物業項目公司檔案管理制度
第一條管理原則：
一、為保證檔案的完整、規范，根據物業管理對檔案管理的要求，結合公司的實際情況，制訂本管理制度，各崗位員工必須嚴格執行操作。
二、檔案包括管理文書、服務記錄、小區資料等內容，反映公司的整個經營活動。
三、公司檔案由行政人事部統一管理，項目服務中心檔案由部門負責人負責。
第二條 歸集整理：
一、各部門的工作記錄由各部門主管負責整理，通用文書和小區資料有綜合管理部整理，其中技術資料可由相關部門指導進行。
二、檢查好文件的本文及附件是否完整，處理程序是否完備，如有短少，應即追查歸入，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦，與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。
三、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
四、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
五、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。
第三條 分類編號
一、檔案分類
?。ㄒ唬n案范圍
1、各部門制定的管理規定。
2、工程維修保養合同。
3、小區社區文化。
4、人事調動。
5、主任級以上管理人員的調動、晉級、變動。
6、重大事故報告。
7、重大采購合同。
?。ǘ└鞑块T檔案范圍
1、行政人事部行政
?。?）通知、會議紀要、請示、報告、領導講話、討論通過的文件、重要照片、小區社區文化。
?。?）公司年度、季度、月份工作計劃、總結。
?。?）公司部門主管、系統工調函及任免報告。
?。?）公司重大事投訴報告、處理決定。
?。?）通報表揚。
?。?）機構設置、改名稱、印章合并和啟用，擴大營業范圍報告、批復。
?。?）公司頒布的各種規章制度、條例、決定、規定。
?。?）公司簡報、信息、通訊及報刊剪輯。
?。?）公司大事記。
?。?0）公司固定資產說明書。
2、行政人事部人事
?。?）中級職稱、員工技工職稱資料。
?。?）員工培訓計劃、培訓實施方案、考核規定。
?。?）上級機關對勞動工資、人事制度的指示、通知、計劃。
?。?）員工工資管理辦法、方案、規定和實施細則。
?。?）員工的獎勵、處分的決定和通報。
?。?）職工調資、轉正、定級、考核等文件。
?。?）員工花名冊。
?。?）采購合同。
3、安護部
?。?）上級公司消防、治安工作，通知、批復。
?。?）小區重大消防、治安報告及相關文件。
4、財務部
?。?）上級、本公司關于財務管理，各種費用開支的規定、辦法、通知。
?。?）小區管理費調整的請示、通知。
?。?）上級及本公司關于清點、財稅大檢查、驗收等通知。
5、工程部
?。?）工程維修保養承包合同及外派工程合同。
?。?）工程重大技改項目、圖紙。
?。?）工程重大事故報告。
?。?）工程重大投訴訴處理資料。
?。?）重大意外造成的小區局部損失情況報告。
?。?）小區維修資料。
6、客戶服務
?。?）合同（防蟻、綠化、清潔）。
?。?）寫字樓、商場等管理規定。
?。?）重大投訴、重大事故處理意見。
?。?）用戶資料。
?。?）裝修指南。
?。?）用戶手冊。
二、檔案編號：
?。ㄒ唬┌凑辗诸惔笮〖墑e按次序編號。
?。ǘ┌凑漳甓葧r間按順序編號。
?。ㄈ┌凑詹捎檬鬃制匆?、英文大小寫和數字想結合的方式編號。
第四條 立卷目錄
一、立卷：
就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷。
?。ㄒ唬└鶕n案（或文件夾）的規格準備相應的檔案標準貼紙。
?。ǘ┰跈n案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構、名稱組成。
?。ㄈ┲谱骱玫臋n案標貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側立面距頂部3CM位置處，并排列在檔案柜中；
?。ㄋ模⑿铓w檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒（或文件夾內）。
二、編制目錄：
?。ㄒ唬n案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》；
?。ǘ┟恳环輽n案在歸檔時，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》（內容包括：序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目）中，以便查閱。
第五條 檔案保管：
一、保管期限
?。ㄒ唬n案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
?。ǘ└鞑块T負責人應依據部門工作情況及其部門有關標準作業程序，對檔案的保存價值進行鑒定及標注
?。ㄈ┯谰帽４妫?.公司章程；2.股東名簿；3.組織規程及辦事細則；4.董事會及股東會紀錄；5.財務報表；6.政府機關核準文件；7.不動產所有權狀及其他債權憑證；8.工程設計圖；9.其他經核定須永久保存的文書。
?。ㄋ模?0年保存：1.預算、決算書類；2.會計憑證；3.事業計劃資料；4.其他經核定須保存10年的文書。
?。ㄎ澹?年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經核定保存5年的文書。
?。?年保存：結案后無長期保存必要者。
?。ㄆ撸┮幷掠梢幷鹿芾聿块T永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
二、保管要求
?。ㄒ唬┍阌诓殚?。
?。ǘ┍ＷC檔案的安全。
?。ㄈ┓乐箼n案的損壞。
?。ㄋ模┎扇⌒迯图夹g，延長檔案壽命。
三、保管職責：
?。ㄒ唬┴攧詹勘９茇攧諜n案。
?。ǘ┚C合管理部保管公司對內、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料；ISO9000質量體系文件、資料、質量記錄和員工績效考評檔案；分供方評審、物業租憑和多種經營資料。
?。ㄈ┕こ叹S修部保管服務中心工程圖紙、合同、收發文、業主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經營記錄及計劃、總結及品質保障部各職能部門需要保管的其他檔案。
?。ㄋ模└髀毮懿块T除經常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。
?。ㄎ澹└髀毮懿块T將需保管的資料經文書處理程序后，移交給檔案管理員。
?。n案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應案卷并統一編號。
?。ㄆ撸n案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦，以便查詢。
?。ò?、）檔案原則上保管原件。
第六條 檔案保密：
一、檔案密級
分為三級：絕密、機密、普通；
?。ㄒ唬┙^密檔案包括：員工人事檔案、合同、業主檔案、公司重大經營、管理、決策、形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案；
?。ǘC密檔案包括：ISO9000質量體系文件、重要的會議記錄（紀要）公司收發文（通知、通告除外）工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案；
?。ㄈ┢胀n案包括：公司的通知、通告等普通性文件。
二、檔案查閱
?。ㄒ唬┎殚啓嘞?/P>
1、總經理可查閱公司所有檔案。
2、總經理助理可查閱分管工作的檔案。
3、部門負責人可查閱該部門所有檔案。
4、其他人員根據審批查閱有關檔案。
?。ǘn案的查閱/借閱/復制
1、查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。
2、檔案管理員審核其查（借）閱資格：
3、權限內（經授權/審批）的按正常手續辦理；
4、權限外的，檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續：
5、屬部門（財務類除外）的檔案，由部門負責人審批；屬服務中心的檔案，由服務中心總經理審批；屬公司的檔案，由總經理審批；財務類的檔案也應由總經理審批。
6、在檔案歸還日期前，檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
7、須復制檔案的，絕密檔案報總經理審批；機密檔案由人事部負責人審批；普通檔案由部門負責人審批。
三、檔案的銷毀
?。ㄒ唬┏^保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案的保管期限，每年編制銷毀計劃及清單位，報綜合管理部主管審核。
?。ǘ┚C合管理部審核無誤后報服務中心經理和總經理審批。
?。ㄋ模┍O銷人員確認銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。
第七條 庫房管理：
一、庫房內的檔案柜要同樣編號，入庫的檔案要按大類有系統地上架排列，做到存放有序，查找有據，實行科學管理。
二、要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發現破損時，要即使修補。
三、要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠等"七防"措施，嚴格控制庫內的溫度，保持庫內清潔，每月全面清掃一次。
四、檔案庫要實行專人管理，無關人員未經許可不得進入庫房。
五、庫房工作人員要熟悉與檔案庫有關的供水、供電、供熱系統情況，并經常檢查是否完好，離開庫房時要注意關閉落鎖，關閉電源。
六、認真辦理檔案入庫和查閱，借閱黨紀手續、案卷借出時要以代卷卡補位，案卷歸還后，要及時放回原處，每兩年全面檢查館藏檔案情況，檔案管理人員調動時，必須辦理檔案交接手續。
七、閱覽室內禁止吸煙，不要大聲喧嘩，不準靠近閱檔桌喝水。
八、利用檔案資料要注意保守機密，不得傳播檔案內容；要保證案卷的完整與安全，嚴禁拆卷、折疊、剪裁和涂改；要保證案卷清潔，不得弄臟，劃道。
篇2：客戶檔案管理制度
客戶檔案管理制度
1.0本部門的主要戶檔案管理任務
本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。
2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括
2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。
2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；
3.0客戶檔案管理
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：
3.1收集客戶資料
3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金
3.3客戶裝修工程文件
3.4客戶遷入時填具之資料
3.5客戶資料補充
3.5.1客戶證件資料
3.5.2客戶聯絡資料
3.5.3緊急事故聯絡人的資料
3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料
3.6客戶與物業公司往來文件
3.7客戶違規事項與欠費記錄
3.8客戶報修記錄
篇3：公司會計檔案管理制度
公司會計檔案管理制度
1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。
2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。
3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。
4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。
6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。
8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。
9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。
10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。
11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。
13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。