姿端正,腰背挺直,兩臂自然下垂,不聳肩.會見客戶或出席站立儀式的場合,或在長輩、上級面前，不得把手交叉抱在胸前;

　　--坐姿：坐下后，應盡量坐姿端正，雙腿平行放好，不得傲慢地把腿向前或向后伸，或俯視前方。要移動椅子的位置時，應先把椅子放在應放的地方，然后再坐;

　　--在公司內與同事相遇應點頭行禮表示致意;

　　--握手時，目視對方的眼睛，脊背要挺直，不彎腰低頭，要熱情大方，不卑不亢;伸手時同性間應由年長或地位高者向年紀輕或地位低著伸手，異性間應由女方先向男方伸手;

　　--出入房間的禮貌：進入房間，要先輕輕敲門，聽到應答后再進入。進門后，回手關門，要輕關，不能大力粗暴。進入房間后，如對方正在講話，要稍等靜候，不要中途插話，如有急事要打斷說話，也要看機會，且注意禮貌;

　　--遞交物件時，若是文件，要把文字正面朝向對方，若是刀筆等文具，應把尖朝向己方;

　　--無論在自己的公司，還是在訪問的公司，不能在走廊和通道里邊走邊大聲說話，更不能唱歌或吹口哨等;

　　--在通道、走廊里遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。

　　2.工作交往禮儀：

　　2.1正確使用公司的物品和設備，提高工作效率。

　　--公司的物品不能野蠻對待，不能挪作私用;

　　--及時清理、整理工作臺面和周圍環境;

　　--對借閱發放的文件資料等仔細閱讀，妥善保管或及時交還;

　　--借用他人或公司的物品，使用后及時送換貨或歸放原處;

　　--禁止將各類棋牌、電子游戲機等娛樂用品攜帶入工作崗位;

　　--未經同意不得隨意翻看公司同事的文件、資料等。

　　2.2接聽電話禮儀：

　　--來電鈴響后至少在第三聲鈴響前取下話筒，通話時先問候對方："你好，順馳!"。對方講述時要留心聽，并記下要點。未聽清時及時告知對方，結束時禮貌道別，待對方切斷電話，自己再放話筒;

　　--通話簡明扼要，不在電話中長時間聊天;

　　--對不知名的電話，判斷自己不能處理時不要說無根據的話，可坦白告訴對方，并馬上將電話轉交給能夠處理的人。在轉交前，應先把對方所談內容簡明扼要告訴接收人;

　　--工作時間內，不打私人電話。

　　3.客戶交往禮儀：

　　3.1接待客戶要求：

　　--在約定的接待時間內到達，不缺席;

　　--有客戶來訪，馬上接待讓座，并為來客斟水;

　　--來客多時，按序接待，不能先接待熟悉客戶;

　　--對事前已通知要來訪的客戶，要表示歡迎;

　　--應記住常來的客戶。接待客戶時應熱情、大方。

　　3.2介紹和被介紹方式：

　　--無論是何種形式、關系、目的和方法的介紹，應該對介紹負責;

　　--初次見面介紹，應先把地位低者介紹給地位高者。若難以判斷地位，可把年輕者介

　　紹給年長者;把一個人介紹給很多人時，應先介紹其中地位最高的或酌情而定;

　　--男女間的介紹，應先把男性介紹給女性。男女地位、年齡有很大差別時，若女性年輕，可先把女性介紹給男性。

　　3.3名片的接受和保管

　　--名片應先遞給長輩和上級;

　　--把自己的名片遞出時，應把文字正面向著對方，雙手拿出，一邊遞交一邊清楚地說出自己的姓名;

　　--接受對方的名片時，應雙手去接，要馬上看，正確記住對方的姓名后，將名片收起。如遇對方姓名由難認的字跡，馬上詢問。

　　--將收到的名片妥善保管，以便檢索。

篇3：控股公司員工手冊：行政管理

　　某控股公司員工手冊：行政管理

　　1.辦公例會制度

　　1.1例會目的

　　通過辦公例會明確下一階段工作目標和要求，溝通部門之間項目運作的進展、管理情況，協調解決存在問題，監督公司質量體系有效運行，確保公司在經濟活動中做出正確決策。

　　1.2例會職責

　　1.2.1公司行政部負責經理辦公例會的準備、會議記錄及擬制會議紀要;

　　1.2.2總經理(或副總經理)負責主持經理辦公例會，并對會議議題做出決策;

　　1.2.3各部門經理參加辦公例會，并負責提供會議所需的本部門資料和《工作進度周報》;

　　1.2.4各部門經理負責執行會議決定，行政部負責跟蹤會議決定的執行情況。

　　1.3例會類型

　　公司辦公會議分為周例會、月度例會，一般周例會在每周五上午召開，月度例會在每月最后一周召開，最后一周的周例會與月度例會合并召開。

　　1.3.1.每周例會的主要例會議程包括，但不限于：

　　--上周工作回顧、檢查;

　　--項目實施過程中需協調的事項研究、決定;

　　--公司運作中需研究決定的一般事項;

　　--下周工作安排。

　　1.3.2.月例會的主要例會議程包括，但不限于：

　　-各項業務運作過程及效果的溝通、交流;

　　--開發項目的質量、進度、投資回顧和檢查;

　　--銷售工作及效果;

　　--與相關方(監理、施工、服務分包方、主管部門及上級公司)的溝通;

　　--市場(顧客)反饋情況;

　　--本月工作總結和下月工作安排。

　　1.4例會程序

　　1.4.1周例會

　　1.4.1.1公司周例會參加人員為：總經理、副總經理、部門經理及骨干員工;

　　1.4.1.2周例會由公司總經理主持召開?？偨浝聿辉跁r，由總經理委托公司常務副總經理主持召開;

　　1.4.1.3每周五下午2：00召開周例會，不做專門通知。如時間有變化，由行政部通知各部門。情況特殊時，如不能召開周例會，可以順延或取消，但不能連續取消三次周例會：

　　(1)部門經理因特殊情況不能參加周例會，可指定代表參加，但須經會議主持人同意。

　　(2)周例會提出的要求和形成的決定，由各部門經理自行記錄。會議結束后，行政部負責整理形成《經理辦公例會會議紀要》，并下發各部門。各部門依據例會決定，按時如實填寫《工作進度周報》，以便下次例會時對照檢查。

　　1.4.2月度例會

　　1.4.2.1月度例會召開的具體時間、地點、參加人員及主持人與周例會相同，如有特殊原因由行政部負責提前通知參會人員;

　　1.4.2.2總經理因故不能參加月度例會，常務副總經理及管理者代表必須參加月度例會，部門經理不能同時有二名以上缺席：

　　(1)月度例會可以順延或取消，但不得連續取消二次月度例會。

　　(2)月度例會召開前，各部門經理負責對本部門的工作進行小結，并對以下內容進行匯報：

　　--各項業務工作現狀;

　　--業務運作程序的執行情況;

　　--已出現或可能出現的問題;

　　--需提請會議討論決定的其它問題。

　　1.4.2.3月度會議討論的問題及形成的決議，由行政部負責整理成《經理辦公例會(月)會議紀要》，并下發各部門。

　　2.合同管理制度

　　2.1.合同的定義：

　　本合同指公司各責任部門在與各設計、工程、采購、策劃、制作及廣告等單位合作時簽訂的所有協議和補充協議。按合同的內容不同分為工程類合同和管理類合同。

　　2.2合同的編制

　　2.2.1合同文本：由預算部組織各專業部門就合作事宜及合同條款與合作單位進行協商、洽談，并負責合同文本中預算部分和商務部分內容的編制，專業合作內容由相關專業部門具體經辦人起草編制;

　　2.2.2合同編號：

　　工程類合同編號規則：公司名稱+部門名稱+項目名稱+年份+3位數序號

　　管理類合同編號規則：公司名稱+部門名稱+內容分類+年份+3位數序號

　　(1)所有名稱均用拼音簡寫：如"辦公"--BG

　　(2)公司名稱統一使用"武漢順馳"--WHSUNCO

　　(3)部門名稱統一定為：研發部--YF

　　營銷部--Y*

　　工程部--GC

　　預算部--YS

　　開發部--KF

　　行政部--*Z

　　財務部--CW

　　(4)內容分類為：管理類、辦公類

　　例如：研發部簽定的"百善項目規劃概念咨詢合同"編號應為：

　　BJSUNCO-YF-BS-20**-004

　　行政部簽定的"釣魚臺山莊租房租賃合同"編號應為：

　　BJSUNCO-*Z-GL-20**-001

　　2.3合同審核

　　合同文本編制后，由專業部門經理在《合同審核單》(見附表)上簽字確認后，再由預算部審閱簽字，然后報主管副總經理審核簽字，最后報總經理批準。對重要合同的審核，必要時要征求法律顧問意見。

　　2.4　合同保存

　　經總經理批準后的合同文本，由財務部保存合同副本一份和《合同審核單》，預算部留存合同副本一份，執行部門留合同副本或合同復印件負責實施，合同正本留行政部存檔。

　　2.5合同的歸檔

　　合同的歸檔工作由行政部安排專人按專業檔案管理要求負責整理、分類、歸檔和管理。

　　3.辦公設備的管理

　　3.1固定資產的購置

　　3.1.1本規定所指的固定資產是指包括計算機、打印機、攝像機、投影儀、照相機等單位價值在2000元以上的辦公設備和儀器。如各部門因工作需要需購置固定資產，須先填寫《固定資產申購單》(見附表)，由本部門經理及主管副總經理簽字后，交由行政部統一安排采購，購買時應根據市場因素和部門實際需要，在征詢需求部門和主管副總經理意見的基礎上，選擇滿足辦公需求的設備;

　　3.1.2購置的固定資產，由行政部統一編號登記，同時將設備的保修憑證、說明書及暫且不用的配件等統一交由行政部保管，以備維修維護時使用;

　　3.1.3固定資產報廢時，由使用部門填制《固定資產報廢清單》(見附表)，行政部填寫固定資產報廢意見，報總經理審批后，報財務部進行帳務處理;

　　3.1.4部門需要申購的計算機軟件，由行政部統一購買并保存。各部門使用相關軟件時應到行政部登記申領，軟件使用完畢后，及時交還行政部。

　　3.2辦公設備的使用

　　3.2.1行政部根據各部門的工作需要，對計算機、打印機等進行統一調配;

　　3.2.2各部門應保持本部門計算機、打印機等設備日常清潔和維護，以保證正常工作需要;

　　3.2.3對本部門上網的計算機，應確保所安裝程序的軟件無計算機病毒，以避免相互感染;

　　3.2.4每天工作結束后，各部門的計算機應退出系統并關機。公司所有計算機不得安裝游戲軟件和進行聯網游戲。

　　3.2.5公司各部門復印可到公司復印室，要規范使用復印機，并保證復印室的清潔;

　　3.2.6公司其他辦公設備如投影儀、攝像機等，由行政部統一保管;各部門使用時應向行政部登記，使用完畢及時交回行政部，由行政部進行檢查，確保設備的正常使用;

　　3.2.7申請領用設備的員工，辭職或由于其他原因離職時，須到行政部辦理設備歸還手續，取得行政部主管簽字后，方可辦理離職手續;

　　3.2.8辦公設備在使用過程中，如因保管不善而損壞或丟失，則由領用人負責賠償或者修理，費用由領用人負擔。

　　3.3辦公設備的保養與維修

　　3.3.1公司行政部每月上旬為各部門聯網電腦做殺毒軟件升級;

　　3.3.2公司各部門計算機的使用、清潔和保養工作，由各部門指定專人負責，要求各部門采取必要的措施，確保本部門的計算機始終處于清潔、良好的運行狀態;

　　3.3.3公司原則上要求除專業維修人員外，員工不得隨意拆卸本部門的計算機及其他相關設備。對關鍵的計算機設備應配備必要的斷電繼電保護措施;

　　3.3.4公司各部門辦公設備出現問題，應及時通知行政部，由行政部統一聯系專業維修公司進行修理;

　　3.3.5公司局域網的服務器，任何部門和個人均不得自行打開更改，必須由公司行政部聯系專業公司進行維修維護。

　　4.辦公用品及消耗品的使用管理

　　4.1辦公用品分類

　　4.1.1消耗品：筆記本、曲別針、膠帶、便簽、訂書針等;

　　4.1.2管制消耗品：簽字筆、文件夾、涂改液、電池、白板筆等;

　　4.1.3管制品：剪刀、美工刀、訂書機、日期章、計算器、印臺等。

　　4.2辦公用品領用

　　4.2.1分為個人領用與部門領用兩種，"個人領用"系個人使用保管用品，如簽字筆、文件夾、多用文具盒......等;"部門領用"系本部門共同使用保管的用品，如裝訂機、白板筆、電池等;

　　4.2.2消耗品可依據經驗法則和歷史紀錄設定領用管理基準(如：按估計消耗時間，圓珠筆每月每人發放一只)，還可以隨部門或人員的工作狀況調整發放時間;

　　4.2.3管理消耗品應限定人員使用，自第三次發放起，必須以舊品替換新品，單純消耗品不在此限。

　　4.3辦公用品的管理

　　4.3.1管理性辦公用品的保管應列入移交，如有故障和損壞，應以舊品換新品，如遺失應由個人或部門賠償或自購;

　　4.3.2辦公用品的申領應于每月一日前由各部門提交《辦公用品計劃匯總表》，由行政部統一購買后發放。但管理性文件的領用不受上述時間的限制。特殊辦公用品行政部無法采購時，可以經行政部統一授權由相關部門自行采購;

　　4.3.3行政部為每人每個部門設立《辦公用品領用記錄單》并統一保管，領用辦公用品時分別登錄，并用以控制文具領用狀況;

　　4.3.4新進人員到職時由所在部門提出辦公用品申請，向行政部請領辦公用品并列入領用卡;人員離職時，應將剩余文具及列管用品一并交行政部。

　　5.車輛管理

　　5.1車輛使用規定

　　5.1.1公司副總以上領導專用車由本人使用。若領導不便駕駛車輛，由專職司機負責駕駛，并負責車輛的保養、維護，保證車輛的安全性能和技術性能;

　　5.1.2公司各部門日常辦公用車或急需安排因公接送事宜，須事先通知行政部，由行政部根據事情的輕重緩急進行協調安排，填寫派車單;

　　5.1.3為保證辦公用車正常使用，司機在未接到派車單之前，一律不準為任何部門、任何人私下服務;

　　5.1.4個人因私用車，需事先征得領導同意，隨后通知行政部安排，嚴禁因私駕車辦事影響正常工作。

　　5.2車輛的保養維修管理規定

　　5.2.1駕駛員要熟知公司車輛的技術性能、使用規定、操作要領，管好、用好、維護好、保養好公司車輛，做到會使用、會檢查、會保養、會排除故障;

　　5.2.2嚴格執行出車前、行車中、收車后的檢查規定，認真填寫日檢紀錄，發現問題及時處理，決不允許帶病車出行;

　　5.2.3根據行車公里數，定期做好車輛保養，延長車輛使用壽命，建立車輛保養維護檔案;

　　5.2.4嚴禁駕駛員酒后駕車，否則出現的一切后果由駕駛員全部承擔;

　　5.2.5駕駛員需要維修車輛必須提前通知行政部主管，行政部根據行車里程、車輛異常情況和嚴重程度，盡量安排在工余時間維修車輛;

　　5.2.6在修車過程中，決不允許駕駛員和任何人借修車理由向廠方索要物品，一次發現嚴重警告，二次發現開除公職;

　　5.2.7嚴格控制費用開支，根據行車里程記錄，領用油票或登記報銷。

　　6.專業圖書資料的購置和管理

　　為加強公司員工對專業知識的學習和應用，各部門可以根據實際工作需要購置專業書籍和資料。同時按規定手續借閱，又能使資源得到最大限度的利用，控制公司辦公成本，實現資源共享。

　　6.1圖書、資料的購置

　　6.1.1各部門根據工作需要可隨時申購專業書籍。根據圖書的專業性、知識性、信息涵蓋的廣度和深度及購買的迫切性等原則,對申購書目應多方比較，篩選出最佳書目;

　　6.1.2申購部門須先填寫《購書申請單》，由部門經理審核簽字后，報主管副總批準后方可購買;

　　6.1.3原則上，全年購書費用總額控制在每人每年100元標準內，但特殊部門特殊需要時可酌情增加。

　　6.2圖書的登記和保管

　　6.2.1各部門購置的工具書籍應由行政部對書名、作者、出版社名、購買日期、價格及其他相關資料進行逐一登記，并加蓋"受控"章后，方可傳閱。各部門傳閱時，必須先在行政部辦理借閱登記手續;

　　6.2.2行政部資料保管員及時做出公司工具書目錄清單并隨時更新，并在網上形成共享文件，供各部門查閱。

　　6.3圖書借閱和歸還

　　6.3.1員工向行政部借閱相關工具書籍時，由行政部在《圖書資料借閱登記》上詳細登記。借閱時間最長不得超過一個月;

　　6.3.2員工不得在借閱的圖書上批改、圈點、畫線、折角或涂寫，圖書如有破損或遺失等情況，一律照原圖書版本購賠或照原價賠償;

　　6.3.3員工借書期限屆滿或公務上需參考應及時歸還，如經通知仍不還書者，將停止借書權，直至歸還所借圖書。

　　6.4雜志的管理辦法(同本規定)。

　　附表：《工具書目錄清單》和《圖書申購登記表》

　　7.檔案的管理

　　7.1檔案管理要求

　　7.1.1公司設立資料室，由專業資料員負責進行資料日常管理、歸檔、借閱等工作;

　　7.1.2資料員應隨時隨地深入部門，收集檔案資料，使檔案不散失在部門和個人手中。公司各部門(財務部除外)工作中、工作后形成或辦理的檔案資料，應及時送交資料室歸檔保存。所送資料應附帶報送電子文件，以便資料室建立電子文件檔案;

　　7.1.3外部審批后形成的文件檔案資料，資料員應掃描進電腦;

　　7.1.4移交部門移交人辦理交接手續，填寫"檔案移交單"，并詳細注明移交部門、移交人、接收部門、接收人、接收時間、接收內容、接收件數等;

　　7.1.5所有資料在電腦中與資料柜中同樣分類保存，使用統一編號，以方便各科室在局域網上查詢;

　　7.1.6需要使用資料復印件，統一由資料員復印并辦理領取手續。

　　7.2工程檔案立檔要求：

　　7.2.1公司內部工程檔案按項目進行分類收集、整理，立卷：

　　(1)每個項目按前期、配套、工程、驗收資料、合同協議五部分進行整理立卷;

　　(2)對每個部分分別編寫目錄、打制頁號;

　　(3)整理后的資料應達到用檢索工具能夠準確地找到所需檔案資料的標準。

　　7.2.2報送武漢市城市建設檔案館檔案的收集、整理、立卷：

　　(1)按工程前期文件和竣工驗收文件、工程室外管線竣工圖、竣工工程質量評定資料(建筑、結構、水、暖、電)、竣工工程質量保證資料(建筑、結構、水、暖、電)、竣工圖紙(建筑、結構、水、暖、電)分別立卷;

　　(2)根據城建檔案館要求，整理資料;

　　(3)通過城建檔案館驗收方可存檔。

　　7.3檔案借閱規定

　　7.3.1需要借閱檔案的員工必須嚴格履行檔案借閱、調閱制度;

　　7.3.2資料員應嚴格履行工作職責，按照各項規定辦事，做好檔案的保密、利用等工作。要認真做好檔案借閱登記，并收集檔案借閱效果，及時向領導反饋利用情況;

　　7.3.3特殊情況和需要原始資料的，須在《檔案查閱登記簿》上登明借用時間、借用理由、歸還時間;

　　7.3.4借閱本部門檔案時，填寫"查閱檔案審批單"，經本部門經理簽字批準后，方可借閱;跨部門借閱檔案時，填寫"查閱檔案審批單"，經主管總經理簽字批準后，方可借閱;

　　7.3.5借閱檔案人員，嚴禁在檔案資料上涂改、勾劃、撕頁和抽取文件;

　　7.3.6借閱檔案人員，應及時無誤將檔案歸還檔案室;

　　7.3.7檔案管理人員收回借閱檔案時，要嚴格檢查檔案資料的完好、完整情況，確認無誤后方可收回。如有損失，應詳細記錄，并要求借閱人員立即修補或限時修補。如損失較大或遺失，應報告行政部領導按有關規定處理;

　　7.3.8執行本規定時，如遇到難以處理的問題，請示行政部經理和總經理協調解決;

　　7.3.9檔案室內不得吸煙，同時應做好防火、防潮工作，資料員離開時，應關好電源、門窗。

　　8.公司對外收發文制度

　　8.1公司對外收發文由行政部統一管理。

　　8.2公司收文由行政部接收，并通知相關責任人。

　　8.3公司發文由各科室起草，并填報《公司對外發文審批表》，由經理審批，行政部蓋章，并由行政部發給受文單位，受文單位接收人應在我公司發文本上簽字。

　　8.4行政部應對各科室發文給出統一分類編號。

　　8.5行政部應保存好《發文登記本》及《公司對外發文審批表》。