物業公司總經辦的工作程序及標準

　　一、員工離崗程序與標準

　　程序標準

　　1、確認

　　1)辭職者應持有所在部門、總經辦、總經理批準的《辭職申請》;

　　2)被辭退、開除的員工應持有總經辦發出的、工會、總經理批準的過失通知;

　　3)被終止或解除合同的員工應持有總經辦發出的終止或解除合同的通知;

　　4)實習、培訓人員應持有相關單位的通知。

　　2、辦理手續

　　1)開具《離崗通知書》及《離崗前30天出勤表》;

　　2)相關部門簽收員工名牌、勞保、辦公用品等;

　　3)退還工服押金;

　　4)檢查其他項目結算有關費用是否齊全;

　　5)開具行政、工資、養老保險、檔案轉遞手續;

　　6)上述手續應在七日內辦完。

　　3、記錄注銷

　　1)清除人事電腦記錄;

　　2)填寫員工變動臺帳;

　　3)將被開除、辭退員工名單通報上級單位。

　　二、員工招聘程序與標準

　　程序標準

　　1、明確招聘條件1)當地正式戶口，年齡18~35歲;

　　2)男身高1.70米以上，女身高1.60米以上;

　　3)符合應聘崗位技能要求;

　　4)無思想劣跡。

　　2、應聘

　　1)持有相關證件：身份證、學歷證明、求職證;

　　2)持近照一張;

　　3)填寫《職位申請書》;

　　4)由總經辦及擬任職部門面試、口試(必要時可筆試)及專業測試;

　　3、確認

　　1)總經辦將面試合格的人員材料及任職材料及任職安排提交總經理批準;

　　2)體檢、政審;

　　3)開具調令，通知其報到日期。

　　三、新員工入職程序與標準

　　程序標準

　　1、報到新員工持體檢合格證明及照片報到;

　　發給員工手冊，填寫員工信息卡、履歷表;

　　簽訂勞動合同。

　　2、就職填寫員工入職通知單，發給用人部門和其它相關部

　　門;通知用人部門引領新員工。

　　四、簽訂(續訂)勞動合同程序與標準

　　程序標準

　　1、確認

　　1)新員工入職后3日內人事部門根據用工性質，確認材料齊全后，辦理勞動合同簽訂手續;

　　2)員工簽訂《勞動合同書》，返聘人員簽訂《聘用協議》;

　　3)在職員工續訂勞動合同，由部門出具評估意見。

　　2、簽訂(續訂)宣讀注意事項，解釋相關條款;

　　員工簽字;

　　蓋公司人事章;

　　新員工簽字領取《員工手冊》。

　　3、歸檔勞動合同歸入員工內部檔案;

　　4、登記備案修改電腦記錄

　　五、終止(解除)勞動合同程序與標準程序標準

　　1、確認合同到期，部門評估后不予續簽的;員工因違紀給予辭退處理的;

　　員工個人提出書面終止(解除)勞動合同的;

　　其他終止(解除)勞動合同情況發生的。

　　2、通知填寫“終止(解除)勞動合同通知書”，經總經理簽發，提前30日通知員工本人;

　　員工接到“通知”后在“回執”上簽字即為送達。

　　3、辦理終止(解總經辦人事簽發離職通知書;除)合同手續

　　員工辦清離崗手續后，清退個人檔案;

　　有接收單位的辦理檔案轉移手續。

　　4、登記備案修改電腦記錄

　　六、統計程序與標準

　　程序標準

　　1、填報表統籌月報

　　勞動報酬月報、經濟指標月報;

　　增加值季報、工資總額季報;

　　年底年報。

　　2、審批將報表經總經辦主任簽字后報公司領導審閱簽字;

　　3、存檔復印件蓋章后留存。

　　七、統籌程序與標準

　　程序標準

　　1、轉入新員工養老轉移單轉入后即隨月報表一起交社保中心;

　　無轉移單的員工轉正后第一個月辦理養老保險，自入職后第一個月補繳。

　　2、轉出開具轉移介紹信;

　　憑轉移信到社保中心辦理手續;

　　將養老保險材料隨檔案一起轉出。

　　八、工資制作程序與標準

　　程序標準

　　1、審核考勤及1)完成加班審核、考勤審核、獎金及工資審核;

　　制作激勵分配按照工資管理制度完成各月工資計算及發放工表作;

　　每月20日收當月考勤及臨時工工資評定表，根據出勤情況計算激勵工資分配表并下發到各部門;

　　每月21日收激勵分配表審核后報公司領導審批;

　　2、制作工資明每月20-26日完成考勤審核及工資計算;細匯總表及發

　　放工資每月27日制作打印工資明細及匯總并上報公司領導審批;

　　每月28日將工資匯總表復印留底后原件交會計

　　部并通知會計部交存銀行代發工資所需支票;

　　每月30日向銀行報出工資數據軟盤;

　　每月5日發放工資條及以現金形式支付的勞務費。

　　3、工資臺帳登記1)每月10日前登記工資臺帳;

　　2)每月月末將各項工資數額登記到《勞動工資使用手冊》中。

　　九、培訓程序與標準

　　程序標準

　　1、確定培訓需求1)經常深入部門，觀察了解公司經營管理與服務質量中普遍存在的問題;

　　2)與各部門經理和員工面談，了解培訓要求;

　　3)確定各級人員的培訓需求;

　　2、制定培訓計劃1)各類人員的英語培訓計劃;

　　2)各類人員的專業技術及知識性培訓計劃;

　　3)主管培訓計劃;

　　4)經理培訓計劃;

　　5)員工知識技能培訓計劃;

　　6)培訓費用預算。

　　3、實施根據公司領導審批的培訓計劃，落實培訓工作;督導檢查各部門培訓工作落實情況。

　　十、接聽電話程序與標準

　　程序標準

　　1、做電話記錄1)按照標準接聽電話;

　　2)記錄內容完整、準確;

　　3)字跡清晰。

　　2、匯報傳達1)及時向公司領導匯報通知內容;

　　2)及時向有關部門傳達公司領導批示精神;

　　3)記錄所匯報、傳達的人、日期及時間等。

　　3、督查1)督促和檢查有關部門落實情況，以免延誤。

　　十一、收文程序與標準

　　程序標準

　　1、點收1)確保文件運轉安全可靠明確交接雙方責任;

　　2)發現錯送及時退回，發現散包、拆后重封應追查原因。

　　2、啟封1)對本公司或本部門收啟的，均由總經辦秘書啟封;

　　2)對公司領導親啟的應領導委托的秘書拆封;

　　3、登記1)對來文均應逐件登記;

　　2)登記來文日期、來文機關、文件標題、份數、密級、承辦單位;

　　3)收文和發文分別進行登記;

　　4)收發文件應分清緩急，急件隨到隨登及時分送，除登日期外還應登記交接時間、不能積壓;

　　5)由公司領導親啟的收件，只登記封號和來文機關、收到日期等，視情況由領導啟封后補登其它有關項目;

　　6)收發文編號按年度編排，均應注意準確，不要出現空號、重號;

　　7)收文在啟封后于文件的右上角加蓋本單位的收文章，收文章上填寫收文號和收到日期;

　　8)登記的字跡應工整清晰，不要潦草難認、勾抹涂改、濫用簡稱等;

　　9)原文無標題的，根據文件內容補擬標題進行登記;

　　10)文件上無日期、無作者的文件，按封筒的郵戳日期登記，并在備考欄注明。

　　4、分發1)親啟件直接送有關收件人;

　　2)在文件上附文件批辦單;

　　3)將收文先送總經辦主任批辦，并應有簽收手續。

　　4)將文件分發有關部門或承辦人，并應有簽收手續。

　　5、傳閱1)保證閱文方便和工作的及時處理，避免發生丟失混亂，中間誤壓等;

　　2)對傳閱對象，應分清主次先后一般先給公司主要領導，主管負責人和主管業務部門閱讀，其它需閱知對象適當時間傳閱;

　　3)傳閱過程中，及時督查，不使文件在傳閱對象手中積壓，用最快的速度使傳閱對象閱知;

　　4)傳閱對象收退文件均應與總辦秘書發生交接聯系，不得橫傳;

　　5)查閱文者閱后應簽姓名和時間，不得畫圓圈。

　　6、送總經辦主1)熟悉本公司和本單位工作情況和業務;任擬辦2)認真研究文件的內容和發文機關的要求;

　　3)提出的批辦意見應簡明扼要，抓住主要的處理方案及理由。

　　7、根據總經辦1)送批文件要篩選得當;

　　主任擬辦送主2)批示的意見應明確、妥當，簡明扼要地指出處管領導或部門理的辦法;

　　3)批辦意見，應當盡量寫在文書處理單的批辦欄內，以保持文件頁面的清晰并留出裝訂線，便于閱讀、復制;

　　4)書寫的筆跡宜注意耐久保存，忌用鉛筆和質次的圓珠筆。

　　8、按領導批示1)提高辦文速度，注意分清輕重緩急;已辦、等轉承辦部門待辦的文件，急件與平件分別存放;

　　2)因某種原因難以按時完成承辦任務，及時報告有關負責人，以便采取其它措施。

　　9、催辦1)在收文登記薄上登記承辦單位、承辦人和承辦期限;

　　2)在文件送辦后的適當時機，用電話催詢或登門當面催詢處理情況;

　　3)對已處理完畢的文件，填注處理結果，在登記本上注歸入的卷宗號。

　　10、注辦對于某份文件的處理采用電話答復對方或當面解決的，應將交代的人員、時間、主要意見和結果在文件批辦單注明，并簽上經辦人的姓名。

　　十二、公司文件的制發程序與標準

　　程序標準

　　1、核稿1)發現文稿中的問題及時加以補救和修正;

　　2)保證文件的質量，協助領導把關，節省領導審定修改時間;

　　3)按核稿要求：查有無矛盾抵觸;查政策界限;

　　查措施落實;查文書處理程序;查文字表達;查文件體式;

　　4)發現不妥之處逐一切實修正，核稿送領導核準。

　　2、領導簽發1)將文稿送領導核準;

　　2)簽發人應在文稿上簽署自己的姓名和簽發日期。

　　3、簽署1)領導在正本上簽上自己的名字，文件產生正本生效;

　　2)發文在領導簽發后登記編號。

　　4、繕印1)文字準確、字跡工整清晰，頁面符合規正的體式;

　　2)裝訂齊整牢固，方便閱讀、處理和保管。

　　5、校對1)保證文字的準確、杜絕差錯;

　　2)檢查文件格式。

　　6、蓋印1)根據公司領導在 公文審批單上的簽發;

　　2)根據公司領導簽發，按應發份數蓋印。

　　7、分發1)按發往范圍進行分發，在發文本上登記領用人簽字;

　　2)對外發出文件，按發送范圍和具體收文單位準備好信封準確書寫發送的地址和收件機關，然后核點文件份數裝封。

　　8、注辦1)對外發出的文件，在底稿上注明發出的日期。

　　十三、文書立卷程序與標準

　　程序標準

　　1、準備工作1)在上年末或當年年初予先編制立卷類目;

　　2)立卷類目以條款的形式寫成。

　　2、平時歸卷1)發文在文件正本發出時，同時將定稿和印制的存本歸入卷夾;

　　2)收文在登記或批辦后分送前，用鉛筆在裝訂線內注明應歸入的條款號;

　　3)對承辦后退回的文件，應當即檢查是否完整齊全，承辦情況是否已經注明;

　　4)借出與歸還的文件，建立簡便的登記手續，正文及時入卷;

　　5)外面帶來的未經收發登記的文件，力爭收集齊全;

　　6)對已歸卷的文件，定期進行檢查整理，發現歸卷不適當的文件隨時調整;

　　7)無需立卷歸檔的文件材料，另設卷宗存放;

　　8)已辦結的文件材料，不再有新的關聯密切文件產生，可確定組合成一個或幾個案卷，可提前進行編目裝訂，減少年底工作量。

　　3、年終高速定卷1)經平時對文件的收集與初步歸入各條款，年終再作一次全面檢查調整，然后確定組卷;

　　2)對照收發文登記核對，檢查各條款歸入的文件是否齊全完整;

　　3)按針對年或尚未辦結需轉入下一個年度立卷的文件，另行存放;

　　4)將多余的重份文件剔出。

　　4、組卷1)請示和批復，批復放在請示的前面，年度計劃和總結，計劃在前，總結在后，長遠規劃放在開始的一年，總結放在完成的一年。

　　5、編號1)把同一案卷的文件進行編號，編在文件的右上角，背面有字的編在文件的左上角;

　　6、編寫卷內目錄1)將排列好的文件寫上文件編號、責任者、文件名稱、日期，文件所在張號。

　　7、填寫備考1)填寫本卷的情況，如本卷共幾件多少頁或需要說明的情況。

　　8、填寫案卷封皮1)填寫日期、保管期限、件數、頁數、案卷號。

　　9、擬制案卷標題1)將組好的案卷依照內容和擬標題的要求書寫案卷標題。

　　10、案卷排列1)將同一年度的檔案按大類及二級類目進行案卷排列，同一級類目的案卷按永久、長期、短期依次排列。

　　11、編制移交1)經過系統化排列與編目的案卷，逐一在目錄上目錄登記;

　　2)只填文書處理號，不填寫案卷號;

　　3)登目錄時按排列順序照抄案卷封皮上的各項;

　　4)目錄用堅固耐磨紙張，填寫時用鋼筆楷書或打字;

　　5)目錄須一式二份，一份存文書立卷部門，一份交檔案室;

　　6)目錄的前面加封皮，后面加備查表。

　　十四、檔案管理程序與標準

　　程序標準

　　1、收集1)接所收文部門歸檔案卷;

　　2)歸檔文件齊全、完整;

　　3)歸檔案卷質量符合要求。

　　2、整理1)要保持文件之間的歷史聯系;

　　2)要充分利用原有基礎;

　　3)便于檔案的保管和利用。

　　3、鑒定1)以國家檔案局制定的《關于機關檔案保管期限的規定》和《文書檔案保管期限表》為標準執行;

　　2)以案卷為單位進行鑒定。即：由鑒定人直接地、逐卷、逐件、逐頁審查案卷;

　　3)對于零散或未整理的檔案文件鑒定，可與檔案的整理和編目工作同時進行。

　　4、保管1)防治檔案的損壞;

　　2)延長檔案的壽命;

　　3)維護檔案的安全。

　　5、統計1)對檔案的數量進行統計;

　　2)檔案利用情況的統計;

　　3)基本情況統計。

　　6、利用1)做到熟悉庫存家底，了解各種情況，主動開展利用工作;

　　2)編制有適用價值的參考工具。

　　十五、新購物品入庫程序標準

　　1、清點核對物品到貨后，采購員與庫管員共同清點物品并與發票月計劃或呈批件進行核對無誤后開具入庫單，由經辦人和總經辦主任簽字

　　2、驗收通知使用部門共同驗收合格后，由使用部門在驗收單上簽字

　　3、物品入庫庫管員將物品分類擺放好。

　　4、登帳按物品類別記帳，并將入庫單一聯及發票送會計部報帳

　　十六、出庫程序標準

　　1、檢查單據由領料部門填寫出庫單，庫管員檢查出庫單填寫是否正確，應有領料員及領料部門經理簽字，檢查無誤后送總經辦主任簽字

　　2、物品發放根據出庫單發放物品。上個人工具卡的物品，先上卡再發放物品。特殊情況領用物品，必須先征得總經辦主任同意，打借條出庫，后補辦手續。

　　3、清點、銷帳發放物品后及時清點庫存銷帳

　　十七、保存物品入庫程序標準

　　1、入庫根據物品調配情況，及時入庫，檢查物品現狀。

　　2、登記入庫后由總經辦主任在登記本上簽字，根據登記修改臺賬。

　　每月進行庫存盤點，做到帳物相符。

　　十八、保存物品出庫程序標準

　　1、出庫根據總經辦主任簽字的出庫單，發放物品，由各部門領料員領出。

　　2、簽字物品發放后由總經辦主任在出庫登記本上簽字，根據登記修改臺帳。

　　十九、采購程序標準

　　1、依據根據公司領導批準的月計劃或急需物品部門的呈批件

　　2、采購到會計部領取支票，安排采購、開發票、辦理入庫手續。

　　3、報銷憑發票、入庫單到會計部報帳

　　二十、工具報廢程序標準

　　1、報廢使用人填寫報廢單， 寫明報廢原因，經使用部門經理簽字后，交總經辦。

　　2、核準由總經辦根據工具的價值，使用時間及損壞原因簽署意見，貴重工具報公司領導審批

　　3、領取新工具如屬人為損壞或遺失，由會計部計算折舊金額，使用人交納賠償金，憑收據及報廢工具領取。如屬正常損壞，報廢工具收回、領取。

篇2：C物業總經辦收文登記程序

　　物業公司總經辦收文登記程序

　　1)對來文均應逐件登記;

　　2)登記來文日期、來文機關、文件標題、份數、密級、承辦單位;

　　3)收文和發文分別進行登記;

　　4)收發文件應分清緩急，急件隨到隨登及時分送，除登日期外還應登記交接時間、不能積壓;

　　5)由領導人親啟的收件，只登記封號和來文機關、收到日期等，視情況由領導人啟封后補登其它有關項目;

　　6)收發文編號按年度編排，均應注意準確，不要出現空號、重號;

　　7)收文在啟封后于文件的右上角加蓋本單位的收文章，收文章上填寫收文號和收到日期;

　　8)登記的字跡應工整清晰，不要潦草難認、勾抹涂改、濫用簡稱等;

　　9)原文無標題的，根據文件內容補擬標題進行登記;

　　10)文件上無日期、無作者的文件，按封筒的郵戳日期登記，并在備考欄注明。