XX地產物業總部檔案管理規范

　　一、檔案資料的收集：

　　1、設立檔案專柜，采取系統化、科學化、電腦化的先進手段，建立相應的規章制度，對所有檔案進行嚴格管理。

　　2、檔案管理堅持全面細致，內容準確有效，專人專管。物業總部存檔文件分為人事檔案，文書檔案，和其它應存檔的資料文件。

　　二、檔案資料分類整理：

　　收集后的所有文件，統一由檔案管理員集中整理。整理的重點是去偽存真，根據檔案的來源、信息的內容、表現形式等特點進行細分，做到條理清晰、分類合理。 參照物業標準化管理規程。

　　三、檔案資料歸檔管理：

　　1、檔案組卷按不同業務性質編號、造冊、編輯并分柜保存，運用計算機等先進的管理手段，盡可能地把各種形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便于查找和調用。

　　2、檔案按時規范整理，具體詳見第四點“文件編碼規范”。

　　3、檔案的管理環境必須做到“三防”，即防火、防潮、防霉變。

　　四、檔案管理工作程序

　　文件管理工作程序分以下幾個階段

　　1、收集階段由管理員負責，根據文件收發紀錄嚴格整理。

　　2、整理階段重點是管理員將各類文件歸類，不重復存檔。

　　3、檔案分類階段是認真填寫檔案紀錄。分清編號，頁碼，和名稱。

　　4、檔案入檔階段同分類階段同時進行，應當及時有效，原則上文件收回當天應當存檔。

　　5、檔案借用應當獲得上級領導同意，借檔人填寫檔案借條，按期歸還。

　　6、檔案檢索目錄管理員應當按照本文第五條認真填寫。詳見下表。

　　7、辦公室主任每月檢查一次檔案管理情況，負責督導檔案管理員工作。

　　五、檔案歸類要求

　　1、文書和資料類存檔編碼要求

　　序文件編號說明備注

　　1H-09-01XX地產集團來文

　　1、編碼規則以H-09-01為例,H代表集團,09代表年份,01代表第一文件夾,如果文件夾已滿,則可設02文件夾,依次類推.

　　2、文件以發文時間為序整理歸類, H-09-01-01表示集團09年第1份文件.

　　3、文件夾內可設分欄目,如ZB(*)-09-01文件夾內,可以將各項目月報分開整理.文件夾內應當詳細注明,文件編碼,如ZB ZB(*)-09-01-G*-01代表項目周報09年1號文件廣星分類欄1號文.

　　2W-09-01物業總部發文

　　3G*-09-01廣州XX物業來文

　　4HY-09-01廣州海怡物業來文

　　5B*-09-01北京XX物業來文

　　6Spx-09-01上海浦東XX物業來文

　　7SM*-09-01上海閔行XX物業來文

　　8T*-09-01太原XX物業來文

　　9ZB(*)-09-01各項目周報,月報,年報

　　10YB(W)-09-01物業總部月報,年報,會議紀錄,總結

　　11HR-09-01經理級任命,權限,年度績效考核文件

　　12DW(W)-09-01黨務文件

　　13CW(W)-09-01財務文件收發紀錄,經濟合同,年度預算

　　14ZL-09-01資料,報價,招投標合同,行業資料

　　15WL(W)-09-01外來文件,政府法規

　　2,人事檔案檔要求

　　參考*中央組織部、 國家檔案局關于印發《干部檔案工作條例》的通知,結合物業公司實際，物業總部對經理級以上人員人事檔案管理分類規定如下，共分十類：

　　第一類 履歷材料;(入職申請表，)

　　第二類 自傳材料;(年度考核述職報告，定期更新)

　　第三類 鑒定、考核、考察材料;(績效考核表)

　　第四類 學歷和評聘專業技術職務材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評聘專業技術職務、考績、審批材料，職稱等等);

　　第五類 政治歷史情況的審查材料(包括人事部門招聘甄別、復查材料和依據材料，黨籍、參加工作時間等問題的審查材料，社會關系，法律紀錄);

　　第六類 參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料;

　　第七類 獎勵材料

　　第八類 處分材料

　　第九類 錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料;

　　第十類 其他可供組織上參考的材料。(重復類材料統一制作成副本)。

　　XX物業管理總部辦公室

　　二OO九年四月十二日

篇2：社區居民健康檔案管理服務規范

社區居民健康檔案管理服務規范

　　一、服務對象

　　轄區內常住居民。

　　二、服務內容

　　1.居民健康檔案內容

　　居民健康檔案內容包括個人基本信息、健康體檢、重點人群管理記錄和其他醫療衛生服務記錄。

　　(1)個人基本情況包括姓名、性別等基礎信息和家族史、既往史等基本健康信息。

　　(2)健康體檢包括一般健康檢查、生活行為方式、健康狀況及其疾病用藥情況、健康評價等。

　　(3)重點人群管理記錄包括國家基本公共衛生服務項目要求的0-3歲兒童保健、孕產婦保健、老年人保健、慢性病患者管理等各類重點人群的隨訪和管理記錄。

　　(4)其他醫療衛生服務記錄包括上述記錄之外的其他接診記錄、住院記錄、轉診記錄、會診記錄等。

　　2.居民健康檔案的建立

　　(1)轄區居民到基層醫療衛生機構接受服務時，由首診醫生負責為其建立居民健康檔案，并根據其主要健康問題和衛生服務需要填寫相應記錄。同時為服務對象填寫并發放《居民健康檔案信息卡》。

　　(2)通過入戶服務(調查)、疾病篩查、健康體檢等多種方式，由基層醫療衛生機構責任醫護人員分期、分批在居民家中或工作現場為轄區內重點人群建立居民健康檔案，并根據其主要健康問題和衛生服務需要填寫相應記錄;0-3歲兒童健康管理和預防接種服務專項檔案由兒童保健科室醫務人員在新生兒訪視時隨即建立;孕產婦保健服務專項檔m.airporthotelslisboa.com案則由婦產科或婦女保健科醫護人員在早孕診斷確認后隨即建立。

　　(3)在醫療衛生服務提供過程中建立的健康檔案相關記錄表單，裝入居民健康檔案袋統一存放。有條件的地區錄入電腦，建立電子化健康檔案。

　　3.居民健康檔案的使用

　　(1)已建檔居民到基層醫療衛生機構復診時，應持《居民健康檔案信息卡》，在調取其健康檔案后，由接診醫生根據復診情況，及時填寫和更新/補充相應記錄內容。

　　(2)入戶醫療衛生服務時，應事先查閱服務對象的健康檔案并攜帶相應表單，在服務過程中記錄、補充相應內容。

　　(3)需要轉診、會診的服務對象，由接診醫生填寫轉診、會診記錄。

　　(4)所有的服務記錄由責任醫生統一匯總、及時歸檔。

　　三、服務流程

　　四、服務要求

　　1.健康檔案管理要具有必需的檔案庫房、配備檔案裝具，按照防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等要求妥善保管健康檔案，指定專(兼)職人員負責健康檔案管理工作，保證健康檔案完整、安全。

　　2.基層醫療衛生機構應使用多途徑的信息采集方式建立居民健康檔案。健康檔案應及時更新，保持資料的連續性。

　　3.健康檔案的建立要遵循自愿與引導相結合的原則，在使用過程中要注意保護服務對象的個人隱私。

　　4.統一為居民健康檔案進行編碼，采用16位編碼制，以國家統一的行政區劃編碼為基礎，以鄉鎮和街道為范圍，村(居)委會為單位，編制居民健康檔案唯一編碼。同時將建檔居民的身份證號作為統一的身份識別碼。

　　5.遵照國家有關專項技術規范要求記錄相關內容，記錄內容應齊全完整、真實準確，書寫規范，基礎內容無缺失。

　　6.健康檔案管理和服務人員在使用、管理、考核等工作中有權使用健康檔案，其它機構或個人需要使用健康檔案時，必須向健康檔案管理機構提出書面申請，管理機構批準并經本人或其監護人同意后，方可使用。

　　五、考核指標

　　1.健康檔案建檔率=建檔人數/轄區內常住居民數×100%

　　2.健康檔案合格率=填寫合格檔案份數/抽查檔案總份數×100%

　　3.健康檔案使用率=抽查檔案中有動態記錄的檔案份數/抽查檔案總份數×100%

　　有動態記錄的檔案是指一年內健康檔案記錄有符合各類服務規范要求的有

　　z街道社區衛生服務中心來源自 物業經理人

篇3：小區業戶檔案管理工作規范

　　1.0 目的

　　為加強業戶檔案的規范化管理,保障其有效利用,特制定本規范。

　　2.0 范圍

　　本規范適用于物業集團所有業戶檔案的管理。

　　3.0職責

　　3.1 客戶服務部文員負責業戶檔案的建立和更新、補充等日常管理工作,并直接對分管客戶服務部的公司領導負責。

　　3.2 客戶服務部的分管領導負責監督業戶檔案的使用與控制。

　　4.0工作內容

　　4.1 檔案資料的收集

　　4.1.1 客戶服務部文員負責對業主檔案進行管理。業戶檔案資料包括:

　　a.收樓資料(入住通知單、業主身份證復印件、住戶檔案表、合約存根、入伙交款單、房屋鑰匙簽收確認書、樓宇情況反饋單等);

　　b.裝修資料(裝修申請書、裝修承諾書、裝修許可證、裝修工人身份證復印件等);

　　c.房屋維護資料(投訴處理檔案卡等);

　　d.房屋變更資料。

　　4.1.2 對遺缺不全的檔案,客戶服務部文員應采取措施,積極收集齊全。

　　4.2 檔案的整理

　　4.2.1 客戶服務部文員依據業戶的樓號對業戶檔案進行分類并建立索引。

　　4.2.2 每位業戶檔案卷宗上應貼有檔案清單,注明業戶存放的所有檔案資料。

　　4.3 檔案的保存

　　4.3.1 公司設立專門地點或專用庫房保存檔案。

　　4.3.2 編制檔案目錄卡片,卡片上包括:編號、樓號、房號、業主姓名,以方便檔案的查找。

　　4.3.3 門窗應結實牢固,做好檔案室的防盜。

　　4.3.4 檔案室應防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防損壞,延長檔案的壽命,維護檔案的安全。

　　4.4 檔案的更新

　　4.4.1客戶服務部文員將新業戶的資料按照樓號存放相應位置,將舊業戶的資料另行妥善保存。

　　4.4.2如果業戶的資料有增加或刪減,客戶服務部文員應及時修改卷宗的卡片。

　　4.5 檔案的使用與控制

　　4.5.1 業戶檔案的使用必須嚴格控制,控制等級由物業公司制定。已形成檔案的業戶資料的保管與使用按以下等級控制:

　　4.5.1.1完整的業戶資料匯總(文字和電子版本)屬于物業公司機密文件,由物業公司(管理處)負責人保管與控制,其余人員不得復制、使用,違反者,按嚴重違紀處理。

　　4.5.1.2客戶服務部人員使用的業戶資料匯總表載明的內容限于其負責范圍內的業戶的姓名、常用聯絡手機、家庭電話、單元編號,重要業戶的手機號碼不登記。

　　4.5.1.3物業部主管及使用的分管轄區業戶資料匯總表載明的內容僅限于業戶姓名、單元編號。

　　4.5.1.4重要業戶的資料的控制由公司另外規定。

　　4.5.1.5以上各類業戶資料匯總表由客戶服務部文員負責編制,加蓋文件受控章和編號后,登記發放。未經樓盤負責人批準,任何人員在任何時候不得復制以上業戶資料(文字和電子版)。

　　4.5.2 凡需閱讀、使用業戶檔案者,::須由使用部門負責人填寫《檔案借閱登記表》報物業公司(管理處)負責人同意后,方可借閱、使用。

　　4.5.3 借閱業戶檔案者應愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損壞。借閱檔案交還時,客戶服務部文員須當面查看清楚,如發現損壞,應及時報告主管領導。

　　4.5.4 外單位借閱業戶檔案,應持有單位介紹信,經總經理批準后方可借閱,且不得帶離檔案室,其抄摘內容須總經理審核同意后方能帶出。

　　5.0 質量驗收標準