物業公司及項目檔案管理制度

　　●檔案管理規定

　　1、檔案資料由經理負責監督保管，內務管理員專職文件存檔、注記工作。

　　2、有關物業的驗收檔案、圖紙、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設施和設備檔案及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜上鎖，未經經理許可，任何人不得動用。

　　3、物業檔案資料必須做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔清單和編號目錄。

　　4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。

　　5、物業檔案在歷任經理離職或調職時，應向接任者辦理移交手續，經認可后方可離開。

　　6、物業檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經經理書面認可，如有違反的，作泄密處理。

　　8、公司將定期巡查上述規定所提及的要求落實情況，對不符合要求的保管人將作適當處分。

　　9、小區檔案資料因保管不當而造成遺失、泄密的，對小區管理有重大影響及損害小區和公司利益的，公司將視情節追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。

　　●小區管理保密規定

　　1、公司、物業內部資料，業主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯系電話、購/租合約及金額、小區及公司內部情況、業主/住戶個人情況等均屬保密范圍。

　　2、業主/住戶及員工資料統一存放在辦公室文件柜內，由內務管理員專人管理。

　　3、公司文件柜備用鑰匙由經理保管，內務管理員休假時，由經理指定者方可代為執行以上事務。

　　4、因工作所需而放置在辦公室、監控室的業主/住戶的聯系電話、地址等，必須隱蔽放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。

　　5、公司制定的各類規章制度及工作指引，嚴禁任何形式的抄襲和復印，嚴禁外泄。

　　6、公司發布的各類通知通告，應限定時效，過時收回。

　　7、員工應具有維護他人隱私的法律意識，主動為公司和小區住戶保守秘密，對任何人的不正當打探行為，應堅決拒絕并向公司報告。

　　8、員工因執行保密規定不當，致使公司、業主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的，公司將從重處罰，并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。

　　●小區檔案資料

　　1、小區驗收檔案：

　　1）小區土建、設備安裝竣工資料（圖紙、設備資料）。

　　2）小區各類設備的質檢、消防、勞動局等部門驗收合格文件。

　　3）小區機電設備保養合約。

　　4）小區公共區域設施設備驗收記錄。

　　5）小區公共區域設施設備移交記錄。

　　6）單元驗收及移交記錄。

　　2、小區二次裝修檔案：

　　1）住戶二次裝修圖紙及審批手續。

　　2）二次裝修期間管理處監督檢查資料。

　　3、住戶資料：

　　1）小區住戶入伙資料。

　　2）小區住戶情況登記（包括姓名、房號、聯系人、建筑面積、交接單、入伙時間等）。

　　4、小區管理文本匯編：

　　1）管理合同、業主公約、用戶手冊。

　　2）小區各類管理規章制度及裝修管理規定。

　　3）小區各項管理分包合約。

　　5、小區設備維修保養資料：

　　1）各類設施設備專門的維修保養制度和應急措施。

　　2）各類設施設備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。

　　3）主要部位如配變電間、監控中心等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進出記錄。

　　4）住戶維修報修單及維修后的回訪記錄。

　　6、小區設施設備檢測：

　　1）電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。

　　2）消防泵、管道等有定期試機及換水記錄。

　　3）小區避雷系統有定期檢測報告。

　　4）小區其他設施設備檢測記錄資料。

　　7、日常文檔：

　　1）日常通知、文件的存檔。

　　2）小區管理費收繳情況。

　　3）公司管理費財務報告。

　　4）會議記錄。

　　5）值班記錄。

　　6）安保值班記錄。

　　7）其他管理記錄。

　　●檔案資料的管理要求

　　1、采用多種形式的文檔儲存方式

，如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等，并采用適當的保管、儲存方法。

　　2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便于查找和利用。

　　3、電腦文件必須由專人按照規定設置子目錄進行分類管理，并定期清除過期無效文件。

　　4、原始文件按照文件的使用性質及重要性進行分類，并編制相應的文件目錄，文件狀況有所變動時，應及時調整目錄的有關數據，以保證查閱者及時找到有效的文件。

　　5、檔案的鑒定必須由經理或其他指定人員負責，對檔案是否有效、作廢、復印份數、保存期限、保存數量等作出決定，其他未經授權者無權決定。

　　6、檔案按不同業務性質分塊，以內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，最好按不同業務部分分柜保存。

　　7、檔案保管有專人負責，以達到文件管理要求，必須做到檔案標識清晰、分類明確，易查找；檔案必須由具備資格人員經過登記后方可借出，文件借閱者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毀等，否則追究相關責任。檔案歸還必須經過檢查，如有輕微破損應立即修補，損壞嚴重須追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況，以便及時收回在外文件，防止因管理疏忽所導致的文件流失和泄密。

　　8、檔案保管環境要求達到防火、防潮、防變質的要求，配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等物質，檔案管理人員需及時進行檢查和清理，保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。