假日酒店會議準備制度

　　1、酒店領導按照會議的性質、目的及需要，確定會議級別決定參加、列席會議人員名單;

　　2、明確確定適合會議召開的具體時間，保證所有與會人員能夠按時、安心參加會議;

　　3、注意避免會議召開期間與酒店重要經營活動產生沖突，或者避免會議打亂酒店正常工作程序

　　4、精心準備、策劃會議議題，力求縮短會議時間，避免召開“馬拉松”式會議，節約會議成本;

　　5、按會議性質及參加人員結構，精心準備會議場所必備的會議器材、用品、用具

　　6、擬定簡練、詳細的會議議事日程，下發與會人員，以便與會人員會前對會議內容所有了解;

　　7、根據會議性質及參加會議人員級別，確定會議座次安排，制作與會人員座位指示標牌

　　8、辦公室將會議地點、時間、出席人員范圍、會議議程等內容整理成“會議通知”下發與會部門或相關人員;

　　9、部門經理或相關人員收到《會議通知單后，及時向辦公室返回經理簽字的《會議通知單》回執，辦公室備案。

篇2：VIP會議準備工作服務程序

　　VIP會議的準備工作及服務程序

　　會議的準備工作

　　一. VIP會議服務設施設備

　　1、認真看清會議預定單，例如：VIP會議的主辦部門會議人數、日期、時間、地點、場形、設備 、會議具本要求、是否有路標、是否有客人的特殊要求等等。

　　2、認真準備VIP會議所需餐具，當班主管須親自參與準備和檢查工作。例如：水杯、茶杯是否干 凈光亮、無劃痕、無破損、咖啡用具是否配套、數量是否準備的充分等等。

　　3、VIP會議的擺臺：根據預定單的具體要求擺臺。

　　4、VIP會議服務設施設備的檢查工作（幻燈機，投影儀，筆記本電腦連接），當班主管必須親自 參與對服務設施設備的準備工作，所需的各項設備要在會議開始前30分鐘前進行調試，桌椅是否 干凈完好；音響設備是否提前準備調試好；鮮花是否提前擺放好；地毯是否干凈；空調運轉是否 正常；會議場所溫度是否適宜（冬季室溫不高于22攝氏度，不低于18攝氏度，夏季室溫不低于26 攝氏度）；指路牌是否搽的干凈光亮并在指定位置等。如要求有投影，應準備好接線板（1-2個） 、激光筆，將會議室的窗簾拉好，調試好燈光。當班經理要在會議開始前30分鐘內根據會議的要 求再一次進行全面試用。

　　5、當班主管根據服務經驗必須提前做好應對各種突發事件的準備工作。例如：準備一些電源接線 板，客人用電腦時以便我們及時提供更為超常的服務；夏天準備一些冰鎮的毛巾等等。

　　二．VIP會議服務員的準備工作

　　提前做好人員力量的調配工作。

　　儀容儀表的自我檢查，保證每位參與服務員工的儀容儀表最佳。

　　在開例會時將服務VIP會議的重點及注意事項傳達與員工。

　　做好會議的具體分工，讓服務會議的服務員都必須清楚地知道各自的崗位和具體工作的內容。

　　三．VIP會議擺臺程序和具體要求

　　根據會議預定單上的具體要求和標準按規定擺放。

　　特殊情況必須及進地與主辦部門的負責人聯系協商。

　　會議基本服務程序

　　1、準備工作：

　?。?）提前60分鐘準備擺好紙、紙夾，筆、毛巾、煙缸，水杯，茶杯，薄荷糖等，檢查設備設施的 完好、整潔。

　?。?）提前15分鐘泡好茶根，準備好茶隔。如是國際/簽字儀式，會議準備需事先詢問主辦單位是 否需要國旗（左方為乙方，右方為甲方）、簽字文具或鋪放紅地毯、安排拍照等事項。

　?。?）公司領導會議及VIP、大型會議，當班主管必須親自檢查、復查。

　　2、站位：

　?。?）服務員提前30分鐘站位（根據要求姿勢站位）。雙手交叉垂于身前并面帶微笑，主動問候客 人。

　?。?）公司級領導及VIP會議，當班主管要親自站位迎接。

　　3、會議開始服務：

　?。?）按落座先后順序服務（除特殊情況或客人另有要求）。

　?。?）按上毛巾服務程序上毛巾。

　　4、會議期間服務：會議期間應 有服務人員守在門外，防止無關人員對會議的打擾和對晚來客人的告知，服務員在門外不能隨意 走動及離開崗位，使客人感到門口有服務員并能隨時提供服務。

　?。?）每隔20分鐘查看客人是否需要服務，例如：添茶水等。

　?。?）即使更換煙缸，具體按煙缸服務程序。

　?。?）根據客人具體要求提供“超常服務”。例如：20分鐘以上倒一次茶水或其他特殊要求。會議 中遇到設備問題，應立即解決，如解決不了應立即通知有關部門。

　　5、如客人有茶休，應在茶休開始前10分鐘做好準備，如茶休在廳內，動作一定要輕，不要打擾客 人?？腿巳绻嬘每Х群图t茶，要主動為客人添加（所用的牛奶一定要加熱）。

　?。?）公司級領導及VIP會議和大型會議，經理盡量保持現場督導服務。

　　6、收尾工作：

　?。?）在會議結束時，領位員和服務員將會場門打開，并站在門口送別客人。服務員一定檢查是否 有遺留物品?？腿俗吆?，離開會場大概30米遠時，服務員才可將會議室大門關閉。

　?。?）按會議收尾工作具體要求收拾餐具等物品。

　?。?）服務會議的服務員，要通知當班主管檢查收尾工作，安全檢查工作，并做好交接班本上的記 錄。

　　7、備注：

　　會議期間服務員相互替換，一定要做好具體交接工作，將具體的內容寫在交接班本上，并簽字。 ，如果交接不清楚，由上一m.airporthotelslisboa.com個班次的服務員負責。

　　VIP會議“超常服務”

　　如客人突然提出需要我廠其他管區的服務時，必須立刻通知本管區現場當班的主管，由當班主管 馬上去與相應的管區協調、解決。

　　如客人需要我們提供公司沒有的服務時，服務員不要馬上拒絕客人，必須立刻通知經理，在不影 響公司利益的同時盡量滿足客人的要求。

　　服務的主動性，在以后的會議等活動中,特別注意:

　　燈光要保持的狀態.

　　積極主動為客人接電腦投影線路.

　　主動提供紅外線筆.

　　調好屏幕的角度和距離.

　　窗簾是否要關閉.

　　會議用臺的臺裙熨燙好.

　　按要求擺放鮮花.

　　對待外賓要用英語問候