人力資源管理手冊:人事檔案管理

　　第十七章人事檔案管理

　　一.人事檔案管理的基本要求

　　1公司人力資源部負責人事檔案工作的歸口管理，指導監督各分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。

　　2人事檔案管理實行公司領導下的分級管理負責制。

　　3人事檔案管理必須嚴格確保材料保密。公司人力資源部負責公司各級干部和各分支機構經理室成員、人力資源部負責人、稽核審計部負責人的人事檔案管理工作。

　　4各分支機構人力資源部負責本機構經理以下人員的人事檔案管理。

　　5同級組織部門有權查閱本級人事檔案。

　　6各單位專職檔案管理人員的本人檔案由同級組織部門與人力資源部交叉管理，其它人員不得代管。

　　二.確立兩級檔案管理制度

　　1一級檔案為本辦法所指人事檔案，是員工入司隨轉的人事檔案材料;

　　2二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件備查材料

　　三.人事檔案分類：

　　第一類：履歷材料;

　　第二類：自傳材料;

　　第三類：鑒定、考核、考察材料;

　　第四類：學歷和評聘材料;

　　第五類：政治歷史情況的審查材料;

　　第六類：政治面貌材料;

　　第七類：獎勵材料;

　　第八類：處分材料;

　　第九類：錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料;

　　第十類：其他可供組織上參考的材料。

　　四.一般文檔管理

　　1人力資源部文件：

　　A人力資源本部正式形成發出的文件、傳真、通知等，除保密薪資文件外，均應保存一份原件或復印件歸檔，年終按內容類型、依成文時間編號裝訂成冊。

　　B人力資源工作中形成的臺帳、報告，以及搜集到的業務資料等，由各處歸口管理，各經辦人保存。年終根據內容價值酌情歸檔。

　　C薪資福利類保密文件由薪酬福利處自行建檔保存。

　　2公司文件：

　　A包括集團公司發文、所屬企業的請示和報告(除保密的薪資內容)，平時收文即入活頁冊保存，年終編排目錄，裝訂成冊歸檔

　　3外部文件：

　　包括國家和市政府有關部門(勞動人事部門)的發文，社會公開資訊等，應作為公開業務資料共享。

　　五.員工人事檔案管理

　　1人力資源部負責管理(建立、接轉、保存、整理)本機構內員工的人事檔案。

　　2人力資源部一般情況在員工試用期滿，向其人事檔案關系所在單位開出" 調函" ，交員工或其委托人，在規定時間內將檔案轉入公司。檔案管理人員應在接到調入檔案時當場拆封核查，如有缺漏或疑點，應將檔案密封交員工本人退回原單位補齊或作出書面解釋。

　　3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在" 終止/解除勞動關系手續清單" 上簽字，確認無遺留問題;員工出具調入單位的調函后，人力資源部核對檔案材料，密封人事檔案，連同開具的" 檔案材料轉移單" 、" 干部介紹信" 、" 調出人員工資轉移單" 及其它有關材料，轉至調入單位。

　　4人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。查閱員工人事檔案應經人力資源部總監(或經理)批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。

　　六.員工管理檔案的管理

　　1“員工管理檔案”是公司為每個員工建立的內部管理檔案。包括該員工的有關招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等材料。建立此檔案旨在方便內部管理。

　　2員工管理檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。員工終止/解除勞動關系時，應歸進員工人事檔案的材料歸入人事檔案，員工管理檔案封存。

　　3員工管理檔案中保存應聘錄用、勞動合同、薪酬福利(休假、醫療、工傷、教育培訓等)、獎懲、考核、體檢等所有材料的原件，人力資源部指派專人負責管理。

　　4員工管理檔案中不應包含秘密內容，人力資源部員工、各部門負責人可根據工作需要查閱有關員工的管理檔案。任何人員不得私自更改管理檔案內容。

　　5員工管理檔案僅供公司內部使用。

篇2：附屬醫院人事干部檔案管理制度

　　附屬醫院人事干部檔案管理制度

　　一、干部檔案保管制度

　　1、干部檔案要建立堅固、防火、防潮的庫房，做到庫房、辦公室、查閱室分開，庫房面積每1000卷需20-25平方米，要有數量充足的鐵質檔案柜。

　　2、配備必要的安全設施，保持清潔衛生，做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等。

　　3、對庫房設備和安全措施進行經常檢查，發現問題及時解決。

　　4、對干部檔案收進、移出、調閱、歸還都要嚴格登記，做到有章可循，有目可查。

　　5、每年要核對一次干部檔案順序號，并作好登記，發現錯號、錯位要及時糾正;發現缺少，及時查找。

　　6、嚴禁任何人私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出的，應視情節輕重，予以嚴肅處理。

　　二、干部檔案管理部門的十項職責

　　1、保管干部檔案，為國家積累檔案史料。

　　2、收集、鑒別和整理干部檔案材料。

　　3、辦理干部檔案的查閱、借閱和轉遞。

　　4、登記干部職務的變動情況。

　　5、為有關部門提供干部的情況。

　　6、做好干部檔案的安全、保密、保護工作。

　　7、調查研究干部檔案工作情況，制定規章制度，搞好干部檔案的業務建設和業務指導。

　　8、推廣、應用干部檔案現代化管理技術。

　　9、定期向檔案館(室)移交死亡干部的檔案。

　　10、辦理其他有關事項。

　　三、檔案管理人員崗位職責

　　1、嚴格遵守《干部檔案工作條例》和《檔案法》等的規定，認真執行干部檔案管理的各項制度。

　　2、熱愛本職工作，忠于職守，刻苦專研業務，不斷提高業務水平和工作能力。

　　3、經常與有關部門聯系，及時收集干部檔案工作中形成的反映干部德、能、勤、績的材料，充實干部檔案內容。

　　4、對收集的材料進行認真鑒別，準確分類，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊;對要銷毀的材料進行詳細登記，并報請主管領導同意后，按規定處理。

　　5、嚴格執行查、借閱干部檔案規定，熱情接待查閱者，積極提供檔案為干部工作服務。

　　6、嚴格遵守《保密法》的規定，保守干部檔案秘密。

　　7、加強干部檔案的安全保護工作，保證檔案無丟失、損壞、盜竊、蟲蛀、霉爛等。

　　8、完成領導交辦的其他工作。

　　四、干部檔案安全保衛制度

　　1、檔案工作人員對干部檔案安全要有高度意識，增強崗位責任感，自覺的做好檔案安全工作。

　　2、檔案庫房非檔案管理人員嚴禁入內。

　　3、檔案工作人員應嚴格遵守庫房安全管理規定，經常檢查庫房安全，離開庫房時，必須關好門窗切斷電源。

　　4、檔案庫房應具有防火、防盜、防有害氣體、防光、防濕、防蟲、防塵、防高溫八防設施;嚴禁吸煙，室內外嚴禁堆放易燃、易爆物品。

　　5、檔案工作人員應定期或不定期檢查檔案安全情況，及時將情況報告分管領導。

　　6、檔案的摘抄、復印過程，必須隨時有檔案工作人員監護。

　　五、干部檔案庫房管理制度

　　1、干部檔案庫房是干部檔案管理的基礎設施，檔案人員應高度重視，搞好庫房管理。

　　2、庫房內檔案柜架要排列整齊，柜內案卷排列寬松適度，柜架編號利于取放。

　　3、定期觀察庫房溫、濕度表，做好記錄，并根據情況采取調節措施，使溫度控制在14-24°C，相對濕度控制在45-60%。

　　4、加強干部檔案保護，搞好清潔衛生，做到檔案無霉變、蟲蛀、鼠咬、塵污、褪變、破損等。

　　5、切實搞好干部檔案庫房的保密、保衛和防火工作，落實安全措施，下班前要關好電源、門窗。

　　6、非檔案管理人員，未經允許不得擅自進入庫房。

　　六、查閱干部檔案規定

　　1、因工作需要查干部檔案，須填寫《查閱干部檔案審批表》，按規定辦理審批手續后，方可查閱。不得憑借調查證明或介紹信查閱干部檔案。

　　2、查閱人必須是查閱單位的兩名*黨員干部。

　　3、任何個人不得查閱本人及其直系親屬的檔案。

　　4、查閱人應嚴格遵守保密制度，不得向無關人員泄露或擅自向外公布檔案內容。

　　5、嚴禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料，也不得擅自將材料裝入檔案;未經批準，不得擅自復制、拍攝檔案內容。

　　6、查閱檔案在查閱室內進行;查閱時不得喝水、吸煙，防止檔案材料被毀壞。

　　7、查閱完畢，要進行登記。

　　七、借閱干部檔案規定

　　1、干部檔案一般不外借，如遇特殊情況要借閱時，借閱單位必須填寫《借閱干部檔案審批表》，由單位領導簽字，經主管部門負責人批準方可外借。

　　2、借閱人不得借閱本人及其直系親屬的檔案。

　　3、借出的干部檔案必須指定專人保管，不得轉借，更不得把檔案給無關人員或干部本人翻閱。

　　4、借出的檔案嚴禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料，也不得擅自將材料裝入檔案;未經批準，不得擅自復制、拍攝、公布檔案內容。

　　5、借閱干部檔案的時間，最長不超過15天，若需延長使用時間，應辦理續借手續。

　　八、轉遞干部檔案規定

　　1、干部檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交干部本人自帶。

　　2、縣及相當縣以上黨委組織，人事部門，可以直接轉遞干部檔案。

　　3、轉出的檔案必須齊全完整，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

　　4、轉出檔案必須按統一規定的“干部檔案轉遞通知單”的項

目詳細登記，嚴密包封。

　　5、收到檔案的單位，經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章后立即退回，逾期一個月未退回者，應進行催問，防止丟失。

　　6、為使干部檔案能夠隨著干部調動或職務的變動而及時轉遞，干部調配、任免工作部門應將干部調入單位和任免通知及時告訴干部檔案管理部門，并建立必要聯系制度。

篇3：C房產人事檔案管理制度

　　人事檔案管理制度

　　一、人事檔案保管制度

　　□ 目 的

　　第一，保守檔案機密?，F代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。

　　第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。

　　第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

　　□ 人事檔案保管制度的基本內容

　　建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度;檢查核對制度;轉遞制度;保衛保密制度;統計制度。

　　(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求;其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置;再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容;最后，將新材料放入檔案。

　　(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

　　檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：

　　--突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：

　　--對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。

　　--發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。

　　(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：

　?、偃〕鰬D走的檔案;

　?、谠跈n案底賬上注銷;

　?、厶顚憽掇D遞人事檔案材料的通知單》;

　?、馨窗l文要求包裝、密封。

　　在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。

　　(4)保衛保密制度。具體要求如下：

　?、賹τ谳^大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。

　?、趲旆總溆斜匾姆阑?、防潮器材。

　?、蹘旆?、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。

　?、苋魏稳瞬坏蒙米詫⑷耸聶n案材料帶到公共場合。

　?、轃o關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。

　?、揠x開時關燈關窗，鎖門。

　　(5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項：

　?、偃耸聶n案的數量。

　?、谌耸聶n案材料收集補充情況。

　?、蹤n案整理情況。

　?、軝n案保管情況。

　?、堇们闆r。

　?、迬旆吭O備情況。

　?、呷耸聶n案工作人員情況。

　　二、人事檔案利用制度

　　□ 目 的

　　第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中,應遵循一定的程度和手續，這是保證檔案管理秩序的重要手段。

　　第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。

　　□ 人事檔案利用的方式

　　人事檔案的利用有多種方式：

　　(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方，以便調卷和管理。這種方式具有許多優點，如便于查閱指導，便于監督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

　　(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案;公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時催還。

　　(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。

　　3.人事檔案利用的手續

　　在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。

　　(1)查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況;其次，查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字;最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。

　　(2)外借手續。

　　首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。

　　其次，借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。

　　再次，人事檔案部門對其進行審核、批準。

　　然后，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。

　　最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。

　　(3)出具證明材料的手續：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時

　　，需履行以下手續：

　　首先，由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章 ;

　　其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料;

　　最后，證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然后登記、發出。