建設集團協商、溝通與信息交流控制程序

　　1 目的

　　通過與相關方及公司員工的協商、溝通與信息交流，確保有關質量、職業健康安全和環境的信息溝通，使所有受到質量、職業健康安全和環境影響的員工及其他相關方參與和支持公司的質量、職業健康安全和環境方針和目標的實現，并吸取相關方的合理建議和意見，進一步改進公司的質量管理體系、職業健康安全和環境管理體系。

　　2 范圍

　　適用于公司質量管理、職業健康安全和環境管理體系的協商、溝通與信息交流管理。

　　3 職責

　　3.1 最高管理者負責對重大質量、職業健康安全和環境信息的決策。

　　3.2 管理者代表負責對重大質量、職業健康安全和環境信息的處理。

　　3.3 綜合管理部負責與上級主管部門、行業主管部門、其他相關方及公司內部的信息交流、傳遞和處理。

　　3.4 工會代表員工參與職業健康安全和環境管理事務。參與有關職業健康安全和環境方針、程序等的討論、決策。

　　3.5 各有關部門負責與相關方進行信息交流、傳遞和處理，并向綜合管理部或管理者代表通報傳遞和處理情況。

　　3.6 各有關部門負責相應職能范圍內的質量、職業健康安全和環境信息交流。

　　4 管理內容與方法

　　4.1 內部信息

　　4.1.1 內部信息內容包括：

　　-- 質量、職業健康安全和環境方針、目標的實現情況;

　　-- 法律、法規、規范、標準及其他要求;

　　-- 顧客要求過程、危險源和環境因素調查、評價及更改信息;

　　-- 企業質量、職業健康安全和環境目標、指標及質量、職業健康安全和環境管理方案;

　　-- 各部門的質量、職業健康安全和環境職責：

　　-- 質量、職業健康安全和環境培訓的信息;

　　-- 監測、測量結果;

　　-- 不符合與預防糾正措施的信息;

　　-- 質量管理體系、職業健康安全和環境管理體系內部審核結果的信息;

　　-- 管理評審結果的信息;

　　-- 員工的建議與意見。

　　4.1.2 綜合管理部負責按規定要求將所要傳達的企業質量、職業健康安全和環境管理體系運行過程中的上述各種信息及時、準確地傳達至各部門主管。

　　4.1.3 工會作為員工代表機構，負責組織員工積極參與管理體系的有關事務，負責收集員工的意見和建議，并在員工與行政中建立溝通、協商交流的橋梁和渠道。

　　4.1.4 部門的質量、職業健康安全和環境信息由各部門主管按規定要求負責將其匯總至綜合管理部，各部門之間的質量、職業健康安全和環境信息交流由各部門間相互傳達。

　　4.1.5 內部信息的接收和處理

　　4.1.5.1 體系運行信息，包括企業的質量、職業健康安全和環境方針、目標、指標、管理方案等，由最高管理者公布或授權管理者代表公布，綜合管理部向各部門發布，再由各部門傳達。

　　4.1.5.2 由下往上傳遞的信息，包括員工的意見、建議及投訴等，接收和處理的方式為：

　　-- 有關人員向各部門的主管匯報，將質量、職業健康安全和環境保護方面的信息轉交至綜合管理部，員工的建議與意見經研討后，由綜合管理部通過所在部門給予答復;

　　-- 員工向其代表機構工會反映或工會召開員工座談會，收集有關意見、建議信息，向綜合管理部或其他相關部門反映。

　　4.1.5.3 橫向傳遞的信息，包括法律、法規、及其他要求，質量因素、危險源和環境因素的識別、評價與更改、監測測量的結果、不符合糾正措施等，由各部門與綜合管理部之間進行信息傳遞。

　　4.1.5.4 對信息交流中涉及的質量、環境和職業健康安全的重要問題要采取對策并及時傳達到員工。

　　4.1.5.5 全體員工應參與質量方針、職業健康安全和環境方針的制定、評審，工會作為員工代表，參與制定決策。

　　4.1.5.6 全體員工應接受適宜的培訓，了解掌握相應的質量管理、職業健康安全和環境管理技術、方法。

　　4.2 外部信息

　　4.2.1 外部信息內容包括：

　　-- 質量方針、職業健康安全和環境方針的公開;

　　-- 與相關方溝通的信息，對合同方施加影響、控制、管理或進行調查的信息;

　　-- 質量、職業健康安全和環境法律法規獲取或變更的信息;

　　-- 應急準備與響應的信息;

　　-- 相關方的投訴，包括周圍居民、上級主管部門、新聞媒體及質量監督、職業健康安全和環境保護主管部門。

　　4.2.2 外部信息的傳達方式：

　　4.2.2.1 質量方針、職業健康安全和環境方針：

　　由綜合管理部負責提供質量方針、職業健康安全和環境方針樣稿、登記備案并對外公布，同時作好發放記錄;

　　4.2.2.2 與相關方建立聯絡：

　　各職能部門負責各自職能范圍內的與相關方聯絡。

　　4.2.3 外部投訴的接收與處理：

　　4.2.3.1 當外部信息涉及對公司的重大質量事故、職業健康安全和環境事故或施工影響投訴時、或政府部門通過現場檢查而提出的強制性要求，直接向公司投訴的，由綜合管理部填寫《信息交流表》，并調查核實，由管理者代表提出處理意見，責成責任部門或相關供方采取相應緩解措施，以削減由于事故或施工而造成的質量、職業健康安全和環境影響，并由責任部門向外部相關方就投訴的處理實施情況進行書面回復。

　　4.2.3.2 直接向供方投訴的，供方應向綜合管理部或工程部匯報，并由綜合管理部或工程部填寫《信息交流表》，負責調查核實，提出糾正措施，并由責任部門向外部相關方就投訴的處理實施情況進行書面回復。同時，應將有關處理情況向綜合管理部通報。

　　4.2.3.3 綜合管理部可視情況的嚴重程度決定是否向管理者代表或最高管理者報告。管理者代表負責投訴實施過程中的協調工作。

　　對于因技術、資金等問題一時無法落實措施的，由整改部門提出書面意見，經管理者代表批準、并根據情況將其轉化為目標與指標。

　　4.3 各類信息的傳遞方式

　　4.3.1 有關相關方的投訴及政府部門的要求，由有關部門作好記錄，并填寫《信息記錄表》，由綜合管理部負責管理。

　　4.3.2 有關內部信息由發出信息部門填寫在《信息記錄表》或其他有關表格上進行傳遞。

　　4.3.3 各類信息也可由各部門通過文件、記錄、電話、電于郵件等各種形式及時進行相互傳遞和溝通，但應確保信息傳達的準確性和及時性，在必要的情況下，應能夠出示信息傳遞的可追溯性證據。

　　4.4 工作會議

　　公司每年召開質量、職業健康安全和環境工作會議，通過工程協調會協商、交流、通報有關質量、職業健康安全和環境的動態和要求。在特殊或必要的情況下，應及時召*議。對發生重大質量、安全和環境問題時，由管理者代表或總經理召集召開工作會議。

　　公司相關部門和工會的有關質量、職業健康安全和環境的工作會議，應形成和保持記錄。

　　5 相關文件

　　《文件控制程序》

　　《法律、法規控制程序》

　　《記錄控制程序》

　　《危險源辯識、風險評價和環境因素識別和評價控制程序》

　　《事故、事件、不符合控制程序》

　　《糾正和預防措施控制程序》

　　《監測和測量控制程序》

　　《工程安全管理規定》

　　6 相關記錄

　　《信息交流表》

　　《會議記錄》

　　7 附錄

　　附錄A 流程圖

　　附錄B 《信息交流表》

　　附 錄 A

　　(資料性附錄)

　　流程圖

　　附 錄 B

　　(規范性附錄)

　　信息交流表

篇2：公司EMS程序文件范本:信息交流溝通程序

　　公司EMS程序文件范本:信息交流溝通程序

　　六.信息交流溝通程序

　　1.目的與適用范圍

　　為規范環境信息溝通渠道，支持環境體系有效運行，特制定本程序。

　　本程序適用于公司生產活動中各類環境信息的傳遞和處理工作。

　　2.引用標準和文件

　　《ISO14000：1996環境管理體系—規范及使用指南》

　　《ISO14000：1996環境管理體系—原則、體系和支持技術通用指南》

　　3.職責

　　3.1推行辦負責公司內、外部環境信息的綜合管理。

　　3.2各單位負責本單位、外部環境信息的收集、整理和反饋工作。

　　4.程序

　　4.1信息交流的分類與形式

　　4.1.1信息交流分類

　　a.內部信息交流：在生產活動中，與生產活動相關的人員（部門）之間的信息交流；

　　b.外部信息交流：與外部的組織、個人或第三方間的信息交流。

　　4.1.2信息交流可以是書面形式的，也可以是口頭形式的（如電話錄音），或是其他一切可利用的通訊及宣傳工具。

　　4.1.3信息交流時，其內容應準確可靠。

　　4.2信息交流與溝通內容：

　　a.批評：有關環境方針、管理方面、環境行為、對環境不安全的產品的抱怨；

　　b.建議：各種有關改善環境的觀點；

　　c.提問：對環境方針、方案、要求、廢物利用及對環境安全的產品；

　　d.報告：向利益相關方報告公司的環境狀況。報告可來自公司內部和外部；

　　e.宣傳/培訓：對于環境方針、體系要求、環境方案、環境行為狀態的內、外部的培訓、研討會、展示會和出版物。

　　4.3交流與溝通

　　4.3.1各單位建立環境信息臺帳，詳細記錄在生產活動中產生的各種內、外部環境信息。

　　4.3.2生產活動內部產生的信息，應由產生單位在當日進行傳遞。

　　4.3.3緊急情況下的信息可直接傳遞到推行辦（管理責任者）或外部相關方。

　　4.3.4對于外部信息，各單位在接到該信息后，應立即進行記錄，并在當日內傳遞到推行辦。

　　4.3.5對于外部你方提出的抱怨和申述，推行辦會同相關部門提出處理意見，報管理者代表后形成處理決定。

　　4.3.6需要回復的內、外部信息，相關部門應在合理期限內予以書面答復，并做好記錄。

　　5.支持性、作業文件

篇3：物業管理公司內部溝通信息交流程序

　　物業管理公司內部溝通與信息交流程序

　　1.0目的：

　　建立各部門及職員與領導之間的溝通渠道，并形成制度，加強信息交流。

　　2.0適用范圍：

　　公司內部溝通與信息交流。

　　3.0職責

　　3.1綜合事務部負責公司通知制度、例會制度的管理與實施；

　　3.2綜合事務部負責職員提議及申訴制度的管理、實施。

　　3.3各部門負責人負責本部門通知制度、例會制度及職員提議及申訴制度的管理；

　　4.0程序

　　4.1例會制度

　　4.1.1總經理組織各部門負責人于每周一召開例會，對上周工作進行總結，對本周工作予以布署。

　　4.1.2各部門在公司例會召開前自行召開本部門工作例會，對本部門本周的工作進行總結，下周工作進行布置。

　　4.1.3公司例會由綜合事務部負責形成會議記錄，保存期限為一年。

　　4.1.4各部門例會由部門負責人指定人員做會議記錄，保存期限為一年。

　　4.2通知制度

　　4.2.1通知的形式有電話和書面等形式。

　　4.2.2客戶服務中心發布的書面通知，落款處應加蓋客戶服務部章。

　　4.2.3公司發布的書面通知，落款處應加蓋公司章。

　　4.2.4綜合事務部和客戶服務中心對通知的原件存檔，保存期限為一年。

　　4.3職員提議及申訴制度

　　4.3.1當事人填寫《職員提議、申訴表》，把該單提交其直接上級。

　　4.3.2當事人的直接上級受理后須在一周內給予明確回復。

　　4.3.3若超過一周未予回復的或當事人對處理結果有異議的，當事人可直接向綜合事務部提交《職員提議、申訴表》。

　　4.3.4綜合事務部受理后于一周內做出處理。

　　4.3.5各相關部門對以上記錄予以存檔。

　　5.0支持性工具

　　《職員提議、申訴表》

　　《會議記錄》

　　編制：審核：批準：日期：