檔案管理員職位分析

　　崗位名稱：檔案管理員;

　　直接上級：文秘科科長;

　　工作目標：負責公司的檔案的管理工作;

　　權力和責任：1。負責收集公司分散在各個部門和個人手中的文件、資料集中起來，經過整理、立卷、當檔保存;

　　2.做好公司立卷檔案的鑒定和保存期限;

　　3.負責對檔案的收進、移交、保管、利用、銷毀等情況隨時以表冊、數字形式，進行登記和統計;

　　4.負責保管檔案系統完整和安全;

　　5.負責編集檔案文件資料匯集、編制目錄、卡片、索引等;

　　6.負責建立檔案借閱管理制度;

　　7.遵守國家和公司的保密規定及有關規程;

　　8.做好公司領導臨時交辦的事項;

　　9.熟悉計算機的使用;

　　崗位要求：1。具有高中以上的文化程度;

　　2.具有檔案管理基礎知識和工作經驗;

　　3.工作心細，品行端正，原則性強;

　　參加會議：1。參加每周一次的工作會議;

　　2.參加每月一次的管理工作評比會;

　　3.參加公司召開的職工大會;

篇2：大廈各項專業管理制度檔案管理

　　大廈各項專業管理制度及檔案管理

　　因篇幅所限，本章對[大廈]訂立的公眾制度、崗位職責、考核制度標準及ISO9000質量體系文件只列出目錄/子目錄。

　　1各項專業管理制度

　　第一部分公眾制度

　　物業管理公約

　　精神文明公約

　　公共設施管理規定

　　房屋維修及保養規定

　　電梯安全管理規定

　　裝修管理規定

　　空調管理規定

　　治安管理規定

　　車輛管理規定

　　10、消防管理規定

　　11、綠化及室外環境管理規定

　　12、環境衛生管理規定

　　13、樓宇管理規定

　　14、房屋租賃管理規定

　　15、空置房管理規定

　　16、辦公樓管理規定

　　17、寵物管理規定

　　18、服務指南

　　第二部分崗位職責

　　管理處主任崗位職責

　　綜合部主管崗位職責

　　綜合部管理員崗位職責

　　綜合部收銀員崗位職責

　　綜合部采購員崗位職責

　　保安部主管崗位職責

　　保安部班長崗位職責

　　工程部主管崗位職責

　　工程部維修員崗位職責

　　10、工程部裝修監理崗位職責

　　11、環保部主管崗位職責

　　12、清潔班長崗位職責

　　13、清潔員崗位職責

　　14、綠化員崗位職責

　　第三部分考核制度標準（經濟責任制并考核）

　　第四部分ISO9000質量體系文件

　　一、質量保證手冊（一級文件）：闡明公司質量方針和質量目標、描述質量體系的文件，對內是綱領性文件，對外是企業質量保證能力的文字表達。

　　二、程序文件（二級文件）：是質量保證手冊的基礎文件，涉及所選要素的各項活動，闡明活動的組織分工、活動的方式方法，應采用的文件、資源和控制方法等。它對確保質量體系運行的有效性起重要作用。

　　三、規范手冊（三級文件）

　　員工守則

　　人事管理手冊

　　文件及檔案管理手冊

　　綜合服務規范手冊

　　房屋接管驗收服務規范手冊

　　房屋鑰匙領用管理手冊

　　裝修管理服務規范手冊

　　設備管理服務規范手冊

　　電梯管理服務規范手冊

　　10、公共設施維護和房屋維修服務規范手冊

　　11、倉庫管理手冊

　　12、小區配套設施服務規范；

　　13、綠化服務規范手冊

　　14、保潔服務規范手冊

　　15、保安服務規范手冊

　　16、車輛管理規范手冊

　　17、消防服務規范手冊

　　18、專項活動規范手冊

　　19、統計分析方法手冊

　　2[大廈]檔案建立與管理

　　2.1[大廈]檔案建立

　　·檔案資料的分類：

　　A、發展商提供的資料

　　B、管理處自建檔案資料

　　2.2[zz大廈]檔案管理

　　·檔案建立和管理流程

　　收集-整理-分類-分級-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查

　　·檔案資料收發管理程序

　　A．重要資料（如發展商提供的資料）管理處主任/指定負責人交接簽收專管員分卷歸檔。

　　B．管理處自建檔案資料專管員按公司制定的文件管理程序發放與接收并立卷歸檔。

　　·檔案管理要求

　　多種形式的檔案儲存方式并利于保管。

　　電腦儲存，便于查找和利用。

　　電腦文件設置子目錄并定期清除無效文件。

　　原始文件按照其使用性質及重要性分類并編制相應文件目錄。

　　檔案鑒定由管理處主任/指定人員負責。

　　檔案按不同業務性質分塊，以內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，原則上按不同業務部分分柜保存。

　　檔案專管員必須做到檔案標識清晰、分類明確，易查找，檔案借閱必須辦理主任簽批手續并及時收回，防止文件流失和泄密。

　　檔案室環境要求達到防火、防潮、防變質等，配置有效的滅火器材，遇潮濕天氣需放置生石灰等物質，以保證檔案資料的完好無損。

篇3：物業項目顧問咨詢資料檔案管理制度

　　物業項目顧問咨詢資料、檔案管理制度

　　為使公司顧問管理工作有效進行，加強公司顧問資料和檔案的管理，確保公司顧問資料、檔案的保密性，現制定以下管理制度：

　　一、顧問咨詢資料分為共用資料與項目資料兩大類。共用資料包括：專業書籍、法規、技術規范、標準、圖集大樣、設備樣本圖冊、園林圖集、建筑風格圖集、戶型圖集、氣象資料、新技術新成果、公司規章制度、ISO9001、ISO14001體系文件等。項目資料為每個項目咨詢服務活動中產生的全部資料的集合。如該項目來往文件、公函、提供的資料樣本、項目咨詢規劃、物業管理策劃與設計、顧問建議書、咨詢實施細則、物業管理過程實施方案、項目圖紙、照片等。

　　二、共用資料宜做成數據庫，以方便查找。項目資料應按項目分類歸檔，需用電子文檔和書面文檔兩種方式進行保存，由專人進行管理。

　　三、項目資料的電子文檔需建立專門的子目錄進行管理，目錄按歷史項目、在管項目、前期項目三類劃分，每個項目內文件按性質進行分類存檔。

　　四、書面顧問資料的借閱，需在顧問咨詢部辦理借閱手續。重要、保密資料需經過公司領導批準后方可借閱。

　　五、對顧問咨詢資料電子文檔或數據庫由咨詢部主管設置相應權限，使用人員在得到咨詢部主管同意后方可進入該文件。

　　六、同一項目的資料，由發件人在使用完畢后將其歸納入相應的目錄。

　　七、顧問項目結束，該項目所有顧問資料轉移至歷史資料目錄統一進行管理。

　　八、對發展商發給公司的各種傳真件，接收人員需將其復印后按項目存檔，特別是對于發展商對公司所給文件的簽收回執，更應注意保存其原始記錄。

　　九、未得到公司同意，任何人員不得將公司顧問資料進行拷貝和復印。