首吉一中團員檔案整理方案

　　為進一步完善我校團員檔案管理，保持團員資料的準確，各團支部對本班團員進行普查登記和檔案整理：

　　一、高一年級各團支部在10月22日前完成12級所有團員轉接團員檔案、組織關系工作，10月23日前移交校團委，具體要求：

　?。?）20**級新生盡快到初中畢業學校辦理團員檔案、組織關系轉出手續；

　?。?）學生團員關系的認定以團員檔案（含入團志愿書、團證）為依據，只有團證，不予認定。

　?。?）團員檔案以入團志愿書為準，將各班團員檔案收齊后，用簽字筆在入檔案袋封面右上角標明班級，并在檔案袋封面上填寫好個人的信息。各支部收齊后統一交學校團委。

　　二、其他各班團支部結合團員青年的變動情況，對其所屬團支部進行團員普查，并對團員檔案準確地更新、整理。各團支部書記負責本支部資料的匯總和團員檔案的整理，并將支部團員信息匯總資料填入統一表格。（見附表一）

　?。?）、先填寫附件一

　?。?）、對團員檔案的整理時間的安排：

　　高二年級：20**-10-11中午12:00-2:00

　　高三年級：20**-10-12中午12:00-2:00

　　初三、初二年級：20**-10-15中午12:00-2:00

　　高一年級：20**-10-18號中午12:00-2:00

　　地點：綜合樓6樓黨團活動室

　?。?）最后將整理檔案的情況上報校團委。

　　三、團員證、入團志愿書遺失情況處理

　?。?）若團組織關系還沒有轉入一中的，請在20**-10-22前到原入團學校辦理轉出團組織關系。

　?。?）若團組織關系已經轉入一中的，團員證、入團志愿書遺失的，以班級團支部為單位集中補辦。團員證、入團志愿書補辦各需交一寸照片一張（彩色、黑白均可），照片要求是登記照，不能上交大頭貼。在照片后注明姓名、班級、入團時間和地點。各團總支在10月26前將需補辦的情況匯總到校團委。

　　四、校團委老師分工

　　為更好的完成此次團員檔案的整理工作，校團委要加強對各支部的指導工作，具體分工如下：

　　總負責人：z

　　初二年級：z

　　初三年級：z

　　高一年級：z

　　高二年級：z

　　高三年級：z

　　各支部書記在整理團員檔案的過程中，多和負責老師聯系，溝通。

篇2：物業檔案整理工作

　　物業檔案整理工作

　　一、物業檔案全宗的劃分

　　物業公司是專門對已建成投入使用的房屋及其附屬設備設施、相關場地實施專業化管理，并為物業業主和使用人提供多方面、多層次的有償服務和良好的居住和工作環境的獨立核算、自主經營、自負盈虧、具有獨立法人資格的經濟實體。

　　根據檔案全宗構成的三個條件，物業公司產生的全部檔案應當構成一個物業檔案全宗。物業公司自成立之日起，就是一個新的立檔單位，在其基本職能沒有發生重大改變，只是職能或工作范圍的擴大或縮小、內部機構的調整等情況下，其變化前后形成的檔案仍屬于一個全宗。如，物業公司屬下的其中一個管理處因業務原因要移交給另外一間物業公司管理，部分檔案因此也移交出去，但這種情況并不影響原物業公司全宗。管理處(小區)屬物業公司的派出機構，其所產生的檔案不能構成一個全宗，而屬物業公司全宗的一部分。在該管理處(小區)轉出時，將有關本公司全局的檔案復印一份存檔，如黨群工作、經營管理、行政管理、財務等檔案；原件及僅關系小區管理的檔案可一并移交給下一間物業公司，成為下一間物業公司全宗的一部分，如住戶檔案、基建檔案、物業維修檔案、物業房產檔案等。

　　但是，遇兩間以上物業公司因發展需要而進行合并，其合并前后的檔案應劃分為兩個以上全宗，即合并后產生的檔案是一個全宗，合并前各物業公司所形成的檔案各自為一個全宗。如：甲公司成立于1990年，乙公司成立于1992年，由于兩公司因業務發展需要于1999年進行合并，這樣就存在三個不同的全宗，即1990~1999甲公司全宗、1992~1999乙公司全宗和1999年新公司成立后的全宗。

　　二、全宗內物業檔案的分類

　　(一)分類的含義和要求

　　1.分類的含義

　　全宗內物業檔案分類是指按照物業檔案來源、時間、內容和形式的異同，把物業管理公司的全部檔案分成若干類別，并組成體系，以利整理、保管和利用的過程。

　　為便于全宗內檔案分類工作的進行，應編制一份分類大綱(分類方案)作為檔案分類工作的依據。所謂分類方案，亦稱分類大綱，是指標列各個類目的名稱，表示全宗內檔案分類體系的綱要。類目，是檔案分類表的構成單元，是在性質上或特征上具有共同屬性的檔案的總稱。分類方案編制后不是一成不變的，在具體操作過程中可根據實際情況加以修正和補充。

　　2.編制分類方案的基本要求

　　(1)分類應該體現客觀性，即從物業檔案形成的特點和物業檔案成分的實際出發，按照文件在物業公司或各管理處(小區)管理活動中原來形成的聯系進行分類，最大限度地保持全宗內檔案文件之間的歷史聯系。

　　(2)分類應該具有邏輯性，即在構思分類體系時，應該有統一的分類標準和明確的類屬關系。分類方案中同級的各類地位相等，內容上相互排斥、不能相互包容。

　　(3)分類應該具有實用性，即便于保管、檢索和利用。要選擇適合物業管理檔案分類的最優分類方案。

　　(4)分類應該具有發展性，即在檔案類目的具體設置上，不僅要考慮到現有的檔案情況，還要進行科學預測，充分估計到可能出現的新類目，使檔案分類類目的設置留有合理的擴充發展的余地。事物是不斷發展的，物業公司的業務范圍也會不斷的擴大，公司職能也會不斷的加強，隨之產生的檔案也將不斷的豐富。在編制分類大綱時，應充分認識這一點，給類目留有一定的發展空間。

　　(二)分類的作用

　　物業公司管理著一定規模的物業，業務范圍廣，設置的機構眾多，各部門產生的檔案紛繁復雜，如果不按照檔案之間的異同或聯系把它們區分成若干類別，就無法立卷、保管和利用。再者，在新的形勢下，檔案機制必須深入到日常的業務工作中去，對全宗內的檔案進行分類，可以指導業務部門的文件材料按類別積累、歸檔。因此，全宗內物業檔案的分類就顯得非常重要。

　　(三)編制分類方案的指導文件

　　物業公司屬于非生產型的企業。在編制物業公司的分類方案時，可參照國家檔案局制定的《工業企業檔案分類試行規則》的基本分類思想、分類原則、分類方法執行。

　　《工業企業檔案分類試行規則》適合一個全宗內全部檔案的分類整理，編制目的是解決企業檔案實體的分類整理和排架管理，屬于檔案實體分類。其選擇的分類標準充分考慮了企業檔案實體所反映企業的職能活動，遵循企業活動的特點和檔案的形成規律。

　　(四)編制分類方案的步驟

　　1.在編制物業公司分類方案之前，必須對整個公司的管理職能及其所產生的檔案(文件材料)進行全面的了解和掌握

　　綜合型物業公司的管理層一般設有辦公室、財務部、經營部、物業管理部、租賃管理部、工程部、保安部、檔案室等各種職能部門；公司下一級是各物業管理處(小區、大廈)和公司開辦的企業。辦公室產生公司行政管理檔案、人事檔案；財務部產生財務檔案；經營部產生經營管理檔案；租賃部租賃管理檔案；物業管理部產生房屋及房屋附屬設備檔案、業主(住戶)檔案；工程部產生基建檔案、修繕檔案。對于本公司是否設置有上述職能部門及其檔案產生的過程、數量、載體形式、利用價值、利用頻率都應在編制分類方案之前了解清楚。

　　2.根據1991年國家檔案局頒發的《工業企業檔案分類試行規則》的分類原則，以物業公司的全部檔案為對象，以公司的主要管理職能為標準劃分一級類目

　　《工業企業檔案分類試行規則》設置10個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。物業公司可根據物業管理的實際需要增設或合并一級類目。

　　根據目前物業公司的職能范圍，物業公司的分類方案可設房產物業管理(也稱物業管理專門檔案)、黨群工作、行政管理、經營管理、設備儀器、基本建設、科學技術研究、會計檔案、干部職工檔案9個一級類目。這些一級類目能包括物業公司的全部檔案，即全宗內的所有檔案都能找到對應的大類。

　　《工業企業檔案分類試行規則》中規定聲像、照片或其他非紙質載體形式的檔案一般不單獨設置類目，可視其內容特征同紙質檔案對應分類編號。但物業公司也可根據同級檔案行政管理部門的要求，視檔案管理實際操作的方便程度，增設聲像檔案和榮譽檔案2個一級類目。這種情況下，物業公司全宗就可分為房產物業管理(也稱物業管理專門檔案)、黨群工作、行政管理、經營管理、設備儀器、基本建設、科學技術研究、會計檔案、干部職工檔案、聲像檔案和榮譽檔案11個一級類目。

　　凡是屬歸檔范圍內的文件材料而找不到其相應一級類目的分類方案都是不科學的分類方案。

　　3.根據一級類目各自的特點分別設置二級或以下類目

　　二級或以下類目的設置要根據業務量的大小和檔案量的多少來決定，業務量大、檔案數量多的類目應增設下一級類目，反之則不需要再設置下一級類目，以免分類方案復雜化。

　　(1)物業管理專門檔案可根據物業管理的管理對象和服務形式，再細分為房產、住戶(業主)、租賃、修繕類。房產類可按問題細分為報表、賬目、清冊；住戶類可按是否為業主細分業主和租戶，也可不再細分；租賃可細分為商業租賃和住宅租賃，或不細分；修繕類可細分也可不細分。

　　(2)設備、儀器檔案可根據設備儀器的種類或型號細分為電梯、音響、空調機、文體健身器材、計算機、電話機、其他。

　　(3)基建檔案按工程性質或建筑項目細分。

　　(4)科研檔案可按課題性質或課題內容細分。

　　(5)會計檔案可按會計文件形式(名稱)細分為會計憑證、會計賬簿、財務報告、工資單及其他。

　　(6)黨群工作類、行政管理類、經營管理類可按問題或組織機構細分。這三大類下二級類目的設置可參照《企業檔案分類與組卷實用參考》中的附表《工業企業檔案分類表》進行。

　　(7)聲像檔案可按其形成過程、載體形式和制成材料的不同分為照片、錄音帶、錄像帶、計算機磁盤、縮微膠片、光盤光碟等，不同載體可再按專題(內容)細分。

　　(8)榮譽檔案按物品的形式細分為獎狀、獎杯、獎旗、證書、題詞等等。

　　4.對物業檔案分類類目進行標識，即編制物業檔案的分類號

　　分類號，是指類目的簡明編碼，標記各級類目的符號，可固定全部類目的先后次序和明確一個類目在分類體系中的特定位置，以便于標引、排列和進行檢索、組織館藏。

　　標識物業檔案分類號，是指依據物業檔案分類劃定的類目層次，對各級類目給定一個特定的字母或數字，并用一定的間隔符號標明其各級類目層次關系的全過程。如“9”表示“會計檔案”；“9.1”表示“會計檔案”的下位類“財務報告”。同一全宗內不能有相同的分類號。

　　三、物業檔案的立卷和編號

　　(一)立卷的含義

　　立卷或稱組卷，就是將若干互有聯系的檔案文件組合成案卷，即檔案基本的保管單位。立卷是檔案整理工作的基礎內容之一，它的作用在于揭示檔案文件之間的聯系，使文件更加系統化，條理化，便于保管和利用。

　　案卷由兩部分組成：一是經過整理的文件材料本身，二是整理過程中形成的卷內目錄、卷內備考表、案卷封面封底、卷盒。卷內目錄是指案卷內登記文件及其排列順序的目錄，通常排列在文件材料之前。卷內備考表是指說明案卷內文件狀況的表格，通常排列在文件材料之后。

　　案卷有裝訂和不裝訂兩種形式。物業檔案的案卷有文字材料型(如黨群工作類檔案)、圖樣材料型(如基建檔案)、圖文混合型(如修繕檔案)、聲像材料型(如照片檔案)等四種類型。

　　(二)各類檔案的立卷方法

　　物業檔案全宗由11大類檔案組成，各類檔案的內容各不相同，其立卷方法更是各有千秋，但各類檔案的立卷都要遵循物業檔案文件材料的形成規律，保持案卷內文件材料的有機聯系，并要便于保管和利用。

　　1.物業管理專門檔案

　　(1)租賃檔案

　　租賃檔案采用按房屋租賃單元立卷，即以一份租賃合約及其相關文件材料為一個立卷單位。如租賃合約簽署的租賃地址為2503房，我們便將有關2503房的租賃文件材料組成一個案卷；如租賃合約簽署的租賃地址為2503~2509房，我們便將有關2503~2509房的租賃文件材料組成一個案卷。原租賃關系解除后，房屋再次出租，所簽署的租賃合約及其相關文件材料應另外組成新的案卷。同一房屋單元的不同時期組成的租賃檔案在實體排架上并不集中在一起。租賃檔案案卷內文件材料的排列按結論性材料在前、依據性材料在后；中文譯文在前、原文附后；文字材料在前、圖樣在后的原則進行。如：組卷時應將租賃合同排在最前面。

　　(2)住戶(租戶)檔案

　　以房屋單元為立卷單位，即在一段時期內一個房屋單元的住戶資料，包括有關入住手續、家庭概況等文件材料組成一個案卷。這里的“一段時期內”指的是該房屋單元的住戶資料積累到了一定厚度的時間段，對于不同的房屋單元其時間段長短不同。同一房屋單元的不同時期組成的住戶檔案在實體排架上并不集中在一起。住戶(租戶)檔案卷內文件材料按時間順序排列，即形成早的材料在前、形成晚的材料在后。

　　(3)修繕檔案

　　以房屋單元為立卷單位，即在一段時期內同一單元的修繕材料組成一卷；如屬公共設施或重大項目維修產生的檔案歸入基建檔案類。同一房屋單元的不同時期組成的修繕檔案在實體排架上并不集中在一起。修繕檔案案卷內文件材料的排列同樣按結論性材料在前、依據性材料在后；譯文在前、原文附后；文字材料在前、圖樣在后的原則進行。

　　(4)物業房產檔案

　　以小區或管理處為立卷單位。

　　2.設備、儀器檔案

　　以一種或一套設備、儀器為立卷單位。設備、儀器檔案按依據性材料--設備、儀器開箱驗收--設備、儀器安裝調試--設備、儀器運行維修--隨機圖樣排列。隨機圖樣也可單獨立卷。

　　3.基建檔案

　　以一個項目或一項工程為立卷單位?；n案按依據性材料--基礎性材料--工程設計(含初步設計、技術設計、施工設計)--工程施工--工程竣工驗收排列。

　　4.科研檔案

　　以科研課題為立卷單位?？蒲袡n案按課題立項階段--準備階段--研究實驗階段--總結鑒定階段--成果申報獎勵階段--推廣應用階段排列。

　　5.行政管理檔案

　　行政管理檔案按年度--問題--保管期限進行立卷，即將同一年度形成的同一問題且同一保管期限的文件材料組成一卷。卷內文件材料按問題、時間或重要程度排列?？缒甓鹊恼埵九c批復放在復文年立卷，無復文則放在請示年立卷；跨年度的規劃、計劃放在內容針對的第一年立卷；跨年度的會議材料放在會議開幕年立卷。密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前、請示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法規性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；決定性文件材料在前，依據性材料在后。

　　6.經營管理檔案

　　同行政管理檔案。

　　7.黨群工作檔案

　　同行政管理檔案。

　　8.聲像檔案

　　聲像檔案包括照片、錄音帶、錄像帶、計算機磁盤、縮微膠片等特殊載體檔案。對這部分檔案立卷時應先將不同載體形式的檔案分開，同一載體形式的檔案根據實際情況按專題(問題)進行分類后再立卷：

　　(1)照片

　　以張為單位立卷。照片的底片應單獨整理與存放，照片和說明一同整理和存放。一般應以照片的自然張為單位編寫說明，一組聯系密切的照片應加總說明。

　　(2)錄音、錄像帶

　　以盒為單位立卷。如果同一內容分錄了數盒，應統一編一個案卷號，每盒再編案卷分號。

　　(3)計算機磁盤

　　以盤為單位立卷。如果同一內容分錄了數盤，應統一編一個案卷號，每盤再編案卷分號。

　　(4)縮微膠片

　　以卷為單位立卷。

　　以上各案卷的排列按時間先后進行。

　　9.人員檔案

　　以個人為立卷單位。卷內文件材料的排列先按材料類別再按形成時間先后進行。人員檔案卷內文件材料可分成10大類：(1)履歷材料；(2)自傳材料；(3)鑒定、考核、考察材料；(4)評定崗位技能和學歷材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評定技能的考績、審批等材料)；(5)政審材料；(6)參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料；(7)獎勵材料；(8)處分材料；(9)招用、勞動合同、調動、聘用、復員退伍、轉業、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；(10)其他可供組織參考的材料。

　　10.會計檔案

　　會計檔案按形式--年度--保管期限進行立卷，即將物業公司形成的會計檔案，先按財務報告類、會計賬簿類、會計憑證類、工資單或其他四種形式分開，再按會計年度分開，最后按永久、定期(25年、15年、10年、5年、3年)等不同保管期限分別立卷。案卷順序號按屬類內(財務報告、會計憑證、會計賬簿、工資單及其他)年度流水編號。卷內文件材料按時間順序排列。

　　11.榮譽檔案

　　先按榮譽檔案的形式進行分類，以件為立卷單位。

　　(三)卷內文件的編碼

　　案卷內文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。頁號編寫位置：單面書寫的文件材料在右下角編寫頁號，雙面書寫的文件材料，正面在右下角背面在左下角編寫頁號。頁號一律使用阿拉伯數字，字體要端正、清楚。案卷封面封底、卷內目錄(原有圖樣目錄除外)、卷內備考表不編寫頁號。

　　裝訂形式的案卷，采用大流水方式編寫案卷頁號；不裝訂形式的案卷，兩頁以上的單份文件應單獨裝訂和單獨編寫頁號。不裝訂案卷內的文件應逐件加蓋檔號章。

　　檔號是指檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼，檔號是存取檔案的標記，并具有統計監督作用。檔號的結構分為三種：第一種結構為：全宗號--案卷目錄號--案卷號--件、頁(張)號；第二種結構為：全宗號--類別(分類)號--案卷號--件、頁(張)號；第三種結構為：全宗號--類別(分類)號--項目號--案卷號--件、頁(張)號。物業檔案可采用第三種結構，一案一號，全宗內不允許有相同的檔案號。

　　檔號章位置在每件文件首頁的右下角，其內容、格式、尺寸及填寫規范如下：

　　1.全宗號

　　檔案館給定立檔單位(物業公司)的編號。

　　2.類別號

　　即類目號，分類號，標注各級類目的符號。

　　3.項目號

　　租賃、修繕、住戶、房產、工程、課題、設備等檔案的代字或代號，具體可引用有關管理部門編制的項目代號。如一個物業公司可用該公司所管轄的各管理處(小區)的代號作為租賃檔案或修繕檔案的項目號。

　　4.案卷號

　　案卷排列的順序號。

　　5.件號

　　案卷內文件的順序號。

　　(四)填寫案卷封面

　　案卷封面可采用案卷外封面和案卷內封面兩種形式。外封面印制在卷皮的正表面，內封面排列在卷內目錄之前。

　　1.黨群工作、行政管理、經營管理、基建、設備、科研檔案案卷封面的填寫。式樣見表3-5-2，其內容及填寫規范如下：

　　(1)案卷題名案卷題名應簡明、準確揭示卷內文件材料的內容。

　　(2)編制單位填寫案卷內文件材料的形成單位或主要責任者。

　　(3)編制日期填寫案卷內文件材料的起止日期。

　　(4)保管期限填寫劃定的保管期限。

　　(5)密級依據保密規定填寫。

　　(6)檔號填寫檔案的分類號、項目號和案卷順序號。

　　(7)檔案館(室)代號填寫國家給定的本檔案館(室)的編號，同全宗號。

　　(8)縮微號填寫縮微時給定本案卷的編號。無縮微業務的單位此項可留空。

　　2.物業管理專門檔案案卷封面的填寫。式樣見表3-5-3~表3-5-6，其填寫規范如下：

　　(1)房屋座落。填寫房屋所在行政區、路、街、門牌號碼、管理處(小區)、房號。

　　(2)出租人。填寫房屋產權所有者姓名。

　　(3)承租人。填寫承租房屋者姓名。

　　(4)住戶。填寫房屋使用人(承租、出租人)姓名。

　　(5)全宗號、分類號、項目號、案卷號、編制單位、編制時間、縮微號、保管期限、密級填寫規范同檔號章或表3-5-2的填寫規范一致。

　　3.人員檔案案卷封面式樣見表3-5-7。

　　4.照片、錄音、錄像帶、計算機磁盤案卷封面內容參見表3-5-8。

　　5.會計檔案案卷封面式樣見表3-5-9。填寫規范如下：

　　(1)全宗名稱、類別、全宗號、案卷號、保管期限、案卷標題。

　　(2)起止時間。填寫卷內文件的起止時間。

　　(3)卷內頁號。填寫卷內文件的起止頁號。

　　(4)目錄號。填寫案卷所屬分類目錄的號碼。

　　(五)填寫備考表

　　卷內備考表要標明案卷內文件材料的件數、頁數以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。如更改檔案或補充檔案材料都可在此反映。式樣見表3-5-10。

　　(六)編制案卷脊背

　　會計檔案的案卷背脊式樣見表3-5-11。內容包括全宗號、目錄號、案卷號、類別、期限、冊號等。其他類別檔案案卷脊背可編也可不編，其內容包括有案卷題名、檔號。

　　(七)文字材料型、圖紙材料型、圖文混合型案卷的裝訂

　　案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式；案卷內不同尺寸的文件材料要折疊為統一幅面；案卷裝訂時必須去掉金屬物。

　　1.裝訂方式：對齊左下角，采用三孔一線的方法把案卷封面、封底、文件材料、卷內目錄、卷內備考表裝訂牢固，并在封底繩結處粘上封紙，蓋上騎縫章。行政管理、經營管理、黨群工作檔案、會計檔案一般不用補充文件材料，可采用裝訂形式進行管理。

　　2.案卷不裝訂時，其卷內文件材料要按卷內目錄的編排次序排列有序，并裝入案袋或卷夾內。房產物業管理檔案、基建檔案等可采用不裝訂形式進行管理。

　　(八)案卷的入盒

　　案卷裝訂或裝袋后，必須裝入卷盒內保存。

　　1.物業管理專門檔案、黨群工作、行政管理、經營管理、基建、設備、人員、科研檔案

　　卷盒尺寸采用310mm×220mm，其厚度可根據需要分別設置30，40，50，60mm的規格，在盒蓋翻口處中部應設置繩帶，使盒蓋能緊扣住卷盒。

　　卷盒封面項目包括全宗名稱、類目名稱、年度、卷數、保管期限，式樣見表3-5-13。其填寫規范與案卷封面同。

　　卷脊項目包括年度、類別號，項目號，案卷起止號，式樣見表3-5-14。其填寫規范如下：

　　(1)年度。填寫盒內文件材料的起止年份。

　　(2)卷數。填寫盒內所裝案卷的數量。

　　(3)起止卷號。填寫盒內案卷的案卷起止號。

　　(4)其余項目的。填寫方法同軟卷皮格式。

　　2.會計卷盒封面和背脊內容格式可參照以上案卷封面和背脊格式，并將項目號改為目錄號。

　　3.照片、錄音、錄像帶、計算機磁盤卷盒封面內容同其案卷封面內容。

　　(九)編目移交

　　文件材料組卷后要按照檔號順序編制案卷目錄。案卷目錄隨檔案一并移交。

　　四、物業檔案案卷目錄的編制

　　(一)案卷目錄的含義

　　案卷目錄是著錄全宗內所有案卷的內容與成分等情況，并裝訂成冊的一種檢索工具。它是按照一定的規則編排而成的檔案條目組合，是檔案管理、檢索、報道的工具。

　　物業檔案全宗內案卷目錄一般有案卷總目錄、案卷分類目錄、案卷專題目錄等三種類型

　　(二)物業檔案案卷總目錄的編制

　　物業檔案案卷總目錄是物業管理檔案案卷的總登記賬，其目的主要是為掌握物業檔案數量與物業檔案基本內容，便于統計管理。案卷總目錄包括如下項目：

　　1.總登記號

　　物業公司檔案管理部門對接收的檔案，按照歸檔時間順序，以案卷為單位登記的流水編號。

　　2.歸檔時間

　　案卷歸檔的實際時間，按年、月、日填寫。

　　3.案卷題名、檔號、編制單位、編制日期

　　按照案卷封面上已填寫的內容填寫。

　　4.份數、張數

　　按照案卷備考表內注明的文件份數、文件總頁數填寫。

　　5.變更情況

　　填寫案卷管理過程中各種變更情況。

　　6.備注

　　填寫針對本案卷需要說明的事項。

　　案卷總目錄只是按檔案歸檔順序登記的流水賬本，一般不具有查找功能。物業公司可根據實際情況選擇編與不編案卷總目錄。

　　(三)物業檔案分類目錄的編制

　　物業公司檔案分類目錄是以全宗內一級類目或二級類目、三級類目為基本單元，以該類目的案卷為登記單位，依照案卷已整理排列順序進行流水登記的檔案目錄。

　　案卷分類目錄與案卷總目錄存在兩點區別：其一，分類目錄不僅能固定案卷之間的排架順序和揭示不同類別檔案的成分，并統計各類檔案的數量，而且便于案卷的查詢和提供利用檢索服務。其二，案卷總目錄是按照歸檔時間順序流水登記案卷順序，而分類目錄是依據各類目內案卷排架順序進行登記案卷的分類順序號。

　　物業公司檔案分類目錄的項目與案卷總目錄項目基本相同，主要有分類順序號、歸檔時間、案卷題名、檔號、份數、張數、編制單位、編制日期、密級、保管期限、變更情況、備注。分類順序號填寫該分類內的案卷排列順序號，其他項目與總目錄填法一致。具體到不同類目其分類目錄的編制各不相同。

　　1.行政管理檔案、黨群檔案、經營管理檔案、基建檔案、科研檔案、設備檔案、聲像檔案可各自編制案卷分類目錄。

　　2.房產物業管理檔案可按照二級類目或三級類目編制若干本案卷分類目錄，如物業房產檔案目錄、物業公司租賃檔案目錄(物業公司商業租賃檔案目錄、物業公司住宅租賃檔案目錄)、物業公司修繕檔案目錄、物業公司業主檔案目錄。

　　3.會計檔案按報表、賬簿、憑證、工資單各自編案卷目錄。

　　4.已故人員檔案獨立編制分類目錄。

　　(四)物業檔案專題目錄的編制

　　物業檔案專題目錄是揭示物業管理全宗內有關某一專題的檔案內容和成分的檢索工具，屬檢索型目錄之一。它的特點是選題的靈活性，集中了有關某一專題的全部檔案，不受案卷順序號的限制，目的是通過該專題的關鍵詞來檢索檔案案卷號及其他相關內容。

　　物業檔案專題目錄的項目與分類目錄基本相同，不同的是專題目錄將該專題的關鍵詞排在表格的最前面，案卷號等其他項目相應的排在后面。如物業公司租賃檔案分類目錄，其表格內各項目是按案卷號--地址--出租人(業權人)--承租人--租賃時間--備注等順序排列的；而物業公司租賃檔案業權人專題目錄，其表格內各項目是按出租人(業權人)--案卷號--地址--承租人--租賃時間--備注等順序排列的，即將出租人欄目排在其他各項的前面。

　　五、立檔單位與全宗說明

　　(一)立檔單位與全宗說明的作用

　　在整理工作中，對物業公司的歷史沿革和物業檔案狀況進行充分研究后，寫出的書面材料，稱為“立檔單位和全宗說明”，又稱“立檔單位和全宗歷史考證”。它可以作為物業檔案整理工作方案的一部分，也可作為單行材料。其作用有：

　　1.它是正確地制訂物業檔案整理工作方案和科學地組織物業檔案整理工作的依據。對全宗內各個部分檔案整理的具體要求和方法，都只有在深刻而全面地研究物業公司和全宗歷史的基礎上才能確定。

　　2.它是物業檔案整理工作中必要的參考材料。在確定物業檔案所屬全宗、考證文件日期和所屬組織機構、檔案的歸類等方面，它能提供一些可以參考的材料，可以減少立卷中的困難，提高效率。

　　3.它對鑒定物業檔案價值有輔助作用。了解和明確物業公司的主要職能和任務、領導關系、檔案保管程度以后，才便于正確地鑒別文件的價值，比較準確地劃分物業檔案的保管期限。

　　4.它可以作為編制檢索工具的基礎材料。檔案館(室)在編制各種檢索工具，尤其是在編制全宗介紹、檔案館指南等大型檢索工具時，都需要了解整個全宗以及物業公司的歷史。

　　(二)立檔單位和全宗說明的內容

　　1.物業公司的歷史沿革。包括物業公司成立、停辦、撤銷的時間和原因；物業公司的性質、任務、職權范圍及其變動情況；物業公司在社會中的作用及領導關系和隸屬關系的變化情況；物業公司內部組織機構的設置、職能及其變化情況，負責人姓名；物業公司文書工作制度(行政管理、黨群工作、經營管理)及其變化情況，文書處理中的印章及其作用。

　　2.全宗檔案情況。包括全宗檔案內容與成分的概況；物業檔案入館(室)前的保管處所和保管情況；物業檔案何時入館、是否受過損失、是否經過鑒定、銷毀數量等；物業檔案利用情況。

　　(三)立檔單位和全宗說明的編寫方法

　　1.研究規定物業公司任務、職能和組織機構的決議、章程、條例、辦法、命令、指示等法規性文件，并參閱物業公司歷史大事記、工作總結和有關報刊資料，以熟悉物業公司和全宗的情況。

　　2.通過訪問物業公司內負責人和一般工作人員，獲得編寫歷史考證的感性材料，進一步豐富內容。

　　3.應由物業檔案工作人員中比較熟悉物業公司歷史情況的同志進行編寫，內容務求簡明，且有根有據，不可單憑回憶進行編寫。

篇3：工程竣工資料整理和檔案管理細則

　　工程竣工資料的整理和檔案管理細則

　　根據本公司檔案管理辦法,結合工程實際,認真做好竣工資料的整理和檔案管理工作。

　　第1節文件管理

　　1.1 建立、健全文件管理程序。對所有文件的編號、登記文件傳遞制定明確規定。

　　1.2 定期檢查文件是否已經發出，應該答復的文件是否已答復。

　　1.3 對拖延的文件應及時處理，對失職的部門應及時敦促他們及時采取糾正措施。

　　1.4 對各種文件，根據其特征、相互聯系和保存價值分類整理， 根據文件的內容、時間等特征組卷。

　　1.5 案卷標題要準確地反映出案卷文件的作者和內容，文件、主要案卷要確定保存期限。

　　1.6 立卷歸檔的文件要保證齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管、查找和利用。

　　第2節竣工資料整理

　　2.1 信息收集

　　(1)氣象、洪水預報等信息

　　(2) 建設過程中建設單位對各種有關進度、質量、投資、合同等方面的意見和看法，及建設單位上級單位對工程建設的各種意見和指令。

　　(3) 收集監理單位發出的指示。包括監理負責人指示、現場監理的批示，提供的補充圖紙等。

　　(4) 各種會議信息。

　　2.2 現場記錄

　　主要包括以下內容：當天參加的施工人員、設備名稱和數量，工程進度、施工質量、施工安全及事故處理記錄；當天天氣情況及長江水位情況；監理所作指示；當天所發生的糾紛及解決辦法等。

　　2.3 數據統計

　　利用Project2000 及Fo*pro 等軟件程序及時做好工程資源、質量、進度、工程量及投資、分區報表等，供監理、建設單位使用，并用于施工全過程管理。

　　2.4 竣工資料整理

　　工程完工后及時整理資料，按照招標文件規定要求及監理人指示提交全套完工資料。