售樓中心客服接待工作指引
1.0目的
規范接待人員的日常行為和工作要求,給客戶提供舒適、方便、文明的購房環境,。
2.0范圍
適用于物業公司接管的售樓中心營銷階段客戶服務及員工管理工作。
3.0職責
3.1前期賣場經理負責客服接待部門的全面工作。
4.0程序
4.1工作內容
4.1.1前期賣場經理負責接待人員日常管理工作,及考勤、排班和監督;
4.1.2定期組織員工業務學習和出勤情況的檢查落實;
4.1.3對客戶服務的日常工作、儀容儀表進行檢查與監督,發現問題及時糾正;
4.1.4對水吧的飲料消耗進行管理,要求每一次的消耗都作到有記錄可查,避免不必要浪費;
4.1.5對衛生紙、洗手液、空氣清新劑等物品的領取進行管理,要求每次領取都作到有錄可查,每月25日對水吧消耗品進行統計,并填寫下月《月度物品采購計劃表》;
4.1.6每月對客服接待進行一次考核。
4.2客戶服務人員行為規范
4.2.1客戶服務人員儀表要求
(1)注意個人清潔衛生,保持身體和皮膚的清潔。
(2)每天上班前,女性客服人員要化淡妝,但不宜濃妝艷抹。
(3)保持頭發整齊干凈,長度不超過頸項。女性客服人員長發應梳或盤起來。
(4)保持牙齒清潔健康。當班前注意勿食用大蒜、洋蔥等有刺激性氣味的食物。
(5)勤洗手,勤剪指甲,女性客服人員不允許涂抹大紅指甲油。
(6)保持皮鞋的干凈。
(7)勤洗襪,保持襪子干凈無異味、無破洞。
(8)保持制服整潔,無褶皺。非工作時間不允許穿工作服。
(9)不應佩戴過多首飾,以一表一戒為佳。
(10)每日上班前仔細檢查自已的儀表,整理頭發或領帶應到專用房間。
4.2.2客戶服務人員行為舉止要求
(1)工作時應保持合適的坐、站、走的姿勢。站立時挺直肩膀,挺胸收腹,走路快捷但不要奔跑。站立、行走時,不要抱臂、背手、叉腰或將手插在口袋里。
(2)不要在客人面前作出以下舉動:
a.挖鼻孔,摳指甲、搔癢;
b.打呵欠,伸懶腰。(如碰巧做了,應遮住嘴并說:"對不起");
c.一邊說話,一邊看手表;
d.在客人屋里、公共場所或在客人視線范圍內吃東西或嚼口香糖;
e.在客人面前或公共場所整理頭發、衣服、化妝;
f.咳嗽、打噴嚏、吐痰時不用干凈手帕或紙巾遮住嘴巴;
g.在客人視線范圍內唱歌、吹口哨、嘀嘀咕咕。;
(3)與客人交談時應注意:
a.集中注意力,避免東張西望,保持眼睛與對方接觸;
b.注意保持微笑,臉上保持活躍、感興趣、友好或同情的表情。不時點頭微笑表示贊同。臉上不應表現出冷漠、厭倦的表情;
c.讓客人把話說完,切勿打斷客人的講話;
d.把客人當作你的朋友,即使客人是在向你投訴、抱怨,記住用你的眼睛去微笑;
e.勿與客戶發生爭執。
4.3各崗位職責
4.3.1樣板房迎賓接待崗位職責
(1)嚴格遵守公司各項規章制度;
(2)保持站姿標準,精神飽滿,著裝整齊,引領客戶動作大方得體;
(3)杜絕以貌取人,要一視同仁;
(4)對客戶要主動、熱情、大方,以禮相待,做到來有迎聲、問有答聲、走有送聲,堅持講普通話;
(5)正確掌握各崗位的工作流程及注意的事項;
(6)嚴格做好鑰匙、對講機、設施的使用情況及交接記錄工作;
(7)服從安排,完成上級交待的其它工作;
4.3.2水吧接待崗位職責
(1)嚴格遵守公司各項規章制度;
(2)保持站姿標準,精神飽滿,著裝整齊,引領客戶動作大方得體;
(3)杜絕以貌取人,要一視同仁;
(4)對客戶要主動、熱情、大方,以禮相待,做到來有迎聲、問有答聲、走有送聲,堅持講普通話;
(5)按照正確的步驟制作一定數量的飲料;
(6)下班前,要清點飲料的數量及領用工作;
(7)負責水吧吧臺、設施的清潔、消毒、衛生工作;
(8)嚴格做好鑰匙、對講機、飲料、設施使用情況及交接記錄工作;
(9)服從安排,完成上級交待的其它工作。
4.4樣板房迎賓接待工作流程
4.4.1崗位要求
(1)迎賓接待人員必須是女性,25歲以下,有初中以上文化程度,品行良好,相貌端正;
(2)迎賓接待人員必須有較強服務意識和熱愛本職工作,注重自身形象和言行舉止,熟練掌握服務的基本知識和技巧,能為客戶提供滿意的服務。
4.4.2準備工作
(1)上、下班在必須打考勤卡,準時上崗,上崗前檢查自身的儀容儀表,按規定統一穿工作服(衣服要求整潔、平整),頭發不得批肩,佩帶工作牌(左胸前,從上往下數第二與第三顆扣子之間),穿黑色中跟皮鞋,且鞋面無飾物,穿肉色長筒絲襪(冬季穿黑色短襪),戴頭花,化淡妝,從思想上、精神上做好接待服務準備(不能帶不愉快的情緒上班);
(2)檢查樣板房內物品數量和擺放情況,設施使用情況,布鞋套使用數量(如數量不夠通知主管領導領取),打開窗戶通風;
4.4.3樣板房接待員迎接客人:
(1)當客人行至離樣板房禮賓崗位3米處,微笑站立迎接客人,說:
"您好,歡迎光臨***型樣板房"。
(2)待客人進入樣板房休息區域,提醒客人:
"您好!請您穿上鞋套。",并依次將鞋套雙手遞給客人。
(3)如果客人較多,須依次提醒客人:
"請稍等,請您穿上鞋套。"并隨最后一位客人進入樣板房。
(4)如有置業顧問陪同進入,樣板房接待員應在門口保持等待狀態;如有老人或兒童,須隨時給予照顧和看護。
(5)如果沒有售樓員陪同,樣板房接待員須主動與客人交流。
(6)介紹樣板間:
外觀、周邊、戶型結構、朝向、面積、門廳---客廳---主臥---主衛---次臥---次衛---餐廳---廚房---陽臺等逐一進行介紹、講解。
(備注:介紹內容由營銷部制定,營銷服務體系于崗位進行培訓)
(7)客戶回顧樣板間:
如無須介紹時,樣板房接待員說:"您慢慢參觀,有需要可隨時告知我們。"并回到門口。
(8)離開:
說"謝謝光臨!歡迎下次再來!"禮貌地微微鞠躬迎送客人離開。
(9)樣板房接待員的言行舉止:
a.說話聲音適度,吐字清晰,節奏平穩,以客戶聽清為主;
b.用心傾聽客戶提出的問題,片刻思考之后做出解答;
c.注意觀察客戶的每一個眼神,思考他所想要了解的情況;
d.站姿要端正、大方、得體,不能斜倚,不能兩臂交叉胸前或無端擺動;
e.引領客戶時距離適當,言語、手勢大方得體。
4.4.4接待服務
(1)禮貌待客,服務規范;
(2)迎賓接待人員應儀表整潔,精神飽滿站立在指位置(樣板房門口位置),客戶到來時應熱情友好,主動微笑問候歡迎(如早上好,歡迎光臨;中午好,歡迎光臨);
(3)客戶離開時,致歡送語:"請慢走,歡迎下次光臨"。
4.4.5客戶至上,精細服務
(1)時刻保持愉悅的心情,并提供必要的協助(幫助客戶穿或脫鞋套,指引上樓或下樓的方向),做好迎送三聲:"來有迎聲,問有答聲,走有送聲";
4.4.6結束工作
(1)認真做好交接班記錄,并將當天發生的一些異常情況登記在"備注"欄內;
(2)關閉好樣板房電源、窗戶、大門。
4.4.7工作要求
(1)上班時間不做與工作無關的事,按時輪換崗位,不得脫崗、缺崗;
(2)使用規范的文明用語,堅持說普通話;
(3)按指定的位置和規定的姿勢堅守崗位;
(4)上班時口袋不能放手機或其它物品;
(5)樹立服務意識,熱情、大方、友善地對待每一位客戶,重點體現微笑服務;
(6)嚴格遵守公司各項規章制度和勞動紀律,認真學習業務知識和文化知識,提升自身的服務意識。
4.5水吧接待工作流程
4.5.1崗位要求
(1)水吧接待人員必須是女性,25歲以下,有大專以上文化程度,品行良好,相貌端正;
(2)水吧接待人員必須有較強服務意識和熱愛本職工作,注重自身形象和言行舉止,熟練掌握服務的基本知識和技巧,能為客戶提供滿意的服務。
4.5.2準備工作
(1)上下班在必須打考勤卡,準時上崗,上崗前檢查自身的儀容儀表,按規定統一穿工作服,佩帶工作牌,穿黑色中跟皮鞋,且鞋面無飾物,穿肉色長筒絲襪(冬季穿深色短襪),戴頭花,化淡妝,從思想上、精神上做好接待服務準備(不能帶不愉快的情緒上班);
(2)按照標準對使用過的杯具及相關器具進行清洗,消毒;
(3)做好吧臺及設施設備的清潔、抹試工作,所有物品均按規定擺放;
(4)打開飲水機、熱水器電源,準備一定數量的飲品、茶水等;
4.5.3接待服務
(1)禮貌待客,服務規范
a.水吧接待人員應儀表整潔,精神飽滿站立在指位置,當有客戶到來時應熱情友好,主動上前微笑問候,并詢問客戶喝茶水還是飲料,當客人點完所需飲品后,提示客人"請稍后,馬上就到",根據客人喝水的進度決定是否上前詢問要不要添加;
b.當有客人抽煙時(或已知該客戶抽煙)應主動上前遞上煙灰缸,如煙灰缸內超過三個煙頭時必須更換煙灰缸;
c.客戶離開時,致歡送語:"請慢走,歡迎下次光臨"。
(2)客戶至上,精細服務
時刻保持愉悅的心情,做好客戶的接待工作,做到迎送三聲:"來有迎聲,問有答聲,走有送聲"。
4.5.4上茶技巧
(1)上茶時要先給客人上茶,茶水以七分滿為宜,若客人較多,應從身份高(長)的開始倒茶水,如不明身份,則應從上座(或女士)開始,不要先給己方上茶水;
(2)上茶的具體步驟是:從客人右側遞過茶杯,右手拿著茶托,左手附在茶托旁邊,注意不要把手指搭在茶杯邊上;
(3)水溫掌握--茶水:無論何種溫度與季節,泡茶的水一定要全開,要最高水溫;白開水:夏天天氣比較炎熱,水溫可以稍低一些,以手摸杯壁感覺微涼為宜;秋季或天氣溫度適宜的時候,水溫保持適中,不冷不熱,以手摸杯壁感覺微溫為宜;如客人有指定或特殊要求,盡量按照客人要求去做。
4.5.5結束工作
(1)下班前關閉飲水機和熱水器電源;
(2)認真做好交接班記錄,并將當天消耗的飲品、茶葉等記錄在值班記錄表上;
4.5.6工作要求
(1)上班時間不做與工作無關的事,按時輪換崗位,不得脫崗、缺崗;
(2)使用規范的文明用語,堅持說普通話;
(3)按指定的位置和規定的姿勢堅守崗位;
(4)上班時口袋不能放手機等物品;
(5)樹立主動服務意識,熱情、大方、友善地對待每一位客戶,重點體現微笑服務;
(6)嚴格遵守公司各項規章制度和勞動紀律,認真學習業務知識和文化知識,提升自身的服務意識。
5.0記錄
5.1《工作值班記錄表》
篇2:客服部客戶接待投訴處理培訓
客服部客戶接待投訴處理培訓
一、崗位設置圖(略):
二、客戶服務部部門職責
1、負責給住戶提供優質、高效、滿意的服務。
2、負責建筑物及附屬設施、設備的日常巡視檢查工作,確保其完好性及正常運行。
3、對違反有關法規及業主公約的行為進行教育、糾正及制止工作。
4、負責協助物業竣工后的接管驗收工作及建筑物及設施、設備的檔案資料的收集、整理、上報工作。
5、負責業主的收樓工作以及業主檔案資料的整理、歸檔、上報工作。
6、負責業主的咨詢、來訪、投訴的解答、接待、登記、跟蹤及回訪工作,并做好原始資料的登記、整理上報工作。
7、負責協調其他部門跟進業主的投訴工作以及裝修監管、驗收工作。
8、協助財務部門催收管理費及其他費用。
9、負責住戶的走訪、物業知識的宣傳以及收集住戶的意見或建議工作。
10、根據公司的要求完成其他工作。
三、崗位職責
1、客戶服務部主管
1)負責貫徹落實物業公司經理的指示及工作安排。
2)監督客戶服務部的日常運作,指導、培訓全體員工樹立客戶第一,服務至上的服務宗旨,為住戶提供高效優質、滿意的服務。
3)負責制訂部門的年度、月度工作計劃,并貫徹實施。
4)負責部門員工的考核、評價工作,確保員工明白及服從公司安排,積極、主動地開展日常管理工作。
5)保持與上司及其他部門的密切溝通,協助其他部門開展工作。
6)保持與部門全體員工的密切溝通,幫助、指導下屬處理疑難問題,及時上報本部門不能解決的問題。
7)保持與住戶的溝通,安排下屬走訪住戶、收集住戶的意見或建議,完善部門的規章制度及規范部門的工作流程。
8)完成公司安排的其他任務。
2、客戶服務助理職責
1)牢固樹立業主至上,熱情服務的宗旨,保持儀表、儀容整潔端莊,服務熱情有禮,為業主提供高效、優質、滿意的服務。
2)服從主管的工作安排,按時按質完成任務。
3)保持工作地點的整潔、有序,便于業主的咨詢及來訪。
4)負責業主的來訪接待、咨詢解答、投訴登記、簽發工程維修單、跟蹤回訪、定期匯總有關資料,并上報。
5)嚴格執行規范運作,認真及時填報有關資料和表格。
6)保持與上司和其他部門的溝通,及時匯報疑難問題及協助其他部門開展工作。
7)主動學習、掌握物業管理知識和物業管理法規信息,不斷提高物業管理技巧,改進工作方法。
8)完成公司安排的其他任務。
3、前臺文員職責
1)在物業部經理、客服主管領導下,負責本住宅區大堂服務臺的接待管理工作。
2)負責住宅客戶及其它人士的投訴及咨詢,做好記錄及時上報客服主管。
3)負責協助相關部門處理突發事情,并及時上報客服主管或物業經理。
4)負責做好客服部前臺的清潔,資料管理工作。
5)注意本人儀容儀表、著裝整齊,嚴格遵守公司各項規章制度。
6)完成上級領導臨時安排的其它工作。
四、接待規程
1、用戶走到管理公司辦公室時,前臺文員應起身"笑臉"相迎,先問好如"先生/小姐您好","我可以幫到你嗎?"
2、用戶需要報修時,前臺文員就將用戶引見給物業助理,由物業助理進行接待。物業助理認真聽取用戶提出咨詢問題或查找資料,物業助理應講"請稍等,我盡快幫您查找一下。"如果查找時間長,應說"對不起,讓您久等了。"
3、用戶到管理公司主動提出咨詢問題或查找資料,前臺文員應講"請稍等,我盡快幫您查找一下。"如果查找時間過長,應說"對不起,讓您久等了。"
4、如有訪客到訪,接待員應起身"笑臉"相迎,要先問好,注意講"請問先生/小姐找哪一位?""請問先生/小姐貴姓?"等,必要時帶路引見。
5、用戶/訪客離別時,要主動講"再見"。
6、所有電話務必在振鈴三響之內接聽。
7、 接聽電話應先講"您好"及報" **管理處"。必要時將用戶提及的問題在(用戶投訴意見登記表)上做好記錄,采取相應的措施及時進行處理。
8、與用戶或公司領導通話時,通話要簡潔清楚,如有需要向對方復述一遍,并讓對方先掛斷電話后才算通話完畢。
五、住戶投訴處理流程圖(略)
說明:
1、客戶服務部接到住戶投訴應立即做好記錄馬上落實工作,能即時解決的問題馬上回復給住戶。
2、對于不能即時解決的問題準確分類、及時傳送到相關部門。
3、涉及工程維修的,由客戶服務部開出維修單,由物業助理做協調工作,工程維修部負責跟進處理,維修單要詳細記錄維修方案、維修責任、維修費用、維修人員以及住戶意見等內容。
4、工程完成,住戶交費簽名后,維修單交回客戶服務助理歸檔備案。
5、物業助理要定期回訪上期完成的維修工程,跟蹤維修質量及客戶滿意度。
六、處理投訴的技巧
1、認真聆聽投訴??梢酝ㄟ^提問的方式來弄清問題,集中注意力聽取對方的意見并節約話的時間;
2、保持冷靜。在接到投訴時,相信業主是有道理的,不要反駁業主的意見,不要與業主爭辯,避免在公開場合投訴,可以將業主請到辦公室內,最好個別是地聽取業主的投訴,私下交談容易使投訴者平靜。
3、表示同情。應設身處地考慮分析問題,對業主的感受要表示理解,用適當的語言給業主以安慰。如"謝謝您告訴我這件事"、"對已發生這類事情,我感到很遺憾"、"我完全理解您的心情"等等。因為此時尚未核對業主的投訴,所以只能對業主表示理解和同情,而不能肯定是管理公司的過錯。
4、給予關心。不應該對業主的投訴采取"大事化小,小事化了"的態度,應該用"這種事發生在您身上,我感到十分抱歉"諸如此類的語言來表示對投訴者的關心,在與業主交談的過程中,注意用姓名來稱呼業主。
5、不轉移目標。把注意力集中在業主提出的問題上,不隨便引申,也不嫁禍于人,不推卸責任,更不隨便怪罪業主。直接面對問題。
6、記錄要點。把業主投訴的要點記錄下來,這樣不但可以使業主講話的速度放慢,緩和業主的情緒,還可以使業主確信,管理公司對他反映的問題是十分重視的。此外,記錄的資料可以作為解決問題的根據。
7、把將要采取的措施告訴業主并征得其同意。如有可能,可請業主選擇解決問題的方案或補救措施。在權力范圍內作出切合實際的承諾。
8、把解決問題所需要的時間告訴業主。要充分估計解決問題所需要的時間,最好告訴業主具體的時間。
9、投訴得到處理后,盡快反饋業主,聽取其意見,如有改進或重新處理,則應再次進行回訪,以確保投訴處理的完成。
七、處理投訴的原則
1、誠心誠意幫助業主解決問題;
2、絕不與業主爭辯。
3、不做有損公司整體利益的事。(解釋時要符合邏輯和政策及公司規定,不推卸責任,不貶低他人或其他部門。)
八、加強與業主的溝通
要加強與業主的溝通,使業主的消費能夠貨真價實,明明白白,就必須從自身的服務意識著手,想業主之所想,急業主之所急,以建立良好的顧客關系,而人必竟不是機器,要使他從容不迫被動的服從轉為主動的認識需要一個過程,也需要一種培訓,物業管理的對象是人,提供服務的也是人,我們可以通過顧客心理學的培訓達到改變員工服務意識的目的??蓮南旅鎺讉€方面入手:
(一)樹立正確的業主第一意識,教會員工懂得:
1、業主是小區的"衣食父母",是他支付了物業公司賴以生存的經費、經營開支和員工工資、公司利潤等等,是小區真正的主人。
2、業主是物業管理公司中的服務對象,正因為有了業主,物業管理公司才有存在的基礎,我們的工作才有了意義,因此,業主是管理公司生意的源泉。
3、業主的要求是多種多樣的,我們的責任就是在互利的原則下給每一位客人提供迅速有效的服務,滿足他們的要求,只要服務周到,使其滿意。業主付款給管理公司和我們,都希望得到公平的回報,良好的服務使其覺得物有所值,劣質服務則會使他們有受欺騙感,而不愿意與物業管理公司合作。
4、業主是有血有肉有感情的人。他們有自己的喜好和厭惡,還難免偏見和偏愛,可以說在這個世界上沒有任何兩個人是完全一樣的,我們應真城地去體諒業主,理解業主,絕不能把業主理解為資料表上的一個名稱,一個符號。
5、絕大多數的業主是通情達理的,蓄意胡攪蠻纏的業主畢竟是極少數,當業主對我們的服務提出不滿意時,我們應站在業主的立場和角度多檢討自己的工作,挖掘不足,不斷改善,使服務再上一層樓。
(二)了解業主的忌諱
1、不受尊重或受到譏笑。
2、事事斤斤計較
3、出爾反爾,不守信用。
4、沒有使用適當的稱呼。
5、服務人員在業主面前互相耳語。
6、與顧客過分熟識或套近,言行沒有分寸。
(三)明白業主的心理
1、求發泄
2、求尊重
3、求補償
(四)建立良好的顧客關系,加強與業主的溝通
1、員工角色的轉變
(1)每天的開始提醒自己轉變角色,以服務者的心態投入工作;
(2)善于表達意愿,具有良好社交能力;
(3)了解業主心理
(4)提高自身綜合素質,滿足業主多層次的要求
2、管理者注意的幾個要素
(1)記住業主的姓名;
(2)說話:選擇最恰當的詞語;選擇最恰當的語氣和語調;
(3)面部表情:友善、大方自然;
(4)目光:自然又自信;
(5)站立姿勢:端正;
(6)特別注意聆聽,了解業主的需要。
這樣可幫助您同業主建立友誼,以促進物業管理的有效性。
3、建立良好關系的技巧
(1)理解和體諒;
(2)預見和掌握業主的動機和需要,體察他們的情緒和反應,采取針對性的服務;
(3)真誠、熱情的服務;
(4)重視對業主的承諾,說得到,做得好;
(5)學會推價我們的服務,讓業主覺得物有所值(如組織業主參觀自己的優勢部門,了解物業管理公司的運作)
(6)一視同仁,對業主平等對待,體現公平原則;
(7)重視留給業主的第一印象。
4、拓展溝通的渠道:設聯系電話、設業主意見箱、主動上門了解需求、召開業主座談會、善于利用宣傳園地、開展有益的社區文化活動。
九、客戶服務部日常工作規范
1、翻閱前一天的工程維修項目,投訴記錄,跟進未完成項目,跟進維修保養項目進度,回訪已完成的工程維修項目或已處理的投訴,并作好記錄,已完成或未完成的結果不管如何均需盡快給住戶一個答復。
2、做好日常工作記錄并填寫巡視日報表,巡視日報表在下班前交給上級領導審閱,第二天九時取回。發現問題能處理的立即處理,不能處理的及時上報。
3、每天走訪4-5戶住戶,向住戶宣傳物業管理的有關知識和解答住戶的業務咨詢,收集住戶的意見或建議,一年內走訪完管理的責任區內全部住戶。
4、每天巡檢時要有所側重,有重點、有目的地檢查住宅區內的情況。
5、每月30日前上報月度工作總結及下月的工作計劃。
篇3:物業公司收費兼客服接待員工作心得體會
物業公司收費兼客服接待員工作心得體會
自20**年5月6日進入zz物業管理服務有限責任公司以來,我應聘的是一名收費兼客服接待員,客服的主要工作是、接待接聽電話、建立客服檔案、收費等等的工作。
實際上客服就是一個物業公司事業部的心臟部門,小區的業主第一時間找到的都是客服,所以在一個物業公司的客服的工作就是最細心的,如果稍不小心就會遭業主的投訴。
回想剛到公司的時候,正好是在交房收尾的時段,我之前在其他公司是沒有參加過交房工作的,所以也沒有交房的經驗,但是在我們事業部領導的帶領下我很快懂得了交房的工作流程,在交房期間工作是很復雜的,要注意這樣單那樣單的,如果說不小心把單子弄錯的話將會給公司造成損失,所以客服的肩上就是一個很重的擔子。
在此期間我們的工作漸漸的走上正軌,相對來說我們的工作也就輕松一些,但我們還是時刻準備著,每天業主來辦理業務我們堅持面帶微笑給業主辦理,接到業主的投訴、報修的工作時,我們將會在第一時間下單處理。在進入公司的這段時間里我很感謝公司領導讓我學到很多東西,在以后的工作中我會更加努力做一名合格客服接待員。