1.目的

　　為了使公司各部門文件管理規范化、系統化,加強文件起草的準確性和文件執行的有效性,特制定本制度。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于方正物業管理公司各部門及下屬公司。

　　3.文件的類別、定義

　　3.1類別:

　　3.1.1公文按文種分為:管理制度、管理辦法、請示、報告、通知、申請、通報、決定、會議紀要、傳真、工作聯系函等。

　　3.2定義:

　　3.2.1對公司范圍內的工作事務制訂帶有約束性的規章制度,用"管理制度"或"管理規定"。 規定某些事項的工作流程或各部門的職責、職權的規章制度文件用"管理辦法"。

　　3.2.2向集團領導、::公司領導請求指示、批準或匯報工作時,用"請示"或"報告"文種。同一級別請求批準事項時,可用"申請";經領導批示文件,可用傳真。

　　3.2.3上級部門向下級部門傳達重要情況,用"通報"或"決定"。

　　3.2.4對公司內部公布制度、辦法及其它需要周知和共同執行的事項、計劃、規定等,用"通知"。

　　3.2.5與集團兄弟公司進行工作接洽,需對方給以反饋時,要求填寫中頤集團工作聯絡函。

　　3.2.6對周例會、總結計劃會、部門工作溝通會等會議的內容綱要,規定事項和工作指示等,用"會議紀要",并發給相關與會人員。

　　4、文件格式

　　4.1規章制度格式:由首頁表頭+正文+頁數組成。

　　4.1.1首頁表頭格式:

　　說明:首頁的表頭包括右上角注釋、公司商標、權責單位、總頁數、生效日期、替代文件、編號、擬稿人、審核人、審批人、主題、歸檔密級。

　　[右上角注釋]:要求注明發文單位及規章制度的形式。(如公司發的管理制度,為“方正物業公司管理制度”;如公司發的管理辦法,為“方正物業公司管理辦法”,依此類推。)

　　[公司商標]:要求所有的文件首頁必須加上公司的商標。

　　[權責單位]:行文部門名稱(以便文件閱讀者可將有關信息反饋給行文部門)。

　　[總頁數]:共多少頁(含附件)。

　　[生效日期]:文件自何時起生效。

　　[替代文件]:被新文件取代的原文件編號。

　　[編號]:由發文單位代號、年度及三位序數組成。

　　發文單位代號一般為各發文單位的第一個字起頭。公司部門代號:行政人事部-“人字”、客戶服務部-“客字”、財務部-“財字”、物業管理部-“物字”、安全管理部-“安字”、管理處-“管字”。

　　如:行政人事部2006年制定的第一項管理制度編號為:人字(06)001;

　　[擬稿人]:擬稿人簽名。

　　[審核人]:審核人簽名。

　　[審批人]:審批人簽名。

　　[主題]:文件的題目。

　　[歸檔密級] 根據文件的保密程度,分為普通、機密、絕密。密級以上文件在未歸入行政人事部前的保密工作由行文部門負責,密級以上文件的查閱須經行政人事部同意、總經理批準后方可查閱。

　　4.1.2.正文基本要求

　　正文通常包括的內容:目的+適用范圍+內容+附件。

　　[目的]:制定文件的原因及意義。

　　[適用范圍]:收文單位及執行對象。

　　[內容]:文件具體內容。如遇電子版與原件內容不符,以審批人簽名的原件為準。

　　[附件]:文件中提及的表格、流程圖或其它。

　　4.1.3. 字體、字符與行間距

　　[字體] 為使文件有統一的格式,要求使用同一大小的字符與字體。這樣可以避免文件在不同電腦系統或不同文字處理器之間相互傳送時無法顯現。

　　表頭內字體大小及字間距必須按照本制度電子版的表頭復制。

　　內容可使用字體:宋體。

　　可使用字號:正文使用小四號字。

　　行間距:1.5倍行距。

　　頁尾:每頁頁尾設:第幾頁,共幾頁。

　　4.1.4. 條款的編排序號

　　1.

　　1.1.

　　1.2.

　　2.

　　2.1.

　　2.1.1.

　　…… 以此類推

　　4.2 其它公文格式

　　除規章制度外,公司其它各類公文如請示、報告、通知、申請、通報、決定、會議紀要、傳真、工作聯系函等,均統一采用集團公司規定的公文格式(見附件)印發。

　　5、文件處理

　　5.1擬稿與審核。

　　5.1.1擬稿要符合國家的方針政策、法律法規及集團公司、公司有關規定;情況真實,觀點明確,文字精煉,條理清楚,層次分明,用詞準確、規范,簡明扼要;人、地、物名及引文和時間等,要具體、準確。

　　5.1.2擬稿部門負責人要對文件內容進行審稿以及對文件格式進行嚴格把關。

　　5.1.3規章制度文件除經擬稿部門初審后,均需送行政部人事部與總經理審核。

　　5.2簽發。

　　5.2.1公司規章制度文件經審批后由行政人事部統一編號發放,并設立 “文件發放登記表”進行發放登記。

　　5.2.2公司其它各類工作聯絡函、請示、報告、通知、通報、批復、決定、決議、會議紀要、等,由擬稿部門或單位下發、登記與存檔。

　　5.2.3秘密公文不得復印,摘抄、轉發,傳遞時必須采取相應保密措施。

　　5.2.4所有文件一經簽發即為有效。對已簽發的文件,未經領導同意,對公文內容不得自行修改。

　　6、宣貫執行

　　6.1.1公司文件發放后,各部門負責人應及時在本部門內部組織學習宣貫,并落實執行。重要文件學習完后必須組織學習者簽名。

　　6.1.2文件的學習與執行由行政人事部負責抽查。

　　7、文件的保管、歸檔與作廢

　　7.1規章制度及公司重要公文,由行政人事部負責保管。設立文件目錄方便查索,并將“文件發放登記表”、文件目錄、文件原件連同電子版一起存檔,建立臺帳。

　　7.2一般往來公文由各部門負責人保管,并定期整理,設立目錄,方便查索。

　　7.3各部門的以下文件須交行政人事部備案:

　　7.3.1因特殊情況接收并已自行處理的外來文件。

　　7.3.2重要會議的會議紀要、::規范、決定等未編號文件。

　　7.3.3政府頒布的法律、法規、行業管理辦法等文件。

　　7.4文件的作廢:當新修訂文件下發后,被替代文件同時作廢。收文單位在收到新修訂文件后須及時將被替代文件銷毀。

　　7.5所有文件均列入責任人離任交接的一項重要內容進行檢查。

　　8、集團文件與外來文件

　　8.1對于集團公司下發的文件及外來文件均由行政人事部負責接收,其收文的處理程序為:收文、分文、傳送、歸檔。?

　　8.2行政人事部收文后,應先做好歸類、登記,然后根據文件的內容,及時分送相關部門與領導。有關部門與領導及時學習與落實執行,并做好歸檔。

　　9、表單

　　9.1對于公司常用的表單統一表單頭格式如下:

　　10、違反上述條款中任何一款,視情節輕重,對責任人按50-200元進行處罰。

　　11、附件

　　11.1請示、報告、申請公文模式

　　11.2 通知、通報、決定公文模式

　　11.3會議紀要公文模式

　　11.4工作聯絡函公文模式

　　11.5文件發放登記表

　　11.6文件目錄

篇2：公司藥業文件管理制度

　　**藥業文件管理制度

　　1.目 的：為確保文件收發等事務正常、順利進行，規范文件管理，特制定本規定。

　　2.適用范圍：本制度適用于總公司，各分子公司應根據本制度制定細則并報總公司批準后執行。

　　3.權責說明：總經辦管理公司的收發文工作，各部門負責本部門相關文件的管理。4.公司發文

　　4.1公司發文由公司總經理(或其授權人)簽發，加蓋公章有效。任何個人和部門不得隨意起草以公司名義發布的文件。

　　4.2公司發文程序

　　4.2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報的文件，必須經分管領導同意后起草，交總經辦核稿后呈送總經理簽發。

　　4.2.2總經理簽發后由總經辦制作文件，并將總經理簽發原件一起送印鑒管理員蓋章。

　　4.2.3蓋章完畢后，由總經辦辦理發、送、呈、存檔事宜。

　　4.2.4未簽發的文件，總經辦按收文分類登記;簽發后的文件按發文分類登記?？偨涋k需做好收文及發、送、呈登記，并將有總經理簽字的原件存檔。

　　4.3公司發文分類、編號：西藏藥業〔20**〕××號。

　　4.4對外文件必須做成紅頭，以示嚴肅和正規，格式附后。

　　4.5無總經理或總經理授權人簽字的文稿一律不得加蓋公章。

　　5.公司部門發文

　　5.1公司部門在內部行文一律以部門第一負責人、部門分管領導同時簽署生效，不再加蓋部門印章;任何部門不得以個人簽名或部門名義對外行文。

　　5.2公司部門發文主要分為總經辦發文和其他部門發文。

　　5.2.1總經辦發文：在管理制度內制訂的實施細則，以及不必對子公司及公司外的其他單位發布的文件，原則上可由總經辦制訂、分管領導簽發生效。

　　5.2.2其他部門發文。其他部門可在其部門職權范圍內對公司內部部門行文，經部門經理、部門分管領導簽發后，在公司內部有效。

　　5.3公司部門發文格式附后。

　　5.4部門發文超出部門職權范圍，又不應由公司發文的，須由相關部門共同簽發，經分管領導批準后行文。

　　5.5公司內部發文按以下辦法分類、編號：

　　西藏藥業(總經辦、信息部、***)發〔20××〕××號

　　6.收文

　　6.1公司以外單位送、發給我公司的文件由收文單位簽收，包括：政府職能部門行文、業務管理部門行文、合作、協作單位行文等，同時填寫《收發文登記表》，格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當日立即填寫《收文處理表》報送有關部門和有關人員，不得積壓延誤;屬于急件的，應在接件后立即報送。

　　6.2各部門應指定專人辦理收文事宜。

　　6.3各部門應將處理完后的來文、處理過程和處理結果一并交總經辦存檔，同時，每半年清理一次，沒有及時存檔的全部存檔，并將填寫的《收發文登記表》一起存檔。

　　7.其他

　　7.1文件的發文、收文部門負責人應注明文件密級或者"不得復印"、"不得攜出"字樣。

　　7.1.1絕密：絕密檔案涉及公司重大決策的核心機密，如董事會、公司經營體制度改革、財務制度改革、兼并關聯企業等文件，公司項目招投標文件、財務賬冊、營銷策劃方案、項目設計方案等文件。

　　7.1.2機密：機密檔案為公司重要證件批文、合同協議、技術資料、人事勞資體系等文件。

　　7.1.3 秘密：秘密檔案為僅可內部公開的一般文件資料。

　　7.2各部門對各類文件必須嚴格分類、專人管理并妥善保管。

　　7.3單位、個人調、借閱文件或部門間借閱文件，必須按規定填寫文件借閱登記表，屬秘密級以上的文件需分管領導以上人員批準。

　　7.4文件及有關資料的打印、復印、簽章，必須按規定嚴格辦理，并做好登記，嚴禁未經同意私自處理。

　　7.5收發文處理不當或不及時造成損失的，由公司專題會討論處理辦法。失密、泄密的按專項管理制度規定處理，沒有或不及時歸檔的，每次貢獻50元愛心基金。

　　8.附則

　　8.1 本制度由總經辦負責解釋。

　　8.2本制度施行后，凡既有的類似規章制度或與之相抵觸的規定即行廢止。

　　8.3 本制度經總經理批準后自頒布之日起執行。修改時亦同。

　　附：

篇3：酒店文件管理制度（6）

　　酒店文件管理制度(六)

　　1.公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。

　　2.收到的公文由行政辦公室簽收登記，分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見。

　　3.總經理批辦的公文，根據批示，由行政辦公室轉交承辦部門和傳閱員，并進行簽收登記。

　　4.因工作需要，借閱文件和檔案，按規定程序辦理借閱手續，用完后及時歸還，秘密級以上的文件和檔案，各級領導均不得攜離酒店。

　　5.各部門或個人對承辦的公文，必須認真負責，按規定期限及時辦理，不得拖延和積壓;對承辦批示存有異議，及時提出書面意見。

　　6.各部門均應實行公文催辦制度，負責辦理公文的人員，對自己經手處理的公文負有催辦義務，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事。

　　7.公文處理過程中，要做好平時歸卷工作，辦完后，及時將公文定稿，正本和有關材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。

　　8.的所有人員調動和離職時，應將文件清理移交，沒有移交清理完畢的，不予辦理調動和離職手續;參加會議帶回的文件，應及時交欄案室登記和保管。

　　9.行政辦公室沒有保存價值的文件，經過鑒別和行政辦公室主任的批準，予以定期銷毀。