為確保公司內部各部門及外部相關方之間及時地溝通信息,由公司辦公室編制《信息交流與協商控制程序》并組織實施。以便及時、準確的收集、接收、答復、傳遞及反饋有關信息。
信息包括外部信息如:顧客要求、相關方反饋的信息及其抱怨和投訴、法律法規和標準規范其他要求等。內部信息如:公司的方針、目標、管理者代表與員工代表的任命、管理體系的有效性、監視和測量記錄、內審和管理評審報告及體系正常運行時的監視和測量結果記錄、非正常信息及不符合信息、異?；蛲话l信息、員工的建議和員工代表協商與溝通的信息等。應確保在不同層次職能之間建立有效的溝通渠道,對發生的重大事故、環境影響應急事件及時溝通。
5.5.3.1辦公室是公司信息溝通管理的綜合管理部門,負責內、外部信息的交流與管理,并向管理者代表匯報。
5.5.3.2其他各部室負責相應業務范圍內信息的交流,并配合辦公室做好信息交流工作。
5.5.3.3信息的溝通方式主要有:會議討論交流、電腦網絡、板報、通知、書面文件等形式。
5.5.3.4內部信息交流
(1) 辦公室應通過召開會議、簡報、畫冊、電子網絡、板報、文件傳達等各種形式將信息傳達到全體員工,以增強員工的質量、環保和勞保意識。
(2) 管理體系運行中產生的信息由其產生的部門及時傳遞到相關部門和人員,并記錄其 內容和處理結果,內審和管理評審的結果應及時傳遞。m.airporthotelslisboa.com重大質量、環境和職業健康安全事件應在當天上報至管理者代表。
(3) 公司各級管理人員及內部員工按照相關文件的規定收集并傳遞日常正常信息,包括建議、改進措施等意見。辦公室應每季末進行收集整理,并對其中的合理化建議、措施等進行匯總記錄,報管理者代表審閱。
(4) 總經理每季召開辦公例會,公司領導及各部門負責人參加,辦公室組織,就管理體系運行情況進行溝通,形成會議記要,并通過中層管理人員向下級人員溝通。
(5) 公司各部室、項目部應配合辦公室按照相關文件的規定傳遞方針與管理方案、內審、管理評審等信息。
(6) 管理體系運行中所產生的突發的、異常的信息,由其產生部門及時傳遞到主管部門或領導,可采用電話、傳真等方式,并記錄其內容和處理結果。
(7) 員工代表參加公司方針、程序文件制定和評審,參與事故、事件的調查和處理工作。
5.5.3.5外部信息交流
(1) 公司的管理方針及有關要求應及時傳達給顧客及相關方。
(2) 各部門從國家有關行政主管部門、書刊、網絡等方面獲取最新法律法規及其他要求變更信息,并將信息通報給辦公室。
(3) 收到相關方信息的單位,要認真做好記錄,并傳遞到有關單位,由有關單位制定措施,進行處理,并將處理結果及時通報給相關方。
(4) 相關方要求提供質量、環境和職業健康安全信息時,公司應及時提供。
(5) 相關部室隨時獲取的環境法律、法規和其他要求更改的信息及上級主管部門下發的相關文件。及時傳遞到生產安全處,具體按<法律法規與其他要求管理程序》和《文件控制程序》進行控制。
(6) 顧客及相關方的意見、報告、要求等信息由各主管部門及時收集,并按有關規定予以確認處理,記錄其處理結果。
5.5.3.6辦公室負責建立公司的信息交流記錄,并組織各部門對收集的各類信息進行歸納和分析,尋找管理體系持續改進的機會。
5.5.3.7各部門對收集、傳遞的信息予以記錄,并按《記錄控制程序》進行控制。
5.5.3.8相關文件
《信息交流與協商控制程序》
篇2：內部信息溝通控制工作程序
1.0 目的
通過各種方式方法的信息傳遞溝通,使物業集團各部(室)及其所屬各物業公司(管理處)、各部門之間信息暢通,便于提高工作效率。
2.0 范圍
適用于物業集團高、中、基層間的縱向溝通,各部門之間的橫向溝通以及部門內部、員工之間的溝通溝通控制。
3.0 職責
3.1 業務總部負責政策、法規、各類文件的獲取、識別、收集、整理、分析使用、以及傳遞和反饋。
3.2全面質量管理辦公室負責監督、檢查、考核有關信息(包括政策法律、法規,文件精神,會議決定,領導指示等)學習和執行情況。
3.2 行政管理總部負責信息的發布和管理。
3.3 物業集團總經理負責主持物業集團管理評審,副總經理負責主持物業集團公司例會。
3.4 各部門負責實施公司有關決議政策,并把有關情況反饋到公司領導或相關部門。
3.5 各部門負責人負責本部門的信息溝通,組織本部門例會。
4.0 工作內容
4.1 內部信息溝通的主要渠道:
a.印發文件、通知、通報;
b.召開各種會議(如工作例會、領導辦公會、專項研討會、管理例會、座談會等);
c.出版公告欄、電話、傳真;
d.各類管理檢查、評審活動。
4.2 印發文件、通知、通報
4.2.1 行政管理總部和各行政管理部根據各單位的決定或領導的指示,印發有關文件或通知等公文至各部門,并提出相關的要求。
4.2.2 各部門根據文件精神落實各項工作。
4.2.3 各部門在執行過程中,應將各類信息及時反饋、上報及高效快速處理。
4.2.4 行政管理總部和行政管理部對其他部門反饋的情況進行匯總、綜合,并上報單位領導。
4.2.5 各級單位領導根據反饋的情況做出下一步的工作計劃。
4.2.6 內部文件處理詳見《內部行政公文處理程序》。
4.3 召開各種會議
4.3.1 物業集團每兩周組織各物業公司、管理處負責人召開一次工作例會。
4.3.2 各部門在工作例會上匯報前期重點工作進展情況、物業管理中存在的問題、以及需要領導協調的事項,下一步工作計劃。
4.3.3 對于重大的問題,須在領導辦公會上研究決定;對于具有專業特點的問題,須召開專項研討會;對(來自:m.airporthotelslisboa.com)各部門舉行的會議,內容涉及到管理、業務、業戶等,可通過座談會等形式。
4.3.4 例會及重要的臨時性會議均應以《會議紀要》形式記錄,由組織部門編寫并發放至各參加單位,抄報公司領導,行政管理總部和相關職能部門負責存檔。
4.3.5 各部門根據會議要求和決定事項,切實執行。
4.3.6 各部門應及時把落實執行情況反饋、匯報公司領導。
4.3.7 各物業公司(管理處)每星期召開一次管理例會,《會議紀要》報集團公司領導。
4.3.8 各物業公司(管理處)每天召開晨會,《晨會紀要》呈閱集團公司領導。
4.4出版公告欄
4.4.1 行政管理部負責將公