分公司管理制度

　　第一章 總則

　　第一條 為了規范公司及其分公司(以下簡稱分公司)的組織行為，保護公司和各投資人的合法權益，確保各分公司規范、有序、健康發展，根據《公司法》和公司章程等法律、法規和規章有關規定，特制定本制度。

　　第二條 本制度適用于公司所屬分公司。

　　第三條 本制度所稱的分公司包括由公司與其他投資人共同投資、且由公司或分公司持有其50%以上的股份，或者雖然持有其股份比例不足50%、但能夠實際控制的公司(包括直接控股和間接控股)。

　　第四條 公司作為分公司的股東，按公司投入分公司的資本額享有對分公司的資產收益權、重大事項的決策權、高級管理人員的選擇權和財務審計監督權等。分公司作為公司的下屬機構，公司對其具有全面的管理權。

　　第五條 公司分公司實行集權和分權相結合的管理原則。對高級管理人員的任免、重大投資決策(包括股權投資、債權投資、重大固定資產投資、重大項目投資等)、年度經營預算及考核等將充分行使管理和表決權利，同時將對各分公司經營者日常經營管理工作進行授權，確保各分公司有序、規范、健康發展。

　　第六條 加強公司對分公司資本投入、運營和收益的監管，監控財務風險，提高公司的核心競爭力和資本運營效益。各分公司要依法自主經營，在公司的統一調控、協調下，按市場需求自主組織生產和經營活動，努力提高資產運營效率和經濟效益，提高員工的勞動效率。

　　第二章 經營管理

　　第七條 公司將根據發展需要，對各分公司的經營、籌資、投資、費用開支等實行年度預算管理，由公司根據市場及企業自身情況核定并下發各分公司的年度經營、投資、籌資及財務預算，并將年度預算按月、季分解下達實施。各分公司應確保各項預算指標的實施和完成。

　　第八條 各分公司不具有獨立的股權處置權、資產處置權、對外籌資權、管理制度權和各種形式的對外投資權。分公司處置資產須事先向公司作出詳細的書面報告，經公司批準后按有關規定處理。

　　如為經營活動需要，確需增加籌資、對外投資和自身經營項目開發投資及重大固定資產投資的，必須在事先完成投資可行性分析論證后，由公司總經理辦公會審查后提請公司董事會批準方可實施。需增加籌資，實施時事先向公司財務管理部提出申請，并明確說明所需資金數量、用途、投向、用款進度，經公司董事長批準后由財務部協調解決。

　　第九條 各分公司必須依法經營，規范日常經營行為，不得違背國家法律、法規和公司規定從事經營工作。

　　第十條 各分公司要按現代企業制度要求，建立健全各項管理制度，明確企業內部各管理和經營部門的職責，根據公司的相關規定和國家有關法律規定健全和完善內部管理工作，制定系統而全面的企業內部管理制度，并上報公司審查備案。

　　第十一條 公司建立信息管理系統，各分公司的核算及管理系統都應納入本系統管理，必須按照真實、準確、及時、全面的原則反饋經營、財務、人事、資產、投(融)資等信息，為公司的經營決策提供科學的依據。

　　第三章 人事及薪酬管理

　　第十二條 具備法人資格的分公司應依法設立董事會，公司安排人員協助管理。

　　第十三條 分公司的經理(包括經理、副經理)由公司提名并提請分公司任命和解聘，分公司的總經理由公司直接聘任和解聘，分公司總經理必須對任職公司高度負責，必須具備充分行使職責和正確行使權力的能力，確保分公司經營管理工作規范有序進行。被聘用的分公司總經理、部門經理應與公司簽訂聘用合同。聘用合同應明確聘用期限、責任、權利、義務及應享受的待遇和違約的處理等條款。

　　第十四條 各分公司的財務負責人實行公司委派制，并由公司財務管理部對其直接負責。

　　第十五條 在公司定員范圍內，各分公司的機構設置和人員編制需報公司審查備案，不得隨意增加或減少人員、及設立新崗位等。

　　第十六條 各分公司錄用員工一律實行公開招聘制度，應制定員工的招聘錄用、辭退及人事管理辦法并報公司備案。

　　第十七條 建立各分公司經理向公司總經理辦公會的定期報告制度。分公司管理制度分公司的總經理必須每季度向公司總經理辦公會進行一次全面詳實的經營情況報告，每年向公司董事會進行一次述職報告。

　　第十八條 分公司應制訂薪酬管理和獎懲制度，報公司批準。分公司總經理的薪酬由公司確定。分公司副經理的薪酬由分公司總經理擬定報公司審查確認。分公司部門員工的薪酬由分公司總經理確定。分公司全體員工的薪酬由公司財務管理部統一發放確定并發放。

　　第四章 財務管理

　　第十九條 分公司應根據國家法律和法規及公司規定制定本公司的財務管理制度，報經公司審查確認之后執行，制度的修改亦按此程序執行。分公司經理在組織實施所在公司的財務活動中接受公司的監督和業務指導，主要職責如下：

　　1、組織實施所在公司的財務預、決算方案;

　　2、組織實施所在公司的采購、銷售計劃;

　　3、組織制定所在公司的財務管理、采購、資產管理等方面的具體實施辦法，報公司審批、并由公司統一購買分配;

　　4、支持并保障所在公司的財務會計人員依法履行職責。

　　第二十條 各分公司制定的財務管理制度包括(但不限于)以下幾個方面：

　　1、對外投資管理制度;

　　2、固定資產購買、建造、重大改造及裝修和資產處置管理制度;

　　3、預算管理制度;

　　4、費用管理制度。

　　第二十一條 未經公司批準，分公司不得向其他企業和個人借支資金以及提供任何形式的擔保(包括抵押、質押、保證等)。

　　第二十二條 各分公司的財務會計核算必須依法、真實、準確、及時、規范，不得弄虛作假，不得虛列或少列收入，不得虛攤、不攤或少攤成本、費用。分公司企業所得稅由公司財務管理部統一申報繳納。分公司除企業所得稅外的其他各項稅費、分公司的所有稅費均由各單位財務自行申報繳納。分公司下述會計事項按照公司的會計政策執行：

　　1、分公司日常會計核算和財務管理中所采用的會計政策及會計估計、變更等應遵循公司的財務會計制度及其有關規定。各項資產計提減值準備所形成的損失計入資產減值損失。

　　2、分公司應當按照公司編制合并會計報表和對外披露會計信息

篇2：物業分公司成本控制制度

　　物業分公司成本控制制度

　　1.1物業分公司成本管理必須遵循目標成本、動態控制的原則，將成本目標納入目標管理責任制，按照分層管理、權責結合、責任到人的原則，落實各部門的成本管理責任。定期進行成本動態統計分析，不斷提高成本管理水平和有效降低各項成本費用。

　　1.2為完整、準確地反映物業服務成本狀況，各項目所在公司、物業分公司應遵循管理公司的規定要求，嚴格區分項目開發成本和物業服務成本。

　　1.3為保證對實際發生成本的有效監督，物業分公司財務部必須對各項業務的成本預算和實際支出進行全程監控，并定期統計分析成本變化，及時發現、糾正異常成本情況，以保證公司總體成本控制在目標范圍之內。

　　2、相關職責界定

　　2.1物業分公司(籌建處)負責目標成本測算和資金預算計劃的制訂，并按批準的目標成本和資金計劃執行。

　　2.2項目所在公司負責審查確認所屬物業分公司的目標成本測算結果及資金預算計劃，并對執行結果進行備案審查。

　　2.3管理公司物業管理部負責指導各物業分公司進行目標成本測算工作，并對項目所在公司批準的目標成本及其執行情況進行備案審查。

　　3、物業管理成本分類

　　3.1按成本承擔主體劃分：物業管理日常服務成本和項目開發物業啟動費（成本）。

　　3.2按時間劃分：項目分期開發的物業啟動費用和會計年度物業成本、項目開發總物業管理成本。

　　3.3按服務類別劃分：清潔成本、綠化養護成本、安全保衛成本（含人員成本）等。

　　3.4按單項劃分法：人員成本、行政成本、公共能耗等。

　　4、物業管理成本控制要點

　　4.1人員成本是物業管理成本的重要控制節點。必須首先從服務承諾、組織結構設計、服務流程設計、人員到崗時間安排、薪酬體系設計等各個方面考慮控制成本。實現人員最大管理效益是各個項目公司的必然追求。

　　4.2公共能耗成本是物業管理成本的重要開支，必須從產品設計階段、設備采購階段就開始控制，日常物業管理服務期間應該對公共能耗定期監測、分析并采取有效節能措施。

　　4.3編制物業管理方案時要進行物業管理日常服務成本的測算，提出物業服務費和停車場服務費收取標準；

　　4.4編制物業管理方案時要進行物業啟動費（成本）的測算，物業啟動費用是物業管理在項目開發經營期期間發展商投入地產物業管理工作的總費用。是以項目結算周期為時間節點。物業啟動費應報管理公司經營管理委員會批準，并成為考核項目所在公司物業成本的關鍵指標，應進入開發項目經營管理責任書。項目所在公司應把其作為與物業分公司簽訂項目物業管理責任書的經濟指標。

　　4.5各個物業分公司應該提出每個會計年度的物業管理收支測算，并轉化為年度物業管理責任書的經濟指標。年度物業收支預測應分析各類成本的關系，并提出控制的關鍵點和方法。

　　4.6物業分公司應定期(至少每季度)進行成本分析和控制工作，并形成書面報告。

　　5、物業管理日常服務成本測算

　　5.1物業管理日常服務成本測算是指項目總體規劃已經獲得批準，對整體項目在正常管理服務狀態下（全部入住、全面服務）物業管理成本的測算或概算。

　　5.2物業管理日常服務成本測算先要明確物業服務費是包干制、還是酬金制，成本測算細目詳細見《日常運作費用測算指引》，從而推導出物業服務費和停車場服務費的收取標準，并提出定價方案。

　　6、物業啟動費用測算

　　6.1物業啟動費定義：指地產商或發展商在建設開發一個項目時，從物業管理開始前期服務一直到項目經營期結束所投入的所有與物業管理相關的費用和成本。物業啟動費用分為整個項目的物業啟動費用和分期開發各個經營期內的物業啟動費用。

　　6.2物業啟動費的主要構成

　　6.2.1物業開辦費用：指為項目物業管理采購的辦公設施設備、各種工具、辦公室裝修、車輛等，包括入伙前物業公司（管理處）籌備發生的人員成本。不包括物業前期服務咨詢費用。詳細見《開辦費用測算指引》

　　6.2.2物業前期咨詢服務費用：指物業管理公司為了地產營銷、地產后勤、地產工程、地產其他工作提供的服務，如：保安、清潔、食堂、物業設計優化等服務。該服務可以認為是為地產的一個分包服務，項目所在公司和物業分公司應該通過合同約定有關服務事項、相關服務費用標準和服務時間。此項費用計入項目所在公司成本，物業分公司收入。

　　6.2.2.1主要服務項目分類有：配合營銷服務、地產后勤管理、設計優化、工程現場優化、商業招商、會所服務、代收租金服務等。

　　6.2.2.2各個項目主要包括如下成本：人工費用、物料費用、其他費用、服務酬金。

　　6.2.3項目經營期物業管理成本：指的是開發的項目第一期入伙到項目（分期）經營期結束，再到整個項目經營期結束期間的物業虧損情況，虧損分為兩個階段測算。經營期內物業服務費收支應該做到收支平衡，項目物業收支平衡時間最晚不超過項目入伙一年半。測算應充分考慮：收費率等因素對結果的影響。分期開發的應該分期測算。

　　6.2.3.1物業管理公司下設置多個獨立核算物業管理處的，經濟測算應把物業分公司和管理處收支進行區分。

　　6.2.3.2測算要充分考慮空置房管理費、房屋維修基金和項目所在公司應該交納的其他費用。

　　6.2.3.3會所的經營成本和收支情況應該單獨測算列帳，收益和虧損都歸于產權人。

　　6.2.3.4有專業停車場的，停車場應該單獨計算服務成本，測算停車位物業管理收費標準，收取停車位物業服務費。停車位租金收入歸屬產權人（發展商或其他業主），空置車位應交納物業管理費。利用道路或其他公共區域停車的，租金收入應歸屬全體業主，停車位物業服務費用作為物業管理費的補充。

　　6.2.3.4在以上充分計算收入和支出的基礎上，如果有虧損要說明虧損的原因，地產補貼虧損的應該明確補貼的形式和數額。

　　7、物業分公司會計年度成本控制流程

　　7.1物業分公司財務部編制下年度收支預算計劃，經總經理辦公會議討論通過，項目所在公司審核后，每年十二月十五日前報管理公司審批。審批后的年度收支預算方可作為物業分公司年度工作計劃的組成部分。年度收支預算制訂依據是年度工作計劃。

　　7.2經過批準后的年度支出預算作為物業管理目標總成本分解到各部門，并作為目標管理責任制的責任目標，落實到各有關責任人。

　　7.3在年度支出預算總額范圍內，各項支出可作適當調配。

　　7.4物業分公司應嚴格控制計劃外支出，成本支出不得超過計劃所列范圍。

　　7.5物業分公司財務部必須參與和控制所有影響物業管理成本的業務活動，包括，但不限于：

　　7.5.1業務分包（招標）；

　　7.5.2材料設備采購；

　　7.5.3合同簽訂；

　　7.5.4合同付款等。

　　7.6物業分公司財務部負責審核實際發生成本是否在目標成本規定范圍內。每季度進行物業管理成本分析，對目標成本的執行情況進行階段性的檢查和總結，分析成本發生的增減動態和趨勢，并通過分析成本細項超支發生的原因，及時采取控制成本的措施。編制季度《成本統計分析報告》，報項目所在公司審批。

　　8成本控制的方法

　　各物業分公司應通過以下方面的措施，加強成本控制工作。

　　8.1實行定編定崗，控制工資總額，通過管理創新，改變服務模式，簡化服務流程實現人力資源成本的最小化；

　　8.2建立合格供方體系；

　　8.3嚴格執行招投標相關規定；

　　8.4嚴格執行合同審批的制度

　　8.5嚴格執行采購制度

　　8.6建立超支預警系統；

　　8.7采用新技術、新材料、新科學，提高能源利用率，減少能源消耗。例如：采用節能開關、采用新型制冷劑，提高制冷效率、采用太陽能節能草坪燈等。

　　8.8及時了解當地政府對涉及物業管理的有關收費政策，用足用活各項政策資源，努力尋求降低成本的途徑。成本動態措施

　　9、成本超支處理及調整

　　9.1物業分公司總經理、財務部負責監督資金預算的執行，嚴格控制各項費用支出，所有超出規定額度的預算外支出均必須報關項目所在公司審批，并在季度的成本統計分析報告中逐項列明。

　　9.2當發現或預計實際支出超出目標成本，或因其它客觀因素需要調整目標成本時，物業分公司財務部負責提出《物業成本超支報警表》、《目標成本調整審批表》，送經本公司總經理簽署后，按下述規定逐級呈報備案或審批。

　　9.2.1突破物業啟動費成本按照《地產經營管理制度》的有關成本超支規定處理。

　　9.2.2需突破年度目標成本時，報項目所在公司經營管理委員會審核、管理公司批準。

　　10、相關文件與記錄

　　10.1WDWY-WI-MM6101開辦費用測算指引

　　10.2WDWY-WI-MM6102日常運作費用測算指引

　　10.3WDWY-WI-MM6103工程常用工具與備品清單

　　10.4WDWY-FR-MM6101成本超支報警表

　　10.5WDWY-FR-MM6102物業目標成本調整審批表

篇3：物業分公司采購分包管理制度

　　物業分公司采購分包管理制度

　　1、總則

　　1.1嚴格規范物業服務過程中的采購及業務分包，不僅是保證物業服務質量、維護EE物業服務品牌的基本要求，也是有效控制物業服務成本，倡導廉潔自律的重要舉措，各物業分公司必須遵照管理公司制度規定，確保采購及業務分包活動公開、有序地進行。

　　1.2根據管理公司《EE地產經營管理制度》規定，結合物業管理企業的實際情況，各物業分公司凡單項合同額2萬元(含)以上的采購(分包)業務，必須納入招標系統進行控制，包括但不限于：

　　a)物料、設備采購；

　　b)一次性工程分包(維修、更新改造、新增)；

　　c)服務分包等。

　　2、相關職責界定

　　2.1物業分公司負責供方管理、物料采購及服務分包的計劃制訂和具體實施，以及20萬元以下的招標工作。

　　2.2項目所在公司負責組織20萬元(含)以上、50萬元以下的招標工作。

　　2.350萬元(含)以上的招標項目按《AU*地產經營管理制度》的相關規定執行。

　　2.4管理公司物業管理部負責指導和監督項目所在公司物業管理方面的采購及分包過程。

　　3、供方管理

　　3.1供方合格評定準則

　　3.1.1為確保供方提供的物料或服務滿足規定要求，所有物料采購和服務分包必須首先進行供方合格評定。

　　3.1.2產品供方合格評定標準包括(但不限于)：

　　a)工商局頒發的營業執照，合法經營；

　　b)有資質證書；

　　c)固定的營業地點；

　　d)充足的供貨資源；

　　e)提供明確有效的合格產品質量證明憑據；

　　f)合理的產品價位；

　　g)以及在合作期間產品使用合格率達到98%以上；

　　h)供貨及時性達到95%以上；

　　i)對不合格品能及時退換的良好售后服務等。

　　3.1.3公用事業(包括供電、供水、環衛以及地域性極強的供暖等)服務部門沒有可供選擇的余地，但對其單位架構、相關人員情況、服務質量和服務特殊規定等亦應進行了解，以便與其配合達到滿足服務的需求。

　　3.1.4可供選擇的服務(工程)供方，其合格評定標準包括(但不限于)：

　　a)具備合法的營業執照、固定的營業地點；

　　b)滿足服務項目的能力；

　　c)良好的社會信譽；

　　d)合理的承包價格；

　　e)優質的服務質量，及跟蹤服務的有效性和及時性。

　　3.2供方合格評定方法

　　3.2.1業務經辦部門負責收集供方基本信息，根據供方的資質等級、技術力量、設備條件等方面進行供方初評，至少應評審供方以下幾個方面的優勢：

　　a)質量、性能及其穩定性；

　　b)價格；

　　c)信譽--履約信譽與社會信譽度；

　　d)售后服務；

　　e)付款方式；

　　f)交貨方式、交貨周期；

　　g)公共關系；

　　h)品牌；

　　i)供方內部運作狀況；

　　3.2.2業務經辦部門負責填寫《供方合格評定審批表》，記錄對上述評審結論。品質部負責復核，并重點對供方的營業執照、特殊行業的資質證明等進行驗證，其營業執照的項目范圍和特殊行業資質證明必須合法有效。

　　3.2.3經初評合格的供方，在可行時應由業務經辦部門組織相關部門人員進行現場考察，現場考察人員中必須包括品質部派出的人員。

　　3.2.4現場考察主要內容是考察供方的營業地點、公司規模等，必要時對其所承包的項目進行考察核實，以確定其承包業務能力和社會的信譽程度。

　　3.2.5現場考察評估通過后，業務經辦部門負責擬訂現場考察報告，并由考察人員會簽。業務經辦部門負責將現場考察報告，連同《供方合格評定審批表》一起提交總經理審批。

　　3.2.6經審批后的供方由品質部負責列入《合格供方名錄》，并分發至業務經辦部門執行。

　　3.3合格供方的監督評估

　　3.3.1物業分公司品質部負責建立合格供方檔案，并適時更新。合格供方檔案的內容包括(不限于)以下信息：

　　a)供方的名稱、注冊地址；

　　b)評審結果和記錄；

　　c)供方營業執照復印件；

　　d)資質等級證書；

　　e)質量保證書；

　　f)其他證明材料。

　　3.3.2物業分公司品質部負責組織業務經辦部門對合格供方的履約表現進行監督評估，根據不同類型供方采用適當的評估周期和方式，包括：

　　a)對常用物料的合格供方每半年進行一次綜合的監督評估；

　　b)對提供長期連續服務的供方應每季度進行一次綜合評估；

　　c)對提供一次性服務或一次性工程的供方，應在合同執行完后一個月內完成供方監督評估。

　　3.3.3

　　物業分公司在進行合格供方監督評估時，可參照管理公司《供方合格評定與監督評估指引》的規定執行，并形成《合格供方監督評估表》。

　　3.3.4合格供方監督評估依據包括上述3.1.2至3.1.4條規定、合同執行情況等，尤其應注意對以下內容的評估：

　　a)掌握供方內部管理的狀況；

　　b)供方產品價格的變化；

　　c)社會信譽的變化；

　　d)同物業公司合作的情況跟蹤；

　　e)其他應當跟蹤管理的要素。

　　3.3.5合格監督評估所引起的任何必要措施由業務經辦部門負責實施，品質部對措施實施情況進行跟蹤驗證，并形成跟蹤記錄。

　　4、招標工作程序

　　4.1招標項目立項

　　4.1.1招標項目由物業分公司各業務經辦部門根據年度工作計劃提出，計劃內的招標項目可直接編制招標文件。非計劃內的招標項目由業務經辦部門擬定招標計劃，必須按上述第2條規定的權限履行報批手續。

　　4.1.2招標計劃的內容應包括(但不限于)：招標內容、成本估算額、招標方式、招標文件編制時間、資格評審時間、發標日期、進場時間等。

　　4.1.3物業分公司業務經辦部門負責擬訂招標文件，招標文件的內容應包括(但不限于)：

　　a)招標人(公司)簡介，包括公司的名稱、地址、聯系方式、基本情況等；

　　b)招標項目簡介，包括項目內容、項目要求等；

　　c)對投標人及投標書的要求，包括投標人的資格、投標書的格式、主要內容等；

　　d)評標標準及方法；

　　e)評標活動方案，包括招標組織機構，開標時間及地點等；

　　f)其他事項的說明。

　　4.1.4擬訂招標文件的其它具體要求按管理公司《AU*地產經營管理制度》的相關規定執行。

　　4.1.5招標文件的審批權限按上述第2條的規定執行。實際操作中招標計劃、招標小組、招標文件及擬邀請投標單位的資格審查可同步報批。

　　4.2成立招標小組

　　4.2.1每個招標項目均必須根據招標項目的特點成立招標小組，負責整個招標工作。原則上與投標單位有利害關系的人員不得作為招標小組成員。

　　4.2.2招標小組人數必須為奇數，且不少于3人。業務經辦部門經理、財務部經理、品質部經理及相關專業技術人員應為招標小組成員，全過程參與招標工作。

　　4.2.3在整個招標過程中，每次評審招標小組成員出席人數不得少于總人數的2/3。

　　4.3投標單位確定

　　4.3.1物業分公司招標一般宜采用邀請招標方式，由業務經辦部門負責收集相關供方信息，由招標小組審查確定擬邀請投標單位。

　　4.3.2各類招標項目預選投標單位應不少于三家。投標單位應優先從《合格供方名錄》中選擇，合格供方名錄中沒有或數量不夠時，才可從其它推薦途徑選擇投標單位。投標單位的資格預審應遵循以下規定：

　　a)已列入公司《合格供方名錄》的單位直接具備投標資格；

　　b)未列入公司《合格供方名錄》的單位，應按上述第3條的規定經評定合格后才能作為擬邀請的投標單位；

　　c)已從公司《合格供方名錄》取消的單位，兩年內不得參與投標。

　　4.4發標

　　4.4.1招標文件的發放、現場踏勘和答疑由招標小組負責組織，公司各部門視實際需要指派人員配合，但至少應保證同時有來自不同部門的二人參加。

　　4.4.2招標文件發放、現場踏勘、招標答疑均應形成書面記錄，其中招標答疑記錄應作為招標文件的補充附件一并發給投標單位。

　　4.5開標、評標、定標

　　4.5.1招標小組主持開標工作，現場拆封，該過程應形成書面記錄，參加開標的全體人員簽字確認。

　　4.5.2開標后招標小組組織相關人員進行標書的分析，以便進一步的評標定標工作。

　　4.5.3招標小組組長主持招標項目的評標工作，招標小組全體人員參加，實際人數不少于3人。

　　4.5.4各類專業的評標工作均必須遵循管理公司《AU*地產經營管理制度》的相關規定執行，經招標小組評標，并將評標結果按規定權限(上述第2條)報批后確定中標單位。

　　4.5.5確定中標單位后3日內，招標小組向中標單位發出中標通知書，并將中標結果以書面形式通知其他投標單位。

　　4.6合同簽訂及招標文檔管理

　　4.6.1物業分公司業務經辦部門負責按本手冊第6.3節的規定，組織內部的合同評審過程，并與中標單位進行合同洽談，簽訂正式采購或分包合同。

　　4.6.2招標過程中形成所有文件和記錄由業務經辦部門負責整理成冊，并在正式合同簽訂后一個月內移交行政人事部統一存檔保管。

　　5、物料采購

　　5.1物料定額標準

　　5.1.1各物業分公司應根據物業服務實際需要，明確各類材料、部件、工具、用品及小型設備的基本庫存量，包括工程設備維護所需的備品備件，建立物料庫存量標準及部門或個人使用工具的配備標準，編制《物業采購分類明細表》，經本公司總經理審批后執行。

　　5.1.2《物料采購分類明細表》是物業分公司提出采購需求、制訂采購計劃的依據之一，物業分公司行政人事部部應每半年一次組織各部門對《物業采購分類明細表》進行評審更新，并報本公司總經理審批。

　　5.2年度采購計劃

　　5.2.1物業分公司行政人事部根據工裝管理規定、物料定額標準、各類工作人員數量，及各單位自然狀況等信息，制定年度物料采購計劃，報總經理審批。

　　5.2.2年度物料采購計劃是制訂年度收支預算的依據之一，在年度采購計劃執行過程中，因業務變化或其它因素導致年度采購計劃調整時，必須相應調整公司年度收支預算計劃，并報項目所在公司審批。

　　5.3月度采購計劃

　　5.3.1每月固定消耗的常用物料，例如勞保用品、清潔用品、易損備件（燈管、鎮流器、窗把手、水龍頭、電話線）等的月度補充計劃，由行政人事部倉管員根據庫存量于每月25日前提出。

　　5.3.2物業分公司各部門(管理處)根據下月工作需要，結合年度物料計劃制定下月的物料采購計劃，說明物料名稱、型號、規格、數量(如有特殊要求，須說明)，經本公司財務部經理審核、總經理審批后，于每月25日前報行政人事部。

　　5.3.3行政人事部根據倉管員的月度補充計劃及各部門(管理處)月度物料采購計劃，于每月28日前擬定下月《物料采購計劃》。

　　5.4計劃采購實施

　　5.4.1經總經理審批后的《物料采購計劃》交行政人事部采購員實施采購。凡屬于招標范圍的采購必須按上述第4條的規定，通過招標選擇采購供方。不屬于招標范圍的采購必須從經批準的《合格供方名錄》選擇，未列入《合格供方名錄》的供方必須按上述第3條規定經評定合格后方可選擇。

　　5.4.2各類物料采購必須按管理公司合同管理的規定執行，凡采購金額在5000元(含)以上的采購項目必須簽訂正式的書面合同。采購金額在5000元以下沒有簽訂正式書面合同的采購項目均必須在進貨驗收合格后付款。

　　5.4.3對簽訂長期供貨合同，分批供貨的采購項目，行政人事部采購人員應以書面形成發出采購訂單，特殊情況下口頭提出的采購訂單應予以記錄。

　　5.4.4采購大宗物料或采購數量在10個以上的物料時，一般應通知合格供應商送貨上門。

　　5.4.5行政人事部采購人員應及時組織進貨的驗收入庫手續，具體按物業分公司制訂的物料管理程序執行。

　　5.5零星、應急物料的申購

　　5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需數量較少，且沒有庫存的物料。應急物料是指突發性急用，且沒有庫存的物料。

　　5.5.2各物業分公司的零星、緊急采購必須按以下程序執行：

　　a)物料使用部門(人員)填寫《零星(應急)物料采購申請單》，說明物料名稱、型號、規格、數量，并交部門經理(管理處主任)審核；

　　b)《零星(應急)物料采購申請單》交財務部經理及總經理審批；

　　c)經審批的《零星(應急)物料采購申請單》交行政人事部采購員實施采購。

　　5.5.3緊急情況下的非常用物料采購，可以采取緊急措施在供方處對實物質量進行驗證后自行購買，但在購買后須按上述要求補辦緊急采購手續。

　　5.6物料采購時效

　　5.6.1常用物料采購原則上應在3個工作日內完成，特殊情況報行政人事部經理(管理處主任)同意后另行處理。

　　5.6.2特殊物料的采購原則上應在5個工作日內完成，特殊情況報行政人事部經理(管理處主任)同意后另行處理。

　　5.6.3零星物料的采購原則上應在1個工作日內完成，特殊情況報行政人事部經理(管理處主任)同意后另行處理。

　　5.6.4緊急物料的采購原則上應在3個小時內完成，特殊情況報行政人事部經理(管理處主任)同意后另行處理。

　　6、物料保管

　　6.1各物業分公司應建立物料管理程序，明確規定物料進貨驗收、入庫、儲存保管及領用出庫的管理責任、方法和控制要求。

　　6.2所有外購物料均必須執行進貨驗收，確認符合采購合同要求后方可收貨、入庫。物業分公司應設置物料貯存倉庫，將各類物料分區存放，做到擺放整齊、標識明確，防止物料損壞、變質或丟失。其中，有毒有害化學物資必須隔離存放，并做好防護措施。

　　6.3物料進、出庫必須按規定辦理手續，入庫物料應經驗收合格，出庫物料應辦理領用審批和簽收手續。

　　6.4各類物料應按種類、規格分別列賬，逐次記錄進、出明細，并每月盤點一次，確保各項物料賬物相符。

　　6.5物業分公司各管理處作業班組集中領用的物料，在班組內的領用也應建立相應的記錄，并由領用人簽收。

　　7、服務(工程)分包

　　7.1物業分公司的服務分包應在《物業管理方案》中予以明確，經項目所在公司總經理審批后執行。物業分公司臨時決定的服務分包，按本手冊第6.3節規定的合同審批權限，2萬元(含)以下的由本公司總經理審批，超過2萬元的報項目所在公司總經理審批。

　　7.2物業分公司所有對外分包服務應明確質量要求，包括服務范圍、作業方式與內容、服務過程及效果評價方法等，并作為分包合同必需附件。

　　7.3物業分公司應根據本手冊的規定，明確分包服務監管責任部門(人員)對分包服務執行過程監視和效果評估，并針對不同類型的分包服務采用適當的控制方法，包括(不限于)：

　　a)針對長期連續分包業務(如清潔、綠化等)，應根據分包合同要求制定相應的管理規定，對供方服務質量進行連續監控；

　　b)針對周期性的分包業務(如：消殺、電梯保養等)，由監管責任部門負責指派專責人員進行監理，并要求服務供方提供每次業務執行報告，監管人員跟蹤確認；

　　c)針對一次性的分包服務或一次性維修工程，根據實際需要要求供方提交書面執行方案，并由監管責任部門負責指派專人進行現場監督檢查。

　　7.4物業分公司所有分包服務監視和評估均應形成書面記錄，發現問題應及時要求服務供方進行整改，相關整改過程和結果確認均應形成書面記錄。

　　8、相關文件與記錄

　　8.1管理公司《EE地產經營管理制度》6.3節《招投標管理》

　　8.2WDWY-FR-MM6201供方合格評定表

　　8.3WDWY-FR-MM6202合格供方名錄

　　8.4WDWY-FR-MM6203合格供方監督評估表

　　8.5WDWY-FR-MM6204招標工作計劃

　　8.6WDWY-FR-MM6205招標文件審批表

　　8.7WDWY-FR-MM6206評標、定標審批表

　　8.8WDWY-FR-MM6207物料采購計劃

　　8.9WDWY-FR-MM6208零星(應急)物料采購申請單