大廈客戶報刊郵件服務規程

　　1 目的

　　為規范為客戶提供報刊、郵件(以下簡稱郵件)服務，及時、準確的將郵件發放到客戶，制定本規程。

　　2 范圍

　　本規程規定了郵件的訂閱、郵件的接收、郵件的發放、郵件的處理。

　　本規程適用于大廈郵件的管理。

　　3 職責

　　3.1 客服前臺負責郵件的接收。

　　3.2 客服助理負責郵件的分揀和發放。

　　b) 每月底最后三天前臺人員根據具體情況，校對一次《報刊訂閱一覽表》，及時清除訂閱到期的

　　客戶名單和訂閱到期的底單。

　　4 規程

　　4.1 郵件的訂閱

　　a) 客服前臺收到客戶提供的郵局訂閱報刊底單的復印件時，將訂閱報刊底單復印件所載明的信息

　　登記在《報刊訂閱一覽表》內，作為日后郵件發放的依據。

　　b) 每年12月底，由客服經理組織發函督促客戶進行征訂活動。

　　4.2 郵件的接收

　　每日上午或下午郵遞員將郵件送到郵件分撿室，由前臺人員核查郵件種類、數量，與郵遞員做

　　好接收手續，核對無誤后在郵局相關單據上加蓋管理處收發章。

　　根據大堂郵包到廈時間，及時取回郵包。

　　4.3 郵件的發放

　　a) 客服助理根據《報刊訂閱一覽表》按公司類別分揀，將相應的單元號寫在報頭右上角，并按報

　　頭單元號插放在郵件柜相應的單元插格中。

　　b) 由客戶服務助理直接將報刊、郵件送到客戶手中，與客戶當面清點，掛號信、匯款單、包裹單

　　由相應的收件人在《郵件、刊物簽收表》上簽字。

　　4.4 郵件的處理

　　a) 地址不詳或因搬遷暫存過期及其它客觀原因無法發送的平信，設法查清其詳細地址交與客戶，

　　如確實無法查明其地址在逾期三日內將郵件退回郵局;

　　b) 掛號郵件因客觀原因不能及時送達客戶時應向部門負責人匯報，征得同意后自接收該掛號郵件

　　三日內做退件處理，并填寫《退信登記》;

　　c) 由于郵局或其它原因出現多余報刊、郵件一律暫存三日。過期不予以保留;

　　d) 統計缺少報刊情況，如：報刊名稱、缺少份數、缺少日期、缺少單元等，及時將信息傳達到郵

　　局，爭取補回缺少部分;

　　e) 未入住客戶的郵件需妥善保管，盡量與未入住客戶聯系取走信件。

　　f) 客戶投訴缺報時，及時查明原因，予以答復和妥善解決。

　　g) 客戶投訴送錯報刊、郵件時，及時檢查底單和《報刊訂閱一覽表》，查找錯誤原因并及時糾正。

　　h) 對已遷出大廈的客戶的信件暫集中保管一個月，超過保管期限按退信處理。

　　5 相關文件

　　無

　　6 相關記錄

　　6.1 《報刊訂閱一覽表》

　　6.2 《郵件、刊物簽發表》

　　6.3 《退信登記》

篇2：某公司報刊、郵件、函電收發制度

　　公司報刊、郵件、函電收發制度

　　一、報刊、郵件、信函由前臺工作人員負責簽收、發放。

　　二、公司前臺設有郵件箱，各店郵件、信函放在郵箱中，由各店派人簽字領取交由本店前臺;

　　三、辦公室負責提供訂閱報刊的部門及報刊種類清單。

　　四、前臺每天對郵局送來的報刊應對分送清單分類清點，發現差錯及時要求補缺。

　　五、前臺收到郵局送來的報刊后，應在半小時內將報刊發送到訂閱人手中，不得拖延。

　　六、總經理訂閱的報刊、及私人信件前臺送交辦公室，由辦公室專人負責整理上交總經理辦公室。

　　七、公司各部門需外發的郵件應提前送交辦公室，由辦公室指定專人送交當地郵局寄發。

　　八、前臺在簽收掛號信、包裹單等郵單后，應立即通知收件人，收件人應及時去郵局取款取件。超期罰款，責任自負。

　　九、公司外來郵件、信函一律經前臺簽收分發。不論公私郵件應隨到隨清，及時分發，不得丟失、損壞。

　　十、對郵局送來非公司郵件，經核實確認后，應及時退回，不能私自扣留。

　　執行部門： 責任人簽名：

篇3：公司報刊、郵件、函電收發制度(7)

　　公司報刊、郵件、函電收發制度(七)

　　(一)全公司公私報刊、外來郵件、外發公啟、函電由公司收發室負責收發。

　　(二)外發函、電要求。

　　1.各部門因公需外發函、電，經辦人員應于每天下午6點以前將函件、電報底稿送到收發室，另填寫掛號、平信、電報外發登記表。

　　2.每天下午6點以前，全公司收發室應將當月外發函、電清點，累計送交郵局寄發。

　　(三)外來郵件管理

　　1.外來郵件一律經公司收發室簽收分發。

　　2.凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由收發室通知收件人到收發室當面簽收。

　　3.一般公啟函、電和公司內職工私人信件，由收發室開具清單分放到各單位信報箱內。

　　4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內，由個人自取。

　　5.不論公私郵件收發室應隨到隨清，及時分發，不得丟失損壞，擱置延誤，對國外來函應檢封口、郵戳，如發現拆封或郵票被撕應拒絕簽收，并向郵局反映，查明原由。

　　6.凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人，在收發室通知發出后，應隨即到收發室領取郵單，并及時去郵局取款取件。超期罰款，收發室概不負責。

　　(四)報刊訂購與收發。

　　1.報刊訂購。

　　(1)訂購時間：上半年、下半年

　　(2)訂購手續：不論單位和個人，均需先到收發室查閱報刊目錄，再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數、期數填寫清楚交收發員核對算價，確認無誤后，當面繳款開票。公費訂購報刊由收發員持訂單到財務部門辦理付款托收手續。歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預訂單外，尚須填寫報刊分發清單，詳細寫明各種報刊分發到哪些單位或領導。

　　2.報刊收發。

　　(1)收發員每天對郵局送來的報刊應對照郵局分送清單分類清點，發現有差錯應及時登記并要求補缺退余。

　　(2)收發員收到郵局送來的報刊后應及時分發，不得耽擱延誤。收發員清點分發報刊時間2小時，任何人不得進入收發室。

　　(3)每天分發到各單位信報箱的報刊應隨附分發清單。

　　(4)各單位應固定專人按時領取報刊和公啟函電。領取時，要對照分發清單清點檢實簽名，發現差錯，應當面向收發員提出增補退換要求，并進行差錯登記。當面未提出，則視為分發無差錯。

　　(五)收發員應堅守工作崗位，節假日、星期日應有人值班，休星期日應采取換休形式。

　　(六)收發室內外應經常保持整齊清潔。

　　(七)收發室由辦公室負責管理，其工作質量由辦公室進行檢查、考核，并承擔責任。