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市人民醫院檔案管理制度

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  檔案管理制度

  1、認真執行檔案工作法律、法規,健全檔案管理制度。統一管理本單位的檔案,并按規定及時向檔案室移交檔案。

  2、醫院的檔案工作要與本部門的各項工作緊密結合,實行“四同步”管理,即布置、檢查、總結、驗收各項工作時應同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

  3、院內各部門要按照歸檔范圍要求,將上年形成的各資料,在本年度三月底前移交綜合檔案室,綜合檔案室應于六月底前完成立卷、歸檔工作。

  4、每年形成的會計檔案由財務部門負責整理立卷裝訂成冊,并按規定要求編造清冊按時移交綜合檔案室保管。

  5、基建檔案在每一項目竣工后2個月內,負責基建人員應及時向城建檔案館交齊文件材料,并收回押金,同時上交一套給綜合檔案室。

  6、科研檔案在項目完成后,由項目負責人及時收集整理后交綜合檔案室。

  7、設備檔案應由綜合檔案室統一管理,確因工作需要的,設備科可采取借用形式保管使用,新設備開箱前,應有檔案人員在場清點全部機器資料,辦好歸檔手續。

  8、綜合檔案室要維護檔案的完整和安全,妥善保管好檔案,為本單位提供利用。

  檔案保密制度

  1、嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及有關保密制度,及時向查檔人中進行保密宣傳。

  2、嚴格遵守查閱檔案的制度。對有密級的檔案材料更應嚴格查閱手續,必要時使用閱檔案保密夾。

  3、會計檔案、科技檔案除直接責任人外,他人不得查閱。如需查閱,須經責任人同意,并由檔案人員陪同查閱。

  4、檔案材料需要復制時,須領導批準,不得擅自轉借及復制。

  5、經鑒定確認無保存價值的檔案,要造冊登記,按有關規定手續辦理,以防失密。

  檔案保管制度

  1、檔案是黨和國家的寶貴財富,檔案人員必須切實保護、保管好。

  2、建立全宗卷,做好立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等工作。

  3、利用現有的設備,改善庫房保管條件,保持庫房適宜的溫濕度。

  4、每半年檢查檔案的保管狀況,并作記錄,及時消除各種隱患,保護檔案的完好性。

  5、對已破損、霉變和褪色的檔案,及時進行修補搶救工作,維護檔案的完整。

  6、做好“六防”(防火、防盜、防潮、防蟲咬、防光、防鼠),“三無”(無丟失、無霉變、無差錯)。

  借閱制度

  1、本院保管的檔案原則上只供內部查閱,外單位人員借閱檔案,憑介紹信、本人身份證或工作證,征得管理部門意見,經辦公室負責人同意,方可查閱。

  2、一般情況下查閱檔案,應在閱文室或指定地點。欲外借者,需經辦公室負責人批準,借期不得超過一周(設備資料除外),特殊情況需辦理續借手續。對超期不還者,除及時催收外,對其進行批評教育。

  3、絕密案卷不得外借和隨便利用,查閱需經分管領導批準。

  4、任何人不得私自涂改,不得翻印、拆散、轉借。不得短少和丟失,違者必究。

  5、建立借閱檔案登記制度,嚴格填寫登記簿。歸還的檔案,進行復查其完整度,辦理注銷手續。

  統計制度

  1、做好檔案的接收、移交登記工作。

  2、準確及時填報檔案工作情況報表。

  3、做好檔案的利用情況統計,包括利用人次、利用效果的登記工作。

  4、做好檔案的鑒定情況統計,包括保存、剔出、銷毀數。

  檔案的鑒定制度

  1、成立醫院檔案鑒定小組,負責對醫院各類檔案的鑒定工作,判定檔案的價值,調整檔案密級,決定檔案存毀。

  2、做好平時鑒定、到期鑒定工作,銷毀鑒定后需銷毀的檔案。

  3、對鑒定需銷毀的檔案,編制鑒定清冊,經批準后,指派專人負責監銷,監銷人員在銷毀清冊上簽名。

  4、做好檔案鑒定情況的統計,包括保存、剔出、銷毀數。

  檔案利用制度

  1、檔案人員要有責任心,熟悉業務、熟悉室藏。

  2、建立檔案的全引目錄、分類目錄、案卷目錄、大事記、組織沿革、全宗介紹、干部任免、離退休等索引。

  3、利用者按規定辦理利用手續。

  4、主動提供檔案信息,對檔案的利用情況和效果反饋進行認真登記。

  檔案修改補充制度

  1、歸檔案后的文件材料發現重要的原始材料遺漏歸檔,或發現歸檔文件有誤,表達不確切,應予修改補充。

  2、修改前應填寫更改通知單,通過會簽的方法,取得有關科室同意,分管領導的批準。

  3、文件材料修改、補充后在卷內備考表中注明更改情況。

  科室預立卷制度

  1、院的發文及上級來文由文書收發人員做好平時的分發工作。辦理完畢及時歸檔,并按要求,做好檔案的預立卷工作,于次年三月底前交院綜合檔案室。

  2、各業務科室在開展疾病防治、教學、健康教育、科研培訓及其它業務活動中形成的材料,由各科室兼職檔案員進行預立卷工作,并于次年三月底前交綜合檔案室。

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  檔案庫房管理制度

  1、檔案庫房為保存本單位全部檔案的場所,全宗內的檔案按永久、長期、短期安放、排列。

  2、進入庫房的檔案應放置干燥的檔案架上,排放整齊、美觀,定期檢查,發現問題及時處理,在適當時候進行自然通風。

  3、檔案架內放置樟腦丸,室內存放滅火器及溫度計,相對的濕度控制在60%左右。并有溫濕度記錄,室內做到防火、防蟲、防潮等六防措施。

  4、庫房內經常保持清潔衛生,非檔案人員末經允許,不得入內,與檔案無關的物品不得存放庫房內。未經鑒定和批準的檔案,不得任意銷毀。

  科研課題鑒定、工程竣工驗收、設備開箱制度

  1、本院召開科研課題鑒定會、工程竣工驗收會以及設備儀器開箱,經辦人必須通知綜合檔案室。

  2、本院工程項目(十萬元以上)的全部材料在竣工驗收后歸檔。

  3、儀器、設備(萬元以上)文件資料,在安裝驗收后合格,正常運行后即歸檔。

  4、科研課題、專題調查項目待調查、研究結束或告一段落時做出總結和成果鑒定后歸檔。

  5、資料收集齊全、完整交綜合檔案室出具歸檔證明。

  照片與聲像檔案管理制度

  1、本院科室、個人在工作活動中形成的照片、聲像等具有保存價值的,均應及時交院綜合檔案室集中統一管理,任何部門和個人不得占為已有。

  2、向綜合檔案室移交的照片檔案應包括照片、底片和文字說明,照片與影像相符。

  3、向綜合檔案室移交的聲像檔案應是原片,并貼有文字說明。

  4、存放照片與聲像檔案的庫房應采取防止高溫、高濕和強化的措施,應定期檢查,以防損壞。

  5、向綜合檔案室移交照片與聲像檔案時,交接雙方根據目錄清點核對,并履行簽字手續。

  財務檔案管理制度

  1、會計檔案是指會計憑證,會計賬簿和會計報表等會計核算材料。

  2、會計檔案資料是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據,必須專人負責保管。

  3、每年形成的會計檔案由財務部門按照歸檔的要求,負責整理立卷裝訂成冊,每年會計檔案在會計年度終了后,可暫由財務科保管一年,期滿后,由財務科編造清冊移交檔案部門保管,檔案部門保管的會計檔案,不得任意拆封,如要拆封須會同財務部門一起拆封,重新訂須雙方加蓋印章,在不具備移交的情況下,財務科要加強管理,要有專柜存放,不得隨意堆放,造成毀損散失。

  4、建立會計檔案查閱登記簿,詳細記錄查閱會計檔案的時間、內容、單位和人員姓名、通信號碼、批準領導等內容,會計檔案原則上不得外借,如有特殊情況,須經院領導批準并辦理登記手續。

  5、保存期限按財政部,國家檔案局(84)第85號關于制發《會計檔案管理辦法》的通知執行。

  6、原始憑證、記賬憑證和匯總憑證、日記賬總賬、明細分類、分戶或登記簿,會計清冊保存期為十五年。

  7、月報、季報保存期為五年。

  8、現金出納賬、銀行存款賬、會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊保存期為二十年。

  9、涉及外事的會計憑證、預算、決算工資冊保存期限為永久。

  10、保存期滿的檔案須作挑揀和篩查,有價值的須繼續保存,應銷毀的檔案須造清冊經審核批準后,方可銷毀。對于未了結的債權債務的原始憑證應揀出立卷。要銷毀檔案時,財務科要派員監銷,銷毀前應清點核對,銷毀后,要在銷毀清冊上簽名蓋章。

篇2:客戶檔案管理制度

  客戶檔案管理制度

  1.0本部門的主要戶檔案管理任務

  本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

  2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

  2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。

  2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢跟進;

  3.0客戶檔案管理

  客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料:

  3.1收集客戶資料

  3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

  3.3客戶裝修工程文件

  3.4客戶遷入時填具之資料

  3.5客戶資料補充

  3.5.1客戶證件資料

  3.5.2客戶聯絡資料

  3.5.3緊急事故聯絡人的資料

  3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

  3.6客戶與物業公司往來文件

  3.7客戶違規事項與欠費記錄

  3.8客戶報修記錄

篇3:公司會計檔案管理制度

  公司會計檔案管理制度

  1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿(含備查帳簿)、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據,必須切實加強對會計檔案的管理。

  2、會計檔案由公司財務部負責管理,由主辦會計組織有關人員,嚴格按照《會計人員工作規則》要求,對會計檔案進行定期收集,審查核對,分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記,嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

  3、會計檔案由主辦會計負責保管,做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等,財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況,及時處理檔案保管中存在的問題。

  4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料,按年、季、月順序立卷登記存放。

  5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼,閱后近規定順序及時歸還原處。

  6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時,必須經財務部負責人同意,由檔案管理人員接待查閱。

  7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時,應持有單位介紹信及工作證,經公司領導批準,財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱,并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位,查閱日期,會計檔案名稱及查閱事由。

  8、會計檔案,原則上不對外借,如有特殊情況需要,須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印,并辦理有關手續,外借期間不得轉借他人,不得拆散原卷冊,要限期歸還。

  9、會計檔案的保管期限,根據其特點和使用價值,分為永久、定期二類,定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

  10、會計檔案保管期滿需要銷毀時,由會計檔案管理人員提出銷毀意見,由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定,嚴格審查,編制會計檔案銷毀清冊,報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀,并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料,按上級有關規定執行。

  11、由于單位人員的變動,會計檔案需要移交時,由移交人辦理交接手續,并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

  12、撤銷、合并單位和建設單位完工后,會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位,并按規定辦理交接手續。

  13、公司分設新單位時,由老單位根據帳面數編制財務移交表,雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據,原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。

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